Att byta affärssystem är sällan ett impulsbeslut. För de flesta bolag är det snarare något man skjuter framför sig. Här går vi igenom fem vanliga anledningar att inte byta affärssystem, men också varför det kan vara värt att ta steget till en ny ekonomilösning.

För många företag innebär ett byte av affärssystem stora implementationer, långa avtal och komplexa projekt som äter upp både tid och energi. Kanske har du själv tidigare varit med om implementationer som dragit ut på tiden, krävt externa konsulter och blivit betydligt dyrare än planerat.

Osäkerheten är ofta större än nyttan i stunden:

• Hur lång tid kommer det ta?
• Vad händer om något går fel?
• Kommer verksamheten att stå still under bytet?

När affärssystemet dessutom är affärskritiskt blir risken ännu tydligare. Ett misstag kan påverka löner, fakturering och rapportering. Då är det inte konstigt att man väljer att hålla fast vid det man känner till, även om det inte är optimalt.

I många bolag finns inget akut haveri. Bokföringen blir gjord. Lönerna betalas ut. Rapporterna går att få fram, även om det tar tid. Problemet är snarare att mycket sker manuellt, i Excel eller genom speciallösningar som byggts på över tid.

Men eftersom det “går” att lösa uppgifterna blir smärtan ofta osynlig:

• Extra administration ses som normalt
• Sena rapporter accepteras som vardag
• Ekonomifunktionen blir en flaskhals snarare än ett stöd

När problemen smyger sig på gradvis är det svårt att peka på en tydlig brytpunkt. Det känns enklare att leva med frustrationen än att starta ett förändringsprojekt.

I bolag med tillväxtambitioner är tid ofta den mest begränsade resursen. Ledning och nyckelpersoner behöver fokusera på kunder, försäljning, rekrytering och strategi. Ett systembyte konkurrerar direkt med sådant som upplevs som mer affärskritiskt.

Ett affärssystem påverkar hela organisationen: ekonomi, chefer, projektledare och ibland hela teamet. Bara tanken på workshops, tester, datamigrering och utbildning kan göra att beslutet skjuts upp till senare.

Problemet är att senare ofta blir nästa år – och året därpå.

Förändring kostar inte bara tid, utan även energi i organisationen. Nya system innebär nya arbetssätt, nya vyer och nya rutiner. Även om förändringen är positiv på sikt kan den skapa osäkerhet på kort sikt.

Många ledare tänker:

• “Vi har redan tillräckligt mycket förändring”
• “Vi vill inte tappa fart”
• “Det här kan skapa motstånd hos teamen”

Därför väljer man ibland stabilitet framför förbättring. Att inte röra upp något alls upplevs som det mest skonsamma alternativet även om det innebär att ineffektiva processer lever kvar.

När man väl tittar på marknaden upplever många att valet står mellan två ytterligheter:

• Enklare system + redovisningsbyrå, som ni redan håller på att växa ur

• Tunga affärssystem, som kräver omfattande implementation, egen ekonomipersonal och långa avtal

Mellanalternativet saknas ofta. Resultatet blir att inget känns som ett naturligt nästa steg. Ett byte känns antingen för litet för att lösa problemen eller för stort för att vara rimligt just nu. Då är det lätt att landa i status quo.

Det gemensamma för alla anledningarna ovan är att de är rationella på kort sikt. Men på längre sikt riskerar de att bli dyra. För varje månad som går med sen data, manuell administration och bristande insyn kostar det tid, fokus och beslutsförmåga.

Kleer är skapat för SaaS- och konsultbolag som befinner sig exakt här. För er som har vuxit ur enklare lösningar, men som inte vill ta klivet in i ett komplext ERP-projekt. I stället får ni ett allt-i-ett-system kombinerat med ett dedikerat ekonomiteam. Ekonomin speglar affären i realtid, administrationen minskar och fler i organisationen får insyn i siffrorna utan att ni behöver bygga en tung ekonomiavdelning.

Fördelar med Kleer:

• Modernt system – ett modernt system och tillgång till ett dedikerat ekonomiteam ger mindre administration och mer kontroll

• Allt-i-ett – bokföring, lön, projekt, tid, fakturering och rapportering i samma system

• Branschfokus – nyckeltal och logik för SaaS- och konsultbolag

• Insyn för hela bolaget – rätt siffror till rätt roller, i realtid

• Snabb implementation – snabb implementation utan externa konsulter

• Fast månadskostnad – inga överraskningar

• Perfekt för tillväxt – skalbart för tillväxt och koncerner

Att inte byta affärssystem kan kännas tryggt. Men att välja en lösning som faktiskt är byggd för hur ditt företag jobbar idag – och vill jobba imorgon – kan vara det som frigör både tid, ansvar och lönsamhet.

Boka en demo med oss så går vi igenom hur vi kan hjälpa dig med er ekonomihantering.