Automatiserad självfakturering

Självfakturering innebär att köparen av en vara eller tjänst utfärdar fakturan åt säljaren. Dokumentet ser ut som en vanlig faktura men det är tydligt markerat att det är en ”Självfaktura”. Denna faktura från köparen blir säljarens verifikation för försäljningen och köparens verifikation för inköpet. Processen bygger helt på att det finns ett i förväg upprättat faktureringsavtal mellan parterna. Utan ett sådant avtal är förfarandet inte juridiskt giltigt.

En typisk situation är när en underleverantör, till exempel en frilansande konsult, levererar tjänster till ett större företag. Istället för att konsulten skickar en faktura varje månad baserat på sin tidrapport, tar köparen emot tidrapporten som ett faktureringsunderlag. Köparen skapar sedan en självfaktura som specificerar de arbetade timmarna och den totala kostnaden. Denna skickas till konsulten för godkännande. Och när konsulten har godkänt den bokförs den som en vanlig faktura i båda bolagens redovisning. Detta effektiviserar administrationen avsevärt, särskilt när köparen hanterar dussintals eller hundratals liknande transaktioner.

För att självfakturering ska vara tillåtet och ha skatterättslig verkan måste flera krav enligt bokföringslagen och mervärdesskattelagen vara uppfyllda. Det mest grundläggande kravet är att det måste finnas ett skriftligt och bindande avtal om självfakturering mellan köparen och säljaren. Detta avtal måste ingås innan den första självfakturan utfärdas. Avtalet ska specificera villkoren och tydligt ange att köparen har rätt att upprätta faktura i säljarens namn.

Utöver avtalet måste det finnas en rutin där säljaren godkänner varje enskild självfaktura. Denna godkännandeprocess kan vara explicit, där säljaren aktivt måste godkänna dokumentet, eller tyst, där fakturan anses godkänd om säljaren inte invänder inom en viss tid. Oavsett metod måste processen vara tydligt definierad i avtalet. Fakturan i sig måste också innehålla all information som krävs av en vanlig faktura, plus texten ”Självfaktura”. Så länge dessa regler för självfakturering följs har dokumentet full juridisk giltighet precis som en traditionell faktura.

Godkännandeprocessen är central för att säkerställa att självfaktureringen fungerar korrekt och är rättvis för båda parter. Processen börjar med att säljaren levererar ett underlag för självfakturering till köparen. Detta kan vara en tidrapport, en försäljningsrapport eller annan data som ligger till grund för ersättningen. Köparen använder sedan detta underlag för att skapa en självfaktura.

När fakturan är skapad skickas den till säljaren. Nu startar själva godkännandet. Säljaren granskar fakturan för att säkerställa att den stämmer överens med det levererade underlaget. Stämmer allt kan säljaren meddela sitt godkännande, eller så kan processen förlita sig på tyst acceptans. Om säljaren upptäcker ett fel måste de omedelbart meddela köparen. Då ska köparen utfärda en kreditnota för den felaktiga fakturan och därefter skapa en ny, korrekt självfaktura. Modern automatisering i ett bra ekonomisystem kan hantera denna process elektroniskt, vilket minimerar manuellt arbete och risk för fel.

Det absolut viktigaste är faktiskt ett tydligt och bindande faktureringsavtal. Det här är inte något man bara kommer överens om muntligt. Ni måste ha ett skriftligt avtal på plats *innan* den första självfakturan skapas. I det avtalet måste det stå klart och tydligt att kunden får lov att utfärda fakturor för din räkning. Det måste också beskriva exakt hur du ska godkänna varje faktura.

Sedan måste det ju finnas en process för godkännande. Antingen måste du aktivt klicka ”godkänn” i något system, eller så kan ni avtala om att fakturan anses godkänd om du inte protesterar inom, säg, fem arbetsdagar. Allt detta måste vara specificerat. En plattform som Kleer Finance är byggd för att hantera just sådan affärslogik, så att avtal och godkännandeflöden finns inbyggda i systemet från start.

Det är egentligen inte så krångligt som det låter. När du har godkänt självfakturan från din kund så behandlar du den precis som en vanlig faktura som du själv hade skapat. Du bokför den som en kundfordran och en intäkt i din redovisning. Din kund, å sin sida, bokför den som en leverantörsskuld och en kostnad. Det blir alltså spegelvänt, precis som vanligt.

Det fina med ett modernt ekonomisystem är att mycket av detta kan automatiseras. När en självfaktura kommer in för godkännande i ett system som Kleer Finance, och du godkänner den, kan bokföringen ske automatiskt på rätt konton. Det säkerställer att ingenting faller mellan stolarna och att din redovisning alltid är uppdaterad i realtid. Du slipper alltså sitta och knacka in siffrorna manuellt.

Här ska du vara lite extra vaksam. Det är alltid du som säljare som är ansvarig för att momsen blir rätt, även om det är kunden som har skapat fakturan. Det är ditt organisationsnummer som står på dokumentet, och därmed ditt ansvar gentemot Skatteverket. Du måste kontrollera att kunden har använt rätt momssats och att beloppet stämmer.

Detta är en av de vanligaste fallgroparna. Man litar blint på att kunden gör rätt, men ett misstag från deras sida blir i slutändan ditt problem. Därför är det så viktigt att du har en rutin för att granska varje självfaktura noga. Med en partner som Kleer, där våra löne- och ekonomispecialister har koll på sådana detaljer, får du ett extra skyddsnät som säkerställer att din momsredovisning alltid blir korrekt.