Vad är beläggningsgrad?

För ett konsultbolag är medarbetarnas tid en av de viktigaste resurserna. Perioder utan uppdrag innebär att bolaget måste stå för personalkostnader utan att få in motsvarande intäkter från konsultens arbete. Därför gäller det att ha koll på hur mycket av den tillgängliga kapaciteten som faktiskt är bokad, den så kallade beläggningsgraden.

Men hög beläggning är inte automatiskt samma sak som hög lönsamhet. För att förstå vad siffran faktiskt betyder behöver den också sättas i relation till bland annat priser, projektmarginaler och efterfrågan framåt.

Här går vi igenom hur du beräknar beläggningsgrad och hur konsultbolag kan använda nyckeltalet för att planera verksamheten.

Vad betyder beläggningsgrad?

Beläggningsgrad är ett mått på hur stor del av en tillgänglig kapacitet som används under en viss period.

Begreppet förekommer inom flera branscher. Ett hotell kan exempelvis mäta hur stor andel av rummen som är bokade, medan ett konsultbolag istället tittar på hur stor del av konsulternas tillgängliga arbetstid som är belagd med uppdrag.

Anta att en konsult har 160 tillgängliga timmar under en månad och är bokad i kundprojekt under 120 av dem. Konsultens beläggningsgrad är då 75 %.

De återstående 40 timmarna utgör ledig kapacitet som exempelvis kan användas för nya kunduppdrag, försäljning, kompetensutveckling eller internt arbete.

Hur beräknar man beläggningsgrad?

För att beräkna beläggningsgrad behöver du veta hur mycket tid som har varit tillgänglig under perioden och hur stor del av den som har varit belagd.

En vanlig formel för beläggningsgrad i konsultbolag är:

Belagda timmar / tillgängliga timmar × 100 = beläggningsgrad

Anta att en konsult har 160 tillgängliga timmar under en månad och är bokad i uppdrag under 128 timmar.

128 / 160 × 100 = 80 %

Konsultens beläggningsgrad är alltså 80 %.

Samma formel kan användas för ett helt team eller bolag. Om ett team tillsammans har 800 tillgängliga timmar och 600 av dem är belagda blir teamets beläggningsgrad 75 %.

Vad räknas som tillgänglig tid?

Själva formeln för att räkna ut beläggningsgrad är enkel. Det som kan göra beräkningen svårare är att bestämma vilka timmar som ska räknas som tillgängliga.

Ska semester ingå? Hur hanteras sjukfrånvaro, föräldraledighet och röda dagar? Och hur räknar man på en konsult som arbetar deltid?

Det finns inte en enda modell som passar alla verksamheter. Det viktiga är att bolaget bestämmer hur tillgänglig tid ska definieras och sedan använder samma princip över tid.

Ett sätt är att utgå från konsultens ordinarie arbetstid och räkna bort tid då personen inte står till verksamhetens förfogande, exempelvis vid semester och annan frånvaro.

En konsult kan exempelvis ha 168 ordinarie arbetstimmar under en månad men bara 144 tillgängliga timmar efter semester. Om 120 timmar är belagda blir beläggningsgraden:

120 / 144 × 100 = 83,3 %

Om semestern istället hade räknats med i den tillgängliga tiden hade samma konsult fått en beläggningsgrad på 71,4 %.

Beläggningsgrad och debiteringsgrad – vad är skillnaden

Beläggningsgrad och debiteringsgrad används ibland som synonymer, men det kan vara bra att skilja på dem.

Beläggningsgraden visar hur stor del av den tillgängliga tiden som är bokad eller används i uppdrag. Debiteringsgraden visar istället hur stor del av arbetstiden som faktiskt kan debiteras till kund.

En konsult kan exempelvis vara bokad på heltid i ett projekt och därmed ha hög beläggningsgrad. Om delar av arbetet inte kan faktureras till kunden kan debiteringsgraden samtidigt vara lägre.

I vissa konsultbolag är skillnaden mellan måtten minimal. I andra är den betydande. Därför är det viktigaste att bestämma vad respektive nyckeltal betyder i den egna verksamheten och använda begreppen konsekvent.

Vad är en bra beläggningsgrad för en konsult?

Det finns ingen beläggningsgrad som är rätt för alla konsultbolag. 

En hög beläggningsgrad innebär att en stor del av den tillgängliga kapaciteten används i uppdrag. Det är ofta positivt för intäkterna, eftersom färre betalda arbetstimmar står utan kunduppdrag. 

Samtidigt är 100 procents beläggning sällan ett rimligt långsiktigt mål för hela organisationen. Konsulter behöver ofta lägga tid på exempelvis kompetensutveckling, interna möten, försäljning och utveckling av nya erbjudanden. 

Bolaget behöver också viss ledig kapacitet för att kunna ta emot nya uppdrag. Om alla konsulter är fullbokade flera månader framåt kan det leda till att kapaciteten börjar begränsa försäljningen. 

Vilken nivå som är rimlig beror därför på affärsmodell, konsultroller och hur verksamheten är organiserad. En konsult som främst arbetar i längre kunduppdrag kan exempelvis ha ett högre beläggningsmål än en senior konsult som också förväntas arbeta med försäljning, kundrelationer och verksamhetsutveckling. 

Beläggningsgrad och lönsamhet är inte samma sak

För konsultbolag finns en tydlig koppling mellan beläggning och ekonomi. Löner och andra personalkostnader finns kvar även under perioder när en konsult saknar kunduppdrag.  

Men en hög beläggningsgrad garanterar inte hög lönsamhet. 

Tänk dig två konsulter som båda har 90 % beläggningsgrad. Den ena arbetar i ett uppdrag med ett högt pris och god projektmarginal. Den andra arbetar lika mycket men i ett projekt där priset är för lågt i förhållande till kostnaden för att leverera arbetet. 

Beläggningen är densamma. Det ekonomiska utfallet är det inte. 

Samma problem kan uppstå i fastprisprojekt. Ett team kan vara fullt sysselsatt samtidigt som projektet kräver betydligt fler timmar än vad som låg till grund för priset. Hög beläggning kan då snarare vara ett tecken på att ett olönsamt projekt tar mycket kapacitet. 

Därför behöver beläggningsgraden ses tillsammans med exempelvis priser, personalkostnader, projektmarginaler och fakturering. Målet är inte bara att hålla konsulterna sysselsatta, utan att använda tiden i uppdrag som också bidrar till en hållbar konsultaffär. 

Följ beläggningsgraden framåt

Det räcker inte alltid att veta hur beläggningen ser ut idag. För ett konsultbolag är det minst lika viktigt att förstå hur den kommer att utvecklas de kommande veckorna och månaderna.

Faktisk beläggningsgrad visar hur stor del av kapaciteten som har använts under en tidigare eller pågående period. Prognostiserad beläggningsgrad utgår istället från planerade och bokade uppdrag framåt.

Anta att beläggningen ligger på 85 % den här månaden. Det ser bra ut. Men om flera stora projekt avslutas samtidigt om sex veckor och inga nya uppdrag är bokade kan situationen snart se helt annorlunda ut.

Om bolaget upptäcker det i förväg finns också tid att agera. Säljarbetet kan riktas mot de kompetenser som snart får ledig kapacitet och rekryteringen kan anpassas efter den förväntade efterfrågan.

Samma sak gäller åt andra hållet. Om nästan all kapacitet redan är bokad framåt kan bolaget behöva rekrytera, ta in underkonsulter eller prioritera mellan nya uppdrag.

Beläggningsgraden blir på så sätt inte bara ett mått på hur kapaciteten används idag. Den blir också ett underlag för att planera försäljning, bemanning och rekrytering.

Få bättre koll på beläggning och lönsamhet med Kleer

För ett konsultbolag räcker det inte att följa beläggningsgraden som ett fristående nyckeltal. För att förstå vad det faktiskt innebär för verksamheten måste konsulternas tid kunna kopplas till projekt, fakturering och ekonomi.

I Kleer hänger tidrapportering, projektekonomi, fakturering, lön och bokföring ihop i samma system. Konsulterna rapporterar sin tid direkt i Kleer, medan projektledare kan följa intäkter, kostnader och marginaler i sina projekt. Fakturaunderlag skapas automatiskt utifrån den information som finns i systemet.

Vanliga konsult-kpi:er finns inbyggda i rapporteringen och siffrorna uppdateras löpande. Det gör det möjligt att följa exempelvis debitering och projektlönsamhet för olika delar av verksamheten utan att först sammanställa information från flera system.

Det gör det enklare att se inte bara hur konsulternas tid används, utan också vad den innebär för projektens och bolagets lönsamhet.

Vill du få bättre koll på beläggning, projekt och lönsamhet? Boka en demo med Kleer.