Kundcase
U Group är moderbolag till Friday och OIO, två av Sveriges snabbast växande aktörer specialiserade på rekrytering och konsultlösningar. Sedan starten 2018 har koncernen vuxit helt organiskt från 0 till cirka 580 miljoner kronor i omsättning och över 800 medarbetare. Med kontor i Göteborg, Stockholm, Malmö, Örebro och Linköping hjälper bolagen företag att hitta rätt kompetens och människor att ta nästa steg i karriären. Omkring 680 av koncernens medarbetare arbetar som konsulter ute hos kunder.
U Group är ett bolag inom bemannings- och konsultbranschen med säte i Göteborg.
U Group har vuxit snabbt sedan starten 2018. Med ökande volymer, fler medarbetare och en alltmer komplex organisation blev det tydligt att de administrativa processerna behövde utvecklas i samma takt som verksamheten.
Den tidigare lösningen bestod av flera olika gränssnitt och system för tidrapportering, fakturering och lön. Avräkningar krävde manuell hantering, underlag skickades mellan olika funktioner och löneprocessen blev särskilt tidspressad under månader med kortare deadlines.
”Processen innehöll många manuella moment och krävde återkommande uppföljning från flera personer. Under månader med kortare deadlines blev det väldigt intensivt”, det säger Wilhelm Oberlies, CFO på U Group.
De separata systemen gjorde det även svårare att snabbt få en samlad bild av hela flödet – från rapporterad tid till fakturaunderlag och lön. För en koncern i snabb tillväxt blev därför kontroll, spårbarhet och skalbarhet centrala frågor.
U Group genomförde tillsammans med ett IT-konsultföretag en strukturerad upphandling där sju leverantörer utvärderades. Ett av de viktigaste kraven var att samla tidrapportering, fakturering och lön i en sammanhållen lösning.
”För oss var det viktigt att samla tidrapportering, fakturering och lön i ett sammanhållet system. Det ger oss effektivare flöden, mindre administration och en tydligare helhetsbild.”
Kleer var ett av tre alternativ som uppfyllde grundkraven. Det som avgjorde var kombinationen av ett sammanhållet flöde och en implementeringsprocess som Wilhelm beskriver som nära och professionell.
I dag kan konsultcheferna godkänna tidrapporter, hantera fakturaunderlag och godkänna löner redan under månadens första arbetsdagar. Det innebär färre återkommande moment och mer tid till kunder, konsulter och verksamhetens utveckling.
”Konsultcheferna kan slutföra sin del av månadsprocessen redan under de första två arbetsdagarna. Det frigör värdefull tid som de i stället kan lägga på konsulterna, kunderna och verksamhetens utveckling.”
När rapporterad tid automatiskt skapar ett fakturaunderlag blir det också enklare att identifiera avvikelser och säkerställa att underlagen är kompletta.
”Kleer har stärkt vår kontroll över faktureringsunderlaget. Vi kan snabbt identifiera avvikelser och agera direkt, vilket ger oss en effektiv och tillförlitlig intäktsuppföljning.”
En av de mer komplexa delarna av lösningen var U Groups provisionsstruktur. Koncernen arbetar med individuella provisioner på konsultchefsnivå samt provisioner på kontors- och teamnivå. Beräkningarna kräver att varje konsult kopplas till rätt säljare, team och leveransansvarig.
Lösningen byggdes gemensamt. Genom en integration med U Groups datalager får varje konsult rätt taggstruktur. När en tidrapport godkänns följer informationen automatiskt med genom flödet.
Det innebär att ekonomifunktionen kan ta fram rapporter över intäkt, bruttolön och marginal per konsult och analysera resultatet utifrån olika delar av organisationen.
”Det som tidigare krävde flera dagars manuell bearbetning kan vi nu ta fram med några få knapptryck.”
Nästa fas är att vidareutveckla budgetuppföljningen och ge regionansvariga tillgång till egna rapporter och resultatuppföljning. Ambitionen är att göra relevant information tillgänglig närmare verksamheten och samtidigt frigöra tid inom ekonomifunktionen.
”Målet är att organisationen själv ska få bättre verktyg för uppföljning och analys. Det skapar ett tydligare ägarskap och gör att fler kan lägga sin tid på att utveckla affären”, avslutar Wilhelm Oberlies.
Missa inte
Som Sveriges största nätverk för egenföretagande konsulter har Kvadrat vuxit snabbt – med över 450 anslutna konsulter och verksamhet på elva orter. Men när tillväxten accelererar ställs nya krav på ekonomi, struktur och kontroll. Med hjälp av Kleer har Kvadrat moderniserat och automatiserat sin ekonomifunktion – och skapat en plattform som stödjer fortsatt expansion, effektivitet och trygghet.
När Smarkify (tidigare Smarkit Agency) växte snabbt räckte inte längre en enkel ekonomilösning – VD Niloo behövde kunna borra sig ner i siffrorna och fatta välgrundade beslut. Med Kleer fick hon en dedikerad ekonom, automatiserad bokföring och processer byggda för att skala. Resultatet: tydlig kontroll på ekonomin, sparad tid varje månad och en fast prismodell utan överraskningar
Redo för nästa steg?
Boka en genomgång och se vad Kleer kan göra för er ekonomi.
