Faktureringsprogram för konsult- och SaaS-bolag

Ett faktureringsprogram är ett digitalt verktyg som låter användaren skapa, skicka och hålla koll på fakturor. Det gör det lättare med återkommande fakturering, ifyllnad av kunduppgifter och hantera fakturadatumen. 

Ett faktureringssystem gör allting automatiskt åt dig, samtidigt som det ser till att alla lagkrav uppfylls. 

Moderna system är ofta en del av ett större ekonomisystem eller affärssystem. Det betyder att faktureringen är direkt kopplad till din löpande bokföring. När du skickar en faktura kan systemet automatiskt bokföra intäkten och momsen på rätt konton. Du kan skicka fakturorna som en PDF-faktura via e-post eller som en riktig elektronisk faktura, en så kallad e-faktura. Allt försett med korrekt bankgiro, plusgiro och ett OCR-nummer som underlättar administrativt när kunden betalar.

Den största fördelen med faktureringsprogram är tidsbesparingen. Jag minns själv hur det var att sitta och manuellt hantera allt. Med ett program försvinner risken för slarvfel, som fel moms eller dubbletter av fakturanummer. Du får en proffsigare framtoning med snygga och korrekta fakturor.

Den verkliga vinsten ligger i överblicken. Du ser direkt vilka fakturor som är obetalda, vilka som snart förfaller och hur mycket pengar som är på väg in. Det är faktiskt en trygghet.

Automatiseringen är en annan stor fördel. Systemet kan skicka ut påminnelser automatiskt när förfallodatum passerats. När det är dags för momsredovisning är alla siffror redan sammanställda. Du slipper sitta och summera fakturahögar i panik. Det är både kostnadseffektivt och minskar stressen.

En av kärnfunktionerna i Kleers ekonomisystem är tidrapportering och projektrapportering. Du eller dina anställda kan enkelt registrera arbetade timmar i en mobilapp eller via datorn. Tiden kopplas direkt till en specifik kund och ett projekt. När det sedan är dags att fakturera hämtar du bara upp den orapporterade tiden för projektet och skapar en faktura med en detaljerad specifikation. Det minimerar dessutom risken att du glömmer att fakturera för utfört arbete.

Processen i vårt system för fakturering är designad för att vara så enkel som möjligt. Du börjar med att skapa faktura. Då väljer du en kund från ditt kundregister, eller skapar en ny. Sedan lägger du till fakturarader. Här kan du antingen skriva fritt eller hämta färdiga produkter och tjänster från ditt artikelregister. Systemet räknar automatiskt ut momsen och totalsumman. När du är nöjd väljer du hur du vill skicka faktura, oftast som PDF via mejl. När kunden har betalat kan du enkelt registrera betalning, antingen manuellt eller automatiskt om du har en bankkoppling. Behöver du korrigera något skapar du en kreditfaktura med ett par klick.

Ja, det finns flera program som erbjuder en "freemium"-modell. Det innebär att grundläggande fakturering är gratis, men med vissa begränsningar, som ett maximalt antal kunder eller fakturor per månad (ofta 10 stycken). För att få tillgång till fler funktioner som bankkoppling eller automatisk bokföring behöver man alltid uppgradera till betalversionen.

Nej, det finns inget lagkrav på att använda just ett faktureringssystem. Däremot finns det regler kring hur en faktura ska se ut enligt lag, och faktureringsprogrammet ser till att allt är korrekt. 

Ja, det går att byta faktureringsprogram mitt i året. De flesta program låter dig exportera din data, kundregister, artikelregister och fakturajournaler. Ofta kan man exportera en så kallad SIE-fil som innehåller all bokföringsdata, vilken sedan kan importeras till det nya systemet. Det kan kräva lite arbete, men det är fullt möjligt.

Vårt ekonomisystem inkluderar bokföring, lönehantering, kvittohantering, utläggshantering, koncernkonsolidering, rapportering, fakturering, projektrapportering, tidrapportering, företagskort, koncerngemensamma projekt och finansiering. Dessutom kan systemet integreras med de flesta företagsbanker och en app finns för bättre användarvänlighet.

Alla företag gynnas av faktureringsprogram. Ett enkelt faktureringsprogram är nästan ett måste för ett litet företag. Det är där administrationen ofta blir en flaskhals. Konsulter, hantverkare, frilansare och små organisationer har enorm nytta av att samla allt på ett ställe. Även större bolag drar fördelar av faktureringsprogram eftersom mindre pengar då behöver läggas på administration.

Systemen är dessutom alltid skalbara. Du kan börja med en enkel lösning och sedan växa in i ett mer komplett bokföringsprogram eller affärssystem när verksamheten expanderar.

Den första nackdelen är att faktureringsprogram kommer med en kostnad. Dock värt att nämna är att manuell administration också kostar pengar. En annan nackdel för många är att företagets administration är “inlåst” på faktureringsprogrammet. Det kan göra att kostnaden ökar i takt med att du skalar upp, och då är det svårt att byta ekonomisystem.

Det finns också en liten inlärningströskel. Även om de flesta program är användarvänliga tar det en stund att sätta sig in i allt och få in sina rutiner. Du blir också beroende av en tredjepartsleverantör och deras molntjänst.