25 juli – inlämning av periodisk sammanställning – rapporten som sammanställer det senaste kvartalets försäljning till företag inom Europa (vid tjänsteförsäljning) innehållande försäljningsvärde, namn på kund samt deras momsregistreringsnummer (VAT-nummer).

26 juli – momsen ska vara deklarerad och betald till Skatteverket för de bolag som har en omsättning på över 40 miljoner kronor. Kom ihåg att någon måste finnas på plats på bolaget för att faktiskt utföra betalningen också. Missas inbetalningen till skattekontot så kommer det genast att börja räknas upp kostnadsränta som i förlängningen kunna leda till anmärkningar i revisionsberättelsen tillhörande näst årsredovisning.

31 juli – årsredovisningen måste nu vara inskickad till Bolagsverket för alla bolag som har ett vanligt kalenderår (januari-december) som räkenskapsår. Till Bolagsverket ska en bestyrkt kopia utav årsredovisningen skickas in och ett fastställelseintyg i original. Om du skickar in dokumenten fysiskt ska de skickas till: Bolagsverket Årsredovisningar, 851 98 Sundsvall.

31 juli är också deadline för att skicka in OSS-deklarationen för Q2 2023 för de företag som säljer varor eller digitala tjänster till privatpersoner i andra EU-länder.

1 augusti – inkomstdeklaration 2 (för aktiebolag) och inkomstdeklaration 3 (för ideell förening och stiftelser) ska vara inlämnad till Skatteverket för alla bolag som bytte räkenskapsår under perioden september – december 2022. Nytt för i år är att samma deadline gäller oavsett om inkomstdeklarationen skickas in digitalt eller fysiskt på papper.

14 augusti – ska debiterad preliminärskatt och avdragen skatt på utbetalda löner samt arbetsgivaravgifter för juli månad vara inbetalda till Skatteverket för de bolag som har en omsättning över 40 miljoner kronor och så kallad storbolagsmoms (deklareras och betalas den 26 varje månad). Även om dina konsulter på PE hjälper er med deklarationerna så kom ihåg att någon måste finnas tillgänglig för att godkänna betalningen till Skatteverket så att den hinner in i tid.

17 augusti – är det deadline för moms- och arbetsgivardeklarationerna för de mindre bolagen. Då ska även debiterad preliminärskatt betalas in till Skatteverket. Som vanligt sköter vi på PE deklarationerna men någon hos er med betalrättigheter måste godkänna betalningen till Skatteverket, missa inte det!

Dåså, nu har du noterat viktiga datum i ekonomikalendern och uppfyller deklarations- och betalningskraven. Då slipper du tråkiga förseningar, dyra kostnadsräntor och eventuella påföljder. Nu kan sommaren handla om allt annat än årsredovisning och deklarationer.

Skulle något av ovanstående information kännas oklart, kontakta genast din konsult så kan de berätta mer.

Läs gärna denna artikel där vi har tagit fram en checklista för ekonomiavdelningen att gå igenom innan semestern drar igång. 

Det är otroligt många saker som ligger på ekonomifunktionen. Lön, semestrar, utlägg, fakturering, skatt och arbetsgivaravgifter och så vidare.

Inför semestrar blir detta extra tydligt. Även du som ekonomichef eller controller vill kunna ta ledigt utan att stressa ihjäl dig innan eller under ledigheten. Här är en automatiserad ekonomilösning räddningen.

Du får oslagbar kontroll och insyn i allt som rör ekonomin. Du blir mindre beroende av andra, behöver inte jobba på semestern och kan följa upp verksamheten ner på verifikatnivå. Du kan fokusera mer på analys, strategi och utveckling än repetitiv administration av till exempel lön eller semesterdagar.

Vill du se hur en automatiserad ekonomilösning kan hjälpa dig att få både kontroll och en lugn semester? Kontakta oss så visar vi dig hur du kan vara igång på bara 30 dagar.

För de flesta bolag är det inte svårt att definiera var de anställda har sitt fasta tjänsteställe. Det är den plats där den anställde utför huvuddelen av sitt arbete helt enkelt. Men i dagens föränderliga arbetsklimat, där arbetsplatsen kan förflyttas till många fler ställen än bolagets kontorslokaler så är det viktigt att göra en inventering och utvärdering gällande alla anställdas faktiska tjänsteställe. Därefter är det viktigt att denna information uppdateras i lönesystemet så att det finns korrekt information om de anställdas tjänsteställe.

Bakgrunden till att dessa uppgifter numera ska rapporteras in är de nya reglerna kring avdrag i privatdeklarationen för resor till och från arbetsplatsen. De reglerna godkändes av den tidigare regeringen under sommaren 2022. Den nya regeringen beslutade att inte genomföra dessa förändringar, men förändringen i arbetsgivardeklarationen kvarstår ändå. Därför behöver arbetsgivare informera om tjänsteställe i arbetsgivardeklarationen.

Det är upp till varje arbetsgivare att definiera de anställdas tjänsteställe.  Detta kan alltså variera från person till person beroende var de faktiskt arbetar. Uppgifterna som nu ska rapporteras in utgörs av adress och ort. Även om en person arbetar på flera olika ställen så kan en person endast ha ett tjänsteställe per arbetsgivare.  Därför måste en bedömning genomföras enligt de olika regler som finns uppsatta:

• Huvudregeln – enligt huvudregeln utgörs den anställdes tjänsteställe av den plats där huvuddelen av arbetet utförs.
• Alternativregeln – denna regel behöver tillämpas om den anställde hela tiden växlar arbetsplats. Tjänstestället anses då vara den plats där den anställde hämtar och lämnar sitt arbetsmaterial eller förbereder och avslutar sina arbetsuppgifter.
• Undantagsregeln – används i de fall då den anställdes arbete pågår under en begränsad tid på varje plats. Det kan exempelvis vara aktuellt för vissa arbeten inom bygg- och anläggningsbranschen med mera. I dessa fall så anses den anställdes bostad utgöra tjänsteställe. I de fall undantagsregeln används så besöker alltså inte den anställde bolagets lokaler regelbundet.

Sedan finns ytterligare regler för sjömän, riksdagsledamöter och tillfälligt anställda vid samhällskriser. Har ni anställda i någon av dessa kategorier så kan ni läsa läs mer reglerna hos Skatteverket här. 

I och med att många bolag nu erbjuder sina anställda att kombinera arbete både i bolagets kontorslokaler och i den anställdes egna hem så har Skatteverket lämnat ett ställningstagande för att förtydliga vad som gäller i dessa fall. I de fall som den anställde faktiskt har möjlighet att utföra huvuddelen av sitt arbete i bolagets lokaler så är det fortfarande bolagets lokaler som anses vara den anställdes tjänsteställe.

Att den anställde väljer att arbeta hemifrån får alltså inte någon påverkan i detta fall. Finns det däremot ett avtal mellan arbetsgivare och den anställde om att huvuddelen av arbetet får utföras på annan plats, så får det en påverkan på tjänstestället.

För att få en inblick i Skatteverkets ställningstagande gällande hemma vs kontoret så kan du läsa mer på Skatteverkets hemsida här.

För några år sedan tillkom ett krav på arbetsställenummer i arbetsgivardeklarationen på individnivå. Detta ska alltså skiljas från tjänsteställe och avser något annat. Ett arbetsställe är ett ställe där bolaget bedriver verksamhet. Så fort ett bolag har verksamhet på mer än ett ställe så måste arbetsställenummer anges i individuppgiften som deklareras till Skatteverket. Har bolaget bara verksamhet på ett ställe behöver inget noteras alternativt 00001.

Informationen om bolagens arbetsställenummer används av SCB (statistiska centralbyrån) för att föra statistik över sysselsättning, lönesummor och kopplas samman med annan information för att ligga till grund för viktiga beslut i vårt samhälle.

I november varje år får alla bolag som har eller har haft verksamhet på två olika ställen en förteckning från SCB över de arbetsställenummer som finns registrerade hos dem. Vilket arbetsställe som respektive person tillhör ska utgå från var de i första hand befinner sig för att påbörja sitt arbete eller för att hämta arbetsmaterial eller liknande.

Arbetsställenummer registreras enklast direkt via verksamt.se.

• Prisbasbeloppet för 2023 uppgår till 52 500 kr.
• Det förhöjda prisbasbeloppet för 2023 uppgår till 53 500 kr.
• Inkomstbasbeloppet för 2023 är 74 300 kr.

Schablonbeloppen för skattefri milersättning är justerade från och med 1 januari 2023:

• Resor med egen bil: 25 kr/mil
• Resor med förmånsbil: 12 kr/mil förutom helt eldriven bil: 9,50 kr/mil

Även förmånerna gällande fri kost på arbetsplatsen, den så kallade kostförmånen har justerats 2023. Schablonbeloppen för kostförmånen utgörs av följande:

• För anställd som får samtliga tre måltider fria på arbetsplatsen (frukost, lunch, middag) utgör förmånsvärdet 275 kr/dag.
• Fri frukost på arbetsplatsen utlöser ett förmånsvärde på 55 kr/dag.
• Fri lunch resulterar i 110 kr i förmånsvärde per dag.
• Även fri middag på arbetsplatsen resulterar i ett förmånsvärde på 110 kr/dag.

På tal om förmåner, kom också ihåg att se över eventuella förmånsbilar i bolaget så att era anställda beskattas på ett korrekt sätt. Kontrollera detta med ert leasing-bolag eller använd Skatteverkets beräkningshjälp. Ett tips är att du då behöver ha koll på bilens modellkod, fordonsskatt samt totalsumman för bilens extrautrustning för att kunna ta fram ett korrekt förmånsvärde. 

En nyhet i arbetsgivardeklarationerna på individnivå är att det numera på varje individuppgift måste framgå den anställdes tjänsteställe. Arbetsgivardeklarationerna skickas in till Skatteverket varje månad för bolag som är registrerade som arbetsgivare.

Tjänsteställe utgörs i regel av den fysiska platsen där den anställde utför huvuddelen av sitt arbete. Var huvuddelen av arbetet utförs är inte alltid en fråga som är lätt att bedöma, speciellt i det nya arbetsklimats om skapats efter pandemin där distansarbete och flexibla arbetsplatser är vanligare. Läs mer om det här.

För att stötta bolag ytterligare i tider av hög inflation och höga energipriser så la regeringen fram ett förslag precis innan årsskiftet. Förslaget gäller en utökning av det skatteanstånd som gick att ansöka om under pandemin.

Förslaget innebär att anstånd ska gå att ansöka om till och med den 12 september 2023 samt att anstånd ska kunna beviljas i högst 12 månader istället för tidigare 9 månader för innehållet i arbetsgivar- och momsdeklarationerna.

Förslaget är att anstånd ska gå att söka för redovisningsperioderna april till juni 2022. Mer information kring detta förslag återkommer vi till när beslutet är taget.

Här kommer några tips på hur du som administratör i PE kan förbereda dig för att skiftet ska ske så smidigt som möjligt.

Har all semesterlönegrundande- och icke semesterlönegrundande frånvaro registrerats korrekt?

Olika frånvarotyper kan påverka semesterintjänandet. Sjukdom, föräldraledighet och vård av barn är några parametrar som kan spela in. Så länge all frånvaro är inrapporterad så ska semesterintjänandet bli rätt.

Har alla anställda rätt semesterinställningar vad gäller semestermodell (föregående eller sammanfallande intjänande- och semesterår)?

Du kan tjäna in semesterdagar på två olika vis, antingen så tjänar du in semester första året för att sedan nyttja semesterdagarna året därpå (semestermodell föregående år) alternativt så tilldelas du betald semester direkt och har sedan året på dig att tjäna in dagarna (semestermodell sammanfallande).

Har anställd inte tagit ut årets semester än?

Enligt semesterlagen ska arbetstagare ta ut minst 20 betalda semesterdagar under semesteråret. De betalda semesterdagar som överstiger 20 dagar får sparas till kommande år.

Finns det sparade semesterdagar på år 5 som ska utbetalas?

Enligt semesterlagen kan en spara semester i fem år, därefter ska de betalas ut på lön.

Ska semesterersättning på rörliga lönedelar betalas ut årsvis?

På rörliga lönedelar så som timlön, provision och bonus ska semesterersättning om minst 12% betalas enligt semesterlagen. Förutsatt att ersättningen inte betalas ut löpande under året så ska utbetalning ske i samband med semesterårsskiftet. Hur mycket som eventuellt ska betalas ut hittar du i semseterskulden.

Vad händer med kvarvarande förskottsdagar?

Om du har kvarvarande förskottsdagar så sparas inte dessa över semesteråret. Om du önskar att anställd ska behålla sina tilldelade förskottsdagar så vänligen kontakta oss.

För er som inte har denna typ av semestermodell- och år så gäller naturligtvis samma regler fast då för andra perioder.

En lågkonjunktur uppstår när efterfrågan på varor och tjänster är lägre än företagen förväntat sig. Det kan leda till sämre ekonomi i bolaget med en följd att anställda tvingas sägas upp. Det i sin tur leder till arbetslöshet och minskad konsumtion. Det blir en negativ spiral där ekonomin, samhället och företagen får det tufft. 

Det låter deppigt, men ekonomin har alltid gått i cykler. Så en lågkonjunktur kommer förr eller senare. Därefter följer återigen en högkonjunktur där ekonomin och företagen blomstrar. Allt går i cykler. Ekonomin har en förmåga att återhämta sig på lång sikt, men som ansvarig för en verksamhet behöver du kunna hantera lågkonjunkturen och den potentiella inverkan det kan ha på din likviditet och ditt kassaflöde.  

I en period där det är svårt att sälja tenderar många bolag att fokusera på vinst och på att sälja mer. Det är viktigt med vinst och vi måste sälja våra produkter och tjänster för att vara lönsamma, men de mest framgångsrika bolagen har ett lika stort fokus på sitt kassaflöde. Särskilt i tuffare tider när risken för sämre likviditet ökar. En genomtänkt och välfungerande likviditetshantering och ett positivt kassaflöde har en direkt påverkan på din lönsamhet och konkurrenskraft.

Kassaflödet är företagets flöde av in- och utbetalningar under en viss tidsperiod. Om du lyckas etablera effektiva och automatiserade processer för att så snabbt som möjligt få betalt och skapa goda rutiner för dina utbetalningar så får du ofta ett positivt kassaflöde som resultat.

Att ha bra rutiner för att säkra ditt kassaflöde och din likviditet kan vara skillnaden mellan framgång och konkurs. Även riktigt fina och sunda bolag kan tyvärr gå i konkurs på grund av likviditetsbrist. 

Så sätt strukturerade processer (som i möjligaste mån automatiseras) för att skapa ett positivt kassaflöde och säkerställ att du får in pengar snabbare än de ska betalas ut. Det kommer att hjälpa dig att fortsätta växa även i en skakig period.  

Även om du har en väl fungerande process för in- och utbetalningar så kan det vara svårt att styra kassaflödet helt och hållet via dina processer. Du är trots allt beroende av att dina kunder betalar sina fakturor i tid. Det ligger tyvärr utanför din kontroll. Så för att ta kontroll och säkerställa att ni har pengar i kassan under tillfälliga likviditetskriser så finns ett antal olika verktyg och lösningar som du kan använda dig av. 

Upprätta en likviditetsrapport

Du vill ha så hög likviditet som möjligt för att säkerställa att du kan betala alla dina kortfristiga skulder. Så 100% kassalikviditet innebär att ni teoretiskt sett kan betala av alla kortfristiga skulder direkt. För att få koll på ditt kassaflöde i osäkra tider är likviditetsbudget eller en likviditetsrapport ett bra stöd. I en sådan rapport utgår du ifrån hur mycket pengar du har i kassan i periodens början (exempelvis i början på månaden), du lägger till hur mycket som kommer in genom intäkter och när dessa kommer in på banken och slutligen drar du bort alla utgifter som ska betalas i perioden. Då får du en tydlig bild av dina likvida medel och du kan snabbt se om ni då kan täcka månadens utgifter. 

För att kunna ha 100% kontroll och kunna agera proaktivt ska denna likviditetsrapport baseras på en så automatiserad bokföring som möjligt. Det gör att du i realtid kan se om ni saknar pengar och därmed kan du agera snabbt innan betalning ska ske. Automatisering är en förutsättning för att jobba proaktivt med likviditeten.

Factoring – sälj eller belåna dina fakturor

Factoring är ett samlingsbegrepp för att sälja eller belåna dina fakturor till en bank eller ett finansbolag. Det är en metod som ökar hela tiden och en möjlighet för dig att få betalt direkt istället för att vänta 10-30 dagar för att få betalt från dina kunder. Du skickar fakturan till din kund och kan få betalt samma dag genom en factoring-lösning. Det är ett snabbt sätt att förbättra likviditeten och därmed kunna investera i er tillväxt istället för att agera bank åt era kunder och bära risken att de inte betalar i tid. Factoring är ett alternativ till traditionella banklån för dig som företagare.

Att sälja fakturor innebär att du får pengar direkt och slipper vänta på betalningar från dina kunder. Du säljer fakturan (helt eller delvis) till en bank eller ett finansbolag som dessutom tar risken och administrationen med att skicka eventuella påminnelser och driva in pengarna. Du betalar några procent i avgift per faktura för att få pengarna direkt.

Att belåna fakturor innebär istället att du lånar pengar med kundfakturor som säkerhet. Du får pengar insatta på kontot direkt och har dina kundfakturor som garanti för att finansiären får betalt tids nog. När du belånar fakturor betalar du ränta de dagar som du har pengarna på kontot. För vissa lösningar får du dessutom betala en fast avgift i grunden för lösningen.

På PE Accounting erbjuder vi fakturafinansiering med automatisk bokföring via våra partners Capcito och SEB . 

Ansök om checkkredit

De flesta banker erbjuder checkkredit. Det är ett vanligt sätt att lösa tillfällig brist på likviditet för bolag. Det kan vara under sommaren då intäkterna är lägre eller i en period där kunder av olika anledningar inte betalar sina fakturor i tid vilket i sin tur påverkar ditt kassaflöde. En checkkredit är en slags konsumtionskredit som läggs på ditt konto som säkerhet för att du ska kunna betala löner och skatter exempelvis även om likviditeten är sämre under en period. Det är sällan en bra idé att förlita sig på en checkkredit i ett längre perspektiv, men som en ”likviditets-lina” kan det vara en smart lösning. Om du i grunden har en försäljning som täcker era utgifter så kan detta tillskott skapa lugn hos dig som ansvarig för verksamheten i perioder där kassaflödet påverkas negativt.

Vanligtvis innebär en checkkredit en fast årlig avgift för att få ha denna säkerhet hos banken och du får därefter betala ränta för de pengar du faktiskt nyttjar krediten.

När det kommer till gåvor ska du alltid utgå från att gåvor som ges från er som arbetsgivare är skattepliktiga, mottagaren ska alltså förmånsbeskattas för gåvans värde. Däremot finns det några undantag från denna skatteplikt, det vanligaste som du kanske är mest bekant med är julgåvor.

Gåva i form av en julklapp kan du ge till dina medarbetare skattefritt så länge värdet på gåvan inte överstiger 500 kr inkl. moms. En viktig parameter är också att gåvan inte får utgöras av ett presentkort som går att byta ut mot kontanter. Ges en gåva i pengar så är den inte längre skattefri. Så länge ett presentkort inte går att byta ut mot pengar kan det fortfarande klassificeras som en skattefri gåva. Om gåvan kostar mer än 500 kr så träder skatteplikten in, från första kronan och hela gåvans värde ska då förmånsbeskattas.

Om en medarbetare önskar att pengarna skänks till en ideell organisation istället för att bekosta en personlig gåva jämställs detta med att få kontanter som gåva, vilket innebär att medarbetaren måste beskattas för gåvans värde.

Tar ni på företaget istället ett beslut om att ingen medarbetare kommer få julgåvor utan ni väljer istället att skänka en summa till en välgörande organisation uppstår inte någon skattepliktig gåva för de anställda. Värt att notera är dock att kostnaden som uppstår för att skänka pengar inte är avdragsgill för företaget. Så fort den anställde själv får bestämma över summan och hur den ska fördelas mellan en egen gåva alternativt att skänka pengar så infaller skatteplikten.

Huvudregeln är som sagt att gåvor alltid är skattepliktiga men det finns ytterligare undantag, såsom minnesgåvor och jubileumsgåvor. Tänk på att du kan själv inte definiera vad som är en jubileums- eller minnesgåva utan du behöver förhålla dig till de ramar Skatteverket förtydligar HÄR.

Tidigare har vi skrivit en del om förmåner och förmånsbeskattning som kan uppkomma i samband med att ni erbjuder fri kost till era medarbetare. Det finns dock undantag, tillfällen då fri kost är skattefritt för era medarbetare. Dessa undantag är sådant som planeringskonferenser, kick-off, interna kurser, informationsmöten och personalfester.

Två personalfester per år kan ni erbjuda era anställda för att det ska vara skattefritt för medarbetarna och för att företaget ska få ha möjlighet att ta upp vissa avdragsgilla kostnader. Kringkostnader som kan uppstå kring julfesten, kostnader utöver mat och dryck, är avdragsgilla upp till 180 kr/person. Även momsen tillhörande dessa 180 kr får tas upp, resterande del utav kostnaden och momsen utgör en avdragsgill kostnad i företaget. Kostnader för mat och dryck är bara avdragsgilla om det utgör enklare förtäring. Det innebär att kostnad för mat och dryck (alkoholfri) maximalt får kosta 60 kr/person. Kostar mat och dryck mer än så, är kostnaden ej avdragsgill  i företaget.

Däremot får ni i företaget dra av en del utav den ingående momsen som har tagits upp på fakturan. Enklast är att utgå från schablonvärdena, 36 kr/person får dras av på mat och alkoholfri dryck och om måltiden innehåller alkoholhaltig dryck får 46 kr/person tas upp i ingående moms.