Att attestera faktura – vad betyder det?

Att attestera en faktura innebär att du som ansvarig granskar och godkänner fakturan innan den går vidare till betalning. Det är ett viktigt steg i företagets fakturahantering, där du kontrollerar att beloppet stämmer, att varan eller tjänsten är levererad och att köpet är motiverat. Attesteringen fungerar som en skyddsmekanism mot felaktiga utbetalningar och bidrar till intern kontroll. I den här artikeln går vi igenom vad det innebär att attestera en faktura, varför det är viktigt och hur du kan förenkla processen i vardagen. 

Attestering av fakturor är en grundläggande del av internkontrollen i ett företag. Det är genom att granska och godkänna varje faktura som du säkerställer att företagets pengar används på rätt sätt. Här är några anledningar till varför det är så viktigt att attestera fakturor:

• Fånga upp fel i tid – kanske har fakturan fel belopp, eller så har varorna inte levererats.

• Minska risken för dubbla betalningar – särskilt viktigt om flera personer hanterar fakturor.

• Förebygg bedrägerier – genom att kontrollera vem som skickat fakturan och vad den avser.

• Säkerställa budgetdisciplin – du kan enkelt se om utgiften är planerad och godkänd.

Tydliga rutiner för att attestera fakturor är av största vikt för både stora och små verksamheter för att hålla koll på ekonomin. 

Vem som får attestera fakturor beror i regel på företagets interna rutiner och attestordning. Ofta är det chefer, projektledare eller andra ansvariga personer som har rätt att attestera fakturor inom sitt kostnadsområde eller för specifika inköp. Det kan också finnas olika nivåer av attest, där till exempel mindre belopp får godkännas av en teamledare, medan större belopp kräver attest från ekonomiavdelningen eller vd.

Att ha en tydlig och dokumenterad attestordning är viktigt för att undvika oklarheter och misstag. Det säkerställer att rätt person tar ansvar för att granska och godkänna fakturorna, vilket minskar risken för obehöriga betalningar. I mindre företag kan det räcka med att en person godkänner fakturorna, medan större organisationer ofta har flera steg i attestflödet.

Att tydligt kommunicera vem som har rätt att attestera vad – och under vilka omständigheter – gör fakturahanteringen både säkrare och mer effektiv.

Processen att attestera en faktura ser lite olika ut beroende på om du arbetar digitalt eller med pappersfakturor. I grunden består den av tre steg:

1. Granska innehållet – Kontrollera att uppgifterna stämmer. Är beloppet rätt? Gäller det något företaget faktiskt har beställt? Har tjänsten/varan levererats?
    
2. Godkänna fakturan – När allt är i sin ordning, godkänner du fakturan genom att signera den – digitalt eller fysiskt.

3. Skicka vidare till bokföring/betalning – Fakturan skickas till ekonomiavdelningen eller registreras i ett ekonomisystem för betalning.

I digitala system kan hela attesteringen göras direkt i datorn eller mobilen, vilket gör processen både snabbare och säkrare.

Många företag väljer idag att använda ett digitalt system för att attestera fakturor. Det har flera fördelar:

• Du får en tydlig överblick över vilka fakturor som väntar på godkännande.

• Du kan enkelt se vem som har attesterat vad, och när.

• Du minskar risken för manuella fel, borttappade papper och försenade betalningar.

Med Kleer får du tillgång till ett smart och automatiserat elektroniskt system för fakturahantering, där attesteringen är en naturlig del av processen. Det gör det enkelt att hålla koll på allt – oavsett om du är ensamföretagare eller jobbar i ett större team.

Det finns ingen lag som säger exakt när en faktura måste attesteras, men i praktiken bör det alltid ske innan den bokförs eller betalas. Det är vanligt att företag sätter en intern tidsgräns – exempelvis att fakturor ska vara attesterade inom 5–10 arbetsdagar efter mottagande. Det är också ett krav från god redovisningssed att alla utgifter ska vara korrekt verifierade och godkända.

Vad är god redovisningsed?

God redovisningssed innebär att företag ska följa vedertagna principer, normer och praxis när de sköter sin bokföring och redovisning. Det handlar alltså om att följa både lagar (som bokföringslagen) och rekommendationer från exempelvis Bokföringsnämnden eller branschpraxis – så att redovisningen blir korrekt, jämförbar och tillförlitlig.

Vill du slippa krångel med manuella rutiner? Med Kleer får du ett komplett system för fakturahantering, löner och ekonomi – där attestering av fakturor är enkelt, tydligt och säkert. Driver du eget företag eller arbetar du som ekonomiansvarig i ett större bolag? Då kan smarta digitala lösningar från Kleer göra din vardag både smidigare och mer effektiv. 

1. Vad betyder attestera faktura?

Det innebär att du godkänner en faktura för betalning, efter att ha granskat att allt stämmer.

2. Måste man attestera alla fakturor?

Det är inte lagkrav, men det är starkt rekommenderat som del av företagets interna kontroll. 

3. Vem får attestera fakturor?

Det bestäms av företagets interna rutiner – ofta är det chefer, projektledare eller ekonomiavdelningen.

4. Kan man attestera fakturor digitalt?

Ja, många använder digitala system där attesteringen sker direkt online, vilket är både säkrare och snabbare.