Elektronisk fakturahantering
Elektronisk fakturahantering med effektivt stöd av automatisering.
Marknadens mest automatiserade elektroniska fakturahantering gör fakturahantering smidig och sömlöst. Få stenkoll på cashflow, leverantörsreskontra och resultaträkning i realtid utan att behöva logga in i banken. Med automatiserade processer av hela fakturaflödet – från det att fakturorna kommer in, till att de tolkas, bokförs och stäms av med banken, har du alltid kontroll.
Med Kleer får du tillgång till
Klicka dig vidare för att läsa mer om varje enskild funktion.
Leverantörsfaktura
Leverantörsreskontra som matchas & betalas automatiskt
Få stenkoll på cashflow, leverantörsreskontra och resultaträkning i realtid utan att behöva logga in i banken. Med automatiserade processer av hela fakturaflödet – från det att fakturorna kommer in, till att de tolkas, bokförs och stäms av med banken, har du alltid kontroll.
Skippa papper och trötta kuvert
Både digitala och pappersfakturor hanteras direkt i vårt system. Alla pappersfakturor går via vår scanningscentral, tolkas och arkiveras. I systemet stämmer en ekonom av så att de förslag systemet gjort stämmer samt konterar, så att du slipper all pappershantering.
Logga inte in i banken
Gör alla betalningar direkt i systemet, och få in betalningskvittensen automatiskt i bokföringen. Du slipper dessutom kontrasignering eftersom vårt system är kopplat direkt till banken.
Uppdaterade siffror
Vilka av månadens alla fakturor är betalda? Och vad kommer dras på kontot kommande bankdag? Vårt system uppdateras i realtid och det är lätt att hitta den information du söker, ända ned på detaljnivå.
Effektiva processer
Behörighetsstyrning, attestkedjor, vidarefakturering av kostnader och möjlighet att koppla leverantörsfaktura till kundfaktura – allt det, och mycket mer, tar vårt system hand om så att du kan jobba ännu effektivare.
Integrationer till de större bankerna och öppet API för att automatisera mer
Vårt system är kopplat direkt mot de större bankerna, bankgirocentralen och skatteverket. Ni kan dessutom skapa egna integrationer mot vårt API, hämta data via SQL eller använda någon av våra integrationspartners. Fråga gärna om ni vill veta vad som är möjligt.
Boka demo
Vill du veta mer?
Vi är riktigt bra på att hjälpa tjänsteföretag med fler än 5 anställda och uppåt och har fler än 2 000 kunder och 20 000 användare. Fyll i formuläret så hör vi av oss inom kort för ett första samtal.
Är du redan kund hos Kleer och har frågor? Kontakta då din ekonomiansvariga på företaget i första hand, eller din kontaktperson på Kleer i andra hand som hjälper dig med din fråga.
För att vi ska kunna kontakta dig utifrån din förfrågan behöver vi dina uppgifter. Du har rätt till att få veta vilka uppgifter vi lagrar om dig, du har även rätt att begära att vi raderar dina uppgifter. Läs mer om det i vår Integritetspolicy.
Kort sagt är det hela processen för att hantera dina leverantörsfakturor digitalt, från att de kommer in tills att de är betalda och arkiverade. Det är ju faktiskt hela kedjan som räknas, inte bara en enskild del. Processen börjar när en faktura landar hos dig – oavsett om det är som papper, PDF via mejl eller som en riktig e-faktura. Målet är att helt eliminera manuellt pappersarbete och få en digital och spårbar kedja för varje enskild faktura. Det här är en central del i att skapa det papperslösa kontoret.
En komplett lösning för leverantörsfakturahantering innefattar flera steg. Först kommer fakturan in och fångas upp av systemet, antingen via fakturascanning eller en digital inkorg. Därefter sker en tolkning där systemet läser av och förstår informationen, föreslår kontering och skickar den vidare i ett fördefinierat attestflöde. Rätt person får en notis om att godkänna kostnaden. När fakturan är slutattesterad skickas en betalfil automatiskt till banken och allt bokförs korrekt i ditt affärssystem. Hela denna fakturaprocess blir sökbar, transparent och tillgänglig via fakturor i molnet, vilket ger dig full kontroll oavsett var du befinner dig.
Vad är elektronisk fakturahantering?
Den största och mest uppenbara fördelen är ju tidsbesparingen. Du och dina medarbetare slipper lägga tid på att manuellt hantera papper, jaga attester och knappa in uppgifter i bokföringssystemet. Genom att automatisera fakturahantering frigör du tid som kan läggas på kärnverksamheten istället. För ett kunskapsintensivt bolag, som ett konsult- eller SaaS-företag, är den tiden extremt värdefull. Dessutom minskar risken för mänskliga fel, som felaktig kontering eller att en faktura betalas dubbelt. Systemet håller koll på allt och flaggar för avvikelser.
En annan, minst lika viktig, fördel är kontrollen och transparensen. Med en digital fakturahantering vet du exakt var varje faktura befinner sig i processen. Du kan direkt se vem som har den för attest, vilka som är förfallna och vilka som är på väg att betalas. Det skapar ett spårbart och säkert workflow. Kostnadseffektiviteten är också tydlig. Du sparar inte bara in på arbetstid, utan även på porto, papper och arkiveringsutrymme. För bolag med komplexa projekt eller olika kostnadsställen blir det dessutom mycket enklare att få en korrekt och omedelbar överblick över företagets kostnader, vilket underlättar budgetering och finansiell planering.
Vilka fördelar finns med digital fakturahantering?
Fakturatolkning är tekniken som gör det möjligt för ett system att läsa och förstå informationen på en faktura. Det finns i huvudsak två vägar det här går till, och det beror på vilket format fakturan kommer i. Den vanligaste metoden för pappers- och PDF-fakturor är OCR-tolkning. OCR står för Optical Character Recognition och är en teknik som omvandlar text i en bildfil till maskinläsbar data. Systemet skannar av fakturan, identifierar fält som leverantörsnamn, fakturanummer, belopp och förfallodatum och extraherar den informationen. Bra system använder också AI för att bli smartare över tid; om du korrigerar ett tolkningsfel en gång kommer systemet ihåg det till nästa gång en liknande faktura från samma leverantör dyker upp.
Den andra, och betydligt bättre, metoden är när du tar emot en äkta e-faktura, till exempel i format som Svefaktura eller via nätverket PEPPOL. En e-faktura är inte en bild, utan en datafil (ofta i XML-format) som är strukturerad från början. Informationen är redan uppmärkt och klar. Då behövs ingen ”tolkning” på samma sätt som med OCR, eftersom data överförs direkt från leverantörens affärssystem till ditt. Detta eliminerar i princip alla risker för tolkningsfel och är den mest effektiva och säkra metoden. Denna direkta kommunikation mellan system kallas ibland för EDI (Electronic Data Interchange) och är målet för en helt automatiserad fakturaprocess.
Hur fungerar tolkning av fakturor?
Många tror att en PDF-faktura som skickas via e-post är en e-faktura, men det är det inte. En PDF är egentligen bara en digital bild av ett pappersdokument. För att ditt system ska kunna förstå innehållet måste det, som vi nämnde tidigare, använda OCR-teknik för att tolka texten. Det fungerar oftast bra, men det finns alltid en liten risk för felläsningar. Man kan se en PDF som ett digitalt brev; du har sparat portot, men någon måste fortfarande öppna det, läsa det och manuellt (eller med hjälp av OCR) mata in informationen i ett annat system. Det är en inskannad faktura i digitalt format.
En riktig E-faktura är något helt annat. Den skickas som en strukturerad datafil, exempelvis en XML-fil, direkt mellan två ekonomisystem. Det finns ingen bild att tolka, bara ren data som är perfekt formaterad för att läsas av en dator. Det garanterar att all information, som artikelrader, moms och referenser, blir 100 % korrekt överförd. Standarder som Svefaktura och det europeiska nätverket PEPPOL ser till att alla system ”pratar samma språk”. För ett efaktura företag är detta den heliga graalen eftersom det möjliggör en helt sömlös och automatiserad hantering från ankomst till betalning, utan manuella steg eller risk för tolkningsfel.
Vad skiljer en PDF-faktura från en e-faktura?
En bra lösning för elektronisk fakturahantering är aldrig en isolerad ö. Den måste kunna kommunicera sömlöst med ditt befintliga bokföringssystem eller ERP-system. Integrationen är helt avgörande för att få till ett automatiskt flöde. När en faktura har passerat hela attestflödet och blivit slutgodkänd, ska den inte behöva hanteras manuellt igen. Istället skapar fakturahanteringssystemet en färdig verifikation baserad på den kontering och attestinformation som finns.
Denna verifikation skickas sedan automatiskt över till ditt affärssystem via en säker integration, ofta ett API. Resultatet blir att din leverantörsreskontra uppdateras i realtid utan att någon behöver sitta och knappa in samma uppgifter en gång till. Detta minskar administrationen drastiskt och säkerställer att din bokföring alltid är uppdaterad och korrekt. En välbyggd integration tar också hänsyn till din specifika kontoplan, kostnadsställen och projektnummer, vilket är extra viktigt för konsult- och SaaS-bolag som ofta behöver detaljerad uppföljning på projektnivå.
Hur integreras fakturahantering med bokföringssystemet?
Ja, det är betydligt säkrare än manuell hantering av pappersfakturor. Ett modernt, molnbaserat system för elektronisk fakturahantering har flera lager av säkerhet. För det första handlar det om åtkomstkontroll. Du kan styra exakt vem som får se, hantera och attestera vilka fakturor baserat på roller och attestregler. Detta minskar risken för obehörig åtkomst och internt bedrägeri. Pappersfakturor som ligger på ett skrivbord kan ju vem som helst se.
För det andra är all data spårbar. Systemet loggar varje enskild händelse – när en faktura kom in, vem som öppnade den, vem som konterade den och vem som attesterade den, komplett med tidsstämplar. Denna revisionshistorik är guld värd vid en revision och gör hela processen transparent. Slutligen handlar det om arkivering. Digital arkivering i en säker molntjänst skyddar mot brand, vattenskador och stöld, samtidigt som det uppfyller lagkraven enligt bokföringslagen. Dina fakturor är krypterade, säkerhetskopieras regelbundet och är alltid tillgängliga när du behöver dem, vilket gör det till en mycket robust och säker lösning.