Pontus Björnsson, CEO på Kleer, berättar om samarbetet.
– Vi har en stor del kunder som är mycket framgångsrika och på samma gång i en tillväxtfas där de behöver rörelsefinansiering i perioder. De får däremot sällan lika bra villkor som mer etablerade stora företag och administrationen blir för tung. Det här är ett sätt att komma åt det problemet och göra deras tillväxtresa enklare både i med och motgångar, förklarar Pontus.
– 2019 blev SEB delägare i Kleer och vi driver tillsammans ett innovationsarbete kring teknik som ska förenkla för företag. Den nya finansieringstjänsten bygger på en direkt integration mellan deras system. Kundens kundfakturor som utgör säkerheten stäms av mellan systemen och det mesta av administrationen kring finansieringen automatiseras helt, fortsätter Pontus.
Sharona Gessler, som är chef för Business Development Corporate Market på SEB, berättar om samarbetet.
– Tekniken och tillförlitligheten med Kleer blir för oss på SEB den kvalitetsstämpel som gör den här typen av tjänst möjlig. Vi blir hela tiden uppdaterade kring hur det går för kunden och vet att siffrorna stämmer. Det gör det möjligt att erbjuda finansiering som både kostar mindre för kunden och är säkrare för banken. För oss som satsar mycket på tillväxtbolag är det här en naturlig väg att gå, förklarar Sharona.
Fakturafinansiering (factoring) är ett sätt för ditt företag att snabbt frigöra kapital ur kundfordringar
och förbättra likviditeten. Med kundfordringarna som säkerhet kan du finansiera företagets tillväxt
på ett smidigt sätt.
Med fakturafinansiering pantförskriver du alla dina fakturafordringar till SEB. Med dem som säkerhet lämnar SEB en finansiering upp till 80 procent av kundfordringarnas värde.
Ta kontakt med din företagsrådgivare på SEB eller ring SEB:s fakturafinansieringspecialister på 0775-51 50 50
Kontakta oss direkt så tar vi reda på hur vi kan hjälpa ditt bolag på bästa sätt.
Kleer erbjuder en kombination av sitt egenutvecklade ekonomisystem och redovisningstjänst. Deras kunder sköter allt som rör ekonomi i ett och samma system med hög automatiseringsgrad och får stöd av ett team av ekonomer med fokus på just deras bolag. Allt till ett fast månadspris. Dessutom får nya kunder under de första 1 – 2 månaderna hjälp av ett specialistteam med att ställa om till mer effektiva och säkra ekonomiprocesser. Kleer har senaste fem åren blivit Di Gaseller, används av fler än 800 företag och mer än 20.000 användare. SEB är delägare sedan 2019 med fokus på gemensamma innovationer som förenklar för företag.
SEB är en ledande nordisk finansiell koncern. Vi tror starkt på att entreprenöriellt tänkande och innovativa företag behövs för att skapa en bättre värld, och med ett långsiktigt perspektiv stöttar vi våra kunder i både med- och motgång. I Sverige och i de baltiska länderna erbjuder vi ett stort spann av finansiella tjänster och rådgivning. I Danmark, Finland, Norge, Tyskland och Storbritannien är vi inriktade på företagsaffären och investment banking utifrån ett fullservicekoncept till företag och institutioner. Vår internationella prägel återspeglas i ett 20-tal kontor världen över med cirka 15 500 medarbetare. Den 31 december 2020 uppgick koncernens balansomslutning till 3 040 miljarder kronor och förvaltat kapital till 2 106 miljarder kronor.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Lista över innehåll:
• Hur mycket kan du automatisera? – 4 krav för automatiserad redovisning
• Hur viktigt är kontroll för dig? – olika typer av leverantörer för redovisning
• Vill du veta hur det går just nu? – fråga hur snabbt du kan se uppdaterade rapporter
• Vill du få hjälp att nå era mål?
• Hur mycket fel kan du acceptera?
• Kan du tänka dig att optimera verksamheten?
• Vad är viktigt för dig? Frågor för att jämföra redovisningsbyråer och ekonomisystem
Det som många kallar automatiserad redovisning eller automatisk bokföring är inte längre en framtidsvision eller ett spännande startupexperiment, utan något som sker här och nu och redan har fått stora konsekvenser. Ett tydligt tecken på att klassiska arbetssätt inte längre är aktuella är att de traditionellt sett starka aktörerna helt eller delvis har sålt sina redovisningsenheter och de flesta redovisningsbyråerna och ekonomisystemen har tvingats implementera någon form av automatisering, av enskilda händelser eller hela processer för att hänga med.
Här är en lista med några grundförutsättningar som möjliggör mer omfattande automatisering av er ekonomi och redovisning.
1. Samla så mycket som möjligt i ett system, det innebär bland annat faktura, tidsredovisning, utlägg och faktiskt även lön. Färre leverantörer innebär mindre risk för fel och krångel och det är en förutsättning för att du ska få en felfri och smidig lösning som visar uppdaterade siffror.
2. Betalningar, bank och ekonomisystem måste vara integrerade med varandra. Det är helt enkelt svårt att göra något alls per automatik om inte de affärskritiska systemen skickar information till varandra.
3. Digitala underlag måste skapas per automatik. När du exempelvis skapar och skickar en faktura ska denna bokföras och underlag skapas per automatik. Om du själv ska behöva skapa digitala underlag eller ännu värre skriva ut papper till en pärm så försvinner hela poängen med att automatisera och frigöra tid.
4. Investera bara i system som faktiskt kan integreras med andra. Du kan inte veta hur din systemflora ser ut imorgon. Se därför till att du kan integrera ekonomisystemet med eventuella framtida system. Både öppna API:er och tillgång till så kallade SQL-databaser är att föredra. Annars blir investeringen snabbt dyr på längre sikt.
Siffrorna som redovisningen genererar kan i bästa fall hjälpa er att nå längre än någon annan gjort förut eller i värsta fall navigera helt fel i tillväxtresan om de inte stämmer. 100% kontroll på siffrorna är en viktig framgångsfaktor, vare sig ni är i uppstarten eller en etablerad jätte.
Kontroll behöver däremot inte innebära att ni måste göra allt själva. Det kan vara svårt att vara experter på redovisning och bokföring när det troligtvis är något annat ni egentligen fokuserar på som bolag. Det gäller att hitta den perfekta balansen mellan intern kontroll över ekonomin, outsourcing för att få rätt specialistkunskaper och mer eller mindre digitalt och automatiskt stöd från system.
Det finns förstås inte ett rätt svar som gäller alla, men så få manuella steg som möjligt, så lite personberoende som möjligt och så uppdaterade siffror som det bara går ger en bra grund för att få 100% kontroll över er ekonomi.
Här är några olika typer av leverantörer för din redovisning ur ett kontrollperspektiv.
Sikta så nära realtid som möjligt
Idag går det med rätt uppsättning och leverantörer att få fram rapporter som med vissa begränsningar kan visa hur det går för ditt företag precis just nu. Det finns fortfarande en del hinder kvar i form av brist på standarder och tillgång till data från en del aktörer som envist står emot utveckling av integrationer eller frekventa uppdateringar av data. Gör det du kan för att minimera antalet hinder. Standardisera allt som är möjligt och välj leverantörer som kan leverera uppdaterade siffror.
Realtidsuppdaterade beslutsunderlag har blivit konkurrensfördel
För den som är van vid att en gång i månaden gå igenom siffror i månadsboksluten kan det verka onödigt att närsomhelst kunna se hur det går men i takt med att fler bolag följer sina resultat mer eller mindre i realtid och tar beslut baserat på detta blir det en viktig konkurrensfördel.
Den som kan testa, utvärdera och styra sin verksamhet i rätt riktning baserat på siffror som stämmer hela tiden istället för en gång i månaden har helt enkelt bättre förutsättningar att både tackla stora förändringar, planera sina finanser och angripa marknaden på bästa möjliga sätt. 100% kontroll betyder helt enkelt inte bara att du vet hur det går, du kan också använda siffrorna för att styra verksamheten, i realtid.
Stöd för din verksamhet
En viktig parameter att ta med i valet är om de olika tjänsterna och systemen stödjer just din typ av verksamhet och hjälper dig nå dina mål över tid. Om du driver en konsultorganisation exempelvis är tidsrapportering och projektuppföljning väldigt viktiga aspekter som din lösning måste hantera.
Det gäller förstås inte bara system utan det är även viktigt att konsulter antingen har arbetat med liknande verksamheter tidigare eller visar att de kan sätta sig in i vad ni gör och anpassa sin leverans efter detta.
Skalbarhet och långsiktighet
Försök att hitta leverantörer som klarar av att hantera så stora delar av ert behov som möjligt och kan säkerställa att redovisningen fungerar nu och i takt med att ni växer. Du vill inte behöva byta leverantörer om något år igen eller riskera att börja om från början.
Fråga leverantörerna vilka fördelar det finns med att ni väljer dem idag och hur det utvecklas i takt med att ni växer? Den stora vinsten kanske kommer inom några år? Oavsett så vet ni i alla fall hur länge leverantörerna kommer att vara relevanta och kan planera utifrån det.
Målet måste vara att siffrorna stämmer hela tiden
De flesta bolag har ambitioner att växa på något sätt. Då är det förstås jätteviktigt att system, människor och processer hänger med. Men det är minst lika viktigt att allt blir rätt – 100% av tiden. De flesta brukar inte acceptera felmarginaler i sina finanser eller viktiga rapporter och stora mängder tid ägnas årligen åt felsökning och utredningar kring boksluten. Målsättningen måste vara att ha 100% rätt siffror, 100% av tiden.
Minimera antalet manuella steg
För att nå dit är det viktigt att ni minimerar alla manuella mellansteg som finns i organisationen idag och berör er redovisning och ekonomi. Manuella mellansteg som inte är värdeskapande kostar inte bara pengar i form av värdefull tid, utan är också en risk för fel som blir kostsamma och ger felaktiga siffror tills de är utredda. Därför börjar en felfri och automatiserad redovisning alltid i dina ekonomiprocesser.
Förstå hela processerna
Så frågan du bör ställa dig är hur mycket fel du acceptera i de dagliga siffrorna? Om svaret är noll så måste du ta kontroll över situationen. Säkerställ vilka processer som är grunden för era siffror och rapporter. Följ händelser från transaktion till rapport och ta reda på var du kan få hjälp att kapa manuella mellansteg. Förstår du era processer och har kontroll över vad som sker är det också lättare att hitta rätt leverantörer som är rätt för er.
Gör om och mer rätt
När du ska implementera nya system är det frestande att bara lyfta över information från ett tidigare system och köra på som vanligt. Gör inte det. Om ert tidigare sätt att arbete är 100% optimerat för modernare, mer automatiserade processer så kör på, men om ni har en hel del manuella mellansteg som de flesta andra organisationer måste du inventera dina processer innan du implementerar nya system. Annars bygger du in risker för fel vilket är onödigt när det faktiskt finns alternativ. Du får heller inte ut automatiseringens fulla värde.
Inventera processer
Så ställ upp era processer i en tydlig inventering och ta reda på vad era potentiella leverantörer kan hjälpa er att göra med färre manuella steg i samband med implementeringen. Det behöver kanske inte vara stora förändringar som krävs, men det blir lönsamma förändringar på sikt. Och visst kan ni stöta på processer som är svårare att standardisera än andra eller som har mindre systemstöd.
Få rätt hjälp från början
Ställ krav på era leverantörer och se till att ni får hjälp från några som har gjort liknande omställningar tidigare. Rätt implementeringsteam kan hjälpa er med förslag, utbildning och best practice som gör att ni kommer vidare utan att tumma på vare sig kvalitet eller effektivitet.
Det bästa med att göra en seriös inventering och implementering istället för att bara köra på som vanligt är att eventuella felaktigheter och surdegar faktiskt kommer upp till ytan. Då har ni chansen att göra om och göra rätt så att du får ut maximalt affärsvärde från era nya leverantörer redan från dag ett.
Här kommer några bra frågor att lyfta när ni jämför alternativ. Det är bara ett utdrag av frågor som kan vara relevanta för er. Gör er egen lista och ta reda på vad som är möjligt för just ert företag. Du kan också ladda ner vårt färdiga exceldokument där det bara är att fylla i och komplettera.
Frågor att ta upp när du ska byta redovisningsbyrå eller ekonomisystem
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Kvittohantering och utlägg är inte det hetaste ämnet, vi vet. Det är ofta något som många ser som krångligt, tidskrävande och onödigt administrativt.
En studie från KTH visar att effektivitetsvinsterna kring utläggshantering är enorma. De mest effektiva företagen hanterar sina anställdas utlägg på i snitt 8 minuter. För de minst effektiva tar det 10 gånger så lång tid att administrera utlägg, alltså hela 80 minuter. Genomsnittstiden för företagen i undersökningen var 24 minuter för att hantera utlägg, det vill säga tiden från start tills dess att utlägget är processat och utbetalt. Skillnaden mellan 8 och 80 minuter är enorm, särskilt på årsbasis. Därför är det hög tid att automatisera det som går i utläggshanteringen och minska tidssvinnet.
Vi vet att utläggsredovisning är förknippat med huvudvärk för det flesta, men tänk om det inte var så. Tänk om du kunde ut och luncha idag och redovisa utlägget med ett klick direkt efter lunchen. Skulle det spara tid och frustration för dig som anställd? Ja. Skulle det spara tid för ekonomiavdelningen? Massor.
Våga utmana traditionell kvittohantering och gör bjudlunchen smidig och enkel att redovisa! Det som behövs är att automatisera så mycket som möjligt från själva kortköpet till bokföring och utbetalning av utlägget.
Det finns givetvis många olika sätt att automatisera denna process. För att de anställda och ekonomiavdelningen ska få en smidig och sömlös hantering med så lite manuella mellansteg som möjligt så behöver ni ha företagskort som är kopplade till ert affärssystem. Ni behöver en process där bokföring, redovisning och utbetalning hanteras så automatiserat som möjligt.
Processen blir då:
Du frigör tid och missar aldrig mer ett utlägg! Du slipper dessutom ligga ute med pengar som anställd.
När du är ute på lunch kan det vara skönt med flexibel kvittohantering direkt i mobilen. Fota och ladda upp ditt utlägg direkt i en app på vägen tillbaka till kontoret eller ha integrerat företagskort som sköter det mesta och du behöver bara godkänna med ett klick.
Medarbetare och användare kan administrera och godkänna sina egna utlägg smidigt, samtidigt som ledning eller interna administratör har tydlig översikt i systemet. Du får koll på ekonomin och slipper otrevliga överraskningar.
Ett underliggande regelverk styr hur bokföringen ska se ut, och i samband med slutattest bokförs utläggen automatiskt. Det enda användaren behöver tänka på är att fylla i typ av utlägg, land, summa och moms. I många fall kan systemen dessutom fylla i i förväg för dig.
Eftersom varje användare har tillgång till historisk information kan de tydligt följa och hitta sina egna utlägg. Ekonomiansvariga, chefer och revisorer kan enkelt följa varje utlägg ner i minsta detalj hela vägen från viktiga rapporter.
Är ni ett Saas-eller tjänstebolag med minst 5 anställda som vill förenkla utläggshantering och lägga tiden på mer värdeskapande arbete? Då bjuder vi gärna dig på en lunch där vi visar vi hur ett integrerat företagskort kan hjälpa dig att spara tid och huvudvärk!
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Workamo har sedan våren testat sin beta version med utvalda kunder och resultatet är, enligt Workamo själva, över förväntan. Bland annat har giggare helt utan digital kunskap lyckats fakturera sina kunder inom ett par minuter. Plattformen är enligt grundarna byggd utifrån två perspektiv företagen som anlitar giggare och giggarna själva. Syftet är att sticka ut från branschen i övrigt där man oftast valt att helt utgå från giggaren.
– Det här är helt rätt i tiden. De senaste månadernas stora konjunktursvängningar har fått både arbetsgivare och arbetssökande att leta efter nya modeller. Tekniken har dessutom kommit så långt att mycket kan skötas per automatik tillsammans med Kleers lösning och EPTI’s teknik. Eftersom Workamo står på denna digitala grund behöver vi inte anställa mycket personal för att göra det vi gör, vilket i sin tur leder till att vi kan hålla nere både kostnader och administration för frilansare och företag, berättar Olof Norlander, VD på Workamo.
– För oss på Kleer är det här ett första steg för att kunna erbjuda fler aktörer möjligheten att skapa nya tjänster och plattformar med hjälp av vår teknik. Vi säkerställer helt enkelt att allt kan skötas så automatiskt som möjligt och är både pålitligt och säkert. Min förhoppning är att många fler än Workamo ser möjligheterna med att skapa nya spännande tjänster där vi kan underlätta administrationen. Den så kallade ”gig-ekonomin” är bara ett område där vi nu och på sikt kan göra stor skillnad, förklarar Olle Rydqvist, medgrundare och CEO på Kleer.
– Med en plattform som Workamo blir det helt enkelt mer kostnadseffektivt att vara frilansare eller för den delen ta in rätt kompetens vid rätt tillfälle som företag. Det är något vi på EPTI själva kan se behövs när vi satsar tillsammans med våra olika startups och partners. Alla vill kunna fokusera på det de är bäst på. Du ska inte behöva vara ekonom för att kunna erbjuda dina tjänster till andra eller vara rädd för extra administration om du vill köpa dem”, säger Måns Pontén Söderlind, Vice VD & Partner på EPTI.
Workamo gör det möjligt för både frilansare och företag inom gigekonomin att enkelt ta och få betalt till ett lågt pris. Allt är försäkrat med schyssta villkor och det mesta sker helt på automatik bland annat genom ekonomisystemet PE Accountings välbeprövade system och processer för redovisning.
Kleer är en kombination av redovisningsbyrå och ekonomisystem med fokus på att automatisera den traditionella manuella redovisningen med sitt egenutvecklade system, hålla hög servicenivå och leverera så realtidsuppdaterade beslutsunderlag som möjligt.
Tjänsten är helt skalbar och fungerar lika bra för företag med 5 som 500 anställda. Kunderna består till större delen av tjänsteföretag som säljer timmar, fasta arvoden eller digitala tjänster. Kleer används av fler än 750 bolag och 20.000 användare (Sept 2020).
Sedan början av 2019 är SEB delägare och Kleer har blivit Di Gaseller senaste fyra åren med en tillväxt om 50% årligen mot föregående år.
EPTI är en venture builder som grundades i Stockholm 2017 och finns på åtta platser i Europa. Med en kombination av mjukvaruutvecklare, entreprenörer, designers och investerare så arbetar vi efter devisen ”we empower innovation”.
Genom att använda distribuerade team för att bygga, investera i och transformera idéer globalt har EPTI en bred bas av kompetenser och erfarenheter både inom varierande industrier och platser runt om i världen.
Presskontakt EPTI:
press@epti.com
Läs mer om EPTI
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Automatisering är så spännande att det är lätt att glömma bort hur otroligt viktig människan är. Det behövs trots allt idag rätt kompetens om både bokföring och systemprocesser för att redovisning ska bli korrekt. En robot täcker inte alla behov men gör det däremot möjligt att få realtidsuppdaterade siffror som går att använda för att veta hur det går för företaget när och var som helst. Viktor Tingåker, Accounting Manager, Kleer.
Vi låter våra konsulter förklara och ställer upp tydliga punkter för vad de gör, vad som förväntas av dig och exempel på vad systemet klarar av att sköta på automatik.
En klassisk redovisningsekonom är specialist på bokföring och inte nödvändigtvis på processer eller system. En redovisningsekonom som arbetar med automatisering måste vara både kunnig inom bokföring och specialist på automatisering av ekonomiprocessser. De behöver också ha en mycket tät dialog med utvecklare och IT-support. Det är något som är mer eller mindre unikt med våra redovisningskonsulter.
Okej. Nu vet du vad du får hjälp med av en människa men vad behöver du göra när du har stöd från både experter och system? Det beror lite på vilken affärsmodell ni har och hur mycket som går att standardisera. Olika företag har olika behov. Vissa gör nästan allt helt automatiskt medan andra har större behov av att kunna påverka händelser manuellt.
Generellt så har vi skapat processer där du hela tiden behåller kontrollen över det som sker genom total transparens och attesträtt.
En helt avgörande del för att du ska kunna fokusera på allt annat än administration och få så bra stöd som möjligt är förstås systemet.
Allt som utvecklas i Kleer testas automatiskt, dvs. vilken ny funktion vi än utvecklar så stäms den av mot allt som sker i systemet. Syftet är att risken för fel ska vara minimal och automatiseringen ska kunna ske riskfritt och effektivt med stöd av kloka och kunniga människor.
Vi genomför dessutom återkommande informationsrevision och är certifierade enligt ISAE3402 för att ha rätt säkerhetsrutiner genom hela verksamheten.
Utvecklare av systemet och redovisningsekonomer samverkar i ett och samma företag. Det är en stor fördel som ger oss möjlighet att inte bara tänka på teknik eller redovisning, utan se till att allt hänger ihop och stämmer.
Med ett komplett ekonomisystem som Kleer går det att skapa extremt effektiva processer och till och med helt nya affärsmodeller. Vi gör vårt yttersta för att hela tiden minska antalet manuella steg men aldrig bara för att det är möjligt, utan alltid med din säkerhet i åtanke. När något går att göra automatiskt och helt säkerställa processen är det som bäst.
Vi är riktigt bra på tjänsteföretag med omkring 5–500 anställda och har idag fler än 800 kunder och 20.000 användare av systemet.
Titta på vår inspelade demo eller ta reda på mer exakt vad skillnaden skulle bli för er genom ett personligt möte, helt digitalt eller där det passar dig. Om du vill läsa mer om automatisering av ekonomiprocesser finns bra läsning i vår kunskapsbank.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
– Vi var 19 personer i mars och det gick helt ok. En del kunder började däremot bromsa och minska sina budgetar när situationen med Covid-19 blev mer uppenbar. Vi började omgående upprätta en rad scenarios kring eventuella påföljder och hur vi skulle hantera det. I stort sett alla närliggande byråer valde att permittera sina anställda omgående, men vi ville avvakta och se ifall det fanns en annan väg, berättar Johan.
– Vi ställde oss själva frågan om vi kunde köra på även om vi skulle tappa uppdrag och landade i att vi skulle ge det ett försök. Vi gick emot strömmen och gjorde en rejäl satsning för att anpassa oss efter de nya förutsättningarna. Vi såg över en rad olika branscher, hittade nytt fokus och bestämde oss helt enkelt för att satsa på nya tillväxtområden när vi tappade på annat håll. Det slutade med att vi i april gjorde vår bästa månad någonsin och kunde anställda fler medarbetare. Idag är vi 22 personer och fortsätter att växa, förklarar Johan.
– Vi har alltid velat bidra med faktiskt värde, men ska jag vara ärlig så var det först nu när vi insåg att vi behövde kämpa rejält som det börjat genomsyra precis allt vi gör. Trots att vi växt och omsätter mer nu än innan så jobbar vi hårdare för varje krona. Vi arbetar förmodligen 30-40% mer i nuläget för att öka 10% i omsättning, avslutar Johan.
– Vi tittade på var vi som fullservicebyrå kan skapa mest direkta resultat. Vi anordnade gemensamma workshops med våra projektledare och säljare, ställde upp för och nackdelar med olika branscher och lyfte fram vilka som har kortast resa om de ska börja jobba med oss den närmaste tiden. Om det krävs för stora investeringar kanske de inte kan ta det steget i nuläget eftersom många företag har mer begränsade budgetar idag eller till och med investeringsstopp, berättar Johan.
– Vi valde bland annat att titta närmare på e-handelsföretag med fokus på B2B och bearbetade den branschen aktivt genom både direkt kontakt och via egna kampanjer. Vi såg att det fanns många bolag som redan har tagit kostnaden för att sätta upp en e-handel, men som inte investerat i den digitala marknadsföringen. Där har vi kunnat bidra med ett värde och kunnat öka deras resultat, fortsätter Johan.
– Jag tycker man ska se över möjligheten ifall man kan ställa om och fokusera på att förändra och anpassa sitt erbjudande utefter kundens situation. Det har fungerat för oss och jag tror man kan applicera det även på andra branscher. Det är trots allt väldigt viktigt för de flesta att fortsätta leverera och nu är det viktigare än någonsin att verkligen vara på tårna, eftersom Covid-19 påverkar alla på ett eller annat sätt, säger Johan.
Arbeta med scenarios och skapa konkreta actions beroende på vad som sker.
Skapa workshops internt där ni pratar om vad ni faktiskt kan erbjuda och utvärdera vilka branscher och bolag som borde kunna ta beslut kring ert erbjudande, även under rådande förutsättningar.
Kombinera era erbjudanden med någon form av löfte som har en relevans här och nu för kunden, framtiden kan verka för avlägsen när det finns många osäkerhetsfaktorer.
Var noggranna med att följa upp och var beredda på att testa olika vägar framåt innan ni hittar rätt.
Ta reda på vad ni gör som går att återanvända för att hjälpa fler kunder. Adgrowth bransch är konsulttjänster men mycket tid ägnas åt att ta fram modeller, ramverk och funktioner inom exempelvis web. Produkterna som utvecklas fungerar för flera olika kunder och på så sätt effektiviseras arbetet.
– Jag inser ju att många bolag måste permittera och vissa branscher är otroligt hårt drabbade, men jag tror att en del som inte hade behövt dra det dit har tagit det som en snabb väg ut. Om alla gör så stannar det ju upp ännu mer. Vi som KAN göra något BEHÖVER göra något. Var inte rädda för att tänka om, testa nytt och utmana bilden av vilka ni är och vad ni kan åstadkomma, avslutar Johan.
– När vi startade hade vi en traditionell ekonomibyrå. De hade hjärta och engagemang men inte rätt verktyg för oss. Kleers kombination av redovisningsbyrå och ekonomisystem har gjort det möjligt för oss att få bra koll på ekonomin och följa allting i detalj. Det har varit ett ovärderligt verktyg nu när vi arbetar aktivt med vår scenarioplanering och följer utvecklingen mer eller mindre live i systemet, berättar Johan.
– Kleer är trots allt unika på det sättet. Det går att jobba med siffror från redovisningen hela tiden, istället för att vänta på ett släpande månadsbokslut. Det är på många sätt precis så vi arbetar med vår försäljning och marknadsföring. Vi och våra kunder vill veta hur det går nu, inte vänta och konstatera att det gick bra eller dåligt för en månad sedan. Det är en styrka att alla siffror och processer finns samlade i ett och samma system. Det gör att vi sparar tid som annars hade behövt ägnas åt till exempel lönehantering och ren administration för att få rätt siffror i takt med att vi växer. Vi slipper helt enkelt byta system eller ha många olika, fortsätter Johan.
– Likviditetsrapporten som uppdateras automatiskt är ett exempel på en riktigt bra tjänst i Kleer
Accounting som vi har stor nytta av i vår planering. Kombinationen av siffror från systemet och egna justeringar ger oss en bra bild av hur vi ligger till. Vi kan ju till exempel ha kunder som hör av sig och inte kan betala på två månader. Då har vi kunnat lägga in dem i likviditetsrapporten och ha siffror som stämmer bra, förklarar Johan.
– Något som betyder mycket för oss är integrationen till Upsales. Kopplingen försäljning och ekonomin är väldigt viktig för oss. Vi kan väldigt enkelt själva mappa upp kostnader och intäkter som hänger ihop, var vi tjänar pengar, var vi ska satsa, hur det går för olika team osv, säger Johan.
– Sist men inte minst är det praktiskt att ha redovisningsekonomer hos Kleer som närsomhelst kan svara på frågor och lösa problem som uppstår. Jag skulle varmt rekommendera både branschkollegor och andra som vill ha koll på sina resultat att använda Kleer för sin redovisning, avslutar Johan.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Jenny Alfvén, Produktchef på Kleer, berättar om företagets nya innovation:
– Det blir alltid väldigt mycket administrativt arbete inför varje koncernredovisning och underlaget går inte att använda för att fatta beslut på daglig basis. Konsekvensen blir att du inte får den snabbrörlighet som krävs i en alltmer global och digital värld. Det blir ett hinder som får konsekvenser för bolags insyn i utvecklingen på koncernnivå och därmed deras förmåga att fatta datadrivna beslut. Det här är något många företag bett oss utveckla under en lång tid, så det känns bra att vi äntligen kan berätta om denna nyhet. Till en början gäller det tjänsteföretag som är verksamma i Sverige. Vi har några företag som redan kör detta live, men kan börja ansluta fler senare i höst, troligtvis från november, förklarar Jenny Alfvén.
Olle Rydqvist, medgrundare och CEO:
– Vår vision har sedan starten varit att kunna automatisera redovisningen så att det blir ett uppdaterat beslutsunderlag istället för myndighetsrapportering. Det gör att mer resurser kan ägnas åt värdeskapande aktiviteter istället för manuell administration. Denna nyhet driver utvecklingen ett steg närmare det målet. Vi har ju lyckats med den löpande redovisningen på bolagsnivå så nu ökar vi takten och tar ett grepp om koncernredovisningen också. Jag tror det är extremt viktigt att den här förändringen kommer nu när så många företag inser hur snabbt saker kan vända. Det blir helt enkelt nödvändigt att ha kontroll i realtid även på koncernnivå, förklarar Olle Rydqvist.
Det här är den första versionen av koncernredovisningen i Kleers ekonomisystem och redovisningstjänst. Fler uppdateringar kommer löpande då de ser koncernredovisning som en prioriterad nyckel till att förenkla livet för medelstora tjänsteföretag.
– I den första versionen av modulen går det att på koncernnivå följa en resultat- och balansrapport som bägge innehåller drill down möjligheter och går att gruppera på konto- och bolagsnivå. Resultatrapporten kan även grupperas per kategori/dimension. Utöver detta finns en hjälpfunktion för koncernavstämning samt stöd för månadsvisa avskrivningar av goodwill i samband med förvärv, berättar Jenny Alfvén.
– Det stora värdet är att allt uppdateras live utifrån siffrorna från samtliga bolag du har i Kleer och allt går att följa ner till minsta lilla detalj. Du får en helt unik möjlighet att följa din koncern och se allt som sker precis idag och inte vänta upp till ett år till nästa koncernredovisningstillfälle. Det här blir extra kraftfullt för dig som är Controller, VD och Ekonomichef som kan ägna mer tid åt analys och beslut istället för utredningar och rapporter förklarar Jenny Alfvén.
Redovisningsbranschen förändras snabbt nu enligt Kleer och behovet av redovisning är större än någonsin när många bolag behöver hjälp med stödåtgärder till följd av de ekonomiska sviterna av att omvärlden förändrats av Covid-19.
– Utvecklingen i branschen går just nu rasande fort. Den kris många går igenom på grund av Covid-19 gör automatisering och möjligheten att jobba mindre plats- och personberoende till prioriterade frågor på ledningsnivå. En effekt blir att det är möjligt att i fler bolag lyfta frågan om automatisering av redovisningen till ledningsnivå och där även prata om vad som går att göra med just koncernredovisningen för att den ska bli mer effektiv, berättar Olle Rydqvist.
– För att möta efterfrågan har vi ökat takten på utvecklingen av bland annat koncernredovisning. Vi har även påskyndat utvecklingsarbete som stödjer våra kunders företag under krisen, exempelvis en likviditetsrapport, automatiska processer för stödåtgärder samt en ökad användning av maskininlärning för utlägg. Då vår affärsmodell bygger på fastpris istället för fakturerade timmar har vi även kunnat erbjuda all hjälp med stödåtgärder kostnadsfritt till våra kunder, något som jag tror är närmast unikt, förklarar Olle Rydqvist.
Då vår affärsmodell bygger på fastpris istället för fakturerade timmar har vi även kunnat erbjuda all hjälp med stödåtgärder kostnadsfritt till våra kunder, något som jag tror är närmast unikt,
– Koncernredovisningen hade varit bra att ha på plats redan innan krisen, men jag hoppas att den kan bli ett stöd som gör det lättare för fler företag att få ännu mer kontroll nästa år och i framtiden. Efter att ha varit igenom en så stor kris som den pågående så kommer kraven på leverantörerna av ekonomitjänster att öka och där är vi med som en drivkraft kring både automatisering och fullständig kontroll över ekonomin, avslutar Olle Rydqvist.
Den nya automatiserade koncernmodulen är från och med senare i höst möjlig att köpa som ett tillägg för Kleers egenutvecklade kombination av ekonomisystem och redovisningstjänst. Den fungerar till en början för Svenska bolag men en rad förbättringar ligger i utvecklingsplanen såsom möjligheten att ta in utländska bolag och stöd för internfakturering. Kleer fokuserar helt på tjänsteföretag i storleksordningen 5-500 anställda.
Hör av dig till din konsult och berätta att du är intresserad, så får du sedan mer information i takt med att den nya modulen kan demonstreras och implementeras för fler bolag.
Hör av dig till oss för att boka ett separat möte för demonstration så att du får en bild av vad som är möjligt för just din verksamhet med Kleers kombination av redovisningsbyrå och ekonomisystem.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Vi hade egentligen tänkt släppa en testpilot men nu ändrades förutsättningarna och många företag ber om hjälp. Så vi satsar på att inte bara släppa, utan också vidareutveckla den här rapporten i snabb takt baserat på den återkoppling vi får från våra kunder.
Många har ett extremt stort behov av likviditetskontroll nu och med en tjänst och system som vår så kan de följa vad som sker i företaget mer eller mindre i realtid. Vi jobbar väldigt nära våra kunder och nu ställs allt på sin spets. Jag hoppas verkligen det här kan hjälpa många.
Våra kunder har lyxen att ha det mesta samlat i ett system och så realtidsuppdaterat som möjligt via till exempel snabba bankintegrationer och automatiserade processer. Det innebär att det faktiskt går att få en väldigt aktuell likviditetsrapportering och förhålla sig till den. – Malin Gilck, COO på PE Accounting.
PE Accounting har de senaste åren växt med omkring 50% per år utan riskkapital och är en av få aktörer som byggt ett eget system från grunden och kombinerar det med redovisningsbyråtjänst på samma gång. Enligt dem är själva kombinationen människa och maskin en framgångsfaktor för att lyckas leverera en både korrekt och så automatiserad likviditetsrapport som möjligt.
Vi strävar efter att effektivitet och rätt siffror ska gå hand i hand. Repetitiva uppgifter ska kunna skötas på automatik och rapporterna ska vara uppdaterade och stämma.
Där behövs våra redovisningskonsulters löpande stöd medan kunden behåller själva kontrollen, dvs. de har total insyn i det som sker och styr genom attesträtt.
Detsamma gäller likviditetsrapporten. Allt är transparent och går att följa i minsta detalj men det som vi inte har koll på och sker utanför PE Accounting kan de istället lägga till manuellt eller läsa in i t.ex. en egen excelfil eller ett annat BI-system. – Malin Gilck, COO på PE Accounting.
PE Accounting erbjuder tjänsteföretag med 5 till 500 anställda ett molnbaserat ekonomisystem med hög automatiseringsgrad, direkt koppling till banken och personlig redovisningstjänst med dedikerade redovisningskonsulter.
Resultatet blir bättre beslutsunderlag och kontroll över ekonomin samt minskade kostnader i tid och pengar för administration. PE har fler än 700 tjänsteföretag som kunder och 20.000 användare. Under 2019 blev SEB delägare i PE med fokus på gemensamt innovationsarbete.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Vi tycker såklart att det är roligt att det uppmärksammas. Det är en jättestor satsning för att lösa tekniska utmaningar som tidigare gjort det svårt för företag att sköta sin ekonomi så smidigt som möjligt, när och var som helst.
För trots att tekniken har kommit långt så sitter fortfarande majoriteten av Sveriges företag och arbetar med redovisning som man alltid har gjort, i bästa i fall i en digital miljö, men utan att egentligen få en större hävstång av tekniken.
En riktig förändring sker först när hela processer förändras, det räcker inte med att skaffa nya digitala verktygslådor och arbeta på som om inget hänt. – Olle Rydqvist medgrundare och CEO på Kleer.
Tillsammans med SEB är det helt enkelt möjligt för oss att påverka hela processen och på riktigt revolutionera redovisning.
De innovationer vi skapar tillsammans gynnar inte bara oss och våra kunder utan driver utvecklingen framåt för hela branschen.
En förändringsresa som kräver mer än enskilda nedslag och där vi fortsätter vara i dess absoluta framkant. – Malin Ringdahl, Head Of Business Development på Kleer.
Samarbetet mellan Kleer och SEB fördjupades 2019 och sedan dess har Kleer och SEB bland annat utvecklat en snabb direkt integration mellan banken och ekonomisystemet. Fokuset säger de är helt på att driva igenom förändringar som på riktigt underlättar för företagare.
Som bank måste vi alltid vara innovativa, ständigt våga omvärdera traditionella processer och affärsmodeller samt tydligt fokusera på att tillföra ett högre kundvärde.
Därför är vi mycket nöjda med att vi nu i vårt samarbete med Kleer kan utveckla nya tjänster för leverantörer av affärssystem för att förenkla den ekonomiska vardagen för våra företagskunder. – Sharona Gessler, Head Of Business Development, Corporate Markets, på SEB.
I SEB:s årsredovisning berättar även Andreas Hagström, Finansdirektör hos den gemensamma kunden Adtraction om vad skillnaden blir för företag som använder den nya tekniken.
Vi är positiva till SEB:s engagemang i Kleer och effekten det har på de tjänster som levereras.
Som kunder till Kleer har vi nytta av att till exempel kunna hantera betalningar på olika marknader och vi har sänkt våra kostnader och ökat kontrollen speciellt vad gäller likviditetsplanering i realtid. – Andreas Hagström.
Under 2019 ingick vi partnerskap, och fördjupade samarbetet med redovisningsbyrån Kleer som har en egenutvecklad ekonomitjänst. Samarbetet är en del av vårt strategiska initiativ ERPintegration, det vill säga att utveckla integrationstjänster med leverantörer av affärssystem för att förenkla den ekonomiska administrationen för våra företagskunder.
Genom att koppla ihop företagskontot med affärssystemet kan kunderna automatisera sitt bokföringsarbete och hantera betalningar och avstämningar av konton mer effektivt. Det sker genom att betalningsinformation och rapporter med kontohändelser automatiskt överförs mellan systemen.
Vi erbjuder i dag integration med ett dussintal redovisningsbyråer och leverantörer av affärssystem. Den fördjupade integrationen med Kleer innebär att överföringen av betalfiler och rapporter görs var 15:e minut i stället för som tidigare en gång per dag, vilket gör att kunderna får löpande kontroll över sina konton.
För SEB utgör partnerskap som detta en bas för att utveckla andra produkter och tjänster.
SEB Årsredovisning 2019, sid 19.
Vill du veta mer om Kleer och SEB?
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Lön har sedan starten 2011 varit ett av de svårare redovisningsområdena att automatisera men också det där vi har kommit längst. Vi beskriver det antagligen enklast genom att förklara kort hur det fungerar för en kund hos oss idag.
Från och med att en anställd registrerar tid, utlägg och frånvaro så genereras löneunderlag på automatik och kan ses direkt av både anställd och administratör. Som anställd kan du upptäcka fel innan lönen betalas ut och företagen får kontroll över kostnader och likviditet. Med ett enkelt musklick attesteras lönen, den bokförs och periodiseras, semesterskulden regleras, lönespecifikation mailas ut till anställda eller dyker upp i Kivra, betalningsunderlag skickas till banken och underlag till skatteverket i form av kontrolluppgifter genereras. Allt är möjligt tack vare att rätt regelverk sätts upp i tid och att lön hänger ihop på automatik med all annan ekonomisk redovisning.
Det är verkligen ingen testpilot utan används av fler än 700 företag och 20.000 användare. Med rätt uppsättning regler från början, rätt lönekompetens och effektiva integrationer mot bankerna blir lönehantering rejält mycket effektivare och på samma gång mer säkert.
Automatisering av lön är förstås fantastiskt bra för företagsägare men kan istället låta skrämmande för en löneadministratör som idag gör en hel del arbete manuellt. Det vi ser hos oss och våra kunder är att värdet av specialistkunskaper inom lön och processtänk ökar i takt med att mer och mer kan skötas av system. Antalet personer som krävs för att hantera administrationen minskar medan behoven av rätt specialistkompetens ökar, internt eller via konsulter.
Vi har en fördel som sköter lön i samma system som all annan redovisning och fokuserar helt på tjänsteföretag. Det minskar antalet hinder. Automatisering ställer däremot alltid höga krav på att vi som är specialister gör rätt från början. Bristen på standarder, innovativa lönemodeller eller olika kollektivavtal i samma företag komplicerar vårt arbete. Vi måste både förstå de regler som finns, våra kunders önskemål och hur vi sätter upp rätt processer för automatisering. Det är en förutsättning för att vi ska lyckas hjälpa våra kunder.
Automatisering av redovisning innebär stora förändringar, men också större möjligheter för den som vill. Tillsammans med smarta utvecklare är det vi specialister som tar oss in i framtiden. Det blir inte bara roligare och mer värdefullt att vara specialist på lön och redovisning, det gör det även enklare att driva företag med många anställda och få kontroll över alltifrån cashflow till resultat.
Automatisering av lön är förstås fantastiskt bra för företagsägare men kan istället låta skrämmande för en löneadministratör som idag gör en hel del arbete manuellt. Det vi ser hos oss och våra kunder är att värdet av specialistkunskaper inom lön och processtänk ökar i takt med att mer och mer kan skötas av system. Antalet personer som krävs för att hantera administrationen minskar medan behoven av rätt specialistkompetens ökar, internt eller via konsulter.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
