Behovet av effektivare, mer eller mindre automatiska processer ökar i takt med att konkurrensen om konsulter och uppdrag hårdnar. Mer tid och resurser behöver helt enkelt ägnas åt rekrytering, sälj och värdeskapande för både kunder, det egna företaget och konsulterna. Samtliga områden där allt som rör redovisning och bokföring bara måste fungera och bli rätt, hela tiden.
Rätt uppsättning system för redovisning påverkar i allra högsta grad hur enkelt och riskfritt det går att driva bolaget framåt. Integrationer kan innebära helt fantastiska möjligheter och är en nödvändighet för många verksamheter, men då är det viktigt att ha kontroll.
Varje integration mellan olika system som ska skjuta in data i redovisningen ställer höga krav på att någon tar ansvar för att integrationen uppdateras i takt med att andra system den integrerar med gör nya releaser och att det blir redovisningsmässigt rätt i slutändan. En integration som ligger nere och påverkar t.ex tidrapportering, fakturering och resultat kan skapa fel som påverkar utbetalning av löner, intäkter från kunder och kontroll över cashflow.
Var inte rädda för att använda system som är integrerade med varandra eller för den delen experimentera med egna integrationer som ger er den upplevelsen ni önskar. Det är ändå dit utvecklingen är på väg. Var däremot väldigt medvetna om att fler integrationer som förvaltas av externa leverantörer innebär fler aktörer med olika syn på ansvar, fler möjligheter till tekniska fel och fler syner på vad som är korrekt redovisning. Det krävs helt enkelt både rätt teknik och kompetens.
Var noggranna med vem som ansvarar för att allt blir rätt, fungerar som det ska och ha kontroll på hur ni hanterar situationen när allt inte längre hänger ihop. Trots allt är det ni som företag som tar stora risker om redovisningen blir fel och måste ta ansvar för att ni har leverantörer som levererar en hållbar helhet.
Minimera antalet pusselbitar och ha processer för att hantera API-integrationer om ni vill få så effektiv redovisning som möjligt, minska risker i alla led och fokusera på rätt saker.
En annan aspekt som påverkar hur rätt redovisningen blir och hur mycket den kostar är hur många gånger en person påverkar processen under resan från rapporterad timme till resultat. De flesta system för olika typer av redovisning har olika syn på vad som är rätt och fel och det krävs att någon med förståelse både för er bransch, företag och övriga system lägger pusslet för att det ska blir rätt. De flesta använder fortfarande någon form av mellansteg där en människa klipp och klistrar data eller exporterar och importerar filer från ett system till ett annat. Det är både dyrt och riskfyllt.
Antalet onödiga manuella steg måste minimeras och då är ett enkelt recept att helt enkelt använda färre pusselbitar.
Det är knappast någon hemlighet att de flesta leverantörer av system eller tjänster idag letar efter någon form av återkommande intäkt från varje kund. Det betyder förstås inte att alla är dyra eller att det är fel. Som litet företag kan kostnaderna för varje enskild tjänst vara relativt liten. Däremot är en stor systempark något som snabbt börjar kosta pengar när företaget blir större. Varje användare, varje transaktion, varje integration, varje supporttimme osv kan snabbt dra iväg och bli kostsamt.
Omkring fem anställda brukar digital- och automatiserad redovisning med ett eller några få system göra större skillnad.
Med så få system som möjligt för redovisning är det enklare att behålla kontrollen över kostnadskalkylen och lägga ett pussel som håller både nu och på sikt.
Tjänstebolag som säljer timmar, abonnemang eller SaaS-tjänster har ett försprång. Tekniken har kommit så långt att det mesta av den traditionella manuella och repetitiva redovisningen från tex en rapporterad timme till faktura, lön och resultat kan skötas av ett system och människan kan fokusera mer på kvalificerat arbete.
Idag kan t,ex en konsult rapporterar tid på ett projekt som genererar en faktura på automatik, som attesteras och skickas digitalt med ett klick från projektledaren som följer hur det går i realtid. Allt bokförs automatiskt och korrekt baserat på bestämda regelverk. CFO ser direkt hur det påverkar resultat- och balansräkning och kan följa vad som sker med drill-down funktionalitet ner i minsta detalj. CEO kan med ett par musklick få fram hur det går och presentera både resultat i realtid, vad som går bra och utveckla förslag på hur verksamheten ska fokusera framöver för att uppnå de satta målen. Konsulten kan närsomhelst se vilken lön som kommer betalas ut och hantera eventuell provision och utlägg.
En förutsättning för att ovanstående scenario ska vara möjligt är att det sköts i så få system som möjligt, att alla integrationer fungerar och att systemet är kopplat till bank- och myndigheter. Med andra ord ett enda perfekt redovisningspussel.
Vi effektiviserar allt som rör redovisningen genom att tillhandahålla ett ekonomisystem där allt ifrån tid- och utläggsrapportering hänger ihop med fakturor, löner, bokföring och rapporter. Mycket sköts på automatik efter uppsatta regelverk och dedikerade redovisningskonsulter ingår som löpande stöd. Du kan enkelt se en inspelad övergripande demo eller boka möte med oss när det passar dig. Om du vill läsa mer generellt kring automatiserade ekonomiprocesser finns massor av bra läsning i vår kunskapsbank.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Ingen kan förutspå de slutliga effekterna av den pågående coronakrisen. Men en sak är säker – svenska företagare måste börja anpassa sig för ett utmanande 2020. Här är några saker som kan hjälpa ditt företag i osäkra tider.
Många jobbiga frågor, men inga tydliga svar. Så kan man sammanfatta det pågående läget med coronaviruset. Samtidigt som högsta prioritet är att allmänheten ser till att hindra smittspridning – och på så sätt minska belastningen på sjukvården och hälsoriskerna för riskgrupper – kommer tusentals företagare under de kommande månaderna att behöva klura ut sina egna svar.
För ekonomin befinner sig just nu i ett undantagsläge. Än så länge har rese- och turistnäringen samt exportindustrier tagit den hårdaste smällen. Men de trista effekterna kommer förmodligen att sprida sig som ringar på vattnet. Från restauranger till byggentreprenörer och IT-konsulter, de allra flesta av oss får räkna med svårare kvartal framöver.
För de små- och medelstora företagen – som ofta kämpar med tunna marginaler, och sämre möjligheter att säkra prisvärd finansiering jämfört med storbolagen – blir effekterna av en ekonomisk chock snabbt påtagliga. Om efterfrågan sinar, eller leveranserna från Kina plötsligt uteblir, ändras kalkylerna över en natt. Vardagen är inte sig lik.
Då kan det vara svårt att tänka långsiktigt. Men det enda botemedlet mot osäkerhet är förberedelse. Här är några saker som kan hjälpa dig att gardera verksamheten genom en plötslig förändring.
Ett intäktstapp kan snabbt få hål på en stabil balansräkning. Om du inte har säkrat en buffert av rörelsekapital, då hindras ditt företag från att agera långsiktigt – och tvingas istället till förhastade åtgärder. Det i sin tur kan skada verksamheten på sikt. För att säkra ditt kassaflöde krävs ett helhetsgrepp på verksamheten.
Planering är a och o.
Oavsett hur mycket eller lite krut ditt bolag lägger på ekonomiplanering, är det viktigt att göra någon form av scenarioplanering. Det hjälper dig förstå hur ett förändrat läge påverkar ditt kassaflöde. Försök att identifiera de mest kritiska posterna som påverkar din likviditet, och håll extra koll på dem. Då är du bättre rustad att ta rätt åtgärder i tid – och justera verksamheten allt eftersom läget utvecklas.
Säkra en flexibel kredit.
En kreditlina kan visa sig livsviktigt för att täcka kostnaderna och finansiera tillväxten under tuffare tider (mer om detta nedan). Då är det viktigt att ha en flexibel kredit redo, som ger dig mer utrymme att manövrera och låter dig fokusera på din verksamhet.
När försäljningen svalnar av, är det läge att skära ner särskilt på fasta kostnader. En av de tråkigare åtgärderna kan innebära att dra ner på rekryteringen, eller i värsta fall behöva skära ner på personalstyrkan. Men försök att undvika det genom att utreda alternativa lösningar som t.ex. minskade arbetstider.
Vänd på alla stenar.
Är det läge att skjuta på planerade investeringar? Ta till alla medel som hjälper dig att stabilisera kassaflödet. Det kan även innebära saker som att tidsoptimera inbetalning och utbetalning av krediter och räkningar (givetvis utan att betala sent!).
Den globala flödeskedjan har blivit en så självklar del av näringslivet att många företagare har knappast insett att deras varor består av komponenter från flera olika världsdelar. Tills det kommer störningar, vill säga, och inget plötsligt fungerar som det ska.
Nu är det läge att göra en grundlig kartläggning av ens egna flödeskedja och logistikbehov. Utred möjligheterna att hitta alternativa sätt att säkra leveranser av material och produkter.
Ingen kris utan nya möjligheter.
Kanske kan det till och med vara tillfälle att göra en större strategisk justering eller diversifiering av leverantörskedjan; genom att hitta nya leverantörer från de delar av världen som inte är lika hårt drabbade av effekterna av coronaviruset.
Källa: McKinsey
En tråkig följd av sämre ekonomiska utsikter är att bankerna blir mer försiktiga med utlåningen. “Vi kan inte ta på oss någon risk nu när konjunkturkurvan pekar nedåt”, går deras tänk, ungefär.
Det gör också att de mest tillväxtvilliga och sammantaget mest jobbskapande svenska bolagen – de små- och medelstora – får det extra svårt att få företagslån när de som mest behöver det (nobben får de ofta även under bättre konjunkturförhållanden, tyvärr).
Som tur finns idag fler alternativ för prisvärd företagsfinansiering än för bara några år sedan. När du vill säkra kassaflödet kan du vända dig till olika nätbaserade fintech-bolag – vars affärsmodell går ut på att erbjuda snabbare och mer företagarvänliga finansieringsalternativ jämfört med banken eller med ett lån från din närmaste krets.
Som tur finns idag fler alternativ för prisvärd företagsfinansiering än för bara några år sedan. Ifall du behöver ett tillskott i kassan, kan det löna sig att sälja eller belåna dina fakturor mot en liten avgift. Oavsett vilken finansiering som passar dina behov bäst, är det viktigt att du inte binder dig till oschyssta villkor. Tänk på att hitta ett flexibelt erbjudande, utan dolda avgifter eller bindningstider – och att ditt företag inte betalar för belopp som inte används.
Även om försäljningen har fått sig en törn – förlora inte hoppet, utan se till att vara proaktiv gentemot din målgrupp. En krögare som tillfälligt förlorat sina stammisar kan stärka försäljningen genom att satsa på hemleveranser. IT-konsulten som blivit av med lukrativa uppdraget har tid över till att hitta nya lovande kundsegment. Det finns alltid nåt man kan göra.
Håll igång kommunikationen med dina intressenter. När en oväntad kris slår till, kan det ofta bli snabba avbrott i olika led. Om du har svårigheter med att betala av räkningar och lån på utsatta villkor – se då till att kommunicera de underliggande orsakerna till dina motparter.
Oro, förvirran och rädsla är naturliga reaktioner under dessa veckor, när vardagen tillfälligt har vänts upp-och-ner och börskurserna blinkar rött. Då är det jätteviktigt att bemöta de anställdas frågor och funderingar – tydligt, konsekvent, och utan att sockra till saker för mycket.
Kanske är det läge för företaget att övergå till att jobba hemifrån. Då är det viktigt att uppehålla kommunikationen via andra kanaler; och att hänvisa till allmänna hälso- och säkerhetsåtgärder i linje med myndigheternas riktlinjer. Att uppmana anställda som nyligen varit sjuka att jobba hemifrån under flera dagar efter att de blivit symtomfria är ett exempel.
Om du driver en större verksamhet kan det vara bra att delegera en del av ansvaret kring krishantering till t.ex. HR-personalen. När “business as usual” inte längre gäller, är det särskilt viktigt att tänka några drag framåt. En verksamhetsplan som utgår från de olika faktorerna som påverkar ditt bolag (flera veckors distansjobb mm.) är en bra utgångspunkt. Det gör att ditt bolag lättare kan fortsätta hålla sina löften mot kunder och anställda – trots att utgångsläget just nu är lite annorlunda.
Under veckan har statsapparaten gått in med en rad olika stödmekanismer – några av dem riktade mot små- och medelstora företagare. Se till att du håller dig uppdaterad och känner till de som påverkar dig. Kleer har gjort en bra sammanfattning som du hittar här i bloggen.
Capcito grundades 2015, och föddes ur serieentreprenören och investeraren Michael Hansens frustration över hur krångligt och tidskrävande det var att fixa tillväxtfinansiering till sina bolag. Tillsammans med Mattias Axlind skapade han den första versionen av Capcitos finansieringsprodukt, med tidig förstärkning av Henrik Dyberg och Niklas Möller.
Capcito erbjuder 3 former av företagsfinansiering: sälja fakturor, belåna fakturor och företagslån. Det unika med Capcito är den automatiserade kreditbedömningen. Delägare är bl.a. SEB, Schibsted, Collector, Ventech och Galjaden.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Idag utgör ”giggarna” cirka 20% av arbetsstyrkan i Sverige och andelen växer. De alternativ som finns för att sköta administrationen kring deras arbete är dyra, osmidiga och semi-digitala. Workamo ska fokusera på att underlätta relationen mellan gigarna och bolagen som anställer dem.
Vi tror det är där vi kan göra störst skillnad. EPTI:s så kallade venture builder modell kombinerad med tekniken från Kleers automatiserande ekonomisystem blir kraftfull och vi kommer tillsammans lösa en stor utmaning för gig-ekonomin. – Arli Mujkic, vd och grundare på EPTI.
Kleer har sedan 2011 utvecklat ett eget ekonomisystem med effektiva automatiserade ekonomiprocesser och erbjudit det i kombination med en redovisningstjänst. Samarbetet med EPTI kring Workamo är enligt dem ett sätt att låta fler än de som driver företag dra nytta av den teknik de arbetat länge med att förfina.
Det här är en satsning vi verkligen sett fram emot. Vi vill ge fler möjligheten att använda vår teknik helt enkelt. Redan idag har vi kunder med hundratals anställda som bara har en ekonomisansvarig, det är en fingervisning om vad som redan är möjligt. Med rätt processer, människor och teknik kan vi hjälpa allt fler att minimera administration och fokusera på rätt saker. – Olle Rydqvist, medgrundare och CEO på Kleer.
Tjänsten är helt skalbar och fungerar lika bra för företag med 5 som 500 anställda. Kunderna består till större delen av tjänsteföretag som säljer timmar, fasta arvoden eller digitala tjänster.
Sedan början av 2019 är SEB delägare och Kleer har blivit Di Gaseller senaste fyra åren med en tillväxt om 50% årligen mot föregående år.
EPTI är en venture builder som grundades i Stockholm 2017 och finns på åtta platser i Europa. Med en kombination av mjukvaruutvecklare, entreprenörer, designers och investerare så arbetar vi efter devisen ”we empower innovation”.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Det finns många aspekter i den frågan, men en faktor som vi inte kommer ifrån är behovet av effektiva arbetssätt och automatisering. För att ha en chans att bibehålla eller till och med öka vinstmarginalen under en lågkonjunktur så måste ni ha koll på ekonomin och veta att ni lägger tid och kraft på rätt saker. Här kan automatisering vara nyckeln till att lyckas skapa balans och lugn i en organisation trots en turbulent omvärld.
Hur många årsarbetskrafter går åt till manuella och administrativa uppgifter i din organisation idag? Kan du svara på den frågan så hör du till en fantastisk minoritet. Grattis! Men om du tvekar eller inte kan svara så är det dags att ta reda på hur mycket tid ni spiller idag på aktiviter som skulle kunna automatiseras. Hur skulle ni kunna göra det svåra (och ibland tråkiga) på ett mer effektivt och modernt sätt? Svaret är digital redovisning.
Om ditt mål är att ständigt utveckla din verksamhet, nå era lönsamhetsmål, men samtidigt skapa en grund för tillväxt – då kan du inte blunda för digitalisering av din ekonomifunktion. Att kunna lita på siffrorna är alltid viktigt, men i sämre tider kan det vara helt avgörande. Att automatisera bort manuella steg minimerar inte bara risken för fel, det kommer att frigöra en hel del tid för din organisation. Tid som kan läggas på affärsutveckling och strategiskt arbete. Tid som kan läggas på tjänsteutveckling så att dina konsulter efterfrågas oavsett hur den svenska ekonomin mår.
Dubbelarbete, inkorrekta eller släpande beslutsunderlag, dåliga marginaler och dessutom svårigheter med att ens kunna följa upp alla projekt på ett bra sätt. Känner du igen dig? Du är inte ensam. Men du måste ta tag i det. Du behöver nyttja digitaliseringen på ett sätt som får din konsultverksamhet att växa med er omvärld.
Det är kanske bekvämt att sitta kvar med gamla system som är trygga och som ni känner till. Det är troligen skönt med Maria på ekonomi som har ganska bra koll på beläggningsgraden och marginaler i era projekt. Men för att kunna vara kvar imorgon måste du hantera de utmaningar ni har idag och samtidigt bygga för tillväxten imorgon. Du måste minimera manuella steg och du måste kunna lita på siffrorna även när Maria är sjuk eller har semester. Du behöver verktyg som hjälper dig med rätt underlag för att kunna se beläggningsläget och veta hur ni exempelvis kan öka vinstmarginalen och klara sämre tider. Det låter som pekpinnar, men i själva verket är det grundläggande förutsättningar för att vara så okänslig som möjligt för trender, konjunkturer och nya regelverk som påverkar er verksamhet.
Är du redo att automatisera för att bygga för framtiden? Bra! För att kunna digitalisera ekonomifunktionen fullt ut måste du först ta reda på nuläget och även målet framåt. Låt oss ta exemplet att du får fram hur många årsarbetskrafter som läggs på admin idag. Vad ska du lägga tiden på imorgon? Vad kan och bör du automatisera? Dessa frågor behöver du ställa dig innan du skissar på din nya digitala ekonomifunktion. Och när du är redo ska du ha dessa tre saker i bakhuvudet när du väljer leverantör och partner:
Ingen verksamhet kommer undan automatisering. Ni kommer att behöva automatisera manuella mellansteg för att ha en chans att öka eller ens bibehålla era marginaler. Sämre tider kan innebära fler konsulter på bänken och därmed lägre vinstmarginal. Små manuella steg som känns oväsentliga idag kommer snabbt att summeras till ganska många timmar imorgon. För att klara sämre tider måste du därför automatisera bort spill.
Att automatisera behöver inte innebära att du outsourcar hela din bokföring till en extern part och släpper kontrollen helt. Det skulle vi aldrig rekommendera. Att ha koll på och förstå dina egna siffror är grunden till en gynnsam affärsutveckling. Så automatisera på ett sätt som istället ger dig ökad kontroll på siffrorna och underlagen.
Det finns de som tror att automatisering innebär att systemen ersätter hjältarna på ekonomi. Att det ersätter behovet av redovisningskonsulter helt och hållet. Så kan det vara för vissa organisationer, men för det mesta är dessa påståenden felaktiga. Det är svårt för ett system idag att ensamt analysera informationen och skapa det beslutsunderlag du behöver för att lyfta verksamheten till nästa nivå. Det behöver du kollegorna på ekonomi till.
Inget system kan övervaka och implementera ändringar i regelverket som påverkar dig och som kan bli kostsamma om de blir fel. Det behöver du experter till. Så värdet ligger i ett system som kombinerar automation med mänsklig intelligens. Dina egna proffs på ekonomiavdelningen som bidrar med analys, planering och affärutveckling kombinerat med kunniga externa experter är det som hjälper dig att maximera affärsvärdet från systemet.
Vill du se hur automatiserad bokföring kan göra det svåra enkelt i din organisation? Ladda ner vår roadmap för att komma igång redan idag.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Du kan blunda och tänka att det inte gäller just din bransch eller din verksamhet. Du kan tycka att din roll är extra viktig för organisationen, eller att ditt bolag är unikt, men har du verkligen råd att inte reflektera djupare över vad som kan komma? Det kan nämligen innebära att du inte finns imorgon. Begreppet automatisera eller dö kan inte symboliseras starkare än genom att belysa den konkurs som flygjätten Thomas Cook genomgår. Resenärers köpmönster och beteenden har uppenbarligen ändrats och det har gått ganska snabbt. Att boka resan via onlinetjänster är en självklarhet för de flesta konsumenter och ändå höll bolaget fast vid många fysiska butiker och manuella processer. Det kostade dem framtiden. Är du beredd att ta den risken?
I en helt digital och automatiserad ekonomilösning sker alla moment automatiskt då systemen är integrerade med varandra och oberoende av mänsklig interaktion. Som CFO, redovisningsekonom eller annan anställd på ekonomiavdelning eller redovisningsbyrå behöver du därför fundera över vilka kompetenser du behöver imorgon och även hur era roller utvecklas i takt med att fler manuella steg sköts av datorer. Ekonomiavdelningens roll och insikter är viktiga och kommer att fortsätta vara viktiga hur mycket vi än digitaliserar. Men ni ska göra annat än de manuella arbetsmoment som många sitter med idag. Både ekonomiavdelningen och leverantörer av redovisningstjänster måste automatisera eller dö! Hur hårt det än låter…
Men det handlar inte om att robotar tar över alla jobb. Det handlar om att låta systemen göra manuella mellansteg idag så att du kan lägga tid och fokus på att se till att ni finns imorgon. Din kompetens ska nyttjas till att analysera de beslutsunderlag som systemet tar fram åt dig, mer eller mindre automatiskt. Din kompetens ska nyttjas till att dra slutsatser, ge kloka råd, anpassa regelverk efter bransch, göra prognoser och planera för tillväxt. Inte till att registrera enskilda affärshändelser eller skapa manuella bokföringsunderlag. Inte heller till att hantera Excelfiler med släpande underlag som inte alltid ger en korrekt bild ens. Sluta med det – time is money!
Så tänk igenom vad du ska lägga tiden på när automatiseringen väl frigör tid åt dig. Om du lägger tiden på rätt saker, som skapar värde, så kommer ingen robot att ersätta dig – de kommer att hjälpa dig att må och prestera bättre! Se därför systemet som din digitala assistent istället för ett hot. Vilka svåra (och ibland) tråkiga uppgifter vill du lägga på din digitala assistent och på vilka områden behöver du utvecklas?
Skulle projektuppföljning, kvittohantering, lön och fakturering vara områden som du vill ska skötas mer effektivt med hjälp av automatisering? Bra! Det skulle frigöra massa tid för dig och din organisation. En viktigt fråga innan du kan komma igång. Hur ser era interna processer ut idag? Detta är nämligen kärnan i automatisering. Varför? Jo, för att automatisering kommer från digitalisering. Och digitalisering i sin tur bygger alltid och utan några som helst undantag på välfungerande processer. Här finns inga genvägar eller undantag och din framgång beror på ditt ledarskap. Du som CFO bär ansvaret för att se till att ni har välfungerande processer som en grund för att faktiskt kunna automatisera och överleva.
Är din bokföring händelsestyrd idag? Sluta med det! Om du är ute efter att arbeta mer effektivt och säkert, med stöd av automatisering, så måste din bokföring vara process-styrd. Först då har ni möjlighet att följa med i utvecklingen och även dra nytta av den teknik som finns idag och kommer att utvecklas framöver.
För att kunna digitalisera ekonomifunktionen fullt ut måste du först och främst bestämma dig för att du vill förändras. Det är lätt att svara ja för att omvärlden kräver en digitalisering. Det är förvisso en bra morot, men det kommer inte att räcka när det blir skakigt längs vägen. En förändringsresa kräver mod, uthållighet och en stark vilja. Så bestäm dig för om du verkligen vill förändra eller inte och var beredd på konsekvenserna oavsett ditt val. När du är redo ska du satsa på följande tre nycklar för att lyckas hämta hem affärsvärdet av en digital ekonomifunktion.
1. Ledarskap och förändringsledning. Inget skepp vänds av en ensam ledare, du behöver få med dig alla på resan. Här spelar ledarskapet en avgörande roll för er framgång. För att lyckas digitalisera ekonomiavdelningen måste du veta var ni befinner er idag, vart ni vill befinna er imorgon och tydligt kommunicera ut syftet med förändringen. Varför ska ni införa automatiserad bokföring? Vad innebär det för medarbetarnas vardag? Och vad är risken om ni inte gör det?
2. Processer, processer och åter processer. Utan processer kan du inte automatisera. Rucka aldrig på kravet av välfungerande interna processer. Det är processerna som lägger grunden till en automatiserad bokföring och det är processerna som gör att ni kan växa och skala verksamheten.
3. Använd experterna till rätt sak. Ett system kan göra de allra flesta transaktioner mer effektivt och korrekt än vi människor. Med välfungerande processer i grunden minimeras risken för fel och du kan fokusera på kontroll, analys och utveckling. Men utan rätt kompetens, intern såväl som extern, får du på sin höjd ut halva värdet av investeringen. Du jobbar digitalt och effektivt ja, men det är experterna som kan hjälpa dig att analysera och göra något vettigt av underlagen som systemet tar fram åt dig. Så använd systemet till repetitiva manuella steg och lyft värdet på ekonomipersonal och redovisningskonsulter som de experter på ekonomi de i de allra flesta fall är.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Åsikter kring huruvida man behöver spara kvitton eller inte har historiskt gått isär och kan ha misstolkats även av de som utger sig för att vara experter. BFN har slog i maj 2017 fast följande: ”om den anställde har betalat affärstransaktionen med egna medel eller med kort som han eller hon är betalningsskyldig för saknar betydelse för vad som ska användas som verifikation.
För att undvika detta administrativa merarbete gäller att använda en digital bokföringstjänst/kvittoapp som klarar av BFN:s skärpta krav.
Det är lätt att inse att den som väljer fel lösning riskerar att skapa något av ett administrativt helvete eftersom det kommer att kräva rejält med merarbete. De flesta av oss vet hur bökigt det är med kvitton som ligger lite överallt när det är dags att göra redovisningen till ekonomiavdelningen. I takt med att regelverk och digitala standarder förbättrar möjligheterna att hantera precis allt digitalt kommer förutsättningarna bli bättre men än så länge begränsas vi och andra leverantörer av behovet av att spara fysiska kvitton på ett eller annat sätt, säger Olle Rydqvist, som är CEO på Kleer.
Nedan följer därför ett kort förtydligande av vad som faktiskt gäller.
Var noggrann om att be om direkt faktura istället för att betala med kortnär du står i kassan och skall betala med ditt kort för en dator som skall bekostas av Kleer, så skall du direkt i kassan be om en faktura utställd till Kleer, annars riskerar Kleer att inte få avdrag för den ingående momsen.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Jag inser att det finns en stor rädsla för framtiden bland många som arbetar med redovisning.
Allt mer av det traditionella manuella redovisningsarbetet sköts av datorer som både tycker det är roligt, kan arbeta dygnet runt och dessutom göra det mer effektivt än vad som är möjligt för en människa. Det påverkar redan många redovisningskonsulters vardag och kommer att förändra deras arbetsuppgifter rejält de kommande åren.
Jag hoppas att jag genom mitt engagemang och min kännedom om vad som sker i utvecklingen kan hjälpa branschen att hänga med och ligga i absoluta framkant. Värdet av redovisnings- och lönekonsulternas kompetens måste lyftas ut ur administrationsfacket och in i framtiden, berättar Olle Rydqvist, medgrundare och VD på Kleer.
Kleer har sedan starten 2011 växt med 50% per år, blivit DI Gasell senaste tre åren och tagit in SEB som delägare tidigare i år. När detta skrivs har Kleer 100 anställda, varav de flesta är ekonomer och utvecklare. Kombinationen av hög servicenivå från dedikerade redovisningskonsulter, ett egenutvecklat system och förståelse för vad ett system klarar av är enligt dem själva en nyckel till framgången.
Det är viktigt att förstå att det krävs rätt strukturer för att på allvar förändra traditionell och manuell redovisning. Det ställer krav både på det interna ledarskapet hos de företag som vill förändra hur de arbetar och på oss som leverantörer, som arbetar med att utveckla den teknik och de processer som gör det möjligt.
Våra redovisningsekonomer arbetar inte på samma sätt som på en traditionell redovisningsbyrå. De har tillgång till stöd och strukturer som gör det möjligt att minimera all form av handpåläggning. De kan därmed lägga mer kraft på att kontrollera så att allt stämmer och fokusera mer på våra kunders behov av stöd och rådgivning.
Lön- och redovisningskonsulter måste helt enkelt planera för att använda sina kunskaper för analys och rådgivning i större utsträckning och lägga mindre fokus på manuellt administrationsarbete.
Jag anser att vi som driver den tekniska utvecklingen framåt behöver ta ett ansvar för att lyfta värdet av lön- och redovisningskonsulternas kunskap så att både branschkollegor och kunder förstår varför personer med rätt kunskap är en enorm styrka när alltmer sköts av systemen, avslutar Olle Rydqvist.
Kleer används av fler än 700 företag med mellan 5-600 anställda och har omkring 17.000 användare. Redovisningsbyrån har kontor i stockholm, Malmö och Göteborg men hjälper tjänsteföretag i hela landet.
Kleer är en komplett tjänst för företagets ekonomi med ett egenutvecklat system som sköter traditionella ekonomiprocesser på automatik. Specialister på redovisning och system ingår som rådgivare och support, allt till ett fast pris per månad.
Om ett företag säljer timmar, fasta arvoden eller digitala tjänster så går det att automatisera det mesta av den löpande administrationen. Tjänsteföretag med 5-500 anställda är huvudsakliga målgruppen.
Exempel på branscher:
Genom att kombinera vår egen mjukvara med dedikerade redovisningskonsulter och utvecklingsteam kan vi ta ansvar för hela ekonomiprocessen, helt utan mellanhänder. Det gör att vi kan automatisera mer än andra system- och redovisningsleverantörer och leder till att både CEO:s, CFO:s, företagsledningar och myndigheter får rätt information och rapporter snabbare och än vad som annars är möjligt.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Vi kan börja med att se tillbaka över året, vad har egentligen hänt hittills? Den absolut största lönerelaterade nyheten var att arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI) kickade igång och ersatte KU10, det vill säga den kontrolluppgift som skulle lämnas in till Skatteverket vid årets slut. Nu skulle det istället rapporteras in varje månad vilket mottogs med blandade känslor. En del såg det som något nödvändigt ont och framför allt tidskrävande, men de allra flesta reagerade positivt på att nu kunna reda ut saker på en gång och inte behöva vänta ett helt år för att försöka rätta (och hitta!) fel retroaktivt.
En annan stor nyhet var att karensdagen skulle slopas och ersättas av det nya karensavdraget. Till en början verkade det lite komplicerat men när alla polletter tillslut trillat ner så drog många en lättnadens suck att det inte visade sig vara alltför stor förändring. Det kändes till och med lite spännande att få andra sätt att räkna sjukfrånvaro på.
Januari drog igång året och vi var mycket förväntansfulla på att se hur alla uppdateringar fungerade i skarpt läge. Vi hade gjort allt vi kunde – läst på, kodat om och testat. Skulle allt fungera fläckfritt? Hade vi missat något viktigt? Var det hanterbart eller skulle det dyka upp stora fel vi behövde åtgärda? Det var inte någon enkel uppgift men med facit i hand tycker vi själva att det har gått över förväntan. Framför allt har vi fått mycket positiv feedback från er kunder.
För dig som är Admin i Kleer: Efter att det nu gått några månader sedan AGI och karensavdraget blev aktuellt, hur känner du kring allt? Förhoppningsvis är du mer säker än vid årets början men finns det något som ligger och gnager som du gärna vill reda ut? Tveka inte på att höra av er till ansvarig konsult om det finns frågetecken, vi hjälper er gärna!
Varje månad betalas som bekant lönen ut. Det är oftast i samband med det man upptäcker fel som uppstått; ett slutdatum som uteblivit, föräldraledighet har hamnat på ett annat barn, semesterdagar har lagts in istället för sjukfrånvaro etcetera. Listan kan göras lång och vi får såklart inte glömma att det trots allt är mänskligt att fela. I många fall när dessa fel inträffar, och beroende på vad felet är, behöver vi nu i och med AGI gå tillbaka och deklarera om. Allt ska som nämnt redovisas per månad och därför kan det ta mycket tid när korrigeringar måste göras, både från er sida som behöver kontakta konsulten och förklara felet men även från vår sida som praktiskt ska få rätsida på allt igen.
En bra nyckel till att dessa fel undviks är att se över hur lönernas attestflöde ser ut. Ofta är det på grund av tidsbrist som man hafsar igenom lönerna och mer eller mindre hoppas på att allt är korrekt. Finns det kanske någon annan som är mer lämpad för uppgiften och som faktiskt kan ta sig tiden att sitta ned och gå igenom varje lönespecifikation, anställd för anställd? Det kan kännas tidskrävande men kommer snarare hjälpa än att stjälpa. Har ni listor ni går igenom med information som handlar om till exempel avslutsdatum, längre ledigheter eller månadslöneuppdateringar? Följer man dessa är chansen stor att fel upptäcks i god tid.
För dig som är Admin i Kleer: Att arbeta förebyggande är A och O. Som du säkert hört är det bättre att fråga en gång för mycket än en gång för lite så tveka inte på att kontakta ansvarig konsult när något är oklart. Det är bättre att reda ut frågetecken på en gång än att behöva rätta och på så vis sparar det tid för alla. Dessutom, attestflödet kan alltid tas upp till diskussion för att se om det går att förbättra än mer!
Semester är något de allra flesta ser som bra, något att se fram emot. En tid att pausa allt, byta miljöer och kunna ladda batterierna. När man sedan återgår till arbetet vill man inte börja med att mötas av en felaktig lönespecifikation där semesterdagarna blivit helt fel. Det blir en mycket tråkig överraskning och inget roligt sätt att starta hösten på. Felet kan bero på att de anställda omedvetet har rapporterat fel semesterperiod, glömt att lägga in kompletterande föräldraledighet eller helt enkelt tagit ut för många eller för få semesterdagar enligt vad som var överenskommet.
Det kan även vara så att felet inte uppmärksammas alls utan kommer senare under året, lagom till när julledigheten närmar sig. Då stämmer kanske inte dagarna överens med verkligheten eftersom det råkade bli fel under sommarperioden. Kanske finns inte ens några dagar kvar för den anställde att ta ut eftersom man räknat fel tidigare?
För dig som är Admin i Kleer För att undvika detta dilemma kan en god idé vara att redan nu se över de anställdas lönerapporter – blev det verkligen helt rätt med semestern eller är det något som behöver korrigeras?
För att fortsätta på semesterspåret; tidigare i vår delade vi ett blogginlägg som handlade om rörlig lön och dess semesterersättning, hur tokigt det kan bli om anställda inte får vad de är berättigade. Om du inte redan läst det är en varm rekommendation att klicka dig in och göra det. Uppdatera dina kunskaper och se så att allt är i sin ordning!
Så ofta vi har möjlighet vill vi komma med tips och trix för att underlätta er vardag. Många kunder har efterfrågat detta och just därför slår vi nu ett slag för innevarande avdrag gällande föräldra- och tjänstledighet under längre perioder. För dig som inte känner till vad det är så innebär det att avdraget görs direkt i den månad det faktiskt avser. Vi har i dagsläget inte detta per automatik men i väntan på att det ska implementeras så vill vi upplysa om att det finns ett sätt att lösa detta med lite trixande. Att göra innevarande avdrag kan underlätta i många situationer och speglar faktiskt verkligheten bättre. Det minimerar dessutom risken för negativ slutlön i de fall den anställde väljer att avsluta sin anställning innan återgång i tjänst.
För dig som är Admin i Kleer: Känner du att innevarande avdrag kan vara aktuellt för er? Kontakta er ansvarige konsult så hjälper vi er med det administrativa.
Nu kickar vi igång den här hösten, eller vad säger du?!
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Tillsammans med SEB har vi utvecklat marknadens snabbaste integration för bankavstämning med SEB i ekonomisystemet. Företagsägare, CEO:s och CFO:s som är oroliga över om fakturorna betalats ser automatiskt i ekonomisystemet om och när det skett och har löpande kontroll över alla transaktioner på kontot.
Kontroll över cashflow är för många av våra kunder en stor stressfaktor och behovet av snabba korrekta beslutsunderlag är idag större än någonsin. Samhället i stort rör sig i ett annat tempo och så gör även företagen. Nu kan den automatiska avstämningen med SEB ske var 15:e minut istället för en gång per dag. Det gör det enklare att ha kontroll över vad som fakturerats och när pengarna kommer in. Vi hoppas det kan minska stressen för de redan hårt satsande företagsägare, CEO:s och CFO:s som borde kunna fokusera på annat istället. – Olle Rydqvist, CEO och medgrundare av Kleer.
Sedan tidigare pågår ett löpande innovationssamarbete mellan PE Accounting och SEBoch tidigare i år blev SEB delägare i PE Accounting. Målet är att tillsammans flytta fram gränserna för vad som går att göra för att underlätta livet för svenska företag. En rad möjliga tekniska innovationer är redan under utveckling och kommer släppas löpande under året.
För oss som bank är det nödvändigt att vara där våra kunder är. Det är en förutsättning för att vi ska vara relevanta och driva utvecklingen framåt. Vi satsar därför stort på att finnas i ekonomisystemet och med Kleer kan vi göra det snabbare än med någon annan. Vi frågade en lång rad företagsägare och VD:ar varför de loggade in i banken trots att vi uppdaterade siffrorna direkt mot Kleer en gång per dag och fick klart och tydligt höra att mer frekventa uppdateringar var viktigt för dem, därför blev det här en del i vår utvecklingsplan. – Fredrik Ljungblad, Segment Manager SME, Corporate Market SEB.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Traditionell redovisning blir i takt med att företaget växer allt mer resurskrävande och ett kostsamt tillväxthinder. För väldigt många företag är bokföringen ofta mer eller mindre inaktuell och framförallt svår att använda som underlag för att ta beslut. Vi har kommit väldigt långt men det krävs stora förändringar för att helt bygga bort onödig administration. Med SEB som delägare kommer systemutveckling som annars kan ta lång tid kunna ske tillsammans på ett effektivare sätt. Vi ökar helt enkelt innovationskraften till fördel för våra gemensamma kunder. — Olle Rydqvist, CEO och medgrundare av Kleer.
Målet är att skapa nya generationens ekonomitjänster. Kunden vill enkelt veta vad som händer i företaget här och nu. Det är möjligt först när olika aktörer öppnar upp för samarbeten.
Som bank måste vi idag vara innovativa, ständigt omvärdera traditionella processer och fokusera mycket på hur vi kan tillföra mer värde. Kleer har sedan starten 2011 gjort just detta. De har satsat precis allt på att automatisera manuell administration och frigöra så mycket tid som möjligt för entreprenörer och företagsledningar. Tillsammans kan vi kombinera våra fördelar som bank med innovationskraften och tekniken hos Kleer som banbrytande ERP-system, vi blir helt enkelt bättre för våra kunder när vi arbetar tillsammans. – Fredrik Ljungblad, Segment Manager SME, Corporate Market, SEB.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
