För SaaS-bolag handlar skalbarhet inte bara om produkten, det handlar lika mycket om att ekonomin håller samma takt som affären. Ändå är det förvånansvärt vanligt att abonnemangshantering, fakturering och bokföring fortfarande sker manuellt, eller i system som inte är byggda för hur en SaaS-affär faktiskt fungerar.
Det kostar mer än tid. Det kostar kontroll.
De SaaS-bolag vi möter — oavsett storlek — delar ofta samma utmaningar: abonnemangshanteringen blir komplex i takt med tillväxten. Gamla avtal följer med när modellen förändras. Betalningar och bokföring hänger inte ihop automatiskt. Periodiseringar hamnar fel. Och CFO eller grundare lägger tid på avstämningar istället för analys.
Det är inte ett tecken på att bolaget är dåligt skött, det är ett tecken på att systemen inte är byggda för abonnemangslogik.
Med rätt systemarkitektur hanteras faktureringen automatiskt utifrån löpande avtal. Fakturan får nummer, bokförs, periodiseras och stäms av mot betalning — utan manuella mellansteg. Utlägg kopplas till rätt kund eller abonnemang direkt. Löneunderlag genereras automatiskt varje månad och kräver bara attest innan utbetalning.
Det är inte digitalisering av gamla processer. Det är en ekonomifunktion som är byggd för hur SaaS-bolag faktiskt fungerar.
När ni vill skala behöver ni stenkoll på de nyckeltal som faktiskt driver tillväxten: MRR, ARR, churn, CAC och LTV. Inte i en rapport som kommer tre veckor efter månadsskiftet — utan löpande, när det händer.
Det kräver ett system där intäkter, kostnader och kundförändringar hänger ihop från start. Annars blir ekonomifunktionen reaktiv: den förklarar vad som hände, istället för att hjälpa er agera på det som händer nu.
Kleer arbetar uteslutande med konsult- och SaaS-bolag. Det innebär att ekonomiteamet du får tillgång till inte behöver förklara vad MRR är, varför periodiseringar av abonnemangsintäkter är kritiska, eller hur churn påverkar värderingen inför en fundraising. De förstår affärslogiken från start.
Det kombineras med ett automatiserat allt-i-ett-system byggt för SaaS-affären — abonnemangshantering, fakturering, bokföring, lön och SaaS-KPI:er i ett och samma system, alltid uppdaterat i realtid.
Du slipper bygga en tung ekonomifunktion. Och du slipper välja mellan kontroll och fokus på affären.
Vill du också ta kontroll över era abonnemang i realtid? Vill du lägga mindre tid på manuell administration och mer på uppföljning av ARR, MRR och er affärsmodell? Då är det dags att dyka in framtiden och automatisera det som går. Många SaaS-bolag har som sagt redan börjat resan…gör det du också!
Kolla in vårt inspelade webinar för att se hur andra SaaS-bolag valt att automatisera ekonomin.
2 min läsning • 20 april 2022 • Hemmakontor
Flera av er har säkerligen en del funderingar i dessa tider vad som gäller för anställda som arbetar hemma och möjligheten att utrusta hemmakontoret. Skatteverket har nu förtydligat situationen.
För IKEA, Mio och de andra möbelföretagen har nog inte pandemin samma negativa klang som för oss andra. Virket tog till och med slut då en armé av gör-det-självare fick tid över. Extrarum skulle omvandlas till kontor och fyllas med ergonomisk utrustning. Men vad händer nu med allt detta?
Den anställde får låna hem kontorsutrustning – ingen förmånsbeskattning eller arbetsgivaravgifter på denna lösning, företaget måste ha koll på att grejerna kommer tillbaka. Särskild koll behöver du ha vid eventuellt avslut av anställning. Då det är bolagets egendom och ska återlämnas alternativt köpas ut till rimligt belopp.
När det kommer till att göra utlägg för inköp av utrustning så gäller följande: skattefriheten för arbetsredskap gäller endast när arbetsgivaren direkt betalar den aktuella utrustningen eller tjänsten (prop. 1994/95:182 s. 40).
Det innebär att det inte är möjligt med utlägg för arbetsgivarens räkning. Ersättningen från arbetsgivaren ska i sådant fall beskattas såsom lön. Arbetsgivarens ska även betala arbetsgivaravgifter på den utbetalda ersättningen. Detta innebär att kontorsutrustningen i så fall ska betalas med företagskort eller faktura för att företaget ska få ta det som ett skattefritt inköp. Med denna variant får företaget redovisning på vad som blir inköpt och det faktiska beloppet samt slipper tillkommande kostnad för skatt och arbetsgivaravgifter. Dock behöver du ha koll vid eventuellt avslut av anställning. Då det är bolagets egendom och bör återlämnas alternativt köpas ut till rimligt belopp.
Anställd som jobbar på annan ort i Sverige har möjlighet att köpa ”flexkort” på ett kontorshotell för att nyttja kontorsutrymmet till en rimlig kostnad. När det gäller avdrag för hyra av kontorsutrymme ”på stan” så bör det kunna medges om ett tydligt behov kan påvisas osv. Det bör dock avse specifikt kontorsutrymme eller motsvarande anpassat för arbetsuppgifterna. Om det handlar om vanliga hotellrum eller liknande (som reats ut nu under pandemin) kan det vara tveksamt till om kostnaden får dras av i företaget.
Har du eller någon annan i företaget lämnat ut hemmakontors-bidrag i samband med hemarbete så är det viktigt att se över att det hanteras på korrekt sätt. Om företaget ger ett bidrag i form av ett engångsbelopp på 5000 kr brutto för att den anställde ska kunna förbättra sin hemmakontorsmiljö så motsvarar detta en löneutbetalning. Den anställde kommer få 5000kr minus skatt samt att företaget betalar arbetsgivaravgift på beloppet, detta för att företaget inte vet säkert att personen kommer köpa grejer till kontoret för dessa pengar. Även om det är att anta så vet du inte säkert. Dessutom blir kontorsmöblerna den anställdes egendom och behöver därmed inte återlämnas till arbetsgivaren om anställningen avslutas.
Har du redan ersatt era anställda på något sätt för utrusta hemmakontoret så kontakta gärna en PE konsult om du känner dig osäker kring hanteringen och för att stämma av att allt blivit helt korrekt hanterat, både i bolaget och gentemot era anställda. I och med att kontorsutrustningen kan utgöra företagets egendom så kom ihåg att dokumentera vem som har tillgång till vilken utrustning på hemmaplan, så att rätt utrustning i så fall kan återlämnas senare.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
4 min läsning • 21 mars 2022 • Konsultbolag
Gör du något som fungerar riktigt bra? Fortsätt med det. Och när du stöter på problem gäller det att utmana dig själv att tänka 4 gånger (x) större.
2011 grundade Andreas Granstedt, Matthias Hjalmarsson och jag Kleer. Vi har tillsammans med ett växande team tagit oss från 0 till närmare 150 anställda.
Under dessa 11 år har vi hjälpt många av våra kundföretag, varav en majoritet konsultföretag, att ställa om sina processer för att kunna växa.
En viktig framgångsfaktor jag identifierat, både hos oss själva och våra kunder, är att våga sätta sig ner och fundera över hur problem ska lösas i ett längre perspektiv.
Ett bra nyckeltal som jag har tillämpat både för oss själva och för flera av våra kunder är att när management ska ta sig an problem som kan växa rejält över tid, tänk då fyra gånger er nuvarande storlek. Håller ni, som vi, en 50 procent tillväxt är ni där på tre år. Det är förstås en väldigt hög tillväxt och även om ni har en lägre tillväxttakt utmanar det här synsättet, precis som en bra vision, hur ni måste strukturera er för att komma dit.
I konsultbranschen handlar det om att attrahera rätt kompetens för att kunna växa eller effektivisera verksamheten för att skapa mer lönsamma affärer. Även då är det till stor hjälp att planera ur ett större perspektiv. Ni är kanske redan mästare på att arbeta agilt och löpande utvärdera vad som fungerar bra just nu. Kombinerat med ett långsiktigt tänkande och färdiga strukturer för tillväxt blir det oerhört kraftfullt.
4x större – Organisation. Även när tillväxt inte är given är det bra att ha klart för sig hur organisationen skulle kunna se ut om ni steg för steg blir fler. Om det redan nu är svårt att få ihop allt kommer det slita hårt på organisationen betydligt mer i takt med att ni blir fler. Föreställ istället hur ni skulle behöva strukturera er om antalet timmar, uppdrag och kollegor blev 4x fler.
Det vi gjorde var att rita upp ett organisationsschema för hur organisationen skulle se ut när vi blev 80 personer redan när vi var 20 anställda, och vi satte ut namn på alla positioner även om många namn förekom flera gånger. Sen är det bara att fylla på organisationsschemat allt eftersom bolaget växer. Det gör att ni får en höjd i diskussionen som skapar förutsättningar att växa med minimal växtvärk.
Vad händer till exempel om ni bygger en rekryteringsfunktion redan när ni är 20 personer och mäter den som ni gör med sälj och marknad? Det gjorde vi och det blev en avgörande fördel för att vi skulle kunna växa.
4x större – Kultur. När konsultföretaget växer kan det ställa nya krav på företagskulturen. En företagskultur som sitter i väggarna påverkar både hur effektivt nya kollegor tar ansvar, de vet vad som förväntas av dem och de kan bidra på det sättet som krävs.
Det påverkar alltifrån stressnivåer och kreativitet till effektivitet och attraktivitet som arbetsgivare, något som i konsultbranschen kan vara helt avgörande för att tillväxt ens ska vara möjligt. Det blir en stark konkurrensfördel.
4x större – Ledarskap. Även när det gäller ledarskapet kan ni tänka fyra gånger större än där ni är idag. Att nuvarande ledare har egna idéer om ledarskapet är jättebra men hur ska alla andra känna till det? Ledarskapet är något som påverkar många i en organisation som växer, även en platt sådan där var och en ska vara en ledare. Högre krav ställs löpande på onboarding, uppföljning och utveckling. Genom att satsa på ledarskapet i tid får det positiva konsekvenser som följer med på både kort och lång sikt.
4x större – Beläggning. I början av företagets resa fungerar det jättebra att ha kontroll över beläggningen med enklare medel, men hur hanteras en struktur som ska klara många konsulter med långa och korta uppdrag? Det kräver helt andra processer för att skötas effektivt och påverkar i allra högsta grad slutresultatet.
I konsultbranscher där problemet ofta inte är brist på uppdrag är det ännu viktigare att strukturerna i god tid finns för att effektivisera administrationen, minska onödiga overheadkostnader och öka marginalerna.
4x större – Uppföljning. Inom bolag med få medarbetare känner alla till de flesta projekten och vet vilka som kan bli mer eller mindre lönsamma. När ni är många anställda och data inte finns lätt tillgänglig är det betydligt svårare att veta exakt hur det går.
Strukturer för en tydlig uppföljning hjälper er också att bättre se hur det går för företaget och varför. Det blir en förutsättning både för att kunna bli 4x större och för att veta hur resan går på vägen dit.
4x större – Provision. Många konsultföretag har mer eller mindre komplicerade provisionsmodeller och ofta tänker de att den modell de har valt är standard men med en twist. Det kan öka kostnaderna för administration rejält på längre sikt och försvåra automatisering. Här är det bättre att hålla det enkelt och satsa på tydliga okomplicerade modeller. Om det krävs manuell hantering i början för att räkna ut provisionen kan ni räkna med att det blir ännu svårare på sikt.
I princip kan ni applicera ett 4x perspektiv på vad som helst. Ta de problem ni sitter med just nu och sätt dem i ett 4X perspektiv. Se vad som händer.
Nu när det ändå finns bra digitala tjänster som mer eller mindre automatiserar olika processer är det viktigt att ni följer den tekniska utvecklingen även inom områden som kan upplevas som tråkiga, såsom bokföring och redovisning.
Jag brukar lyfta ett diagram som visar skillnaden i tid och pengar för redovisning i takt med att konsultföretaget växer. Den exponentiella ökningen stämmer förstås inte på alla former av problem som uppstår under tillväxt men ger en fingervisning om hur små problem snabbt blir stora om ni inte tänker 4x större i tid.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Små företag är oftast mindre processdrivna och gör fler misstag som kräver mer detektivarbete medan större har strukturer för allt men inte nödvändigtvis de mest effektiva.
Här är tre snabba tips för att både små och stora aktiebolag ska kunna arbeta effektivare med målet att få världens bästa årsredovisnin.
Hur lång tid som krävs för att sammanställa en årsredovisning varierar rejält beroende på hur mycket tid som ägnas åt att förbereda arbetet under året. I princip ska själva bokslutet inte behöva vara svårare än ett månadsbokslut om redovisningen sköts löpande och eventuella mysterier reds ut längs vägen. Här är tre rekommendationer som ger rätt fokus och underlättar årsredovisningsarbetet.
Det kan vara lite av en årlig tradition att ägna övertidstimmar med kvällskaffe åt att reda ut ouppklarade banktransaktioner, jaga utläggsrapporter och bedöma hur rimligt det egentligen är att IT-Bengt har 300 semesterdagar kvar. Alla får vara mästerdetektiver och i bästa fall har man roligt tillsammans.
Ett alternativ som inte ger lika mycket utrymme för umgänge men minskar risken för långa utredningar är att siffrorna helt enkelt är på plats och stämmer löpande. Då blir årsredovisningen mer av en avstämning än ett tungt utredningsarbete.
Gör så här: Stresstesta de strukturer ni har idag genom att ställa redovisningskritiska frågor och se hur lång tid det faktiskt tar att få fram korrekta siffror varje dag, vecka eller månad. Fokus måste vara på att kunna sköta all redovisning så effektivt som möjligt, att allt periodiseras rätt och uppdateras löpande under året. När så mycket som möjligt är på plats blir årsredovisningen inte bara mer rätt, det går också att använda den bättre som beslutsunderlag för t.ex. utdelning, budgetering och eventuella periodiseringsfonder.
Med rätt musik i hörlurarna går det kanske att ha tålamod med krånglande system eller vänta medan ekonomiassistenten tillsammans med redovisningskonsulten likt Sherlock Holmes försöker reda ut varför senaste trettio fakturorna bokförts på marknadsföringskontot. Däremot så börjar det helt plötsligt bli dyrt när fast fakturering missats, transaktioner hamnat på avvägar eller stora utgifter inte är en del av planeringen.
Gör så här: Skapa er en bild av vilka system, anställda och leverantörer som påverkar hur effektivt ni arbetar med er redovisning och hur frekvent siffrorna uppdateras. Håll utkik efter lösningar där antalet manuella mellansteg minimeras och risken för fel är så liten som möjligt.
Redovisningsbranschens system- och tjänsteflora utvecklas snabbt och leverantörer kan idag konkurrensutsättas i helt annan utsträckning än tidigare. Det krävs inte längre stora komplexa affärssystem och oändliga konsulttimmar för företag som är lite större och standardiseringar har gjort det är lättare för små- och medelstora företag att byta leverantörer.
Skapa en tydlig lista över krav och fyll i hur olika tjänster och system löser problemen. Det kan ta lite tid, men det går faktiskt att ställa höga krav även internt på t.ex. tidrapportering, utläggshantering och fakturering. Bra processer och tjat lönar sig. Så våga vara jobbiga. Kanske går inte allt att göra som ni önskar er idag, men det resulterar i alla fall i mer och mer effektiva processer som ger resultat på sikt.
Några av ägarna har kanske redan börjat shoppa, det går ju bra i år och blir säkert utdelning! Det är guld och gröna skogar tills Nils glider in med en säck kvitton. Han är i övrigt inte någon klassisk förövare utom just när det gäller utläggsrapporteringen. Det borde väl inte påverka så mycket tänker du, men när ni räknar på det har siffrorna bytt färg från svarta till röda. Det som varit en glad köpresa blir en oväntad överraskning och ingen vill stå för tårtan.
Gör så här: En rad klassiska överraskningar går att undvika med rätt struktur, kompetens och systemstöd. Om ni brukar stöta på en viss typ av fel, se över varför just de uppstår och ta ett aktivt beslut om att det inte är rimligt att det ska ske igen. Låt nya processer för redovisningen bli ett prioriterat ledningsbeslut och se över era förbättringsområden tillsammans.
Det mest avgörande kommer inte bara vara de system ni väljer utan de strukturer ni sätter upp och hur de implementeras.
Processer, processer, processer! Vi kan inte nog tjata om hur viktigt det är. Även den mest mystiska deckaren har trots allt ett slut och lösningen är oftast inte den man trodde i början.
Så våga ifrågasätta ert eget arbete, er byrå och era system. Lyft upp effektivisering av redovisningen på nästa ledningsmöte.
Ett bra sätt att komma igång är att kika på vår roadmap för automatisering av redovisningen. I den hittar du processer och stöd oavsett var ni befinner er i resan mot en effektivare löpande redovisning och i slutändan snabba årsredovisningar som stämmer.
1. Behovsanalys – Förstå nuläget och vad som borde gå att göra effektivare
2. Mål – Sätt upp mål för förändringen och förstå bättre vad det innebär för er
3. Upphandling – Ställ rätt krav och ta hjälp med att framtidssäkra era processer
4. Implementering – Förbered er inför omställningen och arbeta rätt med implementeringen
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
3 min läsning • 24 februari 2022 • Årsredovisning
Om du lyckats göra det mesta digitalt har du kommer en bit på vägen. Sitter du fortfarande med pärmar fyllda med fysiska fakturor är det skiftarbete vid skannern som gäller. Årsredovisningen kan vara en riktig administrativ rysare beroende på hur bokföringen skötts under året. Här är två tips från oss på Kleer hur du kan effektivisera och underlätta inför årsredovisningen!
1. Vara läsbar och möjlig att skrivas ut på papper
2. Sparas i samma format och skick som när företaget fick den
3. Digitaliseras på ett betryggande sätt för att säkerställa varaktighet
4. Förvaras i Sverige eller annat land inom EU
5. Sparas i sin pappersform i tre år om det skannats från pappersoriginal, istället för sju.
6. Sparas i sju år om det är pappersoriginal som inte skannas.
Försök därför att ställa om så många fakturor och utlägg som möjligt till digitala, för att undvika lagring av fysiska dokument.
Men ibland får man ju ändå en fysisk faktura eller ett fysiskt kvitto som måste skannas in/fotas och sedan lagras. Och sköts inte det här väl under årets gång blir det ordentligt jobbigt när årsredovisningen skall göras. Du behöver jaga kollegor och kanske leverantörer efter kvitton och fysiska fakturor. Det här går att undvika. Här är två tips från oss på Kleer hur du kan effektivisera och underlätta inför årsredovisningen!
Vi på Kleer tror på varje anställds förmåga att själv ansvara för sin kvittohantering genom att få ett företagskort kopplat till den enskilde personen, där fakturan också ställs ut på denne. Det här skapar en större motivation hos den anställde att se till att kvittoredovisningen går rätt till eftersom det är ett krav för att pengarna ska ställas ut i syfte att kunna betala fakturan.
Hos oss på Kleer tillgodoses kunden och den anställde med kvittokuvert där kvittona läggs ned innan de åker in i en kvittopärm som sedan ska lagras. Vi har också en direkt integration till våra samarbetspartners Mynt och Eurocard så att utlägget kommer upp direkt i Kleers app och den anställde kan göra sig oskyldig omgående.
Du som fortfarande skannar och lagrar fysiska fakturor vet kanske hur mycket tid och kraft som går åt för att få ordning på det. Och ändå saknas det en faktura när det är dags för årsredovisningen och den stora deckargåtan måste utredas omgående.
På Kleer har vi vår alldeles egna inskanningscentral dit alla våra kunders fysiska fakturor går. Där lagras dem även enligt bokföringslagens alla regler. Allt som inte är fakturor rensas bort eller skickas till ert kontor. Det hela resulterar i att du kan lägga din tid på något bättre än administration!
Läs gärna mer om leverantörsfakturor och betalning här.
Källor: Bokföringslagen
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
3 min läsning • 9 februari 2022 • Kunskapsartiklar
Att hålla på med sin ekonomi ska vara en givande aktivitet. Det ger en översikt, visar var det går att bli bättre och ger kontroll över fakta som beslut ska grundas på. När allt fungerar och rutiner för regelbundna saker som lön, faktura och utlägg rullar på bildas ett överskott i tid. Tid som kan omvandlas till kreativitet. Tyvärr är det inte alltid frid och fröjd, men det finns mycket du kan göra för att få det så fridfullt som möjligt.
Det finns inget universellt rätt sätt att sköta ekonomin. För vissa fungerar det att göra allt själv och för andra är det en hjälte på ekonomiavdelningen som räddar dagen. Men när volymerna växer blir de tidigare knappt märkbara mellanstegen alltmer krävande. Hur väl lirar de olika systemen för lön och bokföring egentligen? Alla aspekter ställs på allt högre prov och kräver mer arbetstid för att fungera. Ett typexempel är konsultbolaget DQC som till slut satt och jobbade i fem olika system samtidigt.
Ekonomi är inte vår kärnverksamhet. Det krävde manuell administration och tog mycket tid från oss. Tid som vi i stället ville lägga på värdeskapande uppgifter internt och externt, berättar Jonas Andersson, VD för DQC.
Med en tydlig behovsanalys och målbild lyckades de hitta en lösning där de fem systemen blev till ett. På så sätt automatiserades de tidskrävande mellanstegen och mängden administration minskade.
Det är troligtvis många som känner att de skulle kunna sköta ekonomiadministrationen på ett effektivare sätt. Mycket går att automatisera idag. Hur väl det skulle fungera i er verksamhet hänger på flera faktorer. Här är en lista med några grundförutsättningar som möjliggör mer omfattande automatisering av er ekonomi och redovisning.
1. Samla så mycket som möjligt i ett system, det innebär bland annat faktura, tidsredovisning, utlägg och faktiskt även lön. Färre leverantörer innebär mindre risk för fel och krångel och det är en förutsättning för att du ska få en felfri och smidig lösning som visar uppdaterade siffror.
2. Betalningar, bank och ekonomisystem måste vara integrerade med varandra. Det är helt enkelt svårt att göra något alls per automatik om inte de affärskritiska systemen skickar information till varandra.
3. Digitala underlag måste skapas per automatik. När du exempelvis skapar och skickar en faktura ska denna bokföras och underlag skapas per automatik. Om du själv ska behöva skapa digitala underlag eller ännu värre skriva ut papper till en pärm så försvinner hela poängen med att automatisera och frigöra tid.
4. Investera bara i system som faktiskt kan integreras med andra. Du kan inte veta hur din systemflora ser ut imorgon. Se därför till att du kan integrera ekonomisystemet med eventuella framtida system. Både öppna API:er och tillgång till så kallade SQL-databaser är att föredra. Annars blir investeringen snabbt dyr på längre sikt.
LÄS MER: Så förändrade Henry Ford din bokföring
Tror du att ni är redo för en mer automatiserad och smidig ekonomi? Kul! Då kan det vara läge att fundera kring vad som går att automatisera, vilka möjligheter det innebär och hur det skulle påverka era beslut. För att hjälpa er med detta har vi tagit fram en guide. Del två i denna roadmap handlar om att förtydliga målsättningen med en automatisering.
Bild: Någonstans kring 5 anställda blir digitala och automatiserade processer tydligt lönsammare i form av tid och kostnadsbesparingar. Det mest spännande är vad som sker över tid.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Under femton är podden som lär dig nya saker varje måndag på under femton minuter. Podden hostas av entreprenören, grundaren och författaren Henric Smolak som också tillsammans med sitt bolag Strossle är kund i PE Accounting. Vi hade förmånen att få gästa Sveriges största tech podcast och nu finns den att lyssna på.
I Under femton minuter intervjuar Henric en av PE’s grundare Olle Rydqvist på ämnet ”Hur går vi från att digitalisera en industri till att helt automatisera den och vad innebär det”.
Är du nyfiken på att se om PE Accounting är rätt för dig och ditt företag? Vi vill förändra sättet världen ser på bokföring och vi gör det med användaren i fokus. Boka en kostnadsfri konsultation med en av våra experter så visar vi dig hur automatiserade processer kan underlätta just DIN vardag.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Gasellundersökningen rankar Sveriges mest framgångsrika bolag. Mindre än 1% av Sveriges bolag uppfyller kriterierna för att bli ett gasellbolag en gång. Nu har Kleer lyckats för sjätte året i rad!
När Kleer startade för 10 år sedan var de ganska ensamma om att ha ett så starkt fokus på automatiserade processer. De såg behovet av automation när andra tittade på digitalisering. Det gör att varje modul i systemet hänger ihop för att möjliggöra minimal manuell administration och maximal automatisering.
Från starten har vi byggt allt i systemet själva och vi har sålt och implementerat varenda kund på egen hand. Varje kund har köpt in på vår vision och vårt sätt att jobba vilket har lett till att vi växt tillsammans med våra kunder. Så framgången ligger i att allt är vårt eget hantverk. – Olle Rydqvist, en av grundarna till Kleer.
Idag finns det flera olika aktörer som automatiserar stora delar av ekonomiprocessen och utvecklingen går framåt starkt. Det som fortfarande gör att Kleer växer så kraftigt är att allt finns samlat i ett system, vilket ger en högre automationsgrad än många andra lösningar på marknaden. Kleer fokuserar dessutom på helhetslösning som en tjänst, alltså kombinationen av automatisering och kompetenta ekonomer som stöttar med allt som systemet inte hanterar.
Vi har lyckats otroligt bra hittills. Samtidigt har vi bara skrapat på ytan kring vad som faktiskt är möjligt. Både i antalet företag vi kan hjälpa och de möjligheter som ny teknik ger oss. – Pontus Björnsson, VD på Kleer.
I framtiden kommer ännu mer bulkarbete att automatiseras. Här kan AI komma in och höja graden av automatisering till att närma sig 100%. När de automatiserade processerna och systemet gör det mesta av rutinuppgifterna så kommer vi att se ett skifte mot att CFO’n blir den absolut viktigaste rollen i ekonomifunktionen, medan övriga roller skulle kunna köpas in som en tjänst istället.
Outsourcing kommer att öka radikalt de kommande åren. Men det är kombinationen av maskin och människa som kommer att skilja de framgångsrika lösningarna från de övriga på lång sikt. – Pontus Björnsson, VD på Kleer.
Det finns en rad kriterier som definierar vilka företag som blir Di Gasell varje år. Det viktiga är dock helhetsbedömningen där en rad parametrar vägs in för att bedöma om verksamheten anses ”vara sund”. Vi är verkligen stolta och glada över att ännu ett år lyckas uppfylla de hårda kriterierna för DI Gasell.
Det finns en rad kriterier som definierar vilka företag som blir Di Gasell varje år. Det viktiga är dock helhetsbedömningen där en rad parametrar vägs in för att bedöma om verksamheten anses ”vara sund”. Vi är verkligen stolta och glada över att ännu ett år lyckas uppfylla de hårda kriterierna för DI Gasell.
Enligt den senaste årsredovisningen omsatte vi 103 267 tsek netto. 2021 är målet att nå 120 000 tsek. Och inom 10 år ska vi omsätta närmre en miljard.
I vår årsredovisning 2020 hade vi 110 anställda. 2021 kommer vi att landa på omkring 140 vassa kollegor. Det är otroligt häftigt att fortsätta denna tillväxt även under ett år då omvärlden skakar.
2016 hade vi en nettoomsättning om 27 757 tsek och 2020 landade vi på hela 103 267 tsek. Det är en ökning med närmre 380% av vår nettoomsättning!
2018 omsatte vi 61 499 tsek. 2019 landade vi på 83 238 tsek och 2020 omsatte Kleer hela 103 267 tsek. Vi är på en stark tillväxtresa och kommer att fortsätta växa i många år framöver.
Senaste fyra årens samlade rörelseresultat är positivt och landar på 8 927 tsek. Vårt mål är dock att växa med egna medel. Därför åter investerar vi vinsten i verksamheten så att vi kan fortsätta utveckla lösningen och anställa marknadens bästa ekonomer.
När vi startade Kleer så satte vi ett riktigt tufft mål. Vi skulle omsätta 100 miljoner på under 10 år och göra det utan nyemission. Det har vi lyckats med tack vare framåtsträvande kunder och en ekonomilösning i framkant.
Vi lever som vi lär. Vi nördar gärna ner oss i processer, våra egna såväl som kundernas. Vi mappar alla interna processer som kräver ansvar från ax till limpa. Vi kallar detta för ”end to end accountability”. Det gör att allt vi gör går att följa i minsta detalj. Det finns aldrig tveksamheter. Denna struktur och kontroll gäller våra finanser såväl som utveckling och projekt vi tar oss an.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
3 min lästid
När Kleer startade var digitalisering nytt och hett. De mest framåtlutade bolagen gick då över till en mer digital redovisning där pappersarbete minimerades och underlagen digitaliserades i hög utsträckning. Det var guldläge för resan mot en digital ekonomifunktion.
2011 hade många fortfarande sina dammiga pärmar på kontoren. Företag gick från att ha fakturorna i pärmar och möjligtvis använda krångliga Excel-underlag, till att snabbt söka sig till smidigare, mer digitala lösningar, berättar Olle Rydqvist, medgrundare till Kleer.
Digitalisering i all ära, men något som gjorde att vi drog ifrån våra kollegor i branschen var vårt fokus på automation. Vi insåg redan från start att digitalisering bara är ett steg på vägen mot det som verkligen skapar affärsvärde, nämligen att automatisera det som går. Vi ville inte bara digitalisera ekonomifunktionen, utan vi ville ta det hela vägen till automatiserade processer. Behovet av att lägga minimal tid på bokföring och ändå veta att det blir 100% rätt var så starkt redan för 10 år sedan och är lika viktigt än idag.
Vi var som Spinning Jenny under industrialiseringen, men för redovisningen under digitaliseringen. – Andreas Granstedt, grundare av Kleer.
Resan har inte varit helt friktionsfri. Att vara med och förändra sättet världen ser på bokföring är ingen enkel uppgift. Det kräver tålamod och det kräver en förmåga att hjälpa kunderna att förändra invanda mönster. Göra saker på ett nytt sätt.
Jag kommer ihåg första kundmötet med Olle och Andreas, de var väldigt entusiastiska när de pitchade in den briljanta idén att på ett smidigt och enkelt sätt hjälpa oss med ekonomin. Vi var helt nystartade och hade ingen ekonomifunktion, men de var övertygade om att vi inte behöva en ny ekonomifunktion på 10 år. Och det stämmer fortfarande! Jag var lite skeptisk till att allt nu skulle automatiseras, men det är så sjukt smidigt och enkelt på alla punkter. – Staffan Gustavsson, Vården.se (en av Kleers allra första kunder).
Bokföring är dock inte det hetaste ämnet för kunderna. Det är mer ett nödvändigt ont och något som lagstiftningen kräver. Så hur lyckas man skapa intresse och relevans trots lågt intresse? Genom att göra det svåra på ett enkelt sätt.
Vi insåg att det krävdes två saker för att göra bokföringen mer relevant för företagen. Den behövde vara lättbegriplig och i realtid. För att ha realtidsuppdaterade siffror hela tiden så kunde inte människor göra jobbet utan det krävdes automation. – Olle Rydqvist, grundare av Kleer.
Idag finns det flera kollegor i branschen som automatiserar stora delar av ekonomiprocesserna och utvecklingen går framåt starkt. Det som fortfarande gör Kleer unika är att allt finns samlat i ett system, vilket ger en högre automationsgrad än många andra lösningar. Vi såg behovet av automation när andra tittade på digitalisering. Det gör att varje modul i systemet hänger ihop för att möjliggöra minimal manuell administration och maximal automatisering. Dessutom har vi redan från start fokuserat på riktigt kunniga ekonomer. Det som automatiseringen inte gör ska våra ekonomer stötta kunderna med och då krävs det hög kompetens inom redovisning och bokföring.
Vi har lyckats otroligt bra hittills. Samtidigt har vi bara skrapat på ytan kring vad som faktiskt är möjligt. Både i antalet företag vi kan hjälpa och de möjligheter som ny teknik ger oss. – Pontus Björnsson, VD på Kleer.
I framtiden kommer ännu mer bulkarbete att automatiseras. Här kan AI komma in och höja graden av automatisering till att närma sig 100%. När de automatiserade processerna och systemet gör det mesta av rutinuppgifterna så kommer vi att se ett skifte mot att CFO’n blir den absolut viktigaste rollen i ekonomifunktionen, medan övriga roller skulle kunna köpas in som en tjänst istället.
De ekonomer som idag jobbar med repetitiva uppgifter kommer att ersättas med automatiserade lösningar. Däremot kommer marknaden skrika efter mer kvalificerade ekonomer som kan göra något vettigt med analysen och underlagen. – Olle Rydqvist, grundare av Kleer.
Outsourcing kommer att öka radikalt de kommande åren. Men det är kombinationen av maskin och människa som kommer att skilja de framgångsrika lösningarna från de övriga på lång sikt. – Pontus Björnsson, VD på Kleer.
Digitalisering räcker inte längre. Vi vill förändra sättet världen ser på bokföring och vi gör det med användaren och automation i fokus. Boka en kostnadsfri konsultation med en av våra experter så visar vi dig hur automatiserade processer kan underlätta just DIN vardag.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
I ett konsultbolag börjar affären i timmarna. Men det är först när timmarna blir fakturerade, betalda och uppföljda som affären blir verklig. I många bolag är den processen stökig. Tid rapporteras i ett system, projekt följs upp i ett annat och ekonomin hanteras i ett tredje. Resultatet blir att ekonomin hamnar vid sidan av verksamheten istället för mitt i den.
Ekonomifunktionen förväntas samtidigt fakturera rätt, betala löner, följa upp projekten och ge ledningen underlag för beslut. Men när systemen inte hänger ihop blir det svårt att få den kontroll som krävs för att styra verksamheten i takt med att den växer.
Här är fyra vanliga signaler på att ett konsultbolag har vuxit ur sin ekonomilösning.
Tidrapportering är en självklar del av vardagen i konsultbolag. Men i många organisationer slutar automatiseringen där.
När tidrapportering, fakturering och lön inte hänger ihop blir nästa steg manuellt: underlag ska kontrolleras, siffror flyttas mellan system och fakturor skapas i efterhand. Det tar tid. Och det gör det svårare för konsultchefer att ha koll på beläggning och intäkter medan projekten pågår.
När flödet från rapporterad timme till faktura fungerar automatiskt frigörs tid – och ekonomin blir något som kan följas i realtid, inte i efterhand.
Många konsultbolag följer upp projekten i separata system eller kalkyler. Det gör att ekonomin ofta kommer in sent i bilden. Lönsamheten analyseras efter att projektet är avslutat, istället för under tiden det pågår. För konsultchefer och controllers innebär det att viktiga signaler kommer för sent. Projekt som börjar gå snett upptäcks först när marginalen redan är borta.
När projekten är en del av ekonomin blir det möjligt att se hur de utvecklas medan arbetet pågår. Då går det också att agera i tid.
Det är vanligt att konsultbolag använder flera olika system:
ett för bokföring
ett för fakturering
ett för lön
ett för tidrapportering
ett för utlägg
Varje system fungerar ofta bra var för sig. Problemet är att affären inte gör det.
När information måste flyttas mellan system skapas manuellt arbete, dubbelkontroller och onödig administration som dessutom kan bli fel. Det kostar både tid och pengar och gör ekonomin svårare att använda i vardagen.
För många bolag handlar nästa steg inte om fler integrationer. Det handlar om att samla flödet i en lösning där verksamhet och ekonomi hänger ihop från början.
När systemen inte hänger ihop hamnar mycket ansvar hos ekonomiavdelningen. Ekonomi ska samla in underlag, rätta fel, skapa fakturor och ta fram rapporter till verksamheten. Samtidigt behöver konsultchefer och projektledare snabbare svar för att kunna styra sina team. Det gör ekonomifunktionen till en flaskhals – trots att ambitionen ofta är den motsatta.
När fler i organisationen får tillgång till samma ekonomiska verklighet kan ansvar och uppföljning flyttas närmare verksamheten. Ekonomifunktionen kan då lägga mer tid på analys och styrning, istället för administration.
Innan vi började med Kleer hade vi en mer traditionell lösning. Vi gick från det gamla med papper och mycket personer involverade. Vi brottades framförallt med att det så ofta blev fel. Jag kan inte riktigt förstå att så många trots allt ligger kvar i det gamla. – Hugo Leichsenring, VD på Ants
Många konsultbolag börjar se över sin ekonomilösning när administrationen blir för tung. Men den verkliga vinsten handlar sällan bara om effektivitet. Den handlar om kontroll.
När ekonomin är en del av verksamheten går det att följa projekten medan de pågår, fatta beslut tidigare och ge fler i organisationen ansvar för resultatet.
Vill du veta hur det skulle kunna fungera i ert bolag? Hör av dig till Kleer så berättar vi mer.
