PE Accounting är stolt sponsor av Entreprenörsgalan 2020, en årlig tradition som hyllar Sveriges mest framgångsrika entreprenörer. I år direktsänds galan från Berns i Stockholm den 24 september och samlar över 300 deltagare.
Äntligen! Traditionsenligt sponsrar vi årets Entreprenörsgala som går av stapeln för 19:e året i rad och drivs av Founders Alliance!
I år kommer Entreprenörsgalan direktsändas från Berns i Stockholm den 24 september och samlar över 300 av Sveriges främsta bolagsgrundare för att fira entreprenörskapet och inspireras av varandra i sju lokaler i Malmö, Göteborg och Stockholm.
För att uppmuntra till långsiktigt ägande och uthållighet uppmärksammar Founders Alliance nytt från och med årets gala varje steg på entreprenörsresan. Utmärkelsen Årsringarna tilldelas de främsta grundarna i sex utvecklingsfaser; från den unga grundaren, genom alla faser av bolagets tillväxt, till den grundare som genom en livsinsats har utvecklat ett eller flera bolag, och som är en god förebild för andra grundare.
Vinnarna, män och kvinnor, i varje kategori utses under galadagen, av kvalificerade entreprenörer som juryledamöter, och tar emot priset Årsringarna i guld och silver på Entreprenörsgalan.
Under PE Accountings tillväxtresa har medlemmar av Founders Alliance varit bland de första som varit med och drivit utvecklingen av våra tjänster framåt. Både system och tjänst formades på så vis med entreprenören helt i fokus.
Sedan starten 2010 har PE Accountings vision varit att ge entreprenörer, företagsledare och ekonomichefer en möjlighet till kontroll i ekonomin, effektiva och förenklade processer och uppdaterade beslutsunderlag. Övertygelsen var då som nu att i slutändan bygga mer framgångsrika och lönsamma bolag. Tack vare modiga företagsgrundare från Founders Alliance som vågade prova en helt ny typ av ekonomitjänst, lägga all sin bokföring online och välja en redovisningsbyrå som också utvecklar ett eget affärssystem började PE Accounting att växa.
Andreas Granstedt berättar om hur han först kom i kontakt med Founders Alliance och hur det har hjälpt honom och PE Accounting.
– Jag blev medbjuden till ett Founders Alliance event av en kontakt. Jag hamnade av misstag vid samma bord som en rad av mina förebilder. Personer som samtliga grundat stora framgångsrika Svenska företag. Det var för mig en otroligt inspirerande och viktig upplevelse. Jag valde sedan att gå med i Founders Alliance och har haft stor nytta av det nätverk jag byggt upp i samband med Founders Alliance träffar, berättar Andreas.
– Samtliga Founders Alliance medlemmar har grundat ett bolag som omsätter minst 5 mkr och alla har gått igenom liknande processer i sitt entreprenörskap. Jag har helt prestigelöst kunnat bolla frågor kring alltifrån företagskultur, ledarskap, säljorganisation, expansion med mera. Det har alltid funnits flera som redan gjort det jag vill göra och jag har kunnat hitta min egen väg med deras erfarenheter som stöd, fortsätter Andreas.
– En positiv effekt för mig har också varit att många tipsat varandra om att de ska prata med mig om de har frågor kring redovisning, bokföring och system. Det har i många fall varit avgörande för att Founders Alliance medlemmar ska våga prova en helt ny typ av ekonomitjänst som PE Accounting, avslutar Andreas.
För att uppmuntra till långsiktigt, uthålligt och jämställt ägande uppmärksammar Founders Alliance från och med i år, kvinnor och män i varje steg på entreprenörsresan och korar vinnare i flera kategorier; från den unga grundaren, genom alla faser av bolagets tillväxt, till den grundare som genom en livsinsats har utvecklat ett eller flera bolag, och som är en utvald förebild för andra grundare, berättar Founders Alliance på sin egen sida om årets Entreprenörsgala.
Utöver ”Årets Grundare” delas även priser ut i kategorierna Årets Förebildsgrundare och Årets Unga Entreprenör. Läs mer om finalisterna på Founders Alliance egen artikel.
Vi har sedan starten 2011 bland annat vuxit med många Founders Alliance medlemmars bolag, men även med många andra. Totalt har vi idag fler än 750 bolag och 20.000 användare av vår kombination av ekonomisystem och redovisningstjänst. De minsta kunderna har omkring 5 anställda och de största fler än 500.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Automatisering är så spännande att det är lätt att glömma bort hur otroligt viktig människan är. Det behövs trots allt idag rätt kompetens om både bokföring och systemprocesser för att redovisning ska bli korrekt. En robot täcker inte alla behov men gör det däremot möjligt att få realtidsuppdaterade siffror som går att använda för att veta hur det går för företaget när och var som helst. Viktor Tingåker, Accounting Manager, PE Accounting.
Vi låter våra konsulter förklara och ställer upp tydliga punkter för vad de gör, vad som förväntas av dig och exempel på vad systemet klarar av att sköta på automatik.
En klassisk redovisningsekonom är specialist på bokföring och inte nödvändigtvis på processer eller system. En redovisningsekonom som arbetar med automatisering måste vara både kunnig inom bokföring och specialist på automatisering av ekonomiprocessser. De behöver också ha en mycket tät dialog med utvecklare och IT-support. Det är något som är mer eller mindre unikt med våra redovisningskonsulter.
Okej. Nu vet du vad du får hjälp med av en människa men vad behöver du göra när du har stöd från både experter och system? Det beror lite på vilken affärsmodell ni har och hur mycket som går att standardisera. Olika företag har olika behov. Vissa gör nästan allt helt automatiskt medan andra har större behov av att kunna påverka händelser manuellt.
Generellt så har vi skapat processer där du hela tiden behåller kontrollen över det som sker genom total transparens och attesträtt.
En helt avgörande del för att du ska kunna fokusera på allt annat än administration och få så bra stöd som möjligt är förstås systemet.
Allt som utvecklas i PE Accounting testas automatiskt, dvs. vilken ny funktion vi än utvecklar så stäms den av mot allt som sker i systemet. Syftet är att risken för fel ska vara minimal och automatiseringen ska kunna ske riskfritt och effektivt med stöd av kloka och kunniga människor.
Vi genomför dessutom återkommande informationsrevision och är certifierade enligt ISAE3402 för att ha rätt säkerhetsrutiner genom hela verksamheten.
Utvecklare av systemet och redovisningsekonomer samverkar i ett och samma företag. Det är en stor fördel som ger oss möjlighet att inte bara tänka på teknik eller redovisning, utan se till att allt hänger ihop och stämmer.
Med ett komplett ekonomisystem som PE Accounting går det att skapa extremt effektiva processer och till och med helt nya affärsmodeller. Vi gör vårt yttersta för att hela tiden minska antalet manuella steg men aldrig bara för att det är möjligt, utan alltid med din säkerhet i åtanke. När något går att göra automatiskt och helt säkerställa processen är det som bäst.
Vi är riktigt bra på tjänsteföretag med omkring 5–500 anställda och har idag fler än 800 kunder och 20.000 användare av systemet.
Titta på vår inspelade demo eller ta reda på mer exakt vad skillnaden skulle bli för er genom ett personligt möte, helt digitalt eller där det passar dig. Om du vill läsa mer om automatisering av ekonomiprocesser finns bra läsning i vår kunskapsbank.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
– Vi var 19 personer i mars och det gick helt ok. En del kunder började däremot bromsa och minska sina budgetar när situationen med Covid-19 blev mer uppenbar. Vi började omgående upprätta en rad scenarios kring eventuella påföljder och hur vi skulle hantera det. I stort sett alla närliggande byråer valde att permittera sina anställda omgående, men vi ville avvakta och se ifall det fanns en annan väg, berättar Johan.
– Vi ställde oss själva frågan om vi kunde köra på även om vi skulle tappa uppdrag och landade i att vi skulle ge det ett försök. Vi gick emot strömmen och gjorde en rejäl satsning för att anpassa oss efter de nya förutsättningarna. Vi såg över en rad olika branscher, hittade nytt fokus och bestämde oss helt enkelt för att satsa på nya tillväxtområden när vi tappade på annat håll. Det slutade med att vi i april gjorde vår bästa månad någonsin och kunde anställda fler medarbetare. Idag är vi 22 personer och fortsätter att växa, förklarar Johan.
– Vi har alltid velat bidra med faktiskt värde, men ska jag vara ärlig så var det först nu när vi insåg att vi behövde kämpa rejält som det börjat genomsyra precis allt vi gör. Trots att vi växt och omsätter mer nu än innan så jobbar vi hårdare för varje krona. Vi arbetar förmodligen 30-40% mer i nuläget för att öka 10% i omsättning, avslutar Johan.
– Vi tittade på var vi som fullservicebyrå kan skapa mest direkta resultat. Vi anordnade gemensamma workshops med våra projektledare och säljare, ställde upp för och nackdelar med olika branscher och lyfte fram vilka som har kortast resa om de ska börja jobba med oss den närmaste tiden. Om det krävs för stora investeringar kanske de inte kan ta det steget i nuläget eftersom många företag har mer begränsade budgetar idag eller till och med investeringsstopp, berättar Johan.
– Vi valde bland annat att titta närmare på e-handelsföretag med fokus på B2B och bearbetade den branschen aktivt genom både direkt kontakt och via egna kampanjer. Vi såg att det fanns många bolag som redan har tagit kostnaden för att sätta upp en e-handel, men som inte investerat i den digitala marknadsföringen. Där har vi kunnat bidra med ett värde och kunnat öka deras resultat, fortsätter Johan.
– Jag tycker man ska se över möjligheten ifall man kan ställa om och fokusera på att förändra och anpassa sitt erbjudande utefter kundens situation. Det har fungerat för oss och jag tror man kan applicera det även på andra branscher. Det är trots allt väldigt viktigt för de flesta att fortsätta leverera och nu är det viktigare än någonsin att verkligen vara på tårna, eftersom Covid-19 påverkar alla på ett eller annat sätt, säger Johan.
Arbeta med scenarios och skapa konkreta actions beroende på vad som sker.
Skapa workshops internt där ni pratar om vad ni faktiskt kan erbjuda och utvärdera vilka branscher och bolag som borde kunna ta beslut kring ert erbjudande, även under rådande förutsättningar.
Kombinera era erbjudanden med någon form av löfte som har en relevans här och nu för kunden, framtiden kan verka för avlägsen när det finns många osäkerhetsfaktorer.
Var noggranna med att följa upp och var beredda på att testa olika vägar framåt innan ni hittar rätt.
Ta reda på vad ni gör som går att återanvända för att hjälpa fler kunder. Adgrowth bransch är konsulttjänster men mycket tid ägnas åt att ta fram modeller, ramverk och funktioner inom exempelvis web. Produkterna som utvecklas fungerar för flera olika kunder och på så sätt effektiviseras arbetet.
– Jag inser ju att många bolag måste permittera och vissa branscher är otroligt hårt drabbade, men jag tror att en del som inte hade behövt dra det dit har tagit det som en snabb väg ut. Om alla gör så stannar det ju upp ännu mer. Vi som KAN göra något BEHÖVER göra något. Var inte rädda för att tänka om, testa nytt och utmana bilden av vilka ni är och vad ni kan åstadkomma, avslutar Johan.
– När vi startade hade vi en traditionell ekonomibyrå. De hade hjärta och engagemang men inte rätt verktyg för oss. PE Accounting´s kombination av redovisningsbyrå och ekonomisystem har gjort det möjligt för oss att få bra koll på ekonomin och följa allting i detalj. Det har varit ett ovärderligt verktyg nu när vi arbetar aktivt med vår scenarioplanering och följer utvecklingen mer eller mindre live i systemet, berättar Johan.
– PE Accounting är trots allt unika på det sättet. Det går att jobba med siffror från redovisningen hela tiden, istället för att vänta på ett släpande månadsbokslut. Det är på många sätt precis så vi arbetar med vår försäljning och marknadsföring. Vi och våra kunder vill veta hur det går nu, inte vänta och konstatera att det gick bra eller dåligt för en månad sedan. Det är en styrka att alla siffror och processer finns samlade i ett och samma system. Det gör att vi sparar tid som annars hade behövt ägnas åt till exempel lönehantering och ren administration för att få rätt siffror i takt med att vi växer. Vi slipper helt enkelt byta system eller ha många olika, fortsätter Johan.
– Likviditetsrapporten som uppdateras automatiskt är ett exempel på en riktigt bra tjänst i PE
Accounting som vi har stor nytta av i vår planering. Kombinationen av siffror från systemet och egna justeringar ger oss en bra bild av hur vi ligger till. Vi kan ju till exempel ha kunder som hör av sig och inte kan betala på två månader. Då har vi kunnat lägga in dem i likviditetsrapporten och ha siffror som stämmer bra, förklarar Johan.
– Något som betyder mycket för oss är integrationen till Upsales. Kopplingen försäljning och ekonomin är väldigt viktig för oss. Vi kan väldigt enkelt själva mappa upp kostnader och intäkter som hänger ihop, var vi tjänar pengar, var vi ska satsa, hur det går för olika team osv, säger Johan.
– Sist men inte minst är det praktiskt att ha redovisningsekonomer hos PE som närsomhelst kan svara på frågor och lösa problem som uppstår. Jag skulle varmt rekommendera både branschkollegor och andra som vill ha koll på sina resultat att använda PE Accounting för sin redovisning, avslutar Johan.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Säkerligen har du någon gång funderat över hur andra påverkats av den pågående krisen och vad de gör för att ställa om? Vi har passat på att intervjua några av de bolag som velat dela sin berättelse för att inspirera fler till att våga tänka nytt eller annorlunda.
Vi passar även på att tipsa om de webinar och artiklar vi skrivit senaste tiden som kan vara bra som stöd och inspiration till dig som företagare eller ansvarig för ekonomi.
Vi har under året sänt flera webinar som alla finns inspelade och tillgängliga för dig att se när du vill.
Om du inte redan är kund och vill veta vad en förändring till mer automatiserad redovisning med PE skulle innebära för dig, så hör gärna av dig. Det finns någon tillgänglig hela sommaren som kan lyssna på dina förutsättningar och berätta mer om vad som är möjligt med vår kombination av egenutvecklat ekonomisystem och redovisningstjänst.
Vi har idag fler än 800 kunder och 20.000 användare. Vårt fokus är helt på tjänsteföretag med omkring 5-500 anställda. Vi har blivit Di Gaseller senaste 5 åren och förra året blev SEB delägare.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
I denna artikel så intervjuar vi Helena Torhage, Marknadsansvarig och Åsa Söderbergh, COO på Berotec.
– Vi har i alla år satsat allt på att bygga en gemensam kultur och plattform, där alla Berotecare är anställda av sig själva i sitt egna bolag men ändå kan samverka som ett stort företag. På sätt och vis har den nuvarande krisen dragit det till sin spets. Det är nu vår modell och flexibilitet testas och det är nu vi behöver visa att vi är starkast tillsammans, berättar Helena Torhage, Marknadsansvarig på Berotec.
– För hur ser myndigheterna till exempel på att ge statligt stöd till en person som anställer sig själv i sitt egna aktiebolag och hur skiljer det sig från den som kör enskild firma? Det blev snabbt tydligt för oss att det här inte var helt enkelt, samtidigt föreslogs nya stödpaket kontinuerligt, fortsätter Helena.
– Det stora nätverk vi har blev nu en riktig tillgång. Vi har kunnat samla information och utbilda alla istället för att var och en ska behöva jaga, tolka och sätta sig in i vad som sker. Vi har också fokuserat mycket på att bli ännu bättre på att utbilda även andra giggare kring hur de på bästa sätt kan ta sig igenom denna period, sköta sin verksamhet, välja rätt giggform och hur man synliggör sin egen kompetens, säger Helena.
– Vi inspirerar även fler att våga ta steget fullt ut och bli giggare. Nånstans i denna kris har det visat sig att trygghet inte alltid ligger i en anställning, utan personer med alternativa arbetsformer har kunnat klara sig bra. Det är bland annat detta vi lyfter genom Gig-skolan, som är en satsning för dem som vill ta steget nu men också utbildande på längre sikt. Vi märker även att många ensamma företagare nu söker sig till nätverk och andra gemenskaper. Man vill inte stå ensam genom krisen, avslutar Helena Torhage, Berotec.
– Våra säljare/affärsledare har inte behövt ägna sig åt permitteringar och annat administrativt eftersom alla konsulter sköter sitt egna bolag. Istället har de kunnat fokusera helt och hållet på att ta hand om relationen med sina befintliga kunder och verkligen erbjuda genuin hjälp, men även leta efter nya företag och ge ett nära stöd till alla konsulter i deras team. Det ger även en stor trygghet för de konsulter som ingår i verksamheten. Många tycker det är skönt att veta att affärer görs och uppdrag hittas även i dessa tider. Där har vår struktur och kultur varit en enorm tillgång, berättar Helena.
– Det vi nu gör annorlunda utöver utbildning och information är att vi jobbar hårt för att samla alla våra giggare digitalt ännu mer än tidigare. Det blir så otroligt tydligt för oss att alla våra konsulter behöver ännu större möjligheter till digitala gemensamma sammanhang. När omvärlden gungar är det så skönt att inte stå ensam. Och trots allt som sker, eller kanske snarare tack vare allt som sker så kan vi ta ett steg till och bli ett ännu bättre och effektivare konsultbolag där alla kan känna trygghet och vi kan satsa på att växa tillsammans, fortsätter Helena.
– Innan vi använde PE Accounting var vår redovisning personberoende och det krävdes en hel del manuell administration för att ha kontroll över alla siffror. Med många giggande konsulter och en omfattande verksamhet blir det till exempel väldigt många fakturor som ska stämmas av mellan giggaren, slutkunden och oss på Berotec centralt, förklarar Åsa Söderbergh, COO, Berotec.
– Tillsammans med PE Accounting kom vi fram till att det här måste gå att automatisera på något sätt. Det var helt enkelt nödvändigt för att vi skulle få kontroll över allt som sker och ägna alla resurser åt att ta hand om våra giggare och hitta rätt uppdrag. För när alla mår bra och kan ha rätt fokus så är vi som bäst.
PE Accounting var nyfikna och utvecklade tillsammans med oss det som vi idag kallar automatiserad självfakturering. Det innebär i princip att:
Den här typen av tjänster som PE Accounting utvecklat med oss är en nödvändighet för att giggandet ska få det stora genombrott som det verkligen förtjänar utan att det blir krångligt för konsulterna. Det här har varit en extra stor hjälp nu när vi verkligen måste vara mer snabbrörliga och effektiva, förklarar Åsa Söderbergh, COO, Berotec.
Vi skriver löpande artiklar om hur våra kunder hanterar de utmaningar som började med coronakrisen. På så vis hoppas vi kunna bidra med inspiration till andra som befinner sig i en liknande situation och samtidigt visa hur redovisning med PE Accounting på olika sätt kan vara ett stöd när det sker stora förändringar i vår omvärld.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
– Som organisation fokuserar vi helt på att hjälpa familjer och barn som växer upp i krig och konflikt med psykosocialt stöd, utbildning och skydd. De var redan innan Coronakrisen utsatta och det som sker nu kring Convid-19 gör dem ännu mer isolerade än tidigare, berättar Peter.
Vårt arbete är alltid utmanande, men vi har arbetat länge med just detta och vet hur vi kan hjälpa till. Ett sätt för oss att nå barnen nu är att se till att de har t.ex. en surfplatta som fungerar som skola på distans och vi kämpar nu för att samla in så många som möjligt för att kunna hjälpa barnen trots alla de restriktioner som finns, fortsätter Peter.
Vi kallar stödprogrammet ”Can´t wait to learn” och har utvecklat det under lång tid. Vi testade det först med barn i Sudan för att sedan rulla ut det i mellanöstern. 2020 räknar vi med att 170.000 barn ska ha tillgång till undervisning via vårt program. Men behovet är akut och vi kämpar nu för att nå ut till så många företag som möjligt som kan tänka sig att hjälpa till, avslutar Peter.
– För oss räknas verkligen varje krona och timme. En timme förlorad till extra administration är en timme mindre som kan ägnas åt våra stödprogram. Vi har som biståndsorganisation även höga krav på oss. Vi måste vara transparenta och ha kontroll över våra siffror, berättar Peter.
PE Accounting har gjort det möjligt för oss att spara stora mängder tid som annars skulle ägnats åt manuell administration och vi kan nu även följa våra siffror svart på vitt. Vi vet helt enkelt hur det går, att det stämmer och kan fokusera på det viktigaste.
Något som också är otroligt värdefullt är det stöd vi fått från våra konsulter på PE Accounting under hela vår tid som kunder. Våra redovisningskonsulter Anton och Jesper är insatta i vad vi gör och bidrar verkligen till att vi kan vara effektiva och förstå vår redovisning bättre, avslutar Peter.
Med vår kombination av ett egenutvecklat ekonomisystem och redovisningsbyråtjänst kan vi hjälpa tjänsteföretag och organisationer att ha kontroll över hur det går för verksamheten var och när som helst. Skillnaden mot andra leverantörer är framförallt att vi har både systemutvecklingen och redovisningskonsultationen hos oss. Vi har inga mellanhänder, det mesta går på automatik och du slipper ha många olika system, vilket minskar risker för fel och gör hela processen effektivare.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Lön har sedan starten 2011 varit ett av de svårare redovisningsområdena att automatisera men också det där vi har kommit längst. Vi beskriver det antagligen enklast genom att förklara kort hur det fungerar för en kund hos oss idag.
Från och med att en anställd registrerar tid, utlägg och frånvaro så genereras löneunderlag på automatik och kan ses direkt av både anställd och administratör. Som anställd kan du upptäcka fel innan lönen betalas ut och företagen får kontroll över kostnader och likviditet. Med ett enkelt musklick attesteras lönen, den bokförs och periodiseras, semesterskulden regleras, lönespecifikation mailas ut till anställda eller dyker upp i Kivra, betalningsunderlag skickas till banken och underlag till skatteverket i form av kontrolluppgifter genereras. Allt är möjligt tack vare att rätt regelverk sätts upp i tid och att lön hänger ihop på automatik med all annan ekonomisk redovisning.
Det är verkligen ingen testpilot utan används av fler än 700 företag och 20.000 användare. Med rätt uppsättning regler från början, rätt lönekompetens och effektiva integrationer mot bankerna blir lönehantering rejält mycket effektivare och på samma gång mer säkert.
Automatisering av lön är förstås fantastiskt bra för företagsägare men kan istället låta skrämmande för en löneadministratör som idag gör en hel del arbete manuellt. Det vi ser hos oss och våra kunder är att värdet av specialistkunskaper inom lön och processtänk ökar i takt med att mer och mer kan skötas av system. Antalet personer som krävs för att hantera administrationen minskar medan behoven av rätt specialistkompetens ökar, internt eller via konsulter.
Vi har en fördel som sköter lön i samma system som all annan redovisning och fokuserar helt på tjänsteföretag. Det minskar antalet hinder. Automatisering ställer däremot alltid höga krav på att vi som är specialister gör rätt från början. Bristen på standarder, innovativa lönemodeller eller olika kollektivavtal i samma företag komplicerar vårt arbete. Vi måste både förstå de regler som finns, våra kunders önskemål och hur vi sätter upp rätt processer för automatisering. Det är en förutsättning för att vi ska lyckas hjälpa våra kunder.
Automatisering av redovisning innebär stora förändringar, men också större möjligheter för den som vill. Tillsammans med smarta utvecklare är det vi specialister som tar oss in i framtiden. Det blir inte bara roligare och mer värdefullt att vara specialist på lön och redovisning, det gör det även enklare att driva företag med många anställda och få kontroll över alltifrån cashflow till resultat.
Automatisering av lön är förstås fantastiskt bra för företagsägare men kan istället låta skrämmande för en löneadministratör som idag gör en hel del arbete manuellt. Det vi ser hos oss och våra kunder är att värdet av specialistkunskaper inom lön och processtänk ökar i takt med att mer och mer kan skötas av system. Antalet personer som krävs för att hantera administrationen minskar medan behoven av rätt specialistkompetens ökar, internt eller via konsulter.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Ingen kan förutspå de slutliga effekterna av den pågående coronakrisen. Men en sak är säker – svenska företagare måste börja anpassa sig för ett utmanande 2020. Här är några saker som kan hjälpa ditt företag i osäkra tider.
Många jobbiga frågor, men inga tydliga svar. Så kan man sammanfatta det pågående läget med coronaviruset. Samtidigt som högsta prioritet är att allmänheten ser till att hindra smittspridning – och på så sätt minska belastningen på sjukvården och hälsoriskerna för riskgrupper – kommer tusentals företagare under de kommande månaderna att behöva klura ut sina egna svar.
För ekonomin befinner sig just nu i ett undantagsläge. Än så länge har rese- och turistnäringen samt exportindustrier tagit den hårdaste smällen. Men de trista effekterna kommer förmodligen att sprida sig som ringar på vattnet. Från restauranger till byggentreprenörer och IT-konsulter, de allra flesta av oss får räkna med svårare kvartal framöver.
För de små- och medelstora företagen – som ofta kämpar med tunna marginaler, och sämre möjligheter att säkra prisvärd finansiering jämfört med storbolagen – blir effekterna av en ekonomisk chock snabbt påtagliga. Om efterfrågan sinar, eller leveranserna från Kina plötsligt uteblir, ändras kalkylerna över en natt. Vardagen är inte sig lik.
Då kan det vara svårt att tänka långsiktigt. Men det enda botemedlet mot osäkerhet är förberedelse. Här är några saker som kan hjälpa dig att gardera verksamheten genom en plötslig förändring.
Ett intäktstapp kan snabbt få hål på en stabil balansräkning. Om du inte har säkrat en buffert av rörelsekapital, då hindras ditt företag från att agera långsiktigt – och tvingas istället till förhastade åtgärder. Det i sin tur kan skada verksamheten på sikt. För att säkra ditt kassaflöde krävs ett helhetsgrepp på verksamheten.
Planering är a och o.
Oavsett hur mycket eller lite krut ditt bolag lägger på ekonomiplanering, är det viktigt att göra någon form av scenarioplanering. Det hjälper dig förstå hur ett förändrat läge påverkar ditt kassaflöde. Försök att identifiera de mest kritiska posterna som påverkar din likviditet, och håll extra koll på dem. Då är du bättre rustad att ta rätt åtgärder i tid – och justera verksamheten allt eftersom läget utvecklas.
Säkra en flexibel kredit.
En kreditlina kan visa sig livsviktigt för att täcka kostnaderna och finansiera tillväxten under tuffare tider (mer om detta nedan). Då är det viktigt att ha en flexibel kredit redo, som ger dig mer utrymme att manövrera och låter dig fokusera på din verksamhet.
När försäljningen svalnar av, är det läge att skära ner särskilt på fasta kostnader. En av de tråkigare åtgärderna kan innebära att dra ner på rekryteringen, eller i värsta fall behöva skära ner på personalstyrkan. Men försök att undvika det genom att utreda alternativa lösningar som t.ex. minskade arbetstider.
Vänd på alla stenar.
Är det läge att skjuta på planerade investeringar? Ta till alla medel som hjälper dig att stabilisera kassaflödet. Det kan även innebära saker som att tidsoptimera inbetalning och utbetalning av krediter och räkningar (givetvis utan att betala sent!).
Den globala flödeskedjan har blivit en så självklar del av näringslivet att många företagare har knappast insett att deras varor består av komponenter från flera olika världsdelar. Tills det kommer störningar, vill säga, och inget plötsligt fungerar som det ska.
Nu är det läge att göra en grundlig kartläggning av ens egna flödeskedja och logistikbehov. Utred möjligheterna att hitta alternativa sätt att säkra leveranser av material och produkter.
Ingen kris utan nya möjligheter.
Kanske kan det till och med vara tillfälle att göra en större strategisk justering eller diversifiering av leverantörskedjan; genom att hitta nya leverantörer från de delar av världen som inte är lika hårt drabbade av effekterna av coronaviruset.
Källa: McKinsey
En tråkig följd av sämre ekonomiska utsikter är att bankerna blir mer försiktiga med utlåningen. “Vi kan inte ta på oss någon risk nu när konjunkturkurvan pekar nedåt”, går deras tänk, ungefär.
Det gör också att de mest tillväxtvilliga och sammantaget mest jobbskapande svenska bolagen – de små- och medelstora – får det extra svårt att få företagslån när de som mest behöver det (nobben får de ofta även under bättre konjunkturförhållanden, tyvärr).
Som tur finns idag fler alternativ för prisvärd företagsfinansiering än för bara några år sedan. När du vill säkra kassaflödet kan du vända dig till olika nätbaserade fintech-bolag – vars affärsmodell går ut på att erbjuda snabbare och mer företagarvänliga finansieringsalternativ jämfört med banken eller med ett lån från din närmaste krets.
Som tur finns idag fler alternativ för prisvärd företagsfinansiering än för bara några år sedan. Ifall du behöver ett tillskott i kassan, kan det löna sig att sälja eller belåna dina fakturor mot en liten avgift. Oavsett vilken finansiering som passar dina behov bäst, är det viktigt att du inte binder dig till oschyssta villkor. Tänk på att hitta ett flexibelt erbjudande, utan dolda avgifter eller bindningstider – och att ditt företag inte betalar för belopp som inte används.
Även om försäljningen har fått sig en törn – förlora inte hoppet, utan se till att vara proaktiv gentemot din målgrupp. En krögare som tillfälligt förlorat sina stammisar kan stärka försäljningen genom att satsa på hemleveranser. IT-konsulten som blivit av med lukrativa uppdraget har tid över till att hitta nya lovande kundsegment. Det finns alltid nåt man kan göra.
Håll igång kommunikationen med dina intressenter. När en oväntad kris slår till, kan det ofta bli snabba avbrott i olika led. Om du har svårigheter med att betala av räkningar och lån på utsatta villkor – se då till att kommunicera de underliggande orsakerna till dina motparter.
Oro, förvirran och rädsla är naturliga reaktioner under dessa veckor, när vardagen tillfälligt har vänts upp-och-ner och börskurserna blinkar rött. Då är det jätteviktigt att bemöta de anställdas frågor och funderingar – tydligt, konsekvent, och utan att sockra till saker för mycket.
Kanske är det läge för företaget att övergå till att jobba hemifrån. Då är det viktigt att uppehålla kommunikationen via andra kanaler; och att hänvisa till allmänna hälso- och säkerhetsåtgärder i linje med myndigheternas riktlinjer. Att uppmana anställda som nyligen varit sjuka att jobba hemifrån under flera dagar efter att de blivit symtomfria är ett exempel.
Om du driver en större verksamhet kan det vara bra att delegera en del av ansvaret kring krishantering till t.ex. HR-personalen. När “business as usual” inte längre gäller, är det särskilt viktigt att tänka några drag framåt. En verksamhetsplan som utgår från de olika faktorerna som påverkar ditt bolag (flera veckors distansjobb mm.) är en bra utgångspunkt. Det gör att ditt bolag lättare kan fortsätta hålla sina löften mot kunder och anställda – trots att utgångsläget just nu är lite annorlunda.
Under veckan har statsapparaten gått in med en rad olika stödmekanismer – några av dem riktade mot små- och medelstora företagare. Se till att du håller dig uppdaterad och känner till de som påverkar dig. PE Accounting har gjort en bra sammanfattning som du hittar här i bloggen.
Capcito grundades 2015, och föddes ur serieentreprenören och investeraren Michael Hansens frustration över hur krångligt och tidskrävande det var att fixa tillväxtfinansiering till sina bolag. Tillsammans med Mattias Axlind skapade han den första versionen av Capcitos finansieringsprodukt, med tidig förstärkning av Henrik Dyberg och Niklas Möller.
Capcito erbjuder 3 former av företagsfinansiering: sälja fakturor, belåna fakturor och företagslån. Det unika med Capcito är den automatiserade kreditbedömningen. Delägare är bl.a. SEB, Schibsted, Collector, Ventech och Galjaden.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Det finns många aspekter i den frågan, men en faktor som vi inte kommer ifrån är behovet av effektiva arbetssätt och automatisering. För att ha en chans att bibehålla eller till och med öka vinstmarginalen under en lågkonjunktur så måste ni ha koll på ekonomin och veta att ni lägger tid och kraft på rätt saker. Här kan automatisering vara nyckeln till att lyckas skapa balans och lugn i en organisation trots en turbulent omvärld.
Hur många årsarbetskrafter går åt till manuella och administrativa uppgifter i din organisation idag? Kan du svara på den frågan så hör du till en fantastisk minoritet. Grattis! Men om du tvekar eller inte kan svara så är det dags att ta reda på hur mycket tid ni spiller idag på aktiviter som skulle kunna automatiseras. Hur skulle ni kunna göra det svåra (och ibland tråkiga) på ett mer effektivt och modernt sätt? Svaret är digital redovisning.
Om ditt mål är att ständigt utveckla din verksamhet, nå era lönsamhetsmål, men samtidigt skapa en grund för tillväxt – då kan du inte blunda för digitalisering av din ekonomifunktion. Att kunna lita på siffrorna är alltid viktigt, men i sämre tider kan det vara helt avgörande. Att automatisera bort manuella steg minimerar inte bara risken för fel, det kommer att frigöra en hel del tid för din organisation. Tid som kan läggas på affärsutveckling och strategiskt arbete. Tid som kan läggas på tjänsteutveckling så att dina konsulter efterfrågas oavsett hur den svenska ekonomin mår.
Dubbelarbete, inkorrekta eller släpande beslutsunderlag, dåliga marginaler och dessutom svårigheter med att ens kunna följa upp alla projekt på ett bra sätt. Känner du igen dig? Du är inte ensam. Men du måste ta tag i det. Du behöver nyttja digitaliseringen på ett sätt som får din konsultverksamhet att växa med er omvärld.
Det är kanske bekvämt att sitta kvar med gamla system som är trygga och som ni känner till. Det är troligen skönt med Maria på ekonomi som har ganska bra koll på beläggningsgraden och marginaler i era projekt. Men för att kunna vara kvar imorgon måste du hantera de utmaningar ni har idag och samtidigt bygga för tillväxten imorgon. Du måste minimera manuella steg och du måste kunna lita på siffrorna även när Maria är sjuk eller har semester. Du behöver verktyg som hjälper dig med rätt underlag för att kunna se beläggningsläget och veta hur ni exempelvis kan öka vinstmarginalen och klara sämre tider. Det låter som pekpinnar, men i själva verket är det grundläggande förutsättningar för att vara så okänslig som möjligt för trender, konjunkturer och nya regelverk som påverkar er verksamhet.
Är du redo att automatisera för att bygga för framtiden? Bra! För att kunna digitalisera ekonomifunktionen fullt ut måste du först ta reda på nuläget och även målet framåt. Låt oss ta exemplet att du får fram hur många årsarbetskrafter som läggs på admin idag. Vad ska du lägga tiden på imorgon? Vad kan och bör du automatisera? Dessa frågor behöver du ställa dig innan du skissar på din nya digitala ekonomifunktion. Och när du är redo ska du ha dessa tre saker i bakhuvudet när du väljer leverantör och partner:
Ingen verksamhet kommer undan automatisering. Ni kommer att behöva automatisera manuella mellansteg för att ha en chans att öka eller ens bibehålla era marginaler. Sämre tider kan innebära fler konsulter på bänken och därmed lägre vinstmarginal. Små manuella steg som känns oväsentliga idag kommer snabbt att summeras till ganska många timmar imorgon. För att klara sämre tider måste du därför automatisera bort spill.
Att automatisera behöver inte innebära att du outsourcar hela din bokföring till en extern part och släpper kontrollen helt. Det skulle vi aldrig rekommendera. Att ha koll på och förstå dina egna siffror är grunden till en gynnsam affärsutveckling. Så automatisera på ett sätt som istället ger dig ökad kontroll på siffrorna och underlagen.
Det finns de som tror att automatisering innebär att systemen ersätter hjältarna på ekonomi. Att det ersätter behovet av redovisningskonsulter helt och hållet. Så kan det vara för vissa organisationer, men för det mesta är dessa påståenden felaktiga. Det är svårt för ett system idag att ensamt analysera informationen och skapa det beslutsunderlag du behöver för att lyfta verksamheten till nästa nivå. Det behöver du kollegorna på ekonomi till.
Inget system kan övervaka och implementera ändringar i regelverket som påverkar dig och som kan bli kostsamma om de blir fel. Det behöver du experter till. Så värdet ligger i ett system som kombinerar automation med mänsklig intelligens. Dina egna proffs på ekonomiavdelningen som bidrar med analys, planering och affärutveckling kombinerat med kunniga externa experter är det som hjälper dig att maximera affärsvärdet från systemet.
Vill du se hur automatiserad bokföring kan göra det svåra enkelt i din organisation? Ladda ner vår roadmap för att komma igång redan idag.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Åsikter kring huruvida man behöver spara kvitton eller inte har historiskt gått isär och kan ha misstolkats även av de som utger sig för att vara experter. BFN har slog i maj 2017 fast följande: ”om den anställde har betalat affärstransaktionen med egna medel eller med kort som han eller hon är betalningsskyldig för saknar betydelse för vad som ska användas som verifikation.
För att undvika detta administrativa merarbete gäller att använda en digital bokföringstjänst/kvittoapp som klarar av BFN:s skärpta krav.
Det är lätt att inse att den som väljer fel lösning riskerar att skapa något av ett administrativt helvete eftersom det kommer att kräva rejält med merarbete. De flesta av oss vet hur bökigt det är med kvitton som ligger lite överallt när det är dags att göra redovisningen till ekonomiavdelningen. I takt med att regelverk och digitala standarder förbättrar möjligheterna att hantera precis allt digitalt kommer förutsättningarna bli bättre men än så länge begränsas vi och andra leverantörer av behovet av att spara fysiska kvitton på ett eller annat sätt, säger Olle Rydqvist, som är CEO på PE Accounting.
Nedan följer därför ett kort förtydligande av vad som faktiskt gäller.
Var noggrann om att be om direkt faktura istället för att betala med kortnär du står i kassan och skall betala med ditt kort för en dator som skall bekostas av PE, så skall du direkt i kassan be om en faktura utställd till PE, annars riskerar PE att inte få avdrag för den ingående momsen.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
