Viktiga datum för lönekörning – när ska lönen betalas ut?

För den som jobbar med löneadministration blir dagarna innan löneutbetalning ofta stressiga. Det är dags för lönerna att betalas ut, men underlagen är inte helt klara. Någon har rapporterat sent, ett avdrag saknas eller en chef har ännu inte hunnit godkänna tiden.

När hela löneprocessen är beroende av att allt blir klart i sista stund blir varje försening snabbt ett problem. Små missar kan leda till sena korrigeringar, extra administration och i värsta fall felaktiga löner.

I den här artikeln går vi igenom vad som styr när lönen betalas ut, vad du behöver tänka på i planeringen och vad som händer när tidsplanen inte håller.

Det finns inget lagkrav på exakt vilket datum lönen ska betalas – men det finns regler om att lönen ska betalas ut i rätt tid och i enlighet med anställningsavtal eller kollektivavtal.

I praktiken betyder det att du som arbetsgivare behöver följa det datum som avtalats med de anställda. Har ni satt den 25:e som löneutbetalningsdag är det också då lönen ska finnas på kontot. Har du kollektivavtal gäller de regler som avtalet specificerar.

Det vanligaste i Sverige är att lönen betalas ut en gång i månaden, oftast runt den 25:e eller den sista bankdagen i månaden, men det kan variera. Vissa bolag betalar den 20:e, andra den sista. Det viktigaste är egentligen inte vilket datum du väljer, utan att processen bakom fungerar tillräckligt bra för att du ska kunna hålla det varje månad.

En lönekörning är processen där du sammanställer underlaget för alla anställda – arbetade timmar, frånvaro, semester, övertid, bonusar och utlägg – och beräknar vad var och en ska ha betalt. Sedan skickas utbetalningen till banken och lönespecifikationerna till de anställda.

I många bolag sker det här under de sista dagarna innan lönen ska betalas ut. Det gör att hela processen ofta blir väldigt beroende av att alla rapporterar rätt information i tid.

För den som ansvarar för lönekörningen är det sista dagarna innan utbetalning de mest intensiva. Allt ska samlas ihop, kontrolleras och godkännas inom ett ganska kort tidsfönster innan lönen skickas till banken.

Det fungerar ofta bra så länge allt går enligt plan. Problemet är att verkligheten sällan gör det.

Någon rapporterar sent. Ett utlägg saknas. En chef missar att godkänna tid. En anställd upptäcker ett fel dagen innan utbetalning.

När hela månaden hanteras i ett enda moment blir även små avvikelser stressiga. Resultatet blir ofta sena korrigeringar, extra administration och i vissa fall löner som behöver rättas i efterhand.

Om lönen inte betalas ut på avtalat datum bryter arbetsgivaren mot anställningsavtalet. Det kan i vissa fall leda till krav på dröjsmålsränta eller andra arbetsrättsliga konsekvenser.

Men ofta är det de praktiska konsekvenserna som märks först.

Medarbetare hör av sig direkt när lönen saknas eller inte stämmer. Det skapar oro, extra administration och påverkar förtroendet för arbetsgivaren.

I många fall handlar problemet inte om att bolaget saknar pengar, utan om att själva löneprocessen blivit för sårbar.

En bra utgångspunkt är att planera baklänges från löneutbetalningsdatumet.

Om lönen ska betalas ut den 25:e behöver banken vanligtvis få lönefilen senast dagen innan. Det innebär i sin tur att alla underlag behöver vara kontrollerade och godkända innan dess.

En vanlig tidsplan kan därför se ut ungefär så här:

• 3–5 dagar innan utbetalning: sista dag för medarbetare att rapportera avvikelser
• 2 dagar innan: chefer godkänner underlagen
• 1 dag innan: lönefil skickas till banken

I mindre bolag går det ofta att hantera lönekörningen relativt manuellt. Men när verksamheten växer förändras förutsättningarna snabbt.

Fler medarbetare innebär fler avvikelser, fler frågor och fler godkännanden. Samtidigt ökar kraven på att allt ska gå korrekt och snabbt till.

Det är också då många upptäcker att själva processen börjar bli problemet.

Traditionell lönehantering bygger ofta på att allt samlas ihop i slutet av månaden. Underlag skickas runt, frågor hanteras manuellt och en person blir ansvarig för att hålla ihop hela processen.

Kleer Payroll är byggt för att fungera annorlunda. Istället för att samla allt till ett datum växer lönen fram löpande under månaden. Anställda rapporterar direkt, chefer godkänner direkt och förändringar slår igenom direkt på lönen. Det gör att fel upptäcks tidigare och att mycket av arbetet redan är klart när lönen väl ska betalas ut.

Det innebär inte att utbetalningsdatumet försvinner. Lönen går fortfarande ut den dag den ska. Men stressiga dagar, panikrättningar och sena ändringar försvinner – arbetet har ju redan skett, löpande, under hela månaden.

Det är vad vi kallar Sveriges skönaste lönehantering. 

Boka en demo så visar vi hur lönekörning ska kännas.