– De som lyckas optimera flödet och, i så hög utsträckning som möjligt, automatisera manuella mellansteg från rapporterad konsulttimme till kronor och ören på banken är morgondagens vinnare i konsultbranschen, säger Damir Pepic, CGO på PE Accounting.

– Enligt en undersökning som gjordes av Novus under våren 2020 har Corona påskyndat digitaliseringen och utvecklingen hos många svenska företag. Många konsultbolag har mer eller mindre tvingats att genomföra förändringar som tidigare tog flera år på bara några veckor. Det är bra! Det tvingar konsultbolag att se över processer och flöden för att kunna automatisera så mycket som möjligt. Det i sin tur frigör tid till att fokusera på att vinna fler uppdrag, rekrytera rätt talanger och behålla nyckelkompetens samt påverka rörelsemarginalen. Faktorer som är helt avgörande för konsultbolag. Därför är automatisering det nya svarta inom konsultbranschen och många konsultbolag har redan påbörjat resan, forsätter Damir.

– Revolutionen har dock inte skett över en natt. Utvecklingen har varit på gång under lång tid för att nu att ta enorma kliv framåt med omvärldens förändringar. Vi ser idag bland annat helt automatiserade processer för komplex koncernredovisning, något som inte kunnat göras tidigare. Så komplettera digitaliseringsgarderoben med en en mer modern och automatiserad ekonomiprocess, det är nämligen så det kommer att se ut framöver, avslutar Damir.

De konsultbolag vi har träffat hittills har alla haft följande gemensamma utmaningar där automatiserad ekonomilösning varit en stor del av lösningen:

• Beläggning och uppföljning i realtid- som konsultchef vill du kunna se beläggningsgraden på varje konsult för att kunna planera uppdragen framåt, men också för att kunna ha koll på marginalen per konsult. Att ha tidsredovisning, fakturering och redovisning i ett och samma system med automatiserade flöden däremellan gör det lätt att konvertera en konsulttimme till pengar på banken, utan att ha massa manuella mellansteg. Ni kan automatiskt ta betalt för varje konsulttimme, fördela intäkterna, hantera ersättningsmodeller, styra projekten och följa debiteringsgraden i realtid. Dessutom finns det en mobilapp så att konsulterna kan tidrapportera när som helst, var som helst.

• Projektredovisning-  som projektledare eller controller på ett konsultbolag vill du kunna ha koll på marginalerna för varje projekt. Du vill dessutom ha denna överblick i realtid så att du kan agera snabbare och öka förutsättningarna för ökad lönsamhet i projektet. Återigen blir lösningen att samla projektredovisningen i samma system som fakturering och redovisning för att kunna automatisera i så hög grad som möjligt. Du kan styra behörigheten i respektive projekt baserat på antingen aktiviteter, priser eller projektmedlemmar. Prissättningen i ett automatiserat system är flexibel och kan utgå från exempelvis aktivitet eller konsult, eller till och med en kombination av båda. Det ska givetvis även finnas möjlighet att följa såväl fastprisprojekt som löpande konsultuppdrag.

• Utlägg och kvitton- de flesta konsultbolag har en hel del administration kring utlägg och kvittoredovisning. Genom att automatisera processen kan konsulten fota och skicka in kvitton via en mobil app och sedan låter ni bokföringen sköta sig själv där utgifter förknippas med specifika projekt. Med företagskort kopplade till enskilda personer, och utlägg som automatiskt betalas på nästkommande lön, får du full kontroll över alla utgifter. I realtid, dessutom.

• Rekrytering och lön- konsulterna är kärnverksamheten i ett konsultbolag. Att lyckas attrahera nya medarbetare är en stor utmaning för konsultbolag. En annan utmaning är givetvis att ett ökat antal medarbetare skapar en större administration för ekonomifunktionen och lönehanteringen. Ju mer ni automatiserar här desto mindre manuella mellansteg krävs vid lönehantering. I en automatiserad lösning är lönen en naturlig del av de ekonomiska processerna. Därför genereras löneunderlag och specifikationer automatiskt, så att ni kan få en total översikt innan utbetalning. Systemet skickar också in kontrolluppgifter, mailar lönespecifikationer, reglerar semesterskulder och uppdaterar rapporter. Allt som krävs är ett klick.

 Innan vi använde PE Accounting var vår redovisning personberoende och det krävdes en hel del manuell administration för att ha kontroll över alla siffror. Med många konsulter och en omfattande verksamhet blir det till exempel väldigt många fakturor som ska stämmas av mellan konsulten, slutkunden och oss på Berotec centralt.

 

Tillsammans med PE Accounting kom vi fram till att det här måste gå att automatisera på något sätt. Det var helt enkelt nödvändigt för att vi skulle få kontroll över allt som sker och ägna alla resurser åt att ta hand om våra konsulter och hitta rätt uppdrag. – Åsa Söderbergh, COO på Berotec. 

Vill du också ta kontroll över flödet från en konsulttimme till pengar på banken i realtid? Vill du lägga mindre tid på manuell administration och mer på era konsulter och verksamheten? Då är det dags att dyka in i framtiden och automatisera det som går. Många konsultbolag har redan börjat resan… gör det du också!