När lönehanteringen börjar ta mer tid än man tänkt sig landar många bolag i samma fråga: ska vi outsourca lönen eller skaffa ett lönesystem och hantera den själva?

Båda alternativen är vanliga. Båda kan fungera bra. Men de kommer också med olika typer av utmaningar. För många växande bolag handlar valet därför inte bara om kostnad eller funktionalitet, utan om hur mycket tid, ansvar och administration man faktiskt vill lägga på löneprocessen.

I den här artikeln jämför vi outsourcing och lönesystem, går igenom för- och nackdelar med båda alternativen och tittar på varför allt fler bolag börjar efterfråga ett tredje sätt att arbeta med lön.

Att outsourca lönehanteringen innebär att du anlitar en extern partner som hanterar hela eller delar av lönekörningen. Du skickar in underlag som arbetad tid, frånvaro och ändringar, och byrån beräknar, kör och betalar ut lönen.

Det låter enkelt. Och i teorin är det en avlastning. Ni slipper bygga upp intern specialistkompetens och behöver inte själva hålla koll på alla regler, kollektivavtal och lagändringar.

Men i praktiken försvinner inte allt arbete bara för att lönen outsourcas. Ofta flyttas mycket av administrationen istället internt. Någon behöver fortfarande samla in underlag från chefer och medarbetare, jaga sena ändringar, svara på frågor från medarbetare och se till att allt skickas in i tid.

Det är också vanligt att processen styrs av byråns deadlines och arbetssätt. Sena ändringar, extra körningar eller mer komplexa frågor kan dessutom innebära extra kostnader utöver grundavtalet, vilket gör det svårt att budgetera för.

Ett lönesystem är istället en mjukvara där ni hanterar lönen internt. Systemet hjälper till att automatisera beräkningar, skapa lönebesked och hantera utbetalningar, men ansvaret för processen ligger fortfarande hos organisationen.

Fördelen är framförallt kontroll och flexibilitet. Ni äger processen själva, ser informationen direkt i systemet och är inte beroende av en extern part som bestämmer över deadlines.

Nackdelen är att ni själva behöver hålla ihop hela flödet. Någon måste fortfarande ansvara för att samla in underlag, hålla koll på regelverk, hantera avvikelser och se till att allt stämmer. När något blir fel är det ni som felsöker. När reglerna ändras är det ni som uppdaterar.

För bolag med en dedikerad löneadministratör fungerar det ofta bra. Men i många växande organisationer är lönen bara en del av någon annans ansvar – till exempel för HR-chef, ekonomichef eller COO. Då blir lönehanteringen lätt en tidstjuv som tar betydligt mer energi än man först tänkt sig.

Både outsourcing och lönesystem löser egentligen samma grundproblem på samma sätt: de tar den traditionella månadscykeln och gör den lite smidigare.

Outsourcing delegerar körningen. Lönesystemet snabbar upp den. Men ingen av lösningarna ifrågasätter processen i sig – att all information ska samlas ihop av en person, vid ett tillfälle, i slutet av månaden.

Det är den strukturen som skapar stressen. Inte vem som trycker på knappen.

Kleer är inte en lönebyrå och inte ett lönesystem i traditionell mening. Det är en kombination av båda – men byggt på ett annat sätt.

Istället för att vara byggt utifrån en månadscykel med tydliga flaskhalsar bygger Kleer på en löpande process. Medarbetare rapporterar direkt i systemet. Chefer godkänner direkt. Lönen växer fram kontinuerligt under månaden, och fel upptäcks när de uppstår – inte på utbetalningsdagen.

Det löser det centrala problemet med outsourcing: du är inte längre mellanhanden som jagar underlag och vidarebefordrar information. Flödet ägs av organisationen, inte av dig.

Och det löser det centrala problemet med lönesystem: du behöver inte vara löneexpert. Lönespecialister är integrerade i flödet och hanterar det komplexa – kollektivavtal, regeltolkningar, undantag – utan att du behöver skapa ett separat ärende eller betala per fråga.

Outsourcing passar bolag som vill delegera helt och har råd med den inbyggda ineffektiviteten – och som inte störs av att vara beroende av en extern parts deadlines och processer.

Lönesystem passar bolag som har en dedikerad person som vill äga processen fullt ut och har kompetensen att göra det.

Kleer Payroll passar dig som varken vill vara löneadministratör eller tappa kontrollen. Som vill att lönen sköter sig själv – med experter i bakgrunden när det behövs – utan att du är den som håller ihop alltihop.

Vill du uppleva hur Sveriges skönaste lönehantering kan fungera i praktiken? Boka en demo med Kleer.