Ett löneprogram är ett digitalt verktyg som automatiserar det administrativa av att betala ut lön, bokföra löner, skicka lönespecifikationer och hantera arbetsgivaravgifter. Det ser till att alla uppgifter som rör lönen blir korrekt.

Dagens system sköter allt från att skapa en korrekt lönespecifikation som kan skickas via Kivra, till att generera den arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI) som du måste skicka in till Skatteverket varje månad. Så istället för att du ska hålla koll på alla procentsatser och regler, gör programmet grovjobbet åt dig. Det är faktiskt en av de största tidsbespararna för ett litet företag.

Ja, i praktiken är löneprogram och lönesystem samma sak. Folk använder orden lite huller om buller. Om man ska vara petig så kan ett lönesystem uppfattas som en större och mer omfattande lösning, kanske ett integrerat system som täcker hela företagets ekonomi, medan ett löneprogram kan vara en mer avgränsad applikation. Oavsett om du söker på löneprogram eller lönesystem letar du efter ett verktyg för din löneadministration.

Ofta ser man också begreppet löneadministration system, vilket bara är en lite krångligare variant. Fokusera inte på namnet, fokusera på vad det kan göra för dig. Det viktiga är att hitta en lösning som passar just din verksamhet, oavsett om det kallas program eller system.

Kleer passar tjänstebolag, särskilt de med 5 till 500 anställda, och inkluderar allt från lönehantering och bokföring till rapportering och integrationer

Kleers löneprogram automatiserar lönehanteringen från utbetalning, till infromationshantering. Dessutom är allt integrerat med övriga funktioner i programmet, såsom elektronisk fakturahantering och bokföring. Det är ett webbaserat löneprogram, vilket betyder att du kommer åt det från datorn, mobilen eller paddan.

Säg att du är ute på lunch och betalar med företagskortet. Då tar du upp mobilen, fotar kvittot direkt i appen och registrerar det som ett utlägg. Borta är högen med skrynkliga kvitton. När det är dags för lönekörning i slutet av månaden finns allt redan på plats: arbetade timmar, frånvaro, utlägg och kanske traktamente.

Kleers löneprogram är lätt, enkelt och smidigt. Tanken är att du inte ska behöva vara ekonom för att kunna betala ut lön. De flesta system är väldigt användarvänliga med tydliga steg-för-steg-guider. Du lägger in dina anställda, väljer deras skattetabell och anger deras lön. Resten är i princip helt automatiserat.

Systemet håller själv koll på saker som semesterår och räknar ut semesterlöneskuld i realtid. När Skatteverket ändrar reglerna eller uppdaterar skattetabellerna, uppdateras programmet i bakgrunden utan att du behöver göra något. Så ja, vårt moderna löneprogram online är designat för att vara enkelt. Det är själva poängen.

Ett webbaserat löneprogram är betydligt lättare att använda än ett nedladdningsbart program. Ett lokalt installerat program som du har på en specifik dator känns som en kvarleva från en annan tid. Med ett molnbaserat, eller SaaS (Software as a Service) som det också kallas, får du enorma fördelar.

Du kan sköta lönerna från sommarstugan, på tåget eller hemma i soffan. Du behöver aldrig tänka på backuper, för det sköter leverantören. Programmet är alltid uppdaterat med de senaste lagarna och reglerna. Om din dator kraschar ligger all din data säkert i molnet. Ett webbaserat löneprogram är inte bara smidigare, det är också betydligt säkrare. Flera personer kan också arbeta i systemet samtidigt om det skulle behövas, vilket är omöjligt med en lokal installation.

Kleers löneprogram kostar 225 kr per månad och anställd. Payroll Plus ger dig utökade tjänster 325 kr per anställd.

Andra leverantörer tar betalt per funktion eller omsättning vilket ofta gör de dyrare i längden. 

Ja, det finns gratis löneprogram, men de är ofta “freemium”. Det betyder att de är limiterade till antal löner eller annat. Ofta saknas även mer avancerad funktionalitet och det är ofta endast fördelaktigt för små företag.

Det bästa löneprogrammet definieras av företagets storlek, behov och budget. Små företag gynnas ofta av enklare lösningar, medan stora företag eller bolag med många anställda, gynnas av kompletta ekonomisystem som Kleer.

Nischade löneprogram för specifika branscher är också värda att titta på. Dock endast om branschen har annorlunda regler eller krav, eftersom vanliga löneprogram annars gör jobbet.

Att outsourca lönehanteringen till en redovisningsbyrå är bekvämt, men dyrt. Du skickar bara in underlagen och de sköter resten. Du slipper tänka på tekniken och kan vara trygg i att en expert hanterar det. Nackdelen är att det kostar betydligt mer och du får sämre insyn i realtid.

Att använda ett eget löneprogram är billigare och ger dig full kontroll. Du kan göra en lönekörning när du vill och har alltid tillgång till all data. Med ett modernt och effektivt system är det dessutom inte särskilt svårt.

Ja, det går absolut att byta löneprogram mitt i året, men det kräver lite planering. Det smidigaste är såklart att byta vid ett årsskifte eller vid brytpunkten för företagets semesterår. Om du byter mitt i måste du flytta över all historik för innevarande år. Det handlar om kontrolluppgifter, utbetald lön, skatt, och framför allt den ackumulerade semesterlöneskulden för varje anställd.

Fördelarna är enorma med att använda löneprogram, särskilt för den som inte älskar administration. Först och främst sparar du otroligt mycket tid. Det som tidigare tog timmar blir gjort på minuter. För det andra minskar du risken för fel. Ett automatiserat system gör inga räknefel och ser till att du följer lagar och regler kring GDPR och löneutbetalning.

Du får också en mycket bättre överblick. Allt är samlat, från tidrapporter till digitala lönebesked. Det är säkert och du kan känna dig trygg i att känslig information hanteras korrekt. Och slutligen, det är skalbart. När ditt företag växer hänger systemet med utan problem.

Ett effektivt löneprogram sparar cirka 1 timmes jobb per anställd och månad. För en organisation på bara 40 anställda, blir det då en hel arbetsveckas tid som sparas in. Att stämma av timmar, räkna på skatter, manuellt skapa lönebesked och sedan knappa in allt i internetbanken och hos Skatteverket tar enorm tid i jämförelse med löneprogram.

Med ett löneprogram online finns all data redan där. Det är bara att göra lönekörningen, och sedan skickas AGI-rapporten iväg med ytterligare något klick. Tid är pengar, och här är besparingen enorm.

Även om det generellt ses som fördelaktigt att använda löneprogram, finns även några få nackdelar. Dels är det en kostnad, även om den förvisso är låg i jämförelse med tidsbesparingen. Dels kräver det inlärning, inläggning av företagsuppgifter, anställda och inställning. När allt väl är på plats i systemet sparar det dock enormt mycket tid vid varje löenkörning.

AGI (Arbetsgivardeklaration på individnivå) skapas automatiskt av programmet efter varje lönekörning. Med ett klick kan du skapa en fil som du laddar upp på Skatteverkets hemsida, eller så skickas den direkt via en integration. Du slipper då manuellt fylla i uppgifterna varje månad.