Extremt höga krav på bokslut och högt satta tillväxtmål krävde förändring.
Mot slutet av 2017 tog Adfenix in 50 mkr från externa investerare. Då ökade kraven rejält på bokslut och extern rapportering. Boksluten skulle stängas på fem till sex arbetsdagar istället för en månad. Adfenix hade då ett klassiskt ekonomisystem som varvades med egen databas och banken. Det krävdes stora mängder tid för att sköta administrationen kring alltifrån betalningar och periodiseringar till löner och bokföring. För att kunna ha god ekonomisk kontroll och samtidigt fortsätta växa i antalet anställda och expandera till nya marknader behövde Adfenix göra en rejäl omställning.

Då fanns det ingen ekonomiavdelning och jag och Eric fick ett blankt blad att börja på. Med dotterbolag i två länder, ett tidigare ekonomisystem som inte hade den standarden vi behövde och höga krav var utmaningarna minst sagt många. En av de första saker vi tittade på var att byta ekonomisystem. Kleer var ett av de system vi utvärderade och det som hade bäst förutsättningar för att minimera administrationen och kunna låta oss arbeta mer med analys och planering för framtiden, berättar Carolina Einarsson, Financial Controller på Adfenix.

Några av kraven från Adfenix var att betalningar integrerades med Kleer, deras databas kunde importera kundfakturor samt att data kunde exporteras på ett enkelt sätt för konsolidering på koncernnivå. Det gick bra tack vare att Kleer har ett öppet API. Genom att Kleer har automatiserat Adfenix flöden har mycket tid frigjorts. Ekonomiteamet kan följa företagets siffror mer eller mindre i realtid och kan snabbt agera om något behöver justeras eller flaggas för.

Om någon oväntat frågat oss om rapportering innan Kleer tog det flera dagar och research. Medan om någon frågar oss idag om t.ex. månadens eller årets prognos för omsättningen, kassaflöde och likviditetsprognos, lönsamhet osv. kan vi ofta svara inom kort tid eller på rak arm. Det är en av de stora skillnaderna mot tidigare, fortsätter Carolina.

Ett av flera skäl till att Adfenix valde just Kleer var att det går att automatisera mycket men samtidigt också ha total insyn och kontroll över det som sker.

Kleer automatiserar mycket av administrationen och vi får dessutom bra support, men vill man växa i vår takt är det avgörande att man också förstår, har insyn i det som sker och kan styra det efter företagets behov. Kleer balanserar det med smart automatisering och total insyn och kontroll för oss som känner vår verksamhet bäst, berättar Eric Härstedt, Financial Planning Analyst, Adfenix.

1. Effektiva genomtänkta processer frigör enormt mycket tid som kan användas till mer värdeskapande aktiviteter.

2. Kundreskontran stämmer automatiskt av fakturanummer mot kundinbetalningar.

3. Kund- och leverantörsfakturor kan periodiseras på automatik.

4. Betalningar går direkt via Kleer så det är sällan någon behöver logga in i banken.

5. Utläggen hanteras på ett mycket smidigare sätt och risken för manuella misstag har minskat.

6. Leverantörsfakturorna kommer direkt in i systemet, attesteras av rätt person, bokförs på rätt konto och sedan betalas de, allt i ett svep.

7. Lönehanteringen har blivit extremt mycket enklare.

8. Bokföringen har förenklats rejält då väldigt mycket sköts automatiskt och transaktionerna flödar in direkt från banken.

9. Integrationsmöjligheterna med andra system har gjort det möjligt att förbättra Adfenix interna processer.

10. Bra stöd från Kleers dedikerade konsulter och support.

Adfenix siktar på att bli en så kallad Unicorn. Det vill säga nå en värdering på en miljard dollar eller högre och det ställer extremt höga krav på ekonomifunktionen.

Efter att ha vuxit extremt snabbt under ett år inser vi att vi måste ha så otroligt mycket insikt för att det ska vara hållbart i längden. För en verksamhet som vår med ambitiösa mål finns egentligen inget alternativ än att ha två personer som jobbar med controlling och analys. Desto mer tid vi har kunnat frigöra, desto mer värde har vi kunnat tillföra företaget. För några som oss som brinner för controlling och analys så är den här resan lite av en dröm. Idag är vi, ledningen och hela företaget med på hur det går och har tydliga snabba sätt att kommunicera. Det som började som ett rapporteringskrav från investerare har blivit avgörande för att vi ska arbeta mot samma mål och förstå våra gemensamma utmaningar bättre, avslutar Eric.

Alla företag har sina egna unika förutsättningar, men generellt sett så brukar vi kunna effektivisera mycket av den traditionella redovisning och även leverera mer uppdaterade siffror för tjänstebolag i storleken 5-500 anställda.

Hör gärna av dig om du vill veta mer om hur Kleer skulle kunna hjälpa er få liveuppdaterade beslutsunderlag och en ekonomitjänst som håller även i framtiden.