Att skicka fakturor är en central del av företagandet. Oavsett om du driver en enskild firma eller ett aktiebolag behöver du kunna skapa fakturor som uppfyller lagkrav och ger ett professionellt intryck. Med en väl utformad fakturamall blir det enklare att fakturera korrekt och effektivt. 

En fakturamall är en fördefinierad mall som innehåller alla nödvändiga fält och uppgifter som en faktura ska innehålla enligt lag. Den hjälper dig att skapa professionella fakturor snabbt och korrekt, även om du är ny på området. Genom att använda en fakturamall säkerställer du att varje faktura är komplett, följer gällande regler och innehåller all information som dina kunder och Skatteverket förväntar sig att se. 

Enligt Skatteverkets regler ska en faktura innehålla följande uppgifter: 

• Fakturadatum: Datumet då fakturan skapas. 

• Fakturanummer: Ett unikt och löpande nummer. 

• Affärshändelsen: Datum då fakturerad vara/tjänst levererats. 

• Säljarens uppgifter: Namn, adress, org. nummer och momsregistreringsnummer. 

• Köparens uppgifter: Namn och adress. 

• Varor eller tjänster: Beskrivning av vad som sålts, vilken mäng, omfattning och art. 

• Belopp: Pris per enhet före moms, för varje momssats och totalt belopp. 

• Moms: Momsbelopp och tillämplig momssats. 

• Betalningsvillkor: Till exempel 30 dagar netto. 

Att använda en färdig fakturamall innebär många praktiska fördelar – särskilt för dig som vill spara tid, minska risken för misstag och skapa ett mer professionellt intryck. Här är några av de största fördelarna: 

Tidsbesparande: Med en fakturamall slipper du skapa varje faktura från grunden. Istället fyller du bara i de aktuella uppgifterna, resten finns redan på plats. Det här är särskilt värdefullt när du skickar många fakturor eller har återkommande kunder. 

Minskad risk för fel: Fakturamallar innehåller alla obligatoriska fält enligt Skatteverkets krav, vilket minimerar risken att du glömmer något viktigt, som moms, betalningsvillkor eller korrekt fakturanummer. Du behöver inte fundera på vad som ska stå med, det är redan förutbestämt. 

Professionellt intryck: En enhetlig och snygg layout gör att dina fakturor ser genomarbetade och pålitliga ut. Det signalerar seriositet och struktur, vilket stärker ditt varumärke och bygger förtroende hos dina kunder. 

Enkel arkivering och uppföljning: När alla fakturor följer samma format blir det mycket enklare att organisera, arkivera och följa upp dem vid behov. Det underlättar både din egen bokföring och kommunikationen med exempelvis revisor eller redovisningsbyrå. 

Vill du göra det ännu smidigare? Med Kleers smarta helhetslösning med ekonomi- och lönesystem ingår marknadens mest automatiserade faktureringsprogram gör fakturahantering smidig och sömlöst. 

Det finns flera resurser online där du kan ladda ner en fakturamall gratis. Dessa mallar finns ofta i olika format som PDF, Word eller Excel. 

Fakturamall i PDF

En fakturamall i PDF-format är ofta ifyllnadsbar och lätt att använda. Du kan fylla i uppgifterna direkt i dokumentet och sedan spara eller skriva ut det. Detta format är särskilt användbart om du vill skicka fakturan digitalt. 

Fakturamall i Word eller Excel

Om du föredrar att anpassa layouten eller lägga till egna fält kan en fakturamall i Word eller Excel vara ett bra val. Dessa format ger större flexibilitet men kräver också att du själv räknar ut moms och totalsummor, om inte mallen är förprogrammerad för det. 

Här är ett enkelt exempel på hur en faktura kan se ut: 

Företagsnamn
Adress
Organisationsnummer
Momsregistreringsnummer 

Faktura till:
Kundens namn
Adress 

Fakturanummer: 2025-001
Fakturadatum: 2025-05-11
Förfallodatum: 2025-06-10 

Summa exkl. moms: 10 000 kr
Moms (25%): 2 500 kr

Totalt att betala: 12 500 kr 

Att använda en fakturamall gör faktureringsprocessen både enklare och säkrare. Du sparar tid, minskar risken för fel och ser till att alla fakturor innehåller de uppgifter som krävs enligt lag. Oavsett om du väljer en fakturamall i PDF, Word eller Excel, eller använder ett digitalt faktureringssystem, är det viktigt att fakturan är tydlig, korrekt och ger ett professionellt intryck. 

För småföretagare och nystartade bolag kan det kännas överväldigande att hantera allt själv. Därför kan det vara en stor fördel att använda ett smart system som Kleer. Med Kleers automatiserade faktureringstjänst som är en del av vårt stora löne- och ekonomisystem får du tillgång till färdiga fakturamallar, digital hantering av kunduppgifter och smidiga kopplingar till bokföring – allt samlat i ett lättanvänt verktyg. Det gör att du kan lägga mindre tid på administration och mer på att driva ditt företag framåt.