Från en liten startup med ett fåtal deltidsanställda till ett snabbväxande bolag med 28 anställda har Lightbringer expanderat i hög takt. Idag är de verksamma i både Sverige och UK och har stöd från flera välrenommerade techinvesterare. Med tillväxten ökade kraven på ekonomisk kontroll och transparens – något som tidigare ekonomisystem inte kunde hantera. Den växande komplexiteten medförde särskilda utmaningar kring: 

• Insyn i kostnader och utgifter i en snabbt växande organisation 

• Effektiv lönehantering i takt med att teamet växte 

• Realtidsdata på viktiga KPI:er för bättre beslutsfattanderare 

• Snabba och tillförlitliga rapporter till investerare 

• Undvika att behöva växa ekonomifunktionen, utan i stället fokusera på att växa kärnverksamheten 

För att lösa dessa utmaningar valde Lightbringer Finance-as-a-Service från Kleer. Helhetstjänsten stack ut med sin enkelhet, flexibilitet och möjligheten att få löpande, obegränsat stöd från ekonomikonsulter. En avgörande faktor var också den snabba implementeringen – på bara en månad, jämfört med sex månader hos andra leverantörer. Det gjorde att Lightbringer kunde undvika driftstopp och anpassa sig snabbt till sin tillväxt. 

Som Pam Stentiford, CFO

Övergången innebar inte bara en smidig integration, utan också att den användarvänliga plattformen möjliggjorde för både ledning och medarbetare att få en helt ny översikt över företagets ekonomi – i realtid. I ett företag i konstant tillväxt var det för Pam, helt avgörande att ha full kontroll över ekonomin. Hon betonar hur viktigt det är med realtidsinsikter och ett enkelt gränssnitt där detaljer snabbt kan kontrolleras. 

Now I have much greater transparency over our costs – I can quickly drill down and see exactly what’s going on. It’s been a game changer for our financial control.

För Pam är Kleer mer än bara ett stöd i det dagliga arbetet – det är ett verktyg för strategisk ekonomistyrning. Den förbättrade översikten gör det enkelt att snabbt upptäcka avvikelser och säkerställa att rapporteringen till investerare flyter smidigt.

Genom att använda Kleer har Lightbringer nu en central, skalbar plattform som ger: 

• Ökad transparens och kontroll över alla ekonomiska flöden 

• Förenklade administrativa processer som frigör tid för innovation 

• Bättre förutsättningar för att hantera fortsatt tillväxt – både nationellt och inför internationell expansion 

• Möjlighet att växa, utan att behöva anställa personal för ekonomiadministration 

Med en stabil ekonomisk infrastruktur kan Lightbringer fortsätta sin expansion – utan att tappa kontrollen. 

Varje år genomförs upphandlingar i offentlig sektor för hundratals miljarder kronor. Men många kommuner saknar kontroll över sina inköp – avtal hanteras manuellt, fakturor matchas fel och överfakturering är vanligare än någon vill erkänna. Det gör Clira något åt. 

Med sitt digitala systemstöd för upphandling, avtalshantering och avtalsuppföljning ger Clira kommuner transparens, insyn och kontroll över varje transaktion. Med upphandlingssystemet kan kommunerna spara enorma summor – pengar som kan användas där de verkligen behövs. 

Men medan Clira hjälpte sina kunder att effektivisera sin verksamhet, satt de själva fast i en ineffektiv ekonomifunktion. 

Clira hade vuxit snabbt. Men ekonomifunktionen hängde inte med och hanterades i en fragmenterad ekonomilösning. 

• Ekonomi, lön och utlägg hanterades i separata system – vilket skapade dubbelarbete och onödiga fel 

• Extern ekonomikonsult skötte redovisningen i ett separat system – något som resulterade i ineffektiva processer och risker  

• Manuella processer åt upp värdefull tid från Cliras COO – varje månad gick timmar åt till ekonomisk administration istället för kärnverksamheten 

”Många bolag tänker att de sparar pengar genom att låta en av grundarna sköta ekonomin. Men sanningen är att det är tvärtom. Administration tar tid från tillväxt – och dessutom sköter en specialist det både snabbare och bättre.” – Ola Lindewald, VD på Clira. 

Det var dags att hitta en smidig, smart och mer effektiv lösning. 

Med Kleer har Clira nu: 

• Allt i samma system – ett inlogg, en app, en plattform 

• Automatiserad bokföring, fakturering och lönehantering – inga fler manuella processer 

• En ekonomifunktion där system och ekonomitjänst kommer från samma leverantör 

• Realtidsinsyn i ekonomin – alltid uppdaterade siffror för bättre beslutsfattande 

• Mer tid för tillväxt – nyckelpersoner, som tidigare satt fast i administration, kan nu fokusera mer på att utveckla affären 

”Vi behöver inte längre oroa oss för vad som ramlar mellan stolarna. Kleer har kontroll på både systemet, leveransen och oss som kund. Dessutom har vår COO, som tidigare satt fast i administration, nu betydligt mer energi att investera i bolaget och affären.”– Ola Lindewald, VD på Clira. 

Med en stabil och automatiserad ekonomifunktion på plats kan Clira nu fullt ut fokusera på vidareutveckling av sin teknologi och etablering på nya marknader. I februari lanseras deras AI-drivna promptassistent, en lösning som effektiviserar upphandlingsprocessen, minskar fel och sparar hundratals timmar åt beslutsfattare. 

Samtidigt förbereder sig Clira för expansion till Norge och Centraleuropa, där behovet av digitala upphandlingslösningar är stort.  

– ”Med den insyn och avlastning vi nu har i vår ekonomi kan vi äntligen lägga fullt fokus på vår kärnverksamhet. Vi ser fram emot att växa tillsammans med Kleer och känner oss trygga i att vår ekonomifunktion kan hålla jämna steg, oavsett hur snabbt vi expanderar” – Ola Lindewald, VD på Clira. 

Med en stabil och automatiserad ekonomifunktion på plats kan Clira nu fullt ut fokusera på vidareutveckling av sin teknologi och etablering på nya marknader.  

Vi ser fram emot att följa Cliras resa mot att fortsatta ge kommuner bättre insyn i sina upphandlingar och minska risken för överfakturering med potential att spara miljardbelopp globalt. 

“Realtidsinsynen i bokföringen ger oss utomordentlig kontroll över företagets finanser. Det är också enkelt för fler i teamet att få tillgång till nödvändig information, utan att behöva vända sig till mig.” – Grim Sjöberg, CFO på Inex One

Inex One är verksamma i flera länder och har kontor i Stockholm, Singapore, Paris och New York, med kunder över hela världen. Idag har företaget 14 anställda och räknar med att omsätta 100 miljoner kronor under 2024, en ökning på 69% från föregående års 59 miljoner.  
 

– Nu stänger vi månaden dubbelt så fort och har endast en person som sköter ekonomin, samtidigt som vi lyckats få bättre insyn i vår ekonomiska hälsa även på projektnivå. Genom Kleer har vi fått en betydligt mer proaktiv finansavdelning, säger Grim.  

Inex One upplevde svårigheter i takt med att bolaget växte snabbt. De använde flera olika system för lön och ekonomi, vilket ledde till ineffektivitet, fel och höga kostnader. Redovisningen sköttes av en redovisningsfirma där tre konsulter arbetade med bokföringen, vilket resulterade i hög tidsåtgång och manuell handpåläggning.
 

Grim letade därför efter en leverantör som kunde möta deras behov och bli en tillväxtpartner. Efter noggrann research och på rekommendation från bland annat Mentimeter, fann han Kleer. Kleers förmåga att samla alla nödvändiga verktyg för att hantera företagets lön och ekonomi i ett och samma system, kombinerat med att ekonomikonsulter som är experter på SaaS- och konsultbolag ingick i månadskostnaden, gjorde att de blev det självklara valet. 
 

De realtidsuppdaterade rapporterna har förbättrat deras förmåga att snabbt reagera på ekonomiska förändringar.

– Jag älskar konceptet med bokföring på ett ’SaaS-upplägg’ där allt ingår till en fast månadsavgift. Det ger mig klarhet över vad jag betalar för redovisning och system. Innan Kleer betalade vi mycket timarvoden för att korrigera fel. Givet debitering per timme var dessutom kostnaderna väldigt svåra att förutspå, berättar Grim.

– Det har alltid varit ett sådant ’hustle’ för mig att ha lön, administration, redovisning och rapportering i flera olika, statiska system. Med Kleer behöver vi bara ett system för allt som rör lön och ekonomi. Det har varit en fantastisk lösning för oss eftersom vi arbetar runt om i världen och behöver ett gränssnitt som är ’source of truth’ för allting, förklarar Grim.  

• Rapporteringsverktyget – Ger en transparent insyn i företagets siffror och fungerar som ett bra underlag för styrelse och investerare.  

• Kategorisering och dimensioner – Möjliggör resultaträkning per anställd och projekt, vilket hjälper till att säkerställa marginalen.  

• Smidiga bankintegrationer – Som automatiskt konverterar banktransaktioner i flera valutor.  

• Självfakturering – Underkonsultmodulen gör det enkelt att arbeta med konsulter som behöver olika nivåer av behörighet, rättigheter, lön och ersättning.  

• Prissättningen – Ett fast pris utan dolda avgifter. Aldrig någon överraskning, och väldigt transparent. 

• Tillväxtmöjligheterna – Systemet och tjänsten stödjer fortsatt tillväxt och skapar en användarvänlig miljö även för de som inte är vana vid ekonomisystem.  

– Vi är väldigt nöjda med Kleer. Våra kostnader för lön, bokföring och ekonomihantering har minskat med nästan 60% under januari till maj jämfört med tidigare år. Vi stänger nu månadsbokslutet dubbelt så snabbt och jag personligen sparar 15 timmar i veckan tack vare den automatisering och effektivitet som Kleer erbjuder. Detta ger oss mer tid och resurser att fokusera på att växa verksamheten, berättar Grim. 

Inex One har genom samarbetet med Kleer kunnat skala sin verksamhet och förbättra sina ekonomiprocesser avsevärt. Med realtidsinsyn, automatisering och ett användarvänligt system har de lagt en stabil grund för fortsatt tillväxt. Nu väljer de att förlänga avtalet ytterligare ett år. 

Läs mer om Inex One här.

Maskininlärningsplattformen Hopsworks stod inför en stor tillväxtfas som krävde skarpare och effektivare ekonomistyrning för att göra rätt investeringar och fatta rätt beslut, i rätt tid. Yaroslava Yatsuk, som är ekonomiansvarig på Hopsworks, hade en vision om total kostnadskontroll, men fastnade lätt i tidskrävande Excel-arbete och manuella uppgifter. Utmaningarna med att skapa pålitliga prognoser och ineffektiva redovisningsprocesser försvårade situationen ytterligare.

Kleer erbjöd Hopsworks en skräddarsydd löne- och redovisningslösning, inklusive bokföring, momsrapportering, skattedeklarationer och årsredovisningar. Tillsammans med Konstruks budget- och prognosverktyg kunde Yaroslava få den kontroll hon behövde.

– Kleer och Konstrukt har gett mig den struktur och det systemstöd jag behöver för att enkelt jämföra min plan med verkligheten, planera framåt och ge välgrundade rekommendationer, berättar Yaroslava.

Kombinationen av Kleer och Konstrukt för sin ekonomihantering, låste upp en helt ny nivå av effektivitet och kontroll. Den integrerade lösningen har inte bara strömlinjeformat Hopsworks ekonomiska processer utan även transformerat hur de hanterar sin ekonomi.

• Total kostnadskontroll – Hopsworks får en tydlig bild av alla utgifter och intäkter i realtid i Kleer.

• Bättre prognostisering – Konstrukts kraftfulla prognosverktyg möjliggjorde precisa prognoser för framtiden. Budget-och prognosmallarna är en favorit hos Yaroslava.

• Effektivare rapportering – Automatiserad rapportering och konsolidering av data frigör värdefull tid att lägga på att analysera och budgetera.

• Mindre tid på manuellt arbete – Med automatiserad hantering av manuella uppgifter blir det betydligt mer tid för värdeskapande strategiskt beslutsfattande.

• Ett ekonomiteam som alltid är redo – Kleers ekonomiteam är alltid redo och snabba i kommunikationen.

“Det känns verkligen inte som ett konsultteam utan som en del av Hopsworks team.”– Yaroslava Yatsuk, Ekonomiansvarig på Hopsworks 

Genom realtidsöversikt över utgifter och intäkter, avancerad prognostisering, automatiserad rapportering och minimering av manuellt arbete, kan Hopsworks nu fokusera mer på strategisk tillväxt och mindre på administrativa arbetsuppgifter.

Hopsworks har med hjälp av Kleer och Konstrukt uppnått total kostnadskontroll, förbättrad prognostisering, effektivare rapportering och fått mer tid för strategisk analys. Något som är extra viktigt för en person som Yaroslava, som är ensamt ansvarig för ekonomin på bolaget och behöver mer tid att kunna fokusera på stöttningen av Hopsworks tillväxt.

–  Idag har jag det stöd som behövs från både system och specialister för att göra mitt jobb på ett enklare och effektivare sätt. Med Kleer och Konstrukt kan jag tryggt göra mina rapporter och ha löpande kontroll. Jag ska alltid kunna stå bakom mina siffror. Det kan jag tryggt göra idag, berättar Yaroslava.

Vill du veta mer om hur du kan nå samma kontroll och precision som Hopsworks fått? Upptäck ekonomi- och lönetjänsten där allt ingår – även ekonomikonsulterna som är proffs på SaaS-bolag! 

Baby Journey är techbolaget som genom sin väldesignade app, samlar gravida- och småbarnsföräldrar i ett community som sedan start haft siktet inställt på att bli Sveriges bästa app för gravida. Grundarteamet bakom succéappen är influencern Michaela Forni, hälsoinformatikern Timothy Forni och entreprenören Damon Foroozesh. Affärsidén är lika enkel som effektiv. Intäkterna kommer från samarbeten och annonsörer som via Baby Journey’s snygga app, får direkt-access till en engagerad målgrupp där det erbjuds att annonsera på ett helt nytt sätt med data som utgångspunkt. Dom kallar det ett nischat mediahus mot målgruppen gravida och småbarnsföräldrar.

Bolaget grundades 2019 och har sedan starten vuxit både snabbt och kraftigt – och tillväxtplanerna är fortsatt aggressiva. Men för att klara av att växa behöver man en stabil grund att ta sats ifrån.

• COO & medgrundaren Timothy Forni ansvarade för det operativa i bolaget vilket även innefattar den ekonomiska administrationen.
• Redovisning, bokföring och lön var outsourcad hos byråer.
• Ekonomi och lön administrerades i två olika system där Baby Journey köpte licenser.
• De upplevde stora utmaningar med att få en tydlig överblick av företagets ekonomi.

”Det största problemet med vår tidigare lösning var att vi hade dålig koll och överblick på vår ekonomi, vilket i sin tur gjorde det svårt för oss att optimera företaget. Kort och gott så var det svårt för oss att på ett enkelt sätt budgetera intäkter och utgifter”, Timothy Forni COO & Co-founder Baby Journey. 

Som ett framgångsrikt techbolag i framkant stämde inte det befintliga arbetssättet med kraven Baby Journey hade på sina leverantörer. Att använda en traditionell byrå och köpa licenser från flera olika system var både mer trögt och mindre effektivt. Valet föll i stället på Kleer. Lösningen stämde överens med Baby Journeys krav på funktionalitet, teknik och digitalisering.

”Innan Kleer  la jag dubbelt så mycket tid på ekonomisk administration, och företagets ekonomiska hälsa upplevde jag var svår att diagnostisera. Nu kan jag istället lägga dubbelt så mycken tid på att driva Baby Journey i rätt riktning,” Timothy Forni COO & Co-founder Baby Journey.  

Implementering av ekonomisystem är aldrig en rolig historia, eller?

Efter att bara några månader tidigare implementerat ett annat ekonomisystem som brustit i funktionalitet, var Baby Journey inte jätteexalterade över att implementera ett nytt. Under mindre än en månad var all ekonomisk data överflyttad, processerna var satta och systemet var live. Det hade gått över all förväntan!

”Implementationen och onboardingen var otroligt smidig – den var över all förväntan! Det var fantastiskt att ha en så strukturerad onboarding där två dedikerade personer från Kleer noggrant såg till att tidslinjen följdes, att samarbetet fungerade via ett gemensamt system för implementation och att alla bitar var på plats utan minsta avvikelse”, Timothy Forni COO & Co-founder Baby Journey. 

Personalen på Kleer är ovärderliga. De är kunniga och kan besvara vilken fråga som helst gällande ekonomi, inom bara någon timma. Funktionerna i systemet hjälper till att hålla koll på siffrorna och ger en tydlig överblick av företagets finanser, i realtid. All tid (och pengar) som sparas på att slippa sköta kvittoredovisning, lön och utlägg. Företagskortet Mynt som är kopplat till Kleer – all information förs automatiskt över till systemet vilket sparar tid och eliminerar misstag.

• Kategorier & taggning! Allt innehåll som hanteras i Kleer kan taggas och kategoriseras vilket ger oss skräddarsydda, detaljerade rapporter.
• Rapporterna! – tydligheten i hur siffror och data visualiseras i systemet.
• Kopplingen till Mynt! – utlägg och kostnader kopplade till kortet taggas automatiskt upp i systemet.
• Löpande fakturering! – om kunderna vill faktureras månadsvis är det enkelt att sätta upp.

Vilja Solutions är en ledande leverantör av molnbaserade bankplattformar. Viljas plattform täcker hela livscykeln för lån- och sparprodukter, allt i ett system. Detta möjliggör för kunden att snabbt och enkelt lansera nya intäktsströmmar, säkerställa regelefterlevnad, skapa hög servicegrad till kunder samt automatisera interna flöden. Bolaget är just nu på en spännande tillväxtresa där siktet är satt utanför Norden.

Pernilla Karsberg tog över som CFO i oktober 2021 och kände att det dåvarande systemet och de processer som fanns på plats saknade den insyn och överskådlighet som hon önskade. Det tog onödig tid att växla mellan alla olika system som fanns. Att dessutom skicka fakturor fram och tillbaka till en extern firma istället för att hantera dem in-house var också tidskrävande och ineffektivt.

”Vi hade en extern firma som hjälpte oss, och ett affärssystem i grunden. Sedan la vi till andra delar som exempelvis lönesystem utöver grunden i systemet, säger Pernilla. Men med flera systemen saknade jag känslan av kontroll över våra siffror. Det var krångligt att till exempel sätta dimensioner på allting och tagga intäkter och kostnader så som jag ville. Jag saknade en tydlig överblick helt enkelt.” – Pernilla Karsberg CFO Vilja

Pernilla började leta efter ett bättre och mer effektivt alternativ, och deltog på ett webinar som Kleer höll i. Hon gillade lösningen som verkade ha allting hon behövde, men var tveksam eftersom hon inte hade hört talas om Kleer tidigare. Efter att ha pratat med några referenser bestämde hon sig för att testa.

”Kleer verkade passa oss perfekt, särskilt eftersom det är byggt av ekonomer och riktat mot SaaS-bolag, menar Pernilla. Jag fick också en väldigt bra bild av Kleer från deras referenser och från olika branschkollegor, så då kände jag mig trygg och bestämde mig för att testa lösningen. Och det gick ju verkligen jättebra!”

”Mitt fokus som CFO är att stödja verksamheten med analys, att driva budget och prognosarbetet, att skapa och presentera rapporter över hur företaget går samt ett helhetsansvar för ekonomin på Vilja, berättar Pernilla. Och tack vare konsulterna på Kleer kan jag ha fullt fokus på just detta istället för till exempel redovisningsdelar som löpande bokföring m.m.”

Efter en smidig implementation av lösningen krävdes det några veckor innan Pernilla kände att hon hade helt koll på systemet, men hon märkte snabbt av fördelar som hon inte hade förväntat sig.

”Konsulterna var verkligen jätteduktiga och implementationen gick smidigt. Efter att jag hade lärt mig systemet märkte jag hur enkelt det var att använda. Jag kunde spara mycket tid genom att inte behöva byta mellan olika system, utan ha allting samlat på samma ställe, vilket har ökat kvaliteten i siffrorna och ger oss bättre underlag för affärsbeslut.”

I Pernillas dagliga arbete kan hon nu arbeta på ett smidigare sätt än förut, vilket gynnar alla inom verksamheten.

”Nu kan jag på ett enkelt sätt kategorisera kostnader och intäkter på alla de dimensionerna vi behöver. Systemet gör att vi själva har mer kontroll och att vi inte behöver förlita oss på en byrå för fakturering, dimensionssättning m.m. Även andra användare sparar tid nu när de till exempel redovisar utlägg eller kollar sina lönespecifikationer. Så vi är väldigt nöjda!”

Vilja satsar till 100% på sin molnbaserade plattform och planerar att expandera utanför Norden.

”Vi är redan den ledande bankplattformen inom inlåning i Sverige och finns hos 70% av alla kreditmarknadsbolag i landet. Vårt nästa steg är att öka tillväxten vi har haft, men också öka försäljningen utanför Norden, där vi nu är i startgroparna. Så det ska bli spännande”, avslutar Pernilla.

Denna expansion kommer medföra nya utmaningar och möjligheter, men med hjälp av Kleer kan Vilja fortsätta centralisera sin ekonomiska data. Detta samarbete har inte bara förbättrat interna processer utan också stärkt företagets position inför denna ambitiösa expansion utanför Norden.

Är du intresserad av att veta mer om hur Kleer kan transformera er ekonomihantering ? Hör gärna av dig om du vill veta mer om hur Kleer skulle kunna hjälpa er att få kontroll och ännu bättre översyn med en ekonomitjänst som håller för tillväxt i en expansiv affärsvärld.

I hård konkurrens har Voyado etablerat sig och vuxit stadigt. För ekonomin användes olika system för varje moment. Det fungerade bra förutom att det blev krångligt för medarbetarna att veta vilket system de skulle använda för vad. Upplägget sattes på prov när de förvärvade Apptus och deras CFO Erica Sandelin Ekelund behövde ha full koll på likviditeten för båda bolagen för att kunna ta rätt beslut. Därtill ökade pressen från ledningen att stänga månadsboksluten snabbare. Det behövdes en förändring och de började leta efter en leverantör som både kunde erbjuda ett bra system och redovisningstjänster.

Vi gick från 15 arbetsdagar till 3 för att stänga månaden.

 

Voyado valde att satsa på en helhetslösning och fann vad de letade efter i Kleer. Men trots att det på pappret verkade bra var oron stor när det var dags för implementering. Hör hur det gick i videon.

Läs gärna mer om Voyado på deras hemsida.

Med Kleer ingår följande

1. Realtidsuppdaterade beslutsunderlag
2. Pappersfri redovisning
3. Lön samt tid-och projektrapportering i samma system som kund-och leverantörsfakturering, utlägg, bokföring och rapporter
4. Tre dedikerade ekonomer som arbetar proaktivt och vet vad ert företag behöver samt support med svar inom 24 h
5. En smidig app för att fotografera kvitton och rapportera tid på projekt eller frånvaro
6. Möjlighet att skapa smarta integrationer via vårt öppna API
7. Fast månadskostnad

Ta ett första steg mot automatiserad ekonomi redan idag

Vill du också ta kontroll över era abonnemang i realtid? Vill du lägga mindre tid på manuell administration och mer på uppföljning av ARR, MRR och er affärsmodell? Då är det dags att dyka in framtiden och automatisera det som går. Många SaaS-bolag har som sagt redan börjat resan…gör det du också!

Se vårt inspelade webinar för att höra hur andra SaaS-bolag valt att automatisera ekonomin.

Extremt höga krav på bokslut och högt satta tillväxtmål krävde förändring.
Mot slutet av 2017 tog Adfenix in 50 mkr från externa investerare. Då ökade kraven rejält på bokslut och extern rapportering. Boksluten skulle stängas på fem till sex arbetsdagar istället för en månad. Adfenix hade då ett klassiskt ekonomisystem som varvades med egen databas och banken. Det krävdes stora mängder tid för att sköta administrationen kring alltifrån betalningar och periodiseringar till löner och bokföring. För att kunna ha god ekonomisk kontroll och samtidigt fortsätta växa i antalet anställda och expandera till nya marknader behövde Adfenix göra en rejäl omställning.

Då fanns det ingen ekonomiavdelning och jag och Eric fick ett blankt blad att börja på. Med dotterbolag i två länder, ett tidigare ekonomisystem som inte hade den standarden vi behövde och höga krav var utmaningarna minst sagt många. En av de första saker vi tittade på var att byta ekonomisystem. Kleer var ett av de system vi utvärderade och det som hade bäst förutsättningar för att minimera administrationen och kunna låta oss arbeta mer med analys och planering för framtiden, berättar Carolina Einarsson, Financial Controller på Adfenix.

Några av kraven från Adfenix var att betalningar integrerades med Kleer, deras databas kunde importera kundfakturor samt att data kunde exporteras på ett enkelt sätt för konsolidering på koncernnivå. Det gick bra tack vare att Kleer har ett öppet API. Genom att Kleer har automatiserat Adfenix flöden har mycket tid frigjorts. Ekonomiteamet kan följa företagets siffror mer eller mindre i realtid och kan snabbt agera om något behöver justeras eller flaggas för.

Om någon oväntat frågat oss om rapportering innan Kleer tog det flera dagar och research. Medan om någon frågar oss idag om t.ex. månadens eller årets prognos för omsättningen, kassaflöde och likviditetsprognos, lönsamhet osv. kan vi ofta svara inom kort tid eller på rak arm. Det är en av de stora skillnaderna mot tidigare, fortsätter Carolina.

Ett av flera skäl till att Adfenix valde just Kleer var att det går att automatisera mycket men samtidigt också ha total insyn och kontroll över det som sker.

Kleer automatiserar mycket av administrationen och vi får dessutom bra support, men vill man växa i vår takt är det avgörande att man också förstår, har insyn i det som sker och kan styra det efter företagets behov. Kleer balanserar det med smart automatisering och total insyn och kontroll för oss som känner vår verksamhet bäst, berättar Eric Härstedt, Financial Planning Analyst, Adfenix.

1. Effektiva genomtänkta processer frigör enormt mycket tid som kan användas till mer värdeskapande aktiviteter.

2. Kundreskontran stämmer automatiskt av fakturanummer mot kundinbetalningar.

3. Kund- och leverantörsfakturor kan periodiseras på automatik.

4. Betalningar går direkt via Kleer så det är sällan någon behöver logga in i banken.

5. Utläggen hanteras på ett mycket smidigare sätt och risken för manuella misstag har minskat.

6. Leverantörsfakturorna kommer direkt in i systemet, attesteras av rätt person, bokförs på rätt konto och sedan betalas de, allt i ett svep.

7. Lönehanteringen har blivit extremt mycket enklare.

8. Bokföringen har förenklats rejält då väldigt mycket sköts automatiskt och transaktionerna flödar in direkt från banken.

9. Integrationsmöjligheterna med andra system har gjort det möjligt att förbättra Adfenix interna processer.

10. Bra stöd från Kleers dedikerade konsulter och support.

Adfenix siktar på att bli en så kallad Unicorn. Det vill säga nå en värdering på en miljard dollar eller högre och det ställer extremt höga krav på ekonomifunktionen.

Efter att ha vuxit extremt snabbt under ett år inser vi att vi måste ha så otroligt mycket insikt för att det ska vara hållbart i längden. För en verksamhet som vår med ambitiösa mål finns egentligen inget alternativ än att ha två personer som jobbar med controlling och analys. Desto mer tid vi har kunnat frigöra, desto mer värde har vi kunnat tillföra företaget. För några som oss som brinner för controlling och analys så är den här resan lite av en dröm. Idag är vi, ledningen och hela företaget med på hur det går och har tydliga snabba sätt att kommunicera. Det som började som ett rapporteringskrav från investerare har blivit avgörande för att vi ska arbeta mot samma mål och förstå våra gemensamma utmaningar bättre, avslutar Eric.

Alla företag har sina egna unika förutsättningar, men generellt sett så brukar vi kunna effektivisera mycket av den traditionella redovisning och även leverera mer uppdaterade siffror för tjänstebolag i storleken 5-500 anställda.

Hör gärna av dig om du vill veta mer om hur Kleer skulle kunna hjälpa er få liveuppdaterade beslutsunderlag och en ekonomitjänst som håller även i framtiden.

När Georg började som CFO på Mentimeter så var de ett litet bolag med drygt 20 anställda i en väldigt kraftig tillväxtfas och saknade en ekonomilösning som var skalbar och långsiktig.

Vi utvärderade ett antal olika aktörer och i slutändan så var det egentligen bara PE som var kvar för att det var det enda system jag kunde hitta där flexibiliteten fanns och känslan att ha siffrorna vid våra fingrar på det sättet som jag ville ha, berättar Georg.

Jag har svårt att se hur vi hade kunnat hantera den tillväxt som vi haft i affären om vi inte hade haft PE och kunnat automatisera processer och den hjälp vi får från konsulterna också.

Mentimeter hanterar varje månad tusentals korttransaktioner från sina kunder och såg därför en stor farhåga med att automatisera den transaktionsintensiva delen av verksamheten. Men den manuella hanteringen som skedde tidigare var inte långsiktigt hållbar.

…vi var tvungna att hitta ett sätta att automatisera den här delen av bokföringen dels för att förbättra kvaliteten på redovisningen av dessa korttransaktioner men också i syfte att kunna bygga skalbarhet. Sättet vi gjorde det på tidigare med manuella processer och exceller som skickades fram och tillbaka var inte långsiktigt hållbart.

Det fanns alltså en oro hos Mentimeter hur det skulle fungera. Om det skulle krascha dag ett och innebära en massa manuellt arbete för att lappa och laga första kvartalet eller om det skulle löpa på smärtfritt. Men med hjälp av implementationsteamet på PE kom allt på plats och idag bokförs dessa transaktioner fullt automatiserat hos Mentimeter.

I och med att vi har en outsourcad redovisning på PE och automatiserade processer så innebär det att jag kan lägga min tid på det som är viktigt för vår framtida tillväxt.

När jag kom in visste jag att vi hade en tillväxtresa framför oss och att vi måste bygga en skalbar organisation. Mitt ansvar är att göra det från finanssidan. I och med att vi har en outsourcad redovisning på PE och automatiserade processer så innebär det att jag kan lägga min tid på det som är viktig för vår framtida tillväxt och det strategiska arbetet snarare än det mer administrativa finansiella redovisnings-och bokföringstekniska.

PE i tre ord enligt Mentimeters CFO Georg Rydbeck:

1. Skalbarhet. Vi har kunnat växa från ett bolag med 20 personer till ett bolag på över 100 personer på bara 1,5 år sedan vi började med PE. Vi kan använda PE på samma sätt nu som vi gjorde då. Det funkar lika bra om inte bättre.
2. Allomfattande. Vi kan driva alla nyckelfinansprocesser i systemet. Som exempelvis löneadministration och fakturering.
3. Full insyn i siffrorna. Allt finns tillgängligt för mig vilket jag känner brast hos vår tidigare redovisningsparter. Jag kände inte att jag hade kontroll och insyn i siffrorna på samma sätt som jag har idag. Nu har jag allt tillgängligt.

Läs gärna mer om Mentimeter och deras verksamhet på www.mentimeter.com.

• Realtidsuppdaterade beslutsunderlag
• Pappersfri redovisning
• Lön samt tid-och projektrapportering i samma system som kund-och leverantörsfakturering, utlägg, bokföring och rapporter
• Tre dedikerade ekonomer som arbetar proaktivt och vet vad ert företag behöver samt support med svar inom 24 h
• En smidig app för att fotografera kvitton och rapportera tid på projekt eller frånvaro
• Möjlighet att skapa smarta integrationer via vårt öppna API

Hör gärna av dig om du vill veta mer om hur PE skulle kunna hjälpa er att få realtidsuppdaterade beslutsunderlag och en ekonomitjänst som håller för tillväxt!