En digital & automatiserad lönekörning

Lönekörning är en viktig del av ekonomens arbetsuppgifter. Inom företagsorganisationen är ekonomen en central punkt och då på mer än ett plan. De hjälper till att sköta redovisningen med allt vad det innebär samt att ekonomen ofta tillhör en begränsad skara av medarbetare som på rak arm kan säga hur verksamheten mår. Det finns förstås ett tillfälle när vi håller extra hårt om vår kollega – när lönen ska betalas ut.

Löneutbetalningen

Arbetet bakom löneutbetalningen ska inte underskattas. Även för den flitigaste av ekonomer gäller det att vara uppmärksam då det är mycket som ska administreras. Sjukdagar, VAB och kvittoutlägg är ofta återkommande inslag som inte kräver alltför mycket tid, men däremot kan avstämning av semesterskulder, utlandstraktamenten och deklarationsrättelser av individuppgifter vara desto knivigare. Som tur är finns det alltid en ekonom som försöker hålla sig aktuell med alla regler som gäller och som alltid ser till att lönen går iväg i tid. Om inte denna person fanns där, hur skulle det då se ut?

Beroendet av en nyckelperson

Under mina år som lönespecialist har jag sett att alldeles för mycket ansvar för löneadministrationen kan ligga på en eller några få personer inom företagen. Beroende på verksamhetens storlek kan det se lite olika ut – på ett lite mindre (och kanske till och med nystartat företag), kan ägaren själv vara den som har hand om ekonomin och lönerna, medan det på mer etablerade företag finns en ekonomiavdelning där fler personer är delaktiga. Vanligt är dock att det sällan finns fler än någon enstaka person som har kunskapen som krävs för att få till en korrekt löneutbetalning, eller ens förstår hur löneprogrammet fungerar. Detta gör denne till något av en nyckelperson och i och med det kommer även sårbarheten. För vad gör man om löneadministrationen strular och personen är sjuk, ledig eller helt enkelt avslutar sin tjänst? Tyvärr finns det sällan rutiner kring hur man då ska hantera situationen.

På min tidigare arbetsplats var jag den så kallade nyckelpersonen. Jag var den enda som besatt kunskapen kring att administrera löneutbetalningarna och det i sin tur gjorde att jag aldrig kunde ta flera veckors sammanhängande semester, just för att det blev sårbart för verksamheten. Tyvärr är jag inte ensam om att ha varit i den situationen och jag har sett många fler fall där samma förutsättningar råder.

Ett annat exempel innefattar bolag där ägaren, förutom att ha ansvar för försäljning, verksamhetsutveckling och inköp, även har hand om hela ekonomin samt lönerna. Då ingen av uppgifterna ges helhjärtad uppmärksamhet blir hela verksamheten lidande. Framför allt hämmas entreprenörens högt prioriterade tillväxtmål av denna administrativa börda.

Vilka är alternativen?

Trots att ovan är mer regel än undantag ute bland företagen, finns det risker med att förlita sig på en eller ett fåtal personers kunskaper och erfarenheter av tidigare lönekörningar.

Vilka är då alternativen till att förlita sig på den enskilde ekonomen?

Traditionell byrå – Möjligheten att jobba med en traditionell extern bokföringsbyrå finns alltid. Vanligt är dock att ett sådant samarbete är personberoende på liknande sätt som när man förlitar sig helt på den interna förmågan. Ofta är det en person på byrån som har ansvaret för företagets löner. När personen inte finns på plats kan det uppstå kvalitetsmässiga problem på den levererade produkten, då speciellt vid de komplicerade lönekörningarna.

Digital byrå – Ett alternativ är att digitalisera och automatisera både redovisning och lönekörningar. Överskådligheten ökar markant, och alla som behöver kan ges möjlighet att se uppdaterade siffror i realtid kring företagets ekonomi. Med en digital och automatiserad lönekörning reduceras fel relaterade till den mänskliga faktorn och kanske viktigast av allt; sårbarheten i verksamheten minskar eftersom beroendet av en eller ett par personers expertis kring företagets rutiner försvinner. Istället för att lägga administrativ tid på att få till en korrekt löneutbetalning kan företagets ekonomer ägna sig åt mer strategiska uppgifter av controller-karaktär. Det arbetet är vad som kommer ligga till grund för att fatta rätt ekonomiska beslut inför företagets framtid. Digital automatiserad lönekörning är här för att stanna!

Se vårt inspelade webinar tillsammans med PE:s medgrundare Olle Rydqvist och vår implementeringschef Simon Model, där de diskuterar de olika lösningarna och hur du kan minska huvudvärken över den växande administrationen, i takt med att bolaget växer.