DSS: Mer tid för affären med Plock och Kleer

Flera bolag, olika avtal och behov av bättre överblick

Bolagen inom DSS har olika erbjudanden och avtalsmodeller. SchoolSoft har exempelvis många kunder inom offentlig sektor, där upphandlade avtal kan ha olika villkor för prissättning och indexering. Andra delar av koncernen har mer standardiserade erbjudanden och avtalsvillkor.

Gemensamt är att kunderna i stor utsträckning betalar i förskott, vilket ställer krav på att fakturering och periodisering av intäkter fungerar effektivt och korrekt.

Tidigare krävde arbetet flera manuella steg. Faktureringen innehöll mycket manuell hantering och för att följa verksamhetens nyckeltal behövde data exporteras och sammanställas i Excel.

– Vi lade mycket tid på administration kring faktureringen och på att ta fram rapportunderlag. Jag ville kunna logga in och direkt se hur verksamheten utvecklades, utan att först behöva sammanställa siffrorna manuellt, säger Rasmus Fridheimer, CFO på DSS.

Enklare fakturering och bättre kontroll över intäkterna

När DSS började använda Kleer behöll koncernen till en början sin tidigare plattform för avtal och intäkter. Med tiden blev det tydligt att lösningen var mer omfattande än vad verksamheten behövde, samtidigt som mycket manuellt arbete fanns kvar.

Valet föll på Plock. Enkelhet och automatisering var viktiga faktorer, liksom möjligheten att utveckla lösningen tillsammans utifrån DSS behov.

I dag genereras fakturaunderlagen automatiskt i Plock och går automatiskt över till Kleer för attest, utskick och bokföring. Det gör att löpande avtal kan hanteras med betydligt mindre administration.

– Den automatiska faktureringen sparar mycket tid och minskar samtidigt risken för att något missas. Det är en stor förbättring jämfört med hur vi arbetade tidigare.

Även uppföljningen har blivit enklare. De centrala SaaS-nyckeltalen finns samlade på ett ställe och Rasmus kan direkt följa utvecklingen och se hur exempelvis nya affärer påverkar de återkommande intäkterna.

– Nu kan jag logga in och direkt se de viktigaste nyckeltalen och hur intäkterna utvecklas framåt. Det gör att vi kan arbeta mer proaktivt med uppföljningen och snabbare fånga upp sådant vi behöver agera på.

För Rasmus handlar förändringen framför allt om att använda tiden bättre.

– För mig handlar det om att komma bort från det reaktiva. Som CFO vill jag lägga mindre tid på administration och rapportframtagning och mer tid på analys, affärsstyrning och att utveckla verksamheten.

Löpande redovisning ger bättre insyn

Delar av DSS använde redan Kleer när Rasmus började som CFO. Sedan dess har lösningen införts i fler av koncernens svenska bolag.

Kleer hanterar redovisning och löner, med en hög grad av automatisering som minskar behovet av manuella moment. Eftersom redovisningen uppdateras löpande kan Rasmus följa utfallet under månaden i stället för att vänta på att månadsbokslutet ska färdigställas.

– Jag kan gå in och se hur transaktionerna har bokförts och följa utvecklingen löpande. Det ger mig en helt annan transparens i siffrorna och gör det lättare att förstå hur verksamheten utvecklas under månaden.

Rasmus har arbetat i flera olika ekonomisystem och uppskattar framför allt användarvänligheten och automatiseringen i Kleer.

– Det ska vara enkelt att arbeta rätt och enkelt att förstå siffrorna. För oss är det viktigt att ekonomifunktionen kan arbeta effektivt utan onödiga manuella moment.

Tillsammans ger Plock och Kleer två perspektiv på samma verksamhet: utvecklingen av de återkommande intäkterna och det faktiska utfallet i redovisningen.

– Plock ger oss framåtblicken och Kleer det redovisade utfallet. I slutändan måste de två perspektiven hänga ihop – det vi följer operativt ska också återspeglas i böckerna.

Ett ekonomteam med bred kompetens

Samarbetet med Kleer omfattar även ett ekonomteam från Kleer. Rasmus ansvarar för ekonomifunktionen internt, medan Kleer hanterar den löpande redovisningen och bidrar med specialistkompetens vid behov.

– Jag ansvarar för ekonomifunktionen internt, men genom Kleer får vi tillgång till ett helt ekonomteam och specialistkompetens när vi behöver den. Det gör att vi kan ha en effektiv ekonomifunktion utan att all kompetens behöver finnas internt.

Den nära kontakten med ekonomteamet är en viktig del av samarbetet.

– Jag har nära kontakt med Eddie och Henrik och får alltid snabba svar. När det behövs kan de dessutom ta in rätt specialist. Det betyder mycket att kunna diskutera en fråga med någon som redan känner vår verksamhet och förstår hur vi arbetar.

När Plock och Kleer arbetar tillsammans

När DSS valde Plock var Plock och Kleer två separata bolag. Sedan dess har Plock blivit en del av Kleer, vilket skapar ytterligare möjligheter att förenkla ekonomiarbetet.

En konkret fördel märks i gränslandet mellan intäktshantering och redovisning. Frågor som uppstår i Plock kan få redovisningsmässiga konsekvenser och behöver då hanteras gemensamt av teamen.

– Det jag uppskattar är att jag inte själv behöver agera mellanhand. Om en fråga berör både Plock och redovisningen kan teamen prata direkt med varandra och komma tillbaka med en lösning.

För Rasmus handlar det i slutändan om att skapa en ekonomifunktion som både är effektiv i vardagen och bidrar till verksamhetens fortsatta utveckling.

– Systemen och människorna runt dem ska göra vårt arbete enklare. När administrationen fungerar effektivt och vi har tillgång till rätt information kan vi lägga mer tid på det som verkligen skapar värde för verksamheten, avslutar Rasmus Fridheimer.