Att hantera löner internt tar mycket tid och kräver att du har koll på lagar, avtal och detaljer som lätt kan bli fel. Därför väljer allt fler företag att outsourca sin lönehantering till en extern partner – en lösning som kan spara dig både tid, pengar och en hel del huvudvärk.

Här går vi igenom vad löneoutsourcing innebär, hur det fungerar, vad det kostar och varför det kan vara ett smart drag för både små och stora företag.

Löneoutsourcing innebär att du låter ett externt företag ta hand om hela eller delar av lönehanteringen  åt dig. Det kan handla om allt från att sköta själva löneutbetalningarna till att hantera skatter, semester, sjukfrånvaro, pensionsavsättningar och rapportering till myndigheter.

Att outsourca lön innebär alltså att du slipper hålla koll på varje liten regeländring och istället kan fokusera på din kärnverksamhet.

Du kan välja att outsourca löner helt och hållet, eller bara delar av processen. Vissa företag väljer till exempel att behålla vissa administrativa uppgifter internt, men lämnar över allt som rör deklarationer och rapportering till en partner.

Det finns många fördelar med att outsourca lönehanteringen. Här är några av de vanligaste anledningarna:

Tidsbesparing
Lönehantering är tidskrävande – inte minst när det kommer till att hålla sig uppdaterad om nya lagar och regler. Genom att outsourca lön frigör du tid som kan användas till mer strategiskt arbete som gynnar er kärnverksamhet.

Minskad risk för fel
Löner måste bli rätt varje gång. Ett enda misstag kan leda till missnöje, skattemässiga konsekvenser eller böter. En erfaren lönepartner har rutiner, smarta lönesystem och kompetens som minimerar risken för fel.

Skalbarhet
När du växer – eller krymper – följer din lönepartner med. Du behöver inte anställa ny personal eller oroa dig för om resurserna räcker till.

Kostnadskontroll
Att outsourca löner innebär ofta en fast månadskostnad, vilket gör det lättare att planera och budgetera. Du slipper dessutom investera i egna system, utbildningar och backup-lösningar.

Trygghet vid personalförändringar
Om din löneadministratör blir sjuk eller slutar står du inte handfallen. Din outsourcingpartner finns där och ser till att allt rullar som det ska.

Vad det kostar att outsourca lönehantering beror ofta på flera faktorer:

• Antal anställda
• Hur komplex lönehanteringen är (t.ex. skiftgång, kollektivavtal, bonusmodeller)
• Vilka delar av lönehanteringen du väljer att outsourca
• Om du använder ett särskilt lönesystem eller behöver integrationer mot andra system

I många fall ligger kostnaden på några hundralappar per anställd och månad. För större företag kan det också finnas paketlösningar som gör det ännu mer kostnadseffektivt.

När du väljer Kleer Payroll får du lönesystem och lönespecialist på abonnemang till ett fast pris varje månad. Vi gillar transparens – på riktigt. Våra priser startar från 205 kr/anställd och du behöver aldrig oroa dig för några dolda kostnader. Boka gärna en demo så både visar och berättar vi mer.

Utlagd lönehantering är ett annat ord för löneoutsourcing. Det syftar helt enkelt på att ansvaret för löneadministrationen har lagts ut på en extern aktör. Begreppet används ibland i offentliga upphandlingar eller i avtalstexter, men i praktiken handlar det om samma sak.

Många har hört talas om outsourcing och offshoring – två begrepp som är lätta att blanda ihop men som faktiskt är två olika saker:

• Outsourcing innebär att du lägger ut ett arbete på ett externt företag, oavsett var det företaget finns.

• Offshoring innebär att arbetet utförs i ett annat land, ofta för att sänka kostnader.

Det går alltså att outsourca löner till en svensk aktör (utan att det är offshoring) eller att lägga det på ett företag utomlands (vilket både är outsourcing och offshoring). Många företag föredrar att ha en svensk lönepartner för juridisk trygghet och för att undvika språkförbistringar.

Att komma igång med outsourcing av löner är enklare än du kanske tror. Så här ser processen ofta ut:

1. Behovsanalys
   Tillsammans med leverantören går ni igenom hur er lönehantering ser ut idag och vilka behov ni har framåt.
2. Upplägg och avtal
   Ni kommer överens om vad som ska ingå i tjänsten – och vad som eventuellt ska ligga kvar internt.
3. Övergång och implementering
   Lönedata överförs, system sätts upp och rutiner etableras. Det här steget tar oftast bara några veckor.
4. Drift och löpande hantering
   När allt är på plats sköter leverantören all löpande hantering – från lönekörningar och rapporter till support för anställda och myndighetsrapportering.

Vissa företag väljer att outsourca lön helt, inklusive själva lönesystemet. Andra använder redan ett system de trivs med, och vill behålla det men få hjälp med löneadministrationen.

Oavsett vilket finns det smarta lösningar. En modern lönehanteringsapp gör det enkelt för både medarbetare och chefer att rapportera tid, hantera semester, se lönespecifikationer och få stöd – utan att det blir krångligt. Med Kleer Payroll kan dina anställda enkelt rapportera utlägg och frånvaro, se semester, friskvård och lön i realtid och få sina lönebesked i Kivra och direkt i appen.

Löneoutsourcing passar i princip alla typer av företag – oavsett om du har fem eller femhundra anställda. Men det är särskilt användbart för:

• Växande företag som behöver skala snabbt
• Företag utan egen löneavdelning
• Organisationer med komplexa avtal eller skiftgång
• Arbetsgivare som vill minska risken för fel
• Företagare som vill lägga mer tid på kärnverksamheten

“Vi tappar kontrollen”
Tvärtom – med rätt upplägg får du mer översikt, bättre rapporter och större kontroll än tidigare.

“Det är dyrt”
Kostnaden per anställd är ofta låg – och många företag sparar pengar i längden genom färre fel, lägre personalkostnader och bättre effektivitet.

“Det passar bara stora företag”
Fler och fler småföretag väljer att outsourca löner. Det är enkelt, flexibelt och kräver ingen egen HR-avdelning.

Löneoutsourcing är ett smart sätt att effektivisera, kvalitetssäkra och förenkla lönehanteringen. Genom att outsourca löner slipper du bekymra dig om lagändringar, manuella rutiner och resursbrist – samtidigt som dina anställda får rätt lön i tid, varje gång.

Outsourcing av löner är inte bara för stora företag – även små och medelstora bolag kan vinna mycket på att outsourca lönehanteringen. Vill du veta mer om hur löneoutsourcing kan fungera för just ditt företag? Kontakta oss för en kostnadsfri konsultation!