Dags att byta ekonomisystem och redovisningsbyrå?

Lista över innehåll:

• Hur mycket kan du automatisera? – 4 krav för automatiserad redovisning

• Hur viktigt är kontroll för dig? – olika typer av leverantörer för redovisning

• Vill du veta hur det går just nu? – fråga hur snabbt du kan se uppdaterade rapporter

• Vill du få hjälp att nå era mål?

• Hur mycket fel kan du acceptera?

• Kan du tänka dig att optimera verksamheten?

• Vad är viktigt för dig? Frågor för att jämföra redovisningsbyråer och ekonomisystem

Det som många kallar automatiserad redovisning eller automatisk bokföring är inte längre en framtidsvision eller ett spännande startupexperiment, utan något som sker här och nu och redan har fått stora konsekvenser. Ett tydligt tecken på att klassiska arbetssätt inte längre är aktuella är att de traditionellt sett starka aktörerna helt eller delvis har sålt sina redovisningsenheter och de flesta redovisningsbyråerna och ekonomisystemen har tvingats implementera någon form av automatisering, av enskilda händelser eller hela processer för att hänga med.

Här är en lista med några grundförutsättningar som möjliggör mer omfattande automatisering av er ekonomi och redovisning.

1. Samla så mycket som möjligt i ett system, det innebär bland annat faktura, tidsredovisning, utlägg och faktiskt även lön. Färre leverantörer innebär mindre risk för fel och krångel och det är en förutsättning för att du ska få en felfri och smidig lösning som visar uppdaterade siffror.

2. Betalningar, bank och ekonomisystem måste vara integrerade med varandra. Det är helt enkelt svårt att göra något alls per automatik om inte de affärskritiska systemen skickar information till varandra.

3. Digitala underlag måste skapas per automatik. När du exempelvis skapar och skickar en faktura ska denna bokföras och underlag skapas per automatik. Om du själv ska behöva skapa digitala underlag eller ännu värre skriva ut papper till en pärm så försvinner hela poängen med att automatisera och frigöra tid.

4. Investera bara i system som faktiskt kan integreras med andra. Du kan inte veta hur din systemflora ser ut imorgon. Se därför till att du kan integrera ekonomisystemet med eventuella framtida system. Både öppna API:er och tillgång till så kallade SQL-databaser är att föredra. Annars blir investeringen snabbt dyr på längre sikt.

Siffrorna som redovisningen genererar kan i bästa fall hjälpa er att nå längre än någon annan gjort förut eller i värsta fall navigera helt fel i tillväxtresan om de inte stämmer. 100% kontroll på siffrorna är en viktig framgångsfaktor, vare sig ni är i uppstarten eller en etablerad jätte.

Kontroll behöver däremot inte innebära att ni måste göra allt själva. Det kan vara svårt att vara experter på redovisning och bokföring när det troligtvis är något annat ni egentligen fokuserar på som bolag.  Det gäller att hitta den perfekta balansen mellan intern kontroll över ekonomin, outsourcing för att få rätt specialistkunskaper och mer eller mindre digitalt och automatiskt stöd från system.

Det finns förstås inte ett rätt svar som gäller alla, men så få manuella steg som möjligt, så lite personberoende som möjligt och så uppdaterade siffror som det bara går ger en bra grund för att få 100% kontroll över er ekonomi.

Här är några olika typer av leverantörer för din redovisning ur ett kontrollperspektiv.

• Systemleverantörer + inhouse ekonomifunktion
  Att köpa in ett system som ni sköter själva innebär givetvis att du har full kontroll. Hur uppdaterade eller rätt siffrorna blir beror sedan på processerna, internt hos er och kring systemen. Ansvar och arbete ligger på din egen ekonomiavdelning. Detta kan vara lösningen för dig som vill ha 100% kontroll, men inte vill ha löpande stöd kring redovisning, bokföring, lön, deklarationer etc. Ni sköter allt själva med andra ord. Resultatet är helt beroende av era processer, ansvar och val av en eller flera systemleverantörer. Fördelen är just kontrollen. Nackdelen är framförallt personberoendet internt. Sedan är risker och effektivitet helt beroende av om ni har många olika system och hur mycket som måste skötas manuellt i själva inmatningen av data eller överföringar mellan olika system.

• Redovisningskonsulter
  Här har du förmodligen ett system ni köpt in separat från konsultationen, men vill inte eller har inte kompetensen att sköta allt inom ekonomifunktionen. Du kan exempelvis ta hjälp av experter inom lön, skatt eller bokföring för att sköta vissa specifika frågor. Det passar dig som inte har så mycket återkommande behov av stöd, inte vill bygga en större intern ekonomifunktion eller driver en liten verksamhet. Är 100% kontroll viktigt så se till att du både har kontroll över vad som ingår, att du säkerställt processerna kring redovisningen, att du snabbt kan få tillgång till alla siffror och att det är så få faktorer som möjligt som påverkar deras tillförlitlighet. Fördelen är att du får hjälp med redovisningskompetensen av någon som kan. Nackdelen är att du har mindre kontroll och riskerar skenande kostnader om du behöver återkommande hjälp från en eller flera leverantörer som debiterar timmar.

• Helhetslösningar – konsulter + olika system från tredje part
  Här köper du in systemet plus expertisen från samma leverantör. Du har systemet till en månadskostnad och tillgång till experter när du behöver dem. Graden av kontroll du får och vilken support som ingår kan dock variera väldigt mycket från lösning till lösning. Hur säkert och rätt det blir handlar mycket om hur processerna ser ut och om det finns risk för mänskliga fel eller brister i överföring mellan system eller i samband med att data kommer in i systemen. Det här kan vara ett alternativ om ni hittar en leverantör som verkligen kan er bransch och har en bra anpassad kombination av system, processer och kompetens. Var noggrann med att få någon form av redogörelse för hur system och konsulter samverkar för att minimera onödiga steg och vad som konkret ingår från dem och de system de vill använda. Är det viktigt med 100% kontroll så ska du välja en lösning där du äger dina egna siffror och kan få ut allt på ett enkelt och smidigt sätt. Är det viktigt att experterna som ska stötta dig verkligen förstår din verksamhet så ska du välja en lösning där du får dedikerade konsulter istället för en mer allmän support. Men graden av support och kontroll kan alltså vara varierad här, allt från medel till 100% kontroll. Fördelen är att du får hjälp med rätt kompetens och de har valt system de känner till. Nackdelen är att du har mindre kontroll och i slutändan ändå är beroende av både de som utvecklar systemet och de som levererar rådgivningen.

• Helhetslösningar – redovisningskonsulter + systemutvecklare
  Det finns några leverantörer som både utvecklar sina egna mer eller mindre omfattande system och erbjuder redovisningskonsultationen från samma företag. Du får ofta betala en månadskostnad där mer eller mindre support och löpande stöd ingår. Även här är säkerheten och leveransen helt beroende av att det finns fungerande processer. Leverantören blir med andra ord så bra som de lyckas förstå och systematisera resan från händelse till rapport. När redovisningskonsulter och systemutvecklare samverkar så kan de hjälpa er att både upptäcka avvikelser och svara på frågor som annars måste skickas vidare till en systemleverantör.  Det gör det här alternativet extra intressant i en tid när mycket digitaliseras och nya processer ofta är nödvändiga. Leverantörerna av helhetslösningar skiljer sig från varandra framförallt utifrån hur mycket som är möjligt att sköta i just deras system samt vilken storlek, bransch och komplexitet de stödjer. För att du ska veta om du får 100% kontroll över siffrorna är det här helt avgörande att du kan se och följa allt som sker in i minsta detalj och om du kan få rätt stöd när du behöver det. Fördelen är att ni får stöd från både redovisningsproffs och systemutvecklare som arbetar tillsammans, att ni har så få leverantörer som möjligt och ni behåller kontrollen över siffrorna. Nackdelen är att ni inte styr allt själva utan behöver mer eller mindre externt stöd. Hur bra deras kombination av redovisningstjänst och ekonomisystem blir är beroende av om deras system kan hantera er storlek och typ av verksamhet och om de har rätt kompetens internt.

Sikta så nära realtid som möjligt

Idag går det med rätt uppsättning och leverantörer att få fram rapporter som med vissa begränsningar kan visa hur det går för ditt företag precis just nu. Det finns fortfarande en del hinder kvar i form av brist på standarder och tillgång till data från en del aktörer som envist står emot utveckling av integrationer eller frekventa uppdateringar av data. Gör det du kan för att minimera antalet hinder. Standardisera allt som är möjligt och välj leverantörer som kan leverera uppdaterade siffror.

Realtidsuppdaterade beslutsunderlag har blivit konkurrensfördel

För den som är van vid att en gång i månaden gå igenom siffror i månadsboksluten kan det verka onödigt att närsomhelst kunna se hur det går men i takt med att fler bolag följer sina resultat mer eller mindre i realtid och tar beslut baserat på detta blir det en viktig konkurrensfördel.

Den som kan testa, utvärdera och styra sin verksamhet i rätt riktning baserat på siffror som stämmer hela tiden istället för en gång i månaden har helt enkelt bättre förutsättningar att både tackla stora förändringar, planera sina finanser och angripa marknaden på bästa möjliga sätt. 100% kontroll betyder helt enkelt inte bara att du vet hur det går, du kan också använda siffrorna för att styra verksamheten, i realtid.

Stöd för din verksamhet

En viktig parameter att ta med i valet är om de olika tjänsterna och systemen stödjer just din typ av verksamhet och hjälper dig nå dina mål över tid. Om du driver en konsultorganisation exempelvis är tidsrapportering och projektuppföljning väldigt viktiga aspekter som din lösning måste hantera.

Det gäller förstås inte bara system utan det är även viktigt att konsulter antingen har arbetat med liknande verksamheter tidigare eller visar att de kan sätta sig in i vad ni gör och anpassa sin leverans efter detta.

Skalbarhet och långsiktighet

Försök att hitta leverantörer som klarar av att hantera så stora delar av ert behov som möjligt och kan säkerställa att redovisningen fungerar nu och i takt med att ni växer. Du vill inte behöva byta leverantörer om något år igen eller riskera att börja om från början.

Fråga leverantörerna vilka fördelar det  finns med att ni väljer dem idag och hur det utvecklas i takt med att ni växer? Den stora vinsten kanske kommer inom några år? Oavsett så vet ni i alla fall hur länge leverantörerna kommer att vara relevanta och kan planera utifrån det.

Målet måste vara att siffrorna stämmer hela tiden

De flesta bolag har ambitioner att växa på något sätt. Då är det förstås jätteviktigt att system, människor och processer hänger med. Men det är minst lika viktigt att allt blir rätt – 100% av tiden. De flesta brukar inte acceptera felmarginaler i sina finanser eller viktiga rapporter och stora mängder tid ägnas årligen åt felsökning och utredningar kring boksluten. Målsättningen måste vara att ha 100% rätt siffror, 100% av tiden.

Minimera antalet manuella steg

För att nå dit är det viktigt att ni minimerar alla manuella mellansteg som finns i organisationen idag och berör er redovisning och ekonomi. Manuella mellansteg som inte är värdeskapande kostar inte bara pengar i form av värdefull tid, utan är också en risk för fel som blir kostsamma och ger felaktiga siffror tills de är utredda. Därför börjar en felfri och automatiserad redovisning alltid i dina ekonomiprocesser.

Förstå hela processerna

Så frågan du bör ställa dig är hur mycket fel du acceptera i de dagliga siffrorna? Om svaret är noll så måste du ta kontroll över situationen. Säkerställ vilka processer som är grunden för era siffror och rapporter. Följ händelser från transaktion till rapport och ta reda på var du kan få hjälp att kapa manuella mellansteg. Förstår du era processer och har kontroll över vad som sker är det också lättare att hitta rätt leverantörer som är rätt för er.

Gör om och mer rätt

När du ska implementera nya system är det frestande att bara lyfta över information från ett tidigare system och köra på som vanligt. Gör inte det. Om ert tidigare sätt att arbete är 100% optimerat för modernare, mer automatiserade processer så kör på, men om ni har en hel del manuella mellansteg som de flesta andra organisationer måste du inventera dina processer innan du implementerar nya system. Annars bygger du in risker för fel vilket är onödigt när det faktiskt finns alternativ. Du får heller inte ut automatiseringens fulla värde.

Inventera processer

Så ställ upp era processer i en tydlig inventering och ta reda på vad era potentiella leverantörer kan hjälpa er att göra med färre manuella steg i samband med implementeringen. Det behöver kanske inte vara stora förändringar som krävs, men det blir lönsamma förändringar på sikt. Och visst kan ni stöta på processer som är svårare att standardisera än andra eller som har mindre systemstöd.

Få rätt hjälp från början

Ställ krav på era leverantörer och se till att ni får hjälp från några som har gjort liknande omställningar tidigare. Rätt implementeringsteam kan hjälpa er med förslag, utbildning och best practice som gör att ni kommer vidare utan att tumma på vare sig kvalitet eller effektivitet.

Det bästa med att göra en seriös inventering och implementering istället för att bara köra på som vanligt är att eventuella felaktigheter och surdegar faktiskt kommer upp till ytan. Då har ni chansen att göra om och göra rätt så att du får ut maximalt affärsvärde från era nya leverantörer redan från dag ett.

Här kommer några bra frågor att lyfta när ni jämför alternativ. Det är bara ett utdrag av frågor som kan vara relevanta för er. Gör er egen lista och ta reda på vad som är möjligt för just ert företag. Du kan också ladda ner vårt färdiga exceldokument där det bara är att fylla i och komplettera.

Frågor att ta upp när du ska byta redovisningsbyrå eller ekonomisystem

1. Ingår både system och redovisningstjänst?
2. Får ni en fast månadskostnad och vad ingår i detalj?
3. Får du dedikerade redovisningskonsulter eller en allmän support?
4. Finns det specialister även på lön att tillgå?
5. Ingår posthantering, fakturascanning och lagring?
6. Får ni stöd kring standardisering av era ekonomiprocesser inför starten?
7. Är konsulterna certifierade redovisningskonsulter enligt SRF Konsulterna eller FAR?
8. Går det att logga in och komma åt allt i samma system? Eller krävs inloggning i olika system?
9. Finns tidrapportering och projektuppföljning integrerat i systemet?
10. Finns lön i samma system och har stöd av automatiserade processer?
11. Finns utläggshantering i systemet och kan data från köp med företagskort hämtas per automatik?
12. Koppling till bank? Behöver du logga in på banken för att se kassan, inbetalningar etc. eller ser du allt direkt i systemet?
13. Finns det effektiva processer för bokslut och deklarationer?
14. Är det möjligt att skapa andra integrationer med systemets API?
15. Är rapporterna mer eller mindre realtidsuppdaterade i systemet?
16. Kan revisorn hämta alla rapporter direkt i systemet?
17. Kan ni växa med systemet eller måste ni byta om ett par år?