Ekonomisystem – en komplett guide

Ett ekonomisystem är den programvara som samlar redovisning, fakturering, betalningar, kvitton, lön och rapporter på ett ställe. Syftet är att automatisera bokföring och styrning så att data rör sig från källa till rapport utan manuella steg.

Ekonomisystem automatiserar allt det annars manuella jobbet med finanserna som kräver handpåläggning. För små företag kostar ett komplett ekonomisystem upp till 2000 kr per månad, medan medelstora och stora företag ofta får betala upp till 5000 kr per månad. Tänk dock på hur många timmar ett ekonomisystem sparar i arbetstid och räkna ut ROI (return on investment) den vägen istället.

Ett ekonomisystem är en samlad programmiljö som registrerar och strukturerar alla ekonomiska händelser som leverantörsfakturor, kvitton, lön och kundfakturor. Resultatet blir löpande bokföring, avstämning, rapporter, samt underlag till bokslut och deklaration.

Det finns dock många fördelar med molnbaserade ekonomisystem, såsom automatiska uppdateringar, snabbare innovation och enklare integrationer. De är dessutom oftast lättare att använda än nedladdningsbara varianter.

Ekonomisystem och affärssystem är inte samma sak, även om de tangerar på samma funktionalitet och område. Ekonomisystem fokuserar på redovisning, reskontror, betalningar, lön och rapporter. Medan affärssystem ofta kallas för ERP och omfattar andra processer som inköp, lager, produktion, orderläggning, projekt och service.

Bolagsformen (enskild firma, aktiebolag, handelsbolag m.fl) spelar inte så stor roll i ekonomisystemet. Däremot är behoven olika från olika storlekar på företag och branscher. Därför finns det olika rekommendationer på funktioner och moduler att inkludera beroende på typ av företag.

Det bästa ekonomisystemet för småföretag ska automatisera fakturering, kvittohantering, kunna kopplas med banken och förenkla bokföring. Viktigast är ett enkelt system med färdiga mallar för verifikat. Ofta behövs här inte flera användare, utan snarare tydlighet och enkelhet.

Fastighetsbolag behöver ett ekonomisystem för objektsredovisning, hyresavisering, indexjustering, periodisering och komponentavskrivningar. Systemet ska koppla leverantörsfakturor till objekt, stödja projekt för nyproduktion och övervaka fastighetsunderhåll.

Stora företag kräver koncernstruktur och koncernkonsolidering med flera bolag, valutor och avancerade behörigheter. Ekonomisystemet bör erbjuda konsolidering, elimineringar, internpriser, attest och full loggning samt öppet API för datautbyte och analys i realtid.

Hantverkare behöver ett ekonomisystem som innehåller tidrapportering, materialåtgång, offerter, order och faktura i samma flöde. En mobilapp, stöd för ROT och RUT-avdrag samt egenkontroller och fotobilagor sparar enorm tid för ett byggföretag.

Kommuner kräver ett ekonomisystem med stark intern kontroll, test i flera led, anläggningsregister, medelsförvaltning och tydlig uppföljning mot budget och nämnd. Stöd för elektroniska fakturor, inköpsprocesser och avtalstrohet ska vara inbyggt. Integrationer till personalsystem, lön och beslutsstöd samt full spårbarhet är också nödvändigt.

Universitet behöver projektredovisning med finansiärer, villkorade bidrag och rekvisitioner. Ekonomisystemet ska hantera externfinansierad forskning, indirekta kostnader, rese- och utläggshantering samt flöden anpassade för många roller. Integrationer till forskningsportaler och inköp samt transparent rapportering per projekt, institution och fakultet är viktigt.

Det bästa ekonomisystemet är det som minskar manuellt arbete mest per investerad krona och som samtidigt passar företagets processer. Det är bäst att du jämför ekonomisystem över en längre period och även bokar demon för flera olika. Då kan du titta på vilka moduler som ingår, automatiseringsgrad, integrationer och olika priser.

Tänk också på din situation, såsom antal bolag i eventuell koncern, transaktionsvolym, branschspecifika krav och intern kontroll. Mät gärna med tre nyckeltal; minuter per faktura, dagar till månadsbokslut, och fel per tusen transaktioner.

Ett modernt ekonomisystem samlar redovisning, betalningar, fakturor, lön och rapportering i ett sammanhållet system. Syftet är att minska handpåläggning, skapa spårbarhet och kortare ledtid från händelse till beslutsunderlag.

Värdet uppstår när dessa funktioner är både automatiserade och sammanhängande. En bankkoppling som skapar verifikat, matchar betalningar och uppdaterar rapporter utan handpåläggning sparar extremt många timmar varje vecka. Det är därför många företag idag går över till automatiska ekonomisystem, oavsett kostnad, eftersom det i längden sparar in pengar.

Detta är de 12 vanligaste funktionerna som ingår i ekonomisystem, beroende på vilket du väljer:

1. Analysverktyg
2. Automatisk bokföring
3. Bokföring
4. Flerbolagshantering (koncernkonsolidering)
5. Koncernredovisning
6. Integreringar
7. Lönehantering (payroll)
8. Rapportering
9. Tid och projektredovisning
10. Elektronisk fakturahatering
11. Självfakturering
12. Företagskort kopplat

1. Analysverktyg

Analysverktyg i ekonomisystem ger ledningsinformation nästan i realtid. De kopplar transaktionsdata till dashboards, nyckeltal och jämförelser över period, projekt eller bolag. När rapporter är klickbara ner till verifikat blir avvikelser snabbare att hitta.

Effekten förstärks med budget, rullande prognosering och scenario där kassaflöde och bruttomarginal kan simuleras per affärsområde.

2. Automatisk bokföring

Automatisk bokföring skapar och konterar verifikat utan manuell registrering. Regler, maskininlärning och mallar tolkar fakturor, kvitton, bankhändelser och tidrapporter. Därefter väljs konto, momskod, kostnadsställe och projekt för korrekt bokföring.

Kvaliteten avgörs av bra underlag, tydligt inställda regler och kontinuerlig återkoppling när något blir fel. Rätt uppsatt faller minst 8 av 10 händelser igenom utan manuellt arbete och månadsbokslut kan stängas dagar tidigare.

3. Bokföring

Bokföring är kärnan som strukturerar alla ekonomiska händelser i verifikat enligt kontoplan och regelverk. Ett bra system ger låsta perioder, spårbarhet från rapport till källa, stöd för periodiseringar och återkommande verifikat, samt kontroller mot bank och reskontror.

När bokföringen är integrerad med fakturor, lön, kvitton och projekt minskar antal fel som kan uppstå. Då blir rapporteringen snabbare, revisionen enklare och beslut bättre underbyggda.

4. Flerbolagshantering (koncernkonsolidering)

Flerbolagshantering samlar rapportering, elimineringar, valutor och internpriser för alla bolag i en koncern. Systemet automatiserar konsolidering per månad med enhetlig kontoplan. automatiska valutakurser och spårbarhet från koncernrapport till underliggande verifikat.

5. Koncernredovisning

Koncernredovisning stödjer förvärvsanalys, minoritetsintresse, goodwill och koncernmässiga justeringar med låsta regler eller dokumentation. Effekt uppstår när intern och extern rapportering skapas ur samma datamodell och när elimineringar körs regelstyrt inför varje periodstängning.

6. Integreringar

Integreringar kopplar ekonomisystemet till din bank, e-handel, lönehanterare, lager, CRM och analys via öppen API-koppling.

Integrationer med ekonomisystem kan vara allt från ett betalkort som kopplas till bokföringen, eller en koppling med bolagets bank.

7. Lönehantering (payroll)

Lönehantering beräknar lön, skatt, frånvaro och förmåner för att sedan skicka fil till bank och arbetsgivardeklaration på individnivå. När lön är integrerad med tid, utlägg och projekt skapas bokföring och kostnadsfördelning automatiskt per kostnadsställe och uppdrag.

8. Rapportering

Rapportering ger klickbara rapporter från koncernnivå till verifikat med stöd för budget, prognos och scenario. Styrkan ligger i en gemensam datamodell, realtidsuppdatering och tydliga behörigheter som gör att ledningen ser samma siffror som ekonomiavdelningen.

9. Tid och projektredovisning

Tid och projektredovisning samlar timmar, material, inköp och intäkter per projekt och fas. Fakturaunderlag, intäktsföring, pålägg och uppföljning skapas löpande vilket ger korrekt bruttomarginal och gör att man snabbt kan analysera avvikelser.

10. Elektronisk fakturahantering

Elektronisk fakturahantering tar emot e-fakturor, tolkar PDF:er, föreslår kontering och styr attest enligt skattereglerna. När betalning och avstämning är kopplad skapas hela kedjan från ankomst till bokförd och betald utan manuell registrering.

11. Självfakturering

Självfakturering låter köparen skapa leverantörens faktura utifrån avtal. tid eller volym. Funktionen säkrar rätt prisrad. moms och referens samt minskar avvikelser. Särskilt effektivt för återkommande uppdrag och provisionsbaserade samarbeten.

12. Företagskort kopplat

Företagskort kopplat innebär att transaktioner och kvitton matchas automatiskt i appen. Regler sätter konto. momskod och kostnadsställe och utlägg bokförs först när attest är klar. Det ger snabbare månadsstängning och färre kvittofel.

Integrationer låter data flöda mellan system utan exportfiler. Ett öppet API, såsom det vi har på Kleer, tar emot och skickar transaktioner, data och status i realtid. Händelser som order. betalning eller tidrapport triggar i sin tur verifikat, reskontra och rapporter.

Du kan integrera allt möjligt med ditt ekonomisystem (om det finns stöd för det såklart). Det kan vara allt från bankkopplingar, till kassasystem, eller CRM-system som kan kopplas ihop.

Kan man koppla kassasystem till sitt ekonomisystem?

Ja, ett kassasystem kan skicka dagsrapporter, kvitton och betalningar direkt till vissa ekonomisystem.

När ledtid, fel och kostnader ökar trots rutinförbättringar är det dags att byta ekonomisystem. Mät tid per faktura, dagar till månadsbokslut och andel manuella steg. Ökar siffrorna, eller hindras tillväxt av begränsningar i moduler och integrationer, pekar det mot systembyte. Här är de 6 främsta flaggorna som pekar på att du ska byta ekonomisystem:

1. Månadsbokslut tar längre än tre till fem dagar trots stabil volym
2. Manuell import av bankutdrag, kvitton eller fakturor återkommer varje vecka
3. Rapporter saknar klickbar spårbarhet till verifikat
4. Nya krav som koncern, valutor eller projekt stöds inte
5. Leverantören levererar inte nödvändiga uppdateringar eller API
6. Licenskostnad och konsulttid ökar utan motsvarande nytta

Ett ekonomisystem säkerställer att alla ekonomiska händelser registreras korrekt. blir spårbara och omvandlas till rapporter och deklarationsunderlag. Det minskar fel, sparar tid och ger ledningen fakta i rätt tid.

• Fler automatiska flöden för bank, fakturering, lönehantering och tidrapportering
• Bättre datakvalitet med regler, behörigheter och loggning
• Snabbare rapportering med realtidsdata och budget samt prognos
• Stöd för koncernredovisning med flera bolag och valutor
• Skalbarhet vid högre volym och fler användare
• Lägre totalkostnad genom färre manuella steg och mindre konsulttid

Ett ekonomisystem säkerställer att alla ekonomiska händelser registreras korrekt. blir spårbara och omvandlas till rapporter och deklarationsunderlag. Det minskar fel, sparar tid och ger ledningen fakta i rätt tid.

• Samlar bokföring, reskontra, lön, tid och rapporter i ett flöde
• Automatiserar återkommande uppgifter och minskar handpåläggning
• Förbättrar kassaflöde genom snabbare fakturering och avstämning
• Ger kontroll via attestkedjor. behörigheter och loggar
• Underlättar efterlevnad av regelverk och revision
• Skapar underlag för budget, prognos och förbättrar på så sätt beslut

Ett ekonomisystem minskar manuellt arbete, ökar kvaliteten i data och ger snabbare beslutsunderlag eftersom alla ekonomiska händelser flödar i samma struktur med spårbarhet från rapport till verifikat.

• Tidsbesparing genom automatiserad bokföring och integration med bank
• Färre fel tack vare regelmotor, validering och behörigheter
• Snabbare månadsbokslut och realtidsrapporter
• Bättre kassaflöde via snabb fakturering och effektiv reskontra
• Enklare regelefterlevnad och revision med komplett logg
• Skalbarhet vid fler bolag, användare och transaktioner

Nackdelar uppstår främst vid fel införande eller bristande förvaltning. Kostnader och låsningar kan öka om processer inte harmoniseras innan systemet konfigureras.

• Licenser och konsulttid kan bli högre än planerat
• Anpassningar kan försvåra uppgraderingar och öka beroenden
• Datamigrering kräver noggrann plan. annars risk för kvalitetsbrister
• Inlärningskurva för användare och krav på förändrade arbetssätt
• Integrationskedjor kan skapa fel om övervakning saknas

Priset på ekonomisystem beräknas vanligen per bolag och ibland per användare med tillägg för moduler och transaktionsvolym.

• Mindre bolag betalar ofta cirka 200 till 800 kronor per månad för grundläggande funktionalitet.
• Medelstora bolag ligger ofta mellan 1 500 och 5 000 kronor per månad beroende på funktioner som lönehantering, elektronisk fakturahantering och koncernkonsolidering.
• Stora företag har ofta helt unik prissättning där integrationer, säkerhet och serviceavtal ofta står för större del av kostnaden.

Det finns både renodlade ekonomisystem och bredare affärssystem. Valet avgörs av processdjup, branschkrav, automationsgrad. integrationsbehov och totalkostnad över tid.

• Hogia. Brett utbud för redovisning och lön i små och medelstora bolag
• Xledger. Molnbaserat ekonomisystem med stark automatisering och koncernstöd.
• Kleer. Helhetslösning med automatisk bokföring, självfakturering, tidrapportering, lönehantering och koncernredovisning i ett system
• SAP. Omfattande affärssystem för stora och globala verksamheter
• M3. Affärssystem med starkt stöd för tillverkning och distribution
• Pyramid. Modulärt affärssystem för små och medelstora företag
• Visma. Flera produkter från enkel bokföring till större lösningar
• Raindance. Ekonomisystem ofta använt av offentlig sektor och lärosäten
• Briljant. Bokföring och rapportering för byråer och företag
• Opus. Ekonomisystem med fokus på redovisning och rapporter
• NAV. Numera Business Central, en molnbaserad ERP från Microsoft
• Monitor. Affärssystem med fokus på tillverkning
• Agresso. Numera Unit4 ERP, starkt inom projekt och tjänster
• Scala. Äldre ERP som fortfarande förekommer i vissa miljöer
• Jeeves. Flexibel ERP för medelstora företag med svensk närvaro

En nyanserad urvalsprocess bör väga automationsgrad. stöd för era branschflöden. kvalitet i API och rapportering samt leverantörens plan för utveckling och support.