Makulera faktura – vad det betyder och hur det fungerar

Förr eller senare händer det i de flesta bolag. Du har skapat en faktura. Sedan händer något: ett fel upptäcks, kunden hör av sig eller projektet ändras i sista stund. Fakturan kan inte skickas som den är. Vad gör du då?

Det är här makulering av fakturor kommer in. Att makulera en faktura kanske låter som en liten administrativ detalj, men det är faktiskt en viktig del av att hålla bokföringen korrekt. Många blandar ihop att makulera och kreditera fakturor, men det är två helt olika saker. Gör man fel kan det påverka både momsrapportering, kundfordringar och bokföring längre fram.

Här går vi igenom vad det innebär att makulera en faktura, när du får göra det och vad som faktiskt händer i bokföringen när en faktura markeras som makulerad.

Att makulera något betyder att göra det ogiltigt – att förklara att det aldrig ska användas eller räknas. Inom ekonomi och fakturering innebär det att en faktura annulleras innan den blir en riktig affärshändelse.

En makulerad faktura är dock inte helt raderad. Den finns kvar i systemet, men markeras som ogiltig. Det är en viktig skillnad. Enligt god redovisningssed ska alla verifikat och fakturanummer vara spårbara, även de som aldrig användes. Därför sparas fakturan normalt i systemet med status “makulerad” istället för att tas bort helt.

Att makulera en faktura innebär att du annullerar den innan den blivit en del av den faktiska bokföringen eller skickats till kunden.

Det används vanligtvis när fakturan innehåller fel, fel kund har valts, en dubblett skapats eller en order avbrutits innan leverans.

I praktiken betyder det att fakturan stoppas innan den får ekonomisk verkan. Fakturanumret finns kvar, men själva fakturan ska inte längre användas.

Det här är frågan som orsakar mest förvirring, och också den som är viktigast att förstå.

Makulering används för fakturor som inte har skickats till kunden än, eller fakturor som har skickats men där båda parter är överens om att den ska annulleras och aldrig bokföras som en verklig transaktion. Det är med andra ord en åtgärd som sker innan betalning har gjorts och innan fakturan registreras som en fordran.

Kreditering används när fakturan redan är bokförd, skickad och kanske till och med betald. Då kan du inte bara göra den ogiltig – du måste istället utfärda en kreditfaktura som korrigerar den ursprungliga transaktionen.

Enkelt uttryckt: makulering används innan fakturan börjar påverka bokföringen. Kreditering används när den redan gjort det.

Det finns ett antal situationer där det är korrekt att makulera en faktura. Till exempel när:

• Fakturan innehåller fel och ännu inte skickats
• En faktura skapats av misstag
• En dubblettfaktura uppstått
• En order eller tjänst stoppats innan leverans
• Fakturan skickats men båda parter är överens om att den aldrig ska gälla

Det viktiga är att fakturan ännu inte har blivit en slutgiltig affärshändelse.

Har betalning redan skett eller moms redovisats blir det däremot oftast fel att makulera. Då behöver transaktionen istället korrigeras genom en kreditfaktura.

En faktura som ännu inte bokförts kan vanligtvis tas bort ur flödet utan att det påverkar räkenskaperna. Det måste däremot alltid dokumenteras. Fakturanumret ska inte återanvändas utan stå kvar i systemet med status ”makulerad”. Det är viktigt för att nummerserien ska vara obruten och för att skapa spårbarhet vid exempelvis revision.

Om fakturan däremot redan har bokförts som en kundfordran behöver systemet även hantera själva bokföringsposterna korrekt. Då behöver transaktionen istället korrigeras genom en kreditfaktura.

Det är också viktigt att tänka på momsen. Om fakturan redan hunnit komma med i momsrapporteringen behöver det korrigeras på rätt sätt, annars riskerar bokföringen att bli fel längre fram.

Många bolag upptäcker att behovet av att makulera eller korrigera fakturor ökar i takt med att verksamheten växer. Plötsligt är viktig information utspridd i olika system. Tidrapportering sker på ett ställe, projektuppföljning på ett annat och fakturering i ett tredje. Då blir det lätt att något faller mellan stolarna. Inte för att någon gör fel med avsikt, utan för att processerna inte hänger ihop.

Det leder ofta till:

• Felaktiga fakturor
• Manuella korrigeringar
• Dubbelfakturering
• Stress kring bokföring och moms
• Mer administration i efterhand

Ju fler fakturor och projekt ett bolag hanterar, desto större blir också risken för den här typen av fel, och själva makuleringen blir då egentligen bara ett symptom på att processerna innan fakturan inte hänger ihop ordentligt.

Det är också därför många moderna bolag vill ha mer integrerade ekonomiflöden där informationen uppstår direkt i samma system.

Kleer är en allt-i-ett-plattform som är byggd för att ekonomin ska spegla verksamheten löpande, inte i efterhand.

När projekt, tidrapportering, fakturering och bokföring hänger ihop i samma system minskar risken för fel redan innan fakturan skapas. Underlagen uppdateras automatiskt och information behöver inte flyttas mellan olika system eller Excel-filer.

Det innebär färre felaktiga fakturor, färre manuella korrigeringar och mindre behov av att makulera eller kreditera i efterhand.

Ni får dessutom bättre kontroll över hela flödet – från arbetad tid till färdig faktura och bokföring. Resultatet blir inte bara mindre administration, utan också bättre insyn i hur verksamheten faktiskt går.

Samtidigt finns ett dedikerat ekonomiteam i bakgrunden som säkerställer att bokföring, moms och rapportering blir rätt även när situationerna blir mer komplexa.

Det är det vi menar med Finance as a Service – ekonomi som fungerar löpande, inte bara vid månadens slut. 

I grunden handlar det inte om att rätta felaktiga fakturor. Det handlar om att skapa processer där färre fel uppstår från början, och där ekonomin hänger ihop även när verksamheten växer. Boka en demo så visar vi mer.