Kundcase
U Group är moderbolag till Friday och OIO, två av Sveriges snabbast växande aktörer specialiserade på rekrytering och konsultlösningar. Sedan starten 2018 har koncernen vuxit helt organiskt från 0 till cirka 580 miljoner kronor i omsättning och över 800 medarbetare. Med kontor i Göteborg, Stockholm, Malmö, Örebro och Linköping hjälper bolagen företag att hitta rätt kompetens och människor att ta nästa steg i karriären. Omkring 680 av koncernens medarbetare arbetar som konsulter ute hos kunder.
U Group är en snabbväxande koncern inom rekrytering och konsultlösningar.
I takt med U Groups snabba tillväxt ökade kraven på effektiva och skalbara administrativa processer. Tidrapportering, fakturering och lön behövde hänga ihop bättre för att stödja koncernens fortsatta utveckling och ge organisationen en tydligare helhetsbild.
Den tidigare lösningen bestod av flera olika gränssnitt och system för tidrapportering, fakturering och lön. Det medförde manuella överlämningar, återkommande uppföljning och en tidspressad månadsprocess.
”Processen innehöll många manuella moment och krävde återkommande uppföljning från flera personer. Under månader med kortare deadlines blev det väldigt intensivt”, säger Wilhelm Oberlies, CFO på U Group.
De separata systemen gjorde det även svårare att snabbt få en samlad bild av hela flödet – från rapporterad tid till fakturaunderlag och lön. För en koncern i snabb tillväxt blev därför kontroll, spårbarhet och skalbarhet centrala frågor.
Efter en strukturerad upphandling där flera leverantörer utvärderades valde U Group Kleer. Målet var inte enbart att byta system, utan att skapa en stabil och skalbar grund för koncernens fortsatta utveckling.
Ett av de viktigaste kraven var att samla tidrapportering, fakturering och lön i en sammanhållen lösning.
”För oss var det viktigt att samla tidrapportering, fakturering och lön i ett sammanhållet system. Det ger oss effektivare flöden, mindre administration och en tydligare helhetsbild.”
Det som avgjorde valet var kombinationen av ett sammanhållet flöde och en implementeringsprocess som Wilhelm beskriver som nära och professionell.
I dag kan konsultcheferna godkänna tidrapporter, hantera fakturaunderlag och godkänna löner redan under månadens första arbetsdagar. Det innebär färre återkommande moment och mer tid till kundrelationer, konsulter och verksamhetens utveckling.
”Konsultcheferna kan slutföra sin del av månadsprocessen redan under de första två arbetsdagarna. Det frigör värdefull tid som de i stället kan lägga på konsulterna, kunderna och verksamhetens utveckling.”
När rapporterad tid automatiskt skapar ett fakturaunderlag blir det också enklare att identifiera avvikelser och säkerställa att underlagen är kompletta.
”Kleer har stärkt vår kontroll över faktureringsunderlaget. Vi kan snabbt identifiera avvikelser och agera direkt, vilket ger oss en effektiv och tillförlitlig intäktsuppföljning.”
U Groups storlek och organisationsstruktur ställer höga krav på hur ekonomisk information sammanställs och följs upp. Lösningen behövde därför kunna hantera flera perspektiv och skapa relevanta underlag för olika delar av verksamheten.
Genom integrationer och en gemensam datastruktur följer rätt information automatiskt med genom hela flödet. Det gör att ekonomifunktionen kan följa upp lönsamhet och relevanta nyckeltal på konsult-, team- och organisationsnivå.
”Det som tidigare krävde flera dagars manuell bearbetning kan vi nu ta fram med några få knapptryck.”
Nästa steg är att vidareutveckla uppföljningen och göra relevanta rapporter och beslutsunderlag tillgängliga närmare verksamheten. Ambitionen är att stärka organisationens möjligheter att själv följa utvecklingen, fatta välgrundade beslut och lägga mer tid på affären.
”Målet är att organisationen själv ska få bättre verktyg för uppföljning och analys. Det skapar ett tydligare ägarskap och gör att fler kan lägga sin tid på att utveckla affären”, avslutar Wilhelm Oberlies.
Missa inte
Som Sveriges största nätverk för egenföretagande konsulter har Kvadrat vuxit snabbt – med över 450 anslutna konsulter och verksamhet på elva orter. Men när tillväxten accelererar ställs nya krav på ekonomi, struktur och kontroll. Med hjälp av Kleer har Kvadrat moderniserat och automatiserat sin ekonomifunktion – och skapat en plattform som stödjer fortsatt expansion, effektivitet och trygghet.
När Smarkify (tidigare Smarkit Agency) växte snabbt räckte inte längre en enkel ekonomilösning – VD Niloo behövde kunna borra sig ner i siffrorna och fatta välgrundade beslut. Med Kleer fick hon en dedikerad ekonom, automatiserad bokföring och processer byggda för att skala. Resultatet: tydlig kontroll på ekonomin, sparad tid varje månad och en fast prismodell utan överraskningar
Redo för nästa steg?
Boka en genomgång och se vad Kleer kan göra för er ekonomi.
