Kostnad och besparingar vid löneoutsourcing

När företag börjar undersöka löneoutsourcing är priset ofta en av de första frågorna som dyker upp. Vad kostar löneoutsourcing? Hur mycket kan man spara? Och är det verkligen billigare än att hantera lönerna internt?

Svaret är att det beror på. Kostnaden påverkas av allt från antalet anställda till hur komplex lönehanteringen är. Samtidigt är det viktigt att inte bara titta på den direkta kostnaden. För många företag handlar beslutet lika mycket om minskad administration, minskad sårbarhet och bättre användning av interna resurser.

I den här artikeln går vi igenom vad som påverkar kostnaden för löneoutsourcing och vilka besparingar som ofta ligger bakom beslutet att outsourca.

Vad är löneoutsourcing?

Löneoutsourcing innebär att hela eller delar av lönehanteringen överlåts till en extern leverantör.

Beroende på upplägg kan leverantören ansvara för exempelvis:

• Löneberäkningar
• Löneutbetalningar
• Skattedeklarationer
• Rapportering till myndigheter
• Hantering av semester och frånvaro
• Support kring lönefrågor

Målet är vanligtvis att minska administrationen internt och säkerställa att lönehanteringen sköts korrekt.

Vad kostar löneoutsourcing?

Det finns ingen fast prislista som gäller för alla företag. Kostnaden varierar beroende på verksamhetens storlek, komplexitet och vilka tjänster som ingår.

Vanligtvis baseras priset på antalet anställda och antalet lönebesked som ska hanteras varje månad.

Företag med många timanställda, skiftarbete, kollektivavtal eller omfattande frånvarohantering har ofta mer komplexa löneprocesser än företag med enbart månadsanställd personal. Det påverkar också priset.

Vissa leverantörer arbetar med ett fast månadspris medan andra tar betalt per lönebesked eller för specifika tjänster utöver grundhanteringen.

När du jämför olika leverantörer är det därför viktigt att förstå exakt vad som ingår i priset.

Vad påverkar kostnaden för lönehantering?

Flera faktorer påverkar vad lönehanteringen kostar, oavsett om den sker internt eller genom outsourcing.

Antalet anställda

Ju fler medarbetare som ska hanteras, desto större blir arbetsinsatsen.

Samtidigt innebär fler anställda ofta att kostnaden per lönebesked sjunker eftersom vissa delar av arbetet kan standardiseras.

Hur komplex verksamheten är

Lönehantering ser väldigt olika ut mellan olika företag.

En verksamhet med fasta månadslöner kräver generellt mindre administration än en verksamhet med ob-tillägg, skiftgång, provisioner eller omfattande tidrapportering.

Ju fler avvikelser som behöver hanteras varje månad, desto mer arbete krävs.

System och processer

Kostnaden påverkas också av hur företagets processer ser ut.

Om tidrapportering, frånvaro och löneunderlag hanteras manuellt blir arbetsinsatsen större. Om informationen redan finns samlad och automatiserad blir hanteringen betydligt effektivare.

Det är ofta här de största skillnaderna mellan olika företag uppstår.

Hur mycket sparar man på löneoutsourcing?

Det är lätt att fokusera på priset som står på offerten från leverantören. Men om målet är att förstå den verkliga besparingen behöver du titta på hela kostnaden för lönehanteringen – inte bara fakturan från den som utför arbetet.

Många företag underskattar hur mycket tid som faktiskt läggs på löner varje månad. Det handlar inte bara om själva lönekörningen, utan också om att samla in underlag, följa upp avvikelser, hantera frågor från medarbetare, hålla sig uppdaterad kring regelverk och rätta eventuella fel i efterhand.

Till det kommer kostnader som inte alltid syns i budgeten. Om en löneansvarig blir sjuk eller slutar kan verksamheten snabbt bli sårbar. Kunskap behöver dokumenteras, nya medarbetare behöver introduceras och interna rutiner måste hållas uppdaterade. Även systemlicenser, utbildningar och löpande kompetensutveckling är kostnader som behöver vägas in i kalkylen.

Samtidigt är det viktigt att komma ihåg att löneoutsourcing inte automatiskt innebär att allt arbete försvinner. Underlag behöver fortfarande rapporteras, frågor behöver besvaras och vissa processer kräver fortsatt involvering från verksamheten. Därför varierar besparingen från företag till företag.

För många organisationer handlar den största vinsten inte om att kostnaden för lönehanteringen försvinner, utan om att tid frigörs. Tid som tidigare gick åt till administration kan istället användas till verksamhetsutveckling, ekonomistyrning eller HR-frågor som skapar större värde för företaget.

Det är också därför den mest relevanta frågan sällan är vad löneoutsourcing kostar. Den viktigaste frågan är ofta vad det kostar att fortsätta arbeta på samma sätt som idag.

Är löneoutsourcing alltid det billigaste alternativet?

Inte nödvändigtvis.

För mindre verksamheter med enkla löneprocesser kan intern lönehantering vara fullt tillräcklig och ekonomiskt försvarbar.

Samtidigt upptäcker många växande företag att problemet inte alltid är vem som hanterar lönerna, utan hur processen är uppbyggd.

Om information behöver samlas in manuellt från flera olika system kan administrationen fortsätta vara omfattande även efter att lönearbetet lagts ut externt.

Det är därför viktigt att inte bara jämföra kostnaden för löneoutsourcing med kostnaden för intern lönehantering. Du behöver också förstå vilka processer som driver kostnaderna från början.

Dolda kostnader som ofta glöms bort

När företag utvärderar löneoutsourcing fokuserar de ofta på det avtalade priset. Det är naturligt – det är den mest synliga kostnaden. Men i praktiken är det sällan den som avgör hur kostnadseffektiv lösningen blir.

Det finns nämligen flera indirekta kostnader som lätt hamnar utanför kalkylen. Även om själva lönekörningen utförs av en extern partner behöver någon fortfarande samla in underlag, hantera frågor från medarbetare, rapportera avvikelser och säkerställa att informationen som skickas vidare är korrekt.

Om tidrapportering, frånvaro, semesterhantering och utlägg fortfarande sker i separata system kan det dessutom uppstå ett betydande administrativt arbete kring informationsöverföring och uppföljning. Ju fler system som är inblandade, desto större blir risken för missförstånd, dubbelarbete och manuella korrigeringar.

En annan kostnad som ofta underskattas är tiden som går åt till kommunikation. Frågor kring löneunderlag, ändringar, rättelser och kompletteringar behöver fortfarande hanteras, även om själva löneberäkningen ligger hos en extern leverantör. I vissa fall kan svarstider och informationsutbyte till och med göra processen mer tidskrävande än tidigare.

Det är därför viktigt att skilja mellan att outsourca lönearbetet och att faktiskt effektivisera löneprocessen. Om de bakomliggande arbetsflödena fortfarande är manuella riskerar arbetet bara att flyttas från en del av organisationen till en annan.

När du jämför olika lösningar är det därför klokt att inte bara fråga vad tjänsten kostar per månad. Fråga också hur mycket administration som faktiskt försvinner, vilka arbetsmoment som blir kvar internt och hur mycket tid verksamheten kommer att behöva lägga på processen framöver. Det är först då du får en rättvis bild av den verkliga kostnaden.

Ett alternativ till traditionell löneoutsourcing

För många företag handlar målet egentligen inte om att outsourca lönerna. Målet är att minska administrationen, minska risken för fel och få bättre kontroll över processen.

Då kan det vara minst lika viktigt att se över systemen och arbetsflödena som att fundera på vem som utför själva lönearbetet.

När tidrapportering, frånvaro, semester och lönehantering hänger ihop minskar behovet av manuella moment redan från början.

Resultatet blir ofta både lägre kostnader och mindre administration.

Så hjälper Kleer företag att effektivisera lönehanteringen

Många företag börjar titta på löneoutsourcing för att de vill minska administrationen och få bättre kontroll över löneprocessen.

Men ofta är det inte själva lönearbetet som skapar kostnaderna. Utmaningen är istället att informationen finns utspridd i flera olika system och att mycket arbete behöver göras manuellt varje månad.

Kleer Payroll är byggt för att lönehanteringen ska ske löpande istället för i sista stund. Tidrapportering, frånvaro, semester och godkännanden hanteras i samma flöde, vilket minskar administrationen och gör processen mindre sårbar.

Samtidigt får ni stöd av ett dedikerat ekonomiteam som hjälper er att säkerställa att lönehanteringen fungerar smidigt även när verksamheten växer.

Resultatet blir bättre kontroll, färre manuella moment och mer tid över till verksamheten.

Det är det vi menar med Finance as a Service: ekonomi som hjälper företag att arbeta smartare, inte bara billigare.

Boka en demo och upptäck hur Kleer Payroll kan effektivisera lönehanteringen i ditt företag.