Vilka uppgifter är obligatoriska på en faktura? Och hur var det nu med momsen? Fakturering och fakturahantering kan verka komplext, men med rätt kunskap och verktyg törs vi lova att det snart kommer att gå som en dans på rosor. I den här guiden går vi igenom allt du behöver veta för att hantera dina fakturor både effektivt och korrekt enligt gällande lagar och regler. Vi täcker allt från grunderna i vad en faktura ska innehålla till mer avancerade tips om hur du gör om du vill sälja vidare en faktura. Läs vidare för att upptäcka hur du enkelt kan frigöra både tid och resurser genom att förbättra ditt företags faktureringsrutiner.

Att fakturera innebär att man skapar och skickar fakturor för att formellt begära betalning för varor eller tjänster som har levererats. Fakturering regleras i Sverige av mervärdesskattelagen (momslagen) och bokföringslagen. Huvudregeln säger att alla näringsidkare ska fakturera för försäljning av momspliktiga varor eller tjänster, oavsett hur stort eller litet belopp det rör sig om. Men när du fakturerar är du inte bara i färd med att utkräva betalning från en kund, utan också med att dokumentera affärstransaktionen, vilket är nödvändigt av flera skäl. Fakturan fungerar till exempel som underlag när Skatteverket kontrollerar att rätt moms har tagits ut, och eftersom fakturor klassas som räkenskapsinformation måste de enligt bokföringslagen dessutom sparas i minst 7 år för framtida referens.

De svenska faktureringsreglerna gäller normalt vid försäljning av varor och tjänster inom Sverige, vid försäljning av varor och tjänster till ett annat EU-land, vid export av varor till länder utanför EU och vid försäljning av tjänster till länder utanför EU. Försäljning utanför Sverige är ofta momsfri, men köparen kan behöva betala moms i sitt eget land.

Läs mer om vilka regler och undantag som gäller vid försäljning till utlandet hos Skatteverket.

När du har levererat en vara eller tjänst bör du upprätta en faktura så snart som möjligt. Börja med att se till att du har korrekta uppgifter till både kunden och ditt företag. Därefter skapar du själva fakturan som ska innehålla specifika detaljer om de produkter eller tjänster som har levererats. Kontrollera att all information ser korrekt ut och skicka därefter fakturan till kunden, antingen digitalt via e-post eller e-faktura, eller i pappersform via vanlig post. Glöm inte att bokföra fakturan så att du kan redovisa momsen för Skatteverket.

De flesta företag använder sig av affärssystem där både faktureringsprogram och bokföringsprogram ingår. På så sätt automatiseras stora delar av processen vid fakturering och risken för mänskliga fel minimeras.

När du fakturerar är det viktigt att:

Dubbelkolla all information: Felaktigheter på fakturan kan leda till fördröjd betalning och ökad administration.

Följa lagar och regler: Det finns bestämmelser kring allt från fakturans utformning till hur och när den ska skickas.

Anpassa betalningsvillkoren: Betalningsvillkoren ska vara tydliga och rimliga samt anpassade efter både dina och kundens behov. Huvudregeln säger att små och medelstora företag ska få betalt inom 30 dagar.

Var tydlig: Gör fakturan så tydlig du bara kan för mottagaren. Det hjälper till att undvika missförstånd och främjar snabbare betalning.

Det finns inga regler för exakt hur en faktura ska se ut rent visuellt, däremot finns det många bestämmelser om vilka uppgifter den ska innehålla. En faktura bör vara tydlig, lättläst och organiserad. Sätt gärna företagets logotyp högst upp på fakturan så att mottagaren ser direkt vem som har skickat den. Kontaktuppgifter till företaget är också bra att ha med om mottagaren har några frågor. Fakturan bör också innehålla uppgifter om betalningsvillkor samt villkor om dröjsmålsränta, och också gärna uppgifter om att ditt företag är godkänt för F-skatt.

Om du inte använder ett affärssystem för att ställa ut fakturor finns det många fakturamallar du kan ladda ner gratis på internet.

En fullständig faktura ska innehålla flera obligatoriska uppgifter för att vara giltig:

• Datum för utfärdandet av fakturan
• Ett unikt fakturanummer
• Säljarens och köparens fullständiga namn och adress
• Säljarens momsregistreringsnummer (VAT-nummer)
• Köparens momsregistreringsnummer (om köparen är betalningsskyldig för momsen)
• Beskrivning av varorna eller tjänsterna
• Datum för varuleveransen eller utförandet av tjänsterna, alternativt datum för betalning om det rör sig om förskottsbetalning eller betalning à conto
• Pris per enhet och totalt pris
• Tillämpad momssats och momsbelopp

För mer utförlig information om varje punkt, se Skatteverkets hemsida.

Enligt GDPR (Dataskyddslagen) måste alla personuppgifter som behandlas eller lagras i samband med fakturering hanteras på ett sätt som skyddar individens integritet. Det innebär att personuppgifter på fakturor måste behandlas lagligt, rättvist och transparent.

Personuppgifter som ofta finns på fakturor är till exempel:

• För- och efternamn på kunden eller kontaktpersonen hos kundföretaget
• Adressuppgifter till både säljare och köpare
• E-postadresser och telefonnummer som används för kommunikation
• Personnummer eller organisationsnummer, speciellt i fall där individen är en enskild firma

För att säkerställa att dessa uppgifter hanteras korrekt enligt GDPR bör företag vidta följande åtgärder:

• Informera om dataskydd: Klart och tydligt informera kunder om vilka uppgifter som samlas in, varför de samlas in, och hur länge de kommer att lagras.
• Begränsa åtkomst: Säkerställa att endast behörig personal har åtkomst till fakturor och de personuppgifter de innehåller.
• Säker förvaring och överföring: Använda krypterade system för att lagra och överföra fakturor, speciellt när de skickas digitalt.
• Rätt till radering och rättelse: Ge individer möjlighet att få sina personuppgifter rättade eller raderade om de inte längre är nödvändiga för de ursprungliga ändamålen.

Tänk på att en faktura enligt bokföringslagen måste sparas i minst sju år, och därför inte kan raderas även om en kund begär det. Sträva därför efter att hålla personuppgifterna på dina fakturor så få som möjligt.

Det är inte i alla sammanhang som en fullständig faktura med samtliga uppgifter behövs. Två andra vanliga typer av fakturor som är bra att ha koll på är förenklad faktura och kreditfaktura.

En förenklad faktura används ofta vid mindre transaktioner. Enligt Skatteverkets riktlinjer får förenklade fakturor utfärdas vid försäljning där det totala fakturabeloppet inklusive moms inte överstiger ett visst belopp (för närvarande 4 000 kr). Förenklade fakturor måste fortfarande innehålla grundläggande information som säljarens momsregistreringsnummer, datum för utfärdandet, en beskrivning av varan eller tjänsten, samt totalbeloppet inklusive moms. Förenklade fakturor är bra för små företag eller vid mindre försäljningar eftersom de förenklar bokföringen och minskar mängden administration.

Kreditfakturan används när du behöver göra en justering av en tidigare utfärdad faktura. Det kan till exempel vara aktuellt vid returer, rabatter eller fel i den ursprungliga fakturan. En kreditfaktura ska innehålla en referens till den ursprungliga fakturan och tydligt specificera vilka poster som justerats samt de justerade beloppen. Genom att skicka en kreditfaktura ser du till att allt blir korrekt och enkelt att följa i bokföringen.

Som fakturautställare är det viktigt att ha tydliga och väldefinierade betalningsvillkor. Villkoren reglerar betalningsprocessen och hjälper till att förebygga missförstånd och försenade betalningar. Två viktiga fakturatyper att känna till kopplat till betalningsvillkor är räntefakturor och påminnelsefakturor.

En räntefaktura utfärdas vid en försenad betalning när det enligt avtal ska börja tillämpas ränta på det utestående beloppet. Räntefakturor är ett sätt för företag att kompensera för den förlorade tiden och de extra resurser som går åt när en betalning inte inkommer i tid. Räntesatsen som tillämpas bör specificeras i de ursprungliga betalningsvillkoren och måste följa gällande räntelagar. Det är viktigt att räntefakturan tydligt specificerar från vilket datum räntan börjar gälla, vilken räntesats som tillämpas och hur det totala räntebeloppet har beräknats.

En påminnelsefaktura, eller en betalningspåminnelse, är ett dokument som skickas till en kund som inte har betalat sin faktura inom den överenskomna tiden. Syftet med påminnelsefakturan är att formellt påminna kunden om den uteblivna betalningen och uppmana till snabb reglering av skulden. Påminnelsefakturan bör innehålla uppgifter om den ursprungliga fakturan, till exempel fakturanummer, datum och det utestående beloppet, samt eventuella påminnelseavgifter som har tillkommit enligt avtalets villkor. Ange ett nytt förfallodatum på påminnelsefakturan för att ge kunden en tydlig tidsram för när betalningen förväntas komma in.

E-fakturering är ett snabbt och säkert sätt att fakturera. E-fakturor både skickas och mottas digitalt, vilket ökar effektiviteten och minskar den administrativa bördan för både sändare och mottagare.

En e-faktura genereras i ett elektroniskt format som är kompatibelt med mottagarens system, vilket antingen kan vara ett affärssystem för företag eller en internetbank om kunden är en privatperson. E-fakturor skickas vanligtvis genom säkra och krypterade nätverk. Det är ett av de säkraste sätten att skicka fakturor både inom Sverige och till utlandet.

När en privatperson tar emot en e-faktura via sin internetbank kan den enkelt granskas och betalas direkt genom bankens e-tjänster. Företag som tar emot e-fakturor i sitt affärssystem kan automatiskt bokföra, verifiera och betala fakturan utan manuell inmatning, vilket minskar risken för mänskliga fel och förbättrar effektiviteten. Originalet sparas automatiskt i affärssystemet vilket gör det lättare att följa transaktioner och efterleva bokföringslagen.

Skillnaden mellan e-faktura och e-postfaktura ligger främst i överföringsmetoden och hur mottagaren hanterar fakturan:

• E-faktura: En e-faktura skickas i ett elektroniskt format direkt till mottagarens ekonomisystem eller internetbank. Redan när e-fakturan tas emot är den korrekt formaterad så att alla uppgifter är förifyllda hos mottagaren som bara behöver godkänna den för betalning eller bokföring.

• E-postfaktura: En e-postfaktura är en digital faktura (oftast i PDF-format) som skickas till mottagarens e-postadress. Mottagaren måste sedan manuellt öppna e-posten, ladda ner bilagan, och manuellt mata in uppgifterna i sitt bokförings- eller betalningssystem. Den här processen är mindre automatiserad och ökar risken för fel vid datainmatning samt förlänger tiden det tar att behandla fakturan.

Eftersom mycket av e-faktureringen sker automatiskt är det en effektivare, säkrare och mer kostnadseffektiv lösning jämfört med e-postfakturor, särskilt för företag som skickar många fakturor eller har både företags- och privatkunder.

• Sparar pengar: Du slipper kostnader för papper, utskrifter och porto. Mindre manuellt arbete innebär ytterligare kostnadsbesparingar.

• Mindre risk för mänskliga fel: Eftersom allt sköts digitalt minskar risken för fel som kan ske när man knappar in siffror för hand.

• Bra för miljön: Att använda e-fakturor minskar behovet av papper och är bättre för miljön.

• Säkrare: E-fakturor kan skyddas med kryptering, vilket gör dem säkrare mot bedrägerier.

• Lättare att hålla ordning: Digitala fakturor är enklare att spåra och arkivera. Det gör det lättare att spåra betalningar och hålla ordning i bokföringen.

• Allt är klart för mottagaren: Den som får fakturan har redan all information och behöver bara granska uppgifterna och betala.

• Inga extra avgifter för fakturering: Kunden slipper de där extra avgifterna som kan komma med pappersfakturor, vilket kan öka kundnöjdheten.

• Automatisk bokföring: E-fakturor kan ställas in så att de automatiskt jämförs med beställningar och leveranser. Detta minskar behovet av att manuellt hantera varje faktura.

• Mindre risk för fel: När informationen förs över elektroniskt och registreras direkt i systemet minskar risken för fel.

• Högre säkerhet: E-fakturor minskar risken för förfalskningar och bedrägerier. De hjälper också till att se till att ditt företag följer alla regler och standarder för fakturahantering.

• Bättre överblick över kassaflödet: Snabbare fakturaprocesser och en tydlig överblick över vilka fakturor som ska betalas eller redan är betalda gör det lättare att hantera företagets ekonomi.

• Effektivare revisioner: Med all fakturainformation digital och samlad på ett ställe går det enklare och snabbare att göra revisioner.

• Tidseffektivt: Du sparar tid eftersom du slipper lägga ner arbete på att själv sortera och arkivera pappersfakturor.

• Enkel uppdatering av data: Om prislistor och avtalsvillkor ändras kan e-fakturor uppdateras automatiskt.

Sedan april 2019 kräver svensk lagstiftning att alla leverantörer till offentlig sektor måste skicka e-fakturor. Denna reglering infördes för att standardisera och effektivisera faktureringsprocessen inom offentlig sektor, vilket ska leda till kostnadsbesparingar, snabbare betalningsprocesser och minskad miljöpåverkan. Lagstiftningen bygger på ett EU-direktiv som syftar till att främja digitaliseringen av den offentliga upphandlingen över hela Europa.

Lagen gäller alla leverantörer som har avtal med offentlig verksamhet, däribland statliga myndigheter, kommuner, landsting och vissa offentligt ägda bolag. Kravet gäller oavsett hur stort belopp fakturan avser.

E-fakturor som skickas till offentlig sektor måste uppfylla vissa tekniska standarder som säkerställer att de kan hanteras automatiskt i de offentliga systemen. I Sverige används formatet PEPPOL BIS Billing 3.0, vilket är kompatibelt med PEPPOL-nätverket som används för säker elektronisk dokumentöverföring inom Europa. Det innebär att fakturorna ska skickas i ett strukturerat elektroniskt format som enkelt kan tolkas och bearbetas av mottagarens system. PDF-fakturor uppfyller inte kraven för e-faktura. Läs gärna mer hos Myndigheten för digital förvaltning (DIGG).

Som privatperson får du inte fakturera någon utan att vara godkänd för F-skatt, vilket du normalt blir när du har en enskild firma. Det går däremot att fakturera utan att ha ett eget företag genom att använda sig av ett så kallat egenanställningsföretag.

Egenanställningsföretag fungerar nästan som en arbetsgivare. De sköter faktureringen, betalar ut din lön och ser till att skatter och arbetsgivaravgifter betalas. Under tiden kan du koncentrera dig på ditt arbete och dina uppdrag. Det här kan vara en bra lösning för frilansare, konsulter eller dig som vill testa en affärsidé innan du bestämmer dig för att starta eget företag. Tänk på att välja en seriös aktör och läs på så att du förstår vilka avgifter som tillkommer för att använda tjänsten. De flesta egenanställningsföretag tar ut en sorts provision på några procent av den totala summan du fakturerar.

I Sverige är ROT- och RUT-avdragen två populära skattereduktioner som erbjuds för att stimulera privat konsumtion av hushållsnära tjänster och byggtjänster. Om ditt företag tillhör någon av de branscher som kan ta betalt enligt reglerna för ROT och RUT finns det vissa regler för hur fakturorna ska utformas som du behöver känna till.

ROT-avdraget  är avsett för arbete som utförs i eller nära bostaden, och riktar sig till både villaägare och bostadsrättsinnehavare. Kunden kan få en skattereduktion som motsvarar 30 procent av arbetskostnaden. Sedan juli 2024 är taket för ROT-avdrag höjt, och kunden kan numera få upp till 75 000 kronor i skattereduktion per person och år. För att ha rätt till avdraget måste arbetet utföras på en fastighet som kunden själv äger eller är bosatt i.

RUT-avdraget omfattar hushållsnära tjänster såsom städning, barnpassning, trädgårdsarbete och andra liknande tjänster. Det ger en skattereduktion motsvarande 50 procent av arbetskostnaden upp till 75 000 kronor per person och år.

För att en faktura ska vara giltig för ROT- eller RUT-avdrag måste den innehålla specifik information som bekräftar att villkoren för avdraget uppfylls:

• Namn på företaget som har utfört arbetet.
• Uppgifter om att utföraren har F-skatt.
• Kundens personnummer. Det här behövs för att Skatteverket ska kunna verifiera att personen har rätt till skattereduktion.
• Specifikation av utfört arbete. För ROT specificeras vilken typ av renovering eller byggarbete som utförts, och för RUT vilken typ av hushållstjänst som tillhandahållits.
• Var och när arbetet utfördes. Om arbetet avser ett ROT-arbete ska fastighetsbeteckning eller bostadsrättsföreningens organisationsnummer och det aktuella lägenhetsnumret framgå.
• Fördelning av kostnader. Material och andra kostnader som inte är arbetskostnader, till exempel resekostnad eller framkörningsavgift, ska anges separat eftersom endast arbetskostnaden är avdragsgill.
• Fakturans totalbelopp exklusive och inklusive moms. Momsens storlek och procentsats ska också framgå.
• Skattereduktionens storlek.

Glöm inte att på förhand avtala med din kund om vad som gäller om Skatteverket avslår din begäran om utbetalning av det avdragsgilla beloppet, till exempel om kunden inte har rätt till hela skattereduktionen.

Factoring innebär att ett företag belånar eller säljer sina fakturor till en tredje part (en så kallad factor) för att snabbare få in betalningar, istället för att vänta på att kunderna ska betala inom den vanliga betalningsfristen.

• Namn på företaget som har utfört arbetet.
• Uppgifter om att utföraren har F-skatt.
• Kundens personnummer. Det här behövs för att Skatteverket ska kunna verifiera att personen har rätt till skattereduktion.
• Specifikation av utfört arbete. För ROT specificeras vilken typ av renovering eller byggarbete som utförts, och för RUT vilken typ av hushållstjänst som tillhandahållits.
• Var och när arbetet utfördes. Om arbetet avser ett ROT-arbete ska fastighetsbeteckning eller bostadsrättsföreningens organisationsnummer och det aktuella lägenhetsnumret framgå.
• Fördelning av kostnader. Material och andra kostnader som inte är arbetskostnader, till exempel resekostnad eller framkörningsavgift, ska anges separat eftersom endast arbetskostnaden är avdragsgill.
• Fakturans totalbelopp exklusive och inklusive moms. Momsens storlek och procentsats ska också framgå.
• Skattereduktionens storlek.

Glöm inte att på förhand avtala med din kund om vad som gäller om Skatteverket avslår din begäran om utbetalning av det avdragsgilla beloppet, till exempel om kunden inte har rätt till hela skattereduktionen.

Factoring är en finansieringslösning där företag säljer sina utestående fakturor till ett factoringföretag, vanligtvis en bank eller ett finansbolag, för att omedelbart få tillgång till kontanta medel motsvarande en stor del av fakturans värde. På så sätt slipper man problemet med långa betalningsfrister och får snabbare tillgång till kapital. Factoringföretaget tar också över ansvaret för att driva in betalningarna från kunderna, vilket innebär mindre administration för företaget som sålt eller belånat fakturan.

Fakturaköp innebär att ett företag säljer sina fakturor till ett factoringbolag. Företaget får då omedelbart betalt en procentandel av fakturans totala värde beroende på avtal och kundens kreditvärdighet. Resterande värde, minus en avgift för själva factoringtjänsten, betalas till företaget när kunden slutligen betalar fakturan. Factoring kan antingen vara med regress, där företaget fortfarande ansvarar för eventuella obetalda fakturor, eller utan regress, där all risk överförs till factoringbolaget.

Fakturaköp utan regress innebär att företaget säljer sina fakturor till ett factoringföretag utan att behöva ta ansvar för kundens eventuella uteblivna betalning. Istället tar factoringbolaget på sig all risk för att kunden inte fullföljer sin betalning. Det kanske låter som ett lockande alternativ att själv slippa risken, men det kan också innebära högre avgifter på grund av den ökade risken som factoringföretaget tar på sig.

I motsats till fakturaköp utan regress innebär fakturaköp med regress att företaget behåller risken för kundens icke-betalning. Det betyder att om kunden inte betalar fakturan måste företaget betala tillbaka de förskottsbetalningar det mottagit från factoringbolaget. Denna form av factoring är vanligtvis billigare än fakturaköp utan regress eftersom risken för utebliven betalning fortfarande ligger på företaget som säljer fakturan.

Fakturabelåning är en annan form av factoringtjänst, men med vissa skillnader i hur transaktionen hanteras. Fakturabelåning innebär att man använder företagets utestående fakturor som säkerhet för ett lån. En fördel med det är att företaget fortsatt äger de fakturor som har belånats, vilket bland annat innebär att eventuella påminnelseavgifter eller tillkommande räntor om fakturan inte betalas går till företaget. En annan fördel är att det ofta är lättare att belåna fakturor än att få ett traditionellt banklån.

Factoring är särskilt vanligt i branscher med långa kredittider, till exempel byggbranschen, där företagets kunder kan kräva betalningsvillkor på 60 dagar och uppåt. Då kan det ibland bli nödvändigt att sälja eller belåna fakturor för att klara de löpande kostnaderna i verksamheten. Lånet hjälper företaget att uppnå omedelbar likviditet och kan användas för att till exempel betala leverantörsfakturor, plötsliga utgifter eller göra investeringar för att växa.

Fakturahantering avser hela processen för mottagande, hantering och betalning av fakturor inom ett företag. Det kan innefatta allt från att skanna och digitalisera inkommande pappersfakturor till att säkerställa att alla fakturor blir korrekt bokförda i affärssystemet och betalda i tid. En väl fungerande fakturahantering är viktig för att hålla ordning på företagets ekonomi och för att upprätthålla goda relationer med leverantörer och kunder.

Mottagande av fakturor: Ett företag tar ofta emot fakturor på flera olika sätt, som via e-post, post eller direkt i ett digitalt system. Alla dessa fakturor behöver samlas in och förberedas för nästa steg.

Skanning och digitalisering: Om fakturan inte redan är digital så skannas den in i systemet. Detta innebär att informationen på pappersfakturan överförs till digital form. Vissa system kan använda AI för att automatiskt läsa av och sortera informationen.

Kontroll och bokföring: Fakturainformationen granskas för att säkerställa att allt stämmer, som till exempel belopp och mottagare. Sedan bokförs fakturan i företagets ekonomisystem. Det här steget kan automatiseras så att det går snabbare och minskar risken för fel.

Godkännande: Innan betalning måste fakturan godkännas. Det kan innebära att en chef eller ansvarig person granskar och godkänner kostnaderna. I vissa system skickas fakturan automatiskt till rätt person för godkännande.

Betalning: När fakturan är godkänd genomförs betalningen. Betalningsvillkoren, som hur snabbt leverantören ska betalas, är ofta förutbestämda och fakturan betalas enligt dessa villkor.

Arkivering: Slutligen arkiveras den betalda fakturan för framtida referens och som bevis på betalning. Detta är viktigt för att efterleva bokföringslagen och för att företagets ekonomiska historia ska kunna granskas vid behov.

Hela den här processen kan förstås göras manuellt, men de flesta företag har idag digitaliserat sin fakturahantering och använder en elektronisk lösning med automatiserad skanning och datautvinning. Genom att automatisera flera av stegen i den här processen kan företag spara tid, minska risken för fel och förbättra sin ekonomiska översikt.

Hos oss på Kleer ingår ett helautomatiserat faktureringsprogram och ett elektroniskt fakturahanteringssystem som delar i vår helhetslösning med affärssystem och ekonomiteam. Läs mer om våra tjänster här.

Grattis, du har nu tagit dig igenom hela vår guide om fakturering och fakturahantering! Vi har gått igenom allt du behöver veta för att sköta dina fakturor på bästa sätt. Du har lärt dig om allt från de grundläggande kraven på hur en faktura ska se ut och vad den måste innehålla till hur de senaste digitala lösningarna kan göra hela faktureringsprocessen enklare och mer effektiv.

Fakturering handlar inte bara om att kräva betalning från kunder – det är också en viktig del i att hålla ordning i företagets bokföring och efterleva olika lagar och regler. Här har vi tittat på allt från hur lokala momsregler till internationella bestämmelser för e-fakturor påverkar hur du ska hantera dina fakturor.

Med hjälp av digital teknik kan företag idag minska risken för mänskliga fel, spara tid och pengar samt bli mer miljövänliga. Genom att automatisera fakturaprocessen går det att göra hela fakturahanteringen snabbare, säkrare och mer tillförlitlig.

Oavsett om du precis har startat ditt företag eller jobbar på ekonomiavdelningen i en större organisation hoppas vi att denna guide har gett dig de verktyg och kunskaper du behöver för att skapa en effektiv faktureringsrutin enligt konstens alla regler.