– Vi sköter våra kunders marknadsföring på framförallt Google och Facebook och våra intäkter är såklart beroende av hur våra kunder väljer att satsa på sin marknadsföring. Det är i sin tur beroende på om vi levererar resultat och vi mäter allt, precis hela tiden. På så vis är vi väldigt känsliga för stora förändringar hos våra kunder, det märks direkt, i både positiv och negativ riktning, berättar Michael Wahlgren.
– Lite förenklat kan man säg att när Coronakrisen kom påverkades en tredjedel av våra kunder negativt, en tredjedel påverkades inte nämnvärt och en tredjedel påverkades positivt. Vi har aldrig tidigare haft så stora förändringar på så otroligt kort tid, fortsätter Michael.
– Även för de kunder som går bättre i krisen har nya typer av utmaningar dykt upp. Det är till exempel inte självklart att de får tag på produkterna för att vi ökar trycket på marknadsföringen. Allt det här har ställt höga krav på oss som konsulter. Vi har behövt vara lyhörda, ha täta dialoger med våra kunder, ha ännu mer kontroll över vår ekonomi och arbeta hårdare än någonsin, avslutar Michael.
– En stor fråga var tidigt hur vi själva skulle göra. Hur långt kunde vi minska våra kostnader? Eller var det nu tvärtom läge att göra någonting annorlunda? Vi valde det senare och har fokuserat helt på att satsa oss igenom krisen. Det har visat sig vara helt rätt för oss, berättar Michael.
– Alla våra annonsköp baseras på någon form av budgivning och vi ser exakt vad det vi gör kostar och kopplar det direkt till olika typer av aktiviteter. Det gjorde att vi i realtid kunde se hur kostnaderna för annonsering påverkades av krisen, säger Michael.
– Vi kunde tidigt se en minskad aktivitet och därmed lägre kostnader för annonsering i en rad branscher inklusive vår egen. Det gjorde att det helt plötsligt var billigare att nå ut till fler med vår annonsering.
Vi valde bland annat att öka annonseringen för våra webinar. Något som fungerade väldigt bra, framförallt på Facebook, berättar Michael.
– När jag jämförde två månader in i krisen från mitten av mars till mitten av maj så hade vi 32% fler leads som kom in jämfört med samma period förra året. Så trots att efterfrågan på vår typ av tjänster minskade i det stora hela, så ökade vi med 32%, fortsätter Michael.
– Vi har testat samma strategi för en rad kunder i branscher där många har dragit ner på sin marknadsföring. Det blir billigare och lättare att nå ut för de som kan och vågar satsa när andra bromsar, avslutar Michael.
– Under krisen har jag arbetat mer intensivt än tidigare med att se till att vi får betalt för vårt arbete och har kontroll över vår likviditet. Likviditetsrapporten i PE Accounting har där varit till stor hjälp som en enkel överblick baserat på all data vi har i systemet, förklarar Linda Hagberg, CFO på Pineberry.
– PE Accounting är väldigt lätt att förstå och ger god kontroll över allt som sker kring ekonomin utan krångliga mellansteg. Det har varit en styrka nu när jag behöver arbeta tätare med våra kunder och faktureringen. Jag har helt enkelt insyn i allt som sker och missar inte några intäkter, fortsätter Linda.
– Det som har varit allra mest värdefullt nu är den mänskliga delen. Jag har sedan krisen började haft en tätare dialog med mina personliga konsulter på PE Accounting, fått mail från VD:n Olle Rydqvist och information från andra på PE kring hur de och jag kan hantera de utmaningar som krisen har inneburit. Det har känts väldigt tryggt att de ägnar mycket tid åt att förstå och lösa problemen som kan uppstå för oss kunder, berättar Linda.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
– får en snabb indikation på vilket låneutrymme ni har baserat på er bokföring
– slipper skicka in blanketter då era uppgifter redan finns hos SEB*
– får återkoppling kring lånemöjligheter inom 48h, med vissa dröjsmål just nu på grund av rådande omständigheter.
*om finansieringsprodukten kräver 3 års historik och ni har bytt ERP under perioden kan det behövas kompletterande uppgifter.
1. Kontakta teknisk support på PE Accounting och begär att få API-nyckel som behövs för slå på integrationen. Det gör du via teknik@accounting.pe
2. Logga in på SEB:s nya internetbank för företag, Business Arena.
3. Klicka på länken i den vita rutan som handlar om finansiering.
4. Gå vidare till “Företagets låneutrymme” i den lila rutan.
5. Följ instruktionerna för PE Accounting. Det tar ca 5 minuter och du signerar i slutet.
6. Affärssystemet är nu anslutet och du kan se företagets preliminära låneutrymme direkt på skärmen.
7. Önskar du finansiering kan du gå vidare till ”Ansök om finansiering”, men det är givetvis inget som krävs för att testa tjänsten och se låneutrymmet!
Vi erbjuder en kombination av ekonomisystem och redovisningsbyrå som helt fokuserar på tjänsteföretag med 5-500 anställda. Ni kan sköta allt som rör företagets ekonomi, enkelt och effektivt i ett och samma system med stöd av automatisering och dedikerade redovisningskonsulter. PE Accounting används redan av fler än 800 företag och 20.000 användare.
SEB och PE Accounting samarbetar kring innovationer som förenklar för företag. Samarbetet har bland annat lett till snabbare integrationer och en mer effektiv process för matchning och hantering av utlandsfakturor.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
I denna artikel så intervjuar vi Helena Torhage, Marknadsansvarig och Åsa Söderbergh, COO på Berotec.
– Vi har i alla år satsat allt på att bygga en gemensam kultur och plattform, där alla Berotecare är anställda av sig själva i sitt egna bolag men ändå kan samverka som ett stort företag. På sätt och vis har den nuvarande krisen dragit det till sin spets. Det är nu vår modell och flexibilitet testas och det är nu vi behöver visa att vi är starkast tillsammans, berättar Helena Torhage, Marknadsansvarig på Berotec.
– För hur ser myndigheterna till exempel på att ge statligt stöd till en person som anställer sig själv i sitt egna aktiebolag och hur skiljer det sig från den som kör enskild firma? Det blev snabbt tydligt för oss att det här inte var helt enkelt, samtidigt föreslogs nya stödpaket kontinuerligt, fortsätter Helena.
– Det stora nätverk vi har blev nu en riktig tillgång. Vi har kunnat samla information och utbilda alla istället för att var och en ska behöva jaga, tolka och sätta sig in i vad som sker. Vi har också fokuserat mycket på att bli ännu bättre på att utbilda även andra giggare kring hur de på bästa sätt kan ta sig igenom denna period, sköta sin verksamhet, välja rätt giggform och hur man synliggör sin egen kompetens, säger Helena.
– Vi inspirerar även fler att våga ta steget fullt ut och bli giggare. Nånstans i denna kris har det visat sig att trygghet inte alltid ligger i en anställning, utan personer med alternativa arbetsformer har kunnat klara sig bra. Det är bland annat detta vi lyfter genom Gig-skolan, som är en satsning för dem som vill ta steget nu men också utbildande på längre sikt. Vi märker även att många ensamma företagare nu söker sig till nätverk och andra gemenskaper. Man vill inte stå ensam genom krisen, avslutar Helena Torhage, Berotec.
– Våra säljare/affärsledare har inte behövt ägna sig åt permitteringar och annat administrativt eftersom alla konsulter sköter sitt egna bolag. Istället har de kunnat fokusera helt och hållet på att ta hand om relationen med sina befintliga kunder och verkligen erbjuda genuin hjälp, men även leta efter nya företag och ge ett nära stöd till alla konsulter i deras team. Det ger även en stor trygghet för de konsulter som ingår i verksamheten. Många tycker det är skönt att veta att affärer görs och uppdrag hittas även i dessa tider. Där har vår struktur och kultur varit en enorm tillgång, berättar Helena.
– Det vi nu gör annorlunda utöver utbildning och information är att vi jobbar hårt för att samla alla våra giggare digitalt ännu mer än tidigare. Det blir så otroligt tydligt för oss att alla våra konsulter behöver ännu större möjligheter till digitala gemensamma sammanhang. När omvärlden gungar är det så skönt att inte stå ensam. Och trots allt som sker, eller kanske snarare tack vare allt som sker så kan vi ta ett steg till och bli ett ännu bättre och effektivare konsultbolag där alla kan känna trygghet och vi kan satsa på att växa tillsammans, fortsätter Helena.
– Innan vi använde PE Accounting var vår redovisning personberoende och det krävdes en hel del manuell administration för att ha kontroll över alla siffror. Med många giggande konsulter och en omfattande verksamhet blir det till exempel väldigt många fakturor som ska stämmas av mellan giggaren, slutkunden och oss på Berotec centralt, förklarar Åsa Söderbergh, COO, Berotec.
– Tillsammans med PE Accounting kom vi fram till att det här måste gå att automatisera på något sätt. Det var helt enkelt nödvändigt för att vi skulle få kontroll över allt som sker och ägna alla resurser åt att ta hand om våra giggare och hitta rätt uppdrag. För när alla mår bra och kan ha rätt fokus så är vi som bäst.
PE Accounting var nyfikna och utvecklade tillsammans med oss det som vi idag kallar automatiserad självfakturering. Det innebär i princip att:
Den här typen av tjänster som PE Accounting utvecklat med oss är en nödvändighet för att giggandet ska få det stora genombrott som det verkligen förtjänar utan att det blir krångligt för konsulterna. Det här har varit en extra stor hjälp nu när vi verkligen måste vara mer snabbrörliga och effektiva, förklarar Åsa Söderbergh, COO, Berotec.
Vi skriver löpande artiklar om hur våra kunder hanterar de utmaningar som började med coronakrisen. På så vis hoppas vi kunna bidra med inspiration till andra som befinner sig i en liknande situation och samtidigt visa hur redovisning med PE Accounting på olika sätt kan vara ett stöd när det sker stora förändringar i vår omvärld.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
– Som organisation fokuserar vi helt på att hjälpa familjer och barn som växer upp i krig och konflikt med psykosocialt stöd, utbildning och skydd. De var redan innan Coronakrisen utsatta och det som sker nu kring Convid-19 gör dem ännu mer isolerade än tidigare, berättar Peter.
Vårt arbete är alltid utmanande, men vi har arbetat länge med just detta och vet hur vi kan hjälpa till. Ett sätt för oss att nå barnen nu är att se till att de har t.ex. en surfplatta som fungerar som skola på distans och vi kämpar nu för att samla in så många som möjligt för att kunna hjälpa barnen trots alla de restriktioner som finns, fortsätter Peter.
Vi kallar stödprogrammet ”Can´t wait to learn” och har utvecklat det under lång tid. Vi testade det först med barn i Sudan för att sedan rulla ut det i mellanöstern. 2020 räknar vi med att 170.000 barn ska ha tillgång till undervisning via vårt program. Men behovet är akut och vi kämpar nu för att nå ut till så många företag som möjligt som kan tänka sig att hjälpa till, avslutar Peter.
– För oss räknas verkligen varje krona och timme. En timme förlorad till extra administration är en timme mindre som kan ägnas åt våra stödprogram. Vi har som biståndsorganisation även höga krav på oss. Vi måste vara transparenta och ha kontroll över våra siffror, berättar Peter.
PE Accounting har gjort det möjligt för oss att spara stora mängder tid som annars skulle ägnats åt manuell administration och vi kan nu även följa våra siffror svart på vitt. Vi vet helt enkelt hur det går, att det stämmer och kan fokusera på det viktigaste.
Något som också är otroligt värdefullt är det stöd vi fått från våra konsulter på PE Accounting under hela vår tid som kunder. Våra redovisningskonsulter Anton och Jesper är insatta i vad vi gör och bidrar verkligen till att vi kan vara effektiva och förstå vår redovisning bättre, avslutar Peter.
Med vår kombination av ett egenutvecklat ekonomisystem och redovisningsbyråtjänst kan vi hjälpa tjänsteföretag och organisationer att ha kontroll över hur det går för verksamheten var och när som helst. Skillnaden mot andra leverantörer är framförallt att vi har både systemutvecklingen och redovisningskonsultationen hos oss. Vi har inga mellanhänder, det mesta går på automatik och du slipper ha många olika system, vilket minskar risker för fel och gör hela processen effektivare.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Artikeln är en del av vår artikelserie om hur våra kunder hanterar coronakrisen.
– 2019 blev vi DI Gasellbolag och 2020 årets framtidsföretag i Upplands-Väsby. Sen kom Corona. Det började hagla in avbokningar, inte en eller två, utan snarare en flod. Inte för att någon var missnöjd, tvärtom så har vi kanske aldrig haft så många bra dialoger med våra kunder som nu, men frukt till jobbet var helt enkelt något som många snabbt avbeställde i stressen när alla anställda fick gå hem, berättar Mikael Engqvist, VD och medgrundare av Fruktdealen.
Efter en veckas total panik där vi snabbt fick lov att göra allt vi kunde för att överleva situationen insåg vi att det här kommer inte att räcka. Vi står med fasta kostnader som vi inte kan ta bort och samtidigt upprätthålla service och kvalitet till de företagskunder som fortfarande är igång. Vi kan helt enkelt inte bromsa mer. Vi måste gasa istället och frukt och logistik med allt vad det innebär är det vi är bäst på, fortsätter Mikael.
Lösningen blev att vi på nolltid både satte upp en webshop med erbjudanden riktad till privatkunder och ordnade med logistiken för att kunna köra hem frukt direkt till företags anställda. Två nya tjänster med andra ord för att hantera en för oss helt ny situation, berättar Mikael.
Vi kallar webshopen för Fruktfabriken. Där kan vem som helst beställa frukt till sig själv, en vän, en släkting eller vad vet jag, den där kontakten som du alltid brukar träffa på mässan som nu inte blev av. Det går även bra att höra av sig direkt till mig för att beställa hem till sina anställda. Ingen blir ju ledsen av frukt. Så mycket är säkert, avslutar Mikael.
– Ja, såklart. De flesta av våra kunder är ju vana vid att beställa till kontoret men har aldrig beställt hem till sig själva eller till sina anställda. För den som handlar i webshoppen är det bara att skriva in peaccounting i rabattkod så får de 15% rabatt på sin beställning, berättar Mikael.
Om de vill beställa till flera anställda är det enklast att höra av sig direkt till mig och hälsa från PE Accounting så får de rabatt och vi ordnar med leveransen. Vi är proffs på frukt men kan även skicka annat med våra leveranser, som tex. PE Accounting som skickade ut Påskägg till sina anställda genom oss, fortsätter Mikael.
– Jag och Anton var kollegor på Chiquita, vi hade en fruktkorg på jobbet som ibland var bra och ibland var mindre bra. Vi besökte en del som sysslade med tex fruktkorgar och tänkte att det här kan vi göra annorlunda och bättre. Vi hade bägge två väldigt stark säljbakgrund men lite erfarenhet av redovisning och ekonomi, berättar Mikael.
Vi träffade PE Accounting tidigt i både deras och vår egen tillväxtresa och fick från dem bra bollplank där vi snabbt kunde förstå vad vi behövde göra för att få kontroll över vår redovisning och hur vi kunde använda siffrorna för att förstå hur det går för vår verksamhet, säger Mikael.
– Något som gjort enormt stor skillnad under tillväxtåren har varit automatiserad redovisning kring lön. All administration vi sluppit i takt med att vi anställt fler varit otroligt värdefull. De har mig veterligen kommit långt längre an andra på det området, något som verkligen gynnat oss som växt snabbt, berättar Mikael.
Vi är egentligen ingen klassisk PE Accounting kund. De fokuserar mest på renodlade tjänsteföretag som säljer timmar eller klassiska digitala abonnemangstjänster, men vi har tillsammans med dem fått det att fungera riktigt bra. Vi skickar tex extremt många fakturor som kan variera varje månad och vi måste ha kontroll över, precis hela tiden. Det var en utmaning från början som idag fungerar jättebra. Där har det handlat både om förbättringar i systemet men också om stöd från PE Accounting med att hitta rätt processer även för oss som jobbar med det, fortsätter Mikael.
PE Accounting har framförallt gjort det möjligt för oss att växa som företag utan att själva vara ekonomer från början och ändå ha fullständig kontroll över alla siffror. Vi har också kunnat minimera extra kostnader för redovisning under tillväxtåren. Det är såklart automatisering genom systemet som gjort den stora skillnaden i antalet timmar vi sluppit ägna åt admin, men det som ändå betytt mest har varit den personliga supporten. Det gäller inte minst nu under Coronakrisen där vi har fått hjälp att hantera permiteringar, förstå stödpaket och ha koll på hur vi ska hantera redovisningen mitt i allt detta, avslutar han.
– Ja, det tror jag, säger Mikael. Några korta skulle kunna vara:
2011 grundades PE Accounting, Sveriges första kombination av ekonomisystem och redovisningsbyrå med stort fokus på automatisering. Idag använder fler än 800 företag och 20.000 användare systemet och tjänsten. Några spännande siffror är att 250 msek betalas ut i löner på automatik varje månad och 96% av alla verifikat genereras helt på automatik.
Vi skriver löpande artiklar om hur våra kunder hanterar de utmaningar som började med coronakrisen. På så vis hoppas vi kunna bidra med inspiration till andra som befinner sig i en liknande situation och samtidigt visa hur redovisning med PE Accounting på olika sätt kan vara ett stöd när det sker stora förändringar i vår omvärld.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Vi hade egentligen tänkt släppa en testpilot men nu ändrades förutsättningarna och många företag ber om hjälp. Så vi satsar på att inte bara släppa, utan också vidareutveckla den här rapporten i snabb takt baserat på den återkoppling vi får från våra kunder.
Många har ett extremt stort behov av likviditetskontroll nu och med en tjänst och system som vår så kan de följa vad som sker i företaget mer eller mindre i realtid. Vi jobbar väldigt nära våra kunder och nu ställs allt på sin spets. Jag hoppas verkligen det här kan hjälpa många.
Våra kunder har lyxen att ha det mesta samlat i ett system och så realtidsuppdaterat som möjligt via till exempel snabba bankintegrationer och automatiserade processer. Det innebär att det faktiskt går att få en väldigt aktuell likviditetsrapportering och förhålla sig till den. – Malin Gilck, COO på PE Accounting.
PE Accounting har de senaste åren växt med omkring 50% per år utan riskkapital och är en av få aktörer som byggt ett eget system från grunden och kombinerar det med redovisningsbyråtjänst på samma gång. Enligt dem är själva kombinationen människa och maskin en framgångsfaktor för att lyckas leverera en både korrekt och så automatiserad likviditetsrapport som möjligt.
Vi strävar efter att effektivitet och rätt siffror ska gå hand i hand. Repetitiva uppgifter ska kunna skötas på automatik och rapporterna ska vara uppdaterade och stämma.
Där behövs våra redovisningskonsulters löpande stöd medan kunden behåller själva kontrollen, dvs. de har total insyn i det som sker och styr genom attesträtt.
Detsamma gäller likviditetsrapporten. Allt är transparent och går att följa i minsta detalj men det som vi inte har koll på och sker utanför PE Accounting kan de istället lägga till manuellt eller läsa in i t.ex. en egen excelfil eller ett annat BI-system. – Malin Gilck, COO på PE Accounting.
PE Accounting erbjuder tjänsteföretag med 5 till 500 anställda ett molnbaserat ekonomisystem med hög automatiseringsgrad, direkt koppling till banken och personlig redovisningstjänst med dedikerade redovisningskonsulter.
Resultatet blir bättre beslutsunderlag och kontroll över ekonomin samt minskade kostnader i tid och pengar för administration. PE har fler än 700 tjänsteföretag som kunder och 20.000 användare. Under 2019 blev SEB delägare i PE med fokus på gemensamt innovationsarbete.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Vi tycker såklart att det är roligt att det uppmärksammas. Det är en jättestor satsning för att lösa tekniska utmaningar som tidigare gjort det svårt för företag att sköta sin ekonomi så smidigt som möjligt, när och var som helst.
För trots att tekniken har kommit långt så sitter fortfarande majoriteten av Sveriges företag och arbetar med redovisning som man alltid har gjort, i bästa i fall i en digital miljö, men utan att egentligen få en större hävstång av tekniken.
En riktig förändring sker först när hela processer förändras, det räcker inte med att skaffa nya digitala verktygslådor och arbeta på som om inget hänt. – Olle Rydqvist medgrundare och CEO på PE Accounting.
Tillsammans med SEB är det helt enkelt möjligt för oss att påverka hela processen och på riktigt revolutionera redovisning.
De innovationer vi skapar tillsammans gynnar inte bara oss och våra kunder utan driver utvecklingen framåt för hela branschen.
En förändringsresa som kräver mer än enskilda nedslag och där vi fortsätter vara i dess absoluta framkant. – Malin Ringdahl, Head Of Business Development på PE Accounting.
Samarbetet mellan PE Accounting och SEB fördjupades 2019 och sedan dess har PE Accounting och SEB bland annat utvecklat en snabb direkt integration mellan banken och ekonomisystemet. Fokuset säger de är helt på att driva igenom förändringar som på riktigt underlättar för företagare.
Som bank måste vi alltid vara innovativa, ständigt våga omvärdera traditionella processer och affärsmodeller samt tydligt fokusera på att tillföra ett högre kundvärde.
Därför är vi mycket nöjda med att vi nu i vårt samarbete med PE-Accounting kan utveckla nya tjänster för leverantörer av affärssystem för att förenkla den ekonomiska vardagen för våra företagskunder. – Sharona Gessler, Head Of Business Development, Corporate Markets, på SEB.
I SEB:s årsredovisning berättar även Andreas Hagström, Finansdirektör hos den gemensamma kunden Adtraction om vad skillnaden blir för företag som använder den nya tekniken.
Vi är positiva till SEB:s engagemang i PE Accounting och effekten det har på de tjänster som levereras.
Som kunder till PE Accounting har vi nytta av att till exempel kunna hantera betalningar på olika marknader och vi har sänkt våra kostnader och ökat kontrollen speciellt vad gäller likviditetsplanering i realtid. – Andreas Hagström.
Under 2019 ingick vi partnerskap, och fördjupade samarbetet med redovisningsbyrån PE Accounting som har en egenutvecklad ekonomitjänst. Samarbetet är en del av vårt strategiska initiativ ERPintegration, det vill säga att utveckla integrationstjänster med leverantörer av affärssystem för att förenkla den ekonomiska administrationen för våra företagskunder.
Genom att koppla ihop företagskontot med affärssystemet kan kunderna automatisera sitt bokföringsarbete och hantera betalningar och avstämningar av konton mer effektivt. Det sker genom att betalningsinformation och rapporter med kontohändelser automatiskt överförs mellan systemen.
Vi erbjuder i dag integration med ett dussintal redovisningsbyråer och leverantörer av affärssystem. Den fördjupade integrationen med PE Accounting innebär att överföringen av betalfiler och rapporter görs var 15:e minut i stället för som tidigare en gång per dag, vilket gör att kunderna får löpande kontroll över sina konton.
För SEB utgör partnerskap som detta en bas för att utveckla andra produkter och tjänster.
SEB Årsredovisning 2019, sid 19.
Vill du veta mer om PE Accounting och SEB?
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Lön har sedan starten 2011 varit ett av de svårare redovisningsområdena att automatisera men också det där vi har kommit längst. Vi beskriver det antagligen enklast genom att förklara kort hur det fungerar för en kund hos oss idag.
Från och med att en anställd registrerar tid, utlägg och frånvaro så genereras löneunderlag på automatik och kan ses direkt av både anställd och administratör. Som anställd kan du upptäcka fel innan lönen betalas ut och företagen får kontroll över kostnader och likviditet. Med ett enkelt musklick attesteras lönen, den bokförs och periodiseras, semesterskulden regleras, lönespecifikation mailas ut till anställda eller dyker upp i Kivra, betalningsunderlag skickas till banken och underlag till skatteverket i form av kontrolluppgifter genereras. Allt är möjligt tack vare att rätt regelverk sätts upp i tid och att lön hänger ihop på automatik med all annan ekonomisk redovisning.
Det är verkligen ingen testpilot utan används av fler än 700 företag och 20.000 användare. Med rätt uppsättning regler från början, rätt lönekompetens och effektiva integrationer mot bankerna blir lönehantering rejält mycket effektivare och på samma gång mer säkert.
Automatisering av lön är förstås fantastiskt bra för företagsägare men kan istället låta skrämmande för en löneadministratör som idag gör en hel del arbete manuellt. Det vi ser hos oss och våra kunder är att värdet av specialistkunskaper inom lön och processtänk ökar i takt med att mer och mer kan skötas av system. Antalet personer som krävs för att hantera administrationen minskar medan behoven av rätt specialistkompetens ökar, internt eller via konsulter.
Vi har en fördel som sköter lön i samma system som all annan redovisning och fokuserar helt på tjänsteföretag. Det minskar antalet hinder. Automatisering ställer däremot alltid höga krav på att vi som är specialister gör rätt från början. Bristen på standarder, innovativa lönemodeller eller olika kollektivavtal i samma företag komplicerar vårt arbete. Vi måste både förstå de regler som finns, våra kunders önskemål och hur vi sätter upp rätt processer för automatisering. Det är en förutsättning för att vi ska lyckas hjälpa våra kunder.
Automatisering av redovisning innebär stora förändringar, men också större möjligheter för den som vill. Tillsammans med smarta utvecklare är det vi specialister som tar oss in i framtiden. Det blir inte bara roligare och mer värdefullt att vara specialist på lön och redovisning, det gör det även enklare att driva företag med många anställda och få kontroll över alltifrån cashflow till resultat.
Automatisering av lön är förstås fantastiskt bra för företagsägare men kan istället låta skrämmande för en löneadministratör som idag gör en hel del arbete manuellt. Det vi ser hos oss och våra kunder är att värdet av specialistkunskaper inom lön och processtänk ökar i takt med att mer och mer kan skötas av system. Antalet personer som krävs för att hantera administrationen minskar medan behoven av rätt specialistkompetens ökar, internt eller via konsulter.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Behovet av effektivare, mer eller mindre automatiska processer ökar i takt med att konkurrensen om konsulter och uppdrag hårdnar. Mer tid och resurser behöver helt enkelt ägnas åt rekrytering, sälj och värdeskapande för både kunder, det egna företaget och konsulterna. Samtliga områden där allt som rör redovisning och bokföring bara måste fungera och bli rätt, hela tiden.
Rätt uppsättning system för redovisning påverkar i allra högsta grad hur enkelt och riskfritt det går att driva bolaget framåt. Integrationer kan innebära helt fantastiska möjligheter och är en nödvändighet för många verksamheter, men då är det viktigt att ha kontroll.
Varje integration mellan olika system som ska skjuta in data i redovisningen ställer höga krav på att någon tar ansvar för att integrationen uppdateras i takt med att andra system den integrerar med gör nya releaser och att det blir redovisningsmässigt rätt i slutändan. En integration som ligger nere och påverkar t.ex tidrapportering, fakturering och resultat kan skapa fel som påverkar utbetalning av löner, intäkter från kunder och kontroll över cashflow.
Var inte rädda för att använda system som är integrerade med varandra eller för den delen experimentera med egna integrationer som ger er den upplevelsen ni önskar. Det är ändå dit utvecklingen är på väg. Var däremot väldigt medvetna om att fler integrationer som förvaltas av externa leverantörer innebär fler aktörer med olika syn på ansvar, fler möjligheter till tekniska fel och fler syner på vad som är korrekt redovisning. Det krävs helt enkelt både rätt teknik och kompetens.
Var noggranna med vem som ansvarar för att allt blir rätt, fungerar som det ska och ha kontroll på hur ni hanterar situationen när allt inte längre hänger ihop. Trots allt är det ni som företag som tar stora risker om redovisningen blir fel och måste ta ansvar för att ni har leverantörer som levererar en hållbar helhet.
Minimera antalet pusselbitar och ha processer för att hantera API-integrationer om ni vill få så effektiv redovisning som möjligt, minska risker i alla led och fokusera på rätt saker.
En annan aspekt som påverkar hur rätt redovisningen blir och hur mycket den kostar är hur många gånger en person påverkar processen under resan från rapporterad timme till resultat. De flesta system för olika typer av redovisning har olika syn på vad som är rätt och fel och det krävs att någon med förståelse både för er bransch, företag och övriga system lägger pusslet för att det ska blir rätt. De flesta använder fortfarande någon form av mellansteg där en människa klipp och klistrar data eller exporterar och importerar filer från ett system till ett annat. Det är både dyrt och riskfyllt.
Antalet onödiga manuella steg måste minimeras och då är ett enkelt recept att helt enkelt använda färre pusselbitar.
Det är knappast någon hemlighet att de flesta leverantörer av system eller tjänster idag letar efter någon form av återkommande intäkt från varje kund. Det betyder förstås inte att alla är dyra eller att det är fel. Som litet företag kan kostnaderna för varje enskild tjänst vara relativt liten. Däremot är en stor systempark något som snabbt börjar kosta pengar när företaget blir större. Varje användare, varje transaktion, varje integration, varje supporttimme osv kan snabbt dra iväg och bli kostsamt.
Omkring fem anställda brukar digital- och automatiserad redovisning med ett eller några få system göra större skillnad.
Med så få system som möjligt för redovisning är det enklare att behålla kontrollen över kostnadskalkylen och lägga ett pussel som håller både nu och på sikt.
Tjänstebolag som säljer timmar, abonnemang eller SaaS-tjänster har ett försprång. Tekniken har kommit så långt att det mesta av den traditionella manuella och repetitiva redovisningen från tex en rapporterad timme till faktura, lön och resultat kan skötas av ett system och människan kan fokusera mer på kvalificerat arbete.
Idag kan t,ex en konsult rapporterar tid på ett projekt som genererar en faktura på automatik, som attesteras och skickas digitalt med ett klick från projektledaren som följer hur det går i realtid. Allt bokförs automatiskt och korrekt baserat på bestämda regelverk. CFO ser direkt hur det påverkar resultat- och balansräkning och kan följa vad som sker med drill-down funktionalitet ner i minsta detalj. CEO kan med ett par musklick få fram hur det går och presentera både resultat i realtid, vad som går bra och utveckla förslag på hur verksamheten ska fokusera framöver för att uppnå de satta målen. Konsulten kan närsomhelst se vilken lön som kommer betalas ut och hantera eventuell provision och utlägg.
En förutsättning för att ovanstående scenario ska vara möjligt är att det sköts i så få system som möjligt, att alla integrationer fungerar och att systemet är kopplat till bank- och myndigheter. Med andra ord ett enda perfekt redovisningspussel.
Vi effektiviserar allt som rör redovisningen genom att tillhandahålla ett ekonomisystem där allt ifrån tid- och utläggsrapportering hänger ihop med fakturor, löner, bokföring och rapporter. Mycket sköts på automatik efter uppsatta regelverk och dedikerade redovisningskonsulter ingår som löpande stöd. Du kan enkelt se en inspelad övergripande demo eller boka möte med oss när det passar dig. Om du vill läsa mer generellt kring automatiserade ekonomiprocesser finns massor av bra läsning i vår kunskapsbank.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Ingen kan förutspå de slutliga effekterna av den pågående coronakrisen. Men en sak är säker – svenska företagare måste börja anpassa sig för ett utmanande 2020. Här är några saker som kan hjälpa ditt företag i osäkra tider.
Många jobbiga frågor, men inga tydliga svar. Så kan man sammanfatta det pågående läget med coronaviruset. Samtidigt som högsta prioritet är att allmänheten ser till att hindra smittspridning – och på så sätt minska belastningen på sjukvården och hälsoriskerna för riskgrupper – kommer tusentals företagare under de kommande månaderna att behöva klura ut sina egna svar.
För ekonomin befinner sig just nu i ett undantagsläge. Än så länge har rese- och turistnäringen samt exportindustrier tagit den hårdaste smällen. Men de trista effekterna kommer förmodligen att sprida sig som ringar på vattnet. Från restauranger till byggentreprenörer och IT-konsulter, de allra flesta av oss får räkna med svårare kvartal framöver.
För de små- och medelstora företagen – som ofta kämpar med tunna marginaler, och sämre möjligheter att säkra prisvärd finansiering jämfört med storbolagen – blir effekterna av en ekonomisk chock snabbt påtagliga. Om efterfrågan sinar, eller leveranserna från Kina plötsligt uteblir, ändras kalkylerna över en natt. Vardagen är inte sig lik.
Då kan det vara svårt att tänka långsiktigt. Men det enda botemedlet mot osäkerhet är förberedelse. Här är några saker som kan hjälpa dig att gardera verksamheten genom en plötslig förändring.
Ett intäktstapp kan snabbt få hål på en stabil balansräkning. Om du inte har säkrat en buffert av rörelsekapital, då hindras ditt företag från att agera långsiktigt – och tvingas istället till förhastade åtgärder. Det i sin tur kan skada verksamheten på sikt. För att säkra ditt kassaflöde krävs ett helhetsgrepp på verksamheten.
Planering är a och o.
Oavsett hur mycket eller lite krut ditt bolag lägger på ekonomiplanering, är det viktigt att göra någon form av scenarioplanering. Det hjälper dig förstå hur ett förändrat läge påverkar ditt kassaflöde. Försök att identifiera de mest kritiska posterna som påverkar din likviditet, och håll extra koll på dem. Då är du bättre rustad att ta rätt åtgärder i tid – och justera verksamheten allt eftersom läget utvecklas.
Säkra en flexibel kredit.
En kreditlina kan visa sig livsviktigt för att täcka kostnaderna och finansiera tillväxten under tuffare tider (mer om detta nedan). Då är det viktigt att ha en flexibel kredit redo, som ger dig mer utrymme att manövrera och låter dig fokusera på din verksamhet.
När försäljningen svalnar av, är det läge att skära ner särskilt på fasta kostnader. En av de tråkigare åtgärderna kan innebära att dra ner på rekryteringen, eller i värsta fall behöva skära ner på personalstyrkan. Men försök att undvika det genom att utreda alternativa lösningar som t.ex. minskade arbetstider.
Vänd på alla stenar.
Är det läge att skjuta på planerade investeringar? Ta till alla medel som hjälper dig att stabilisera kassaflödet. Det kan även innebära saker som att tidsoptimera inbetalning och utbetalning av krediter och räkningar (givetvis utan att betala sent!).
Den globala flödeskedjan har blivit en så självklar del av näringslivet att många företagare har knappast insett att deras varor består av komponenter från flera olika världsdelar. Tills det kommer störningar, vill säga, och inget plötsligt fungerar som det ska.
Nu är det läge att göra en grundlig kartläggning av ens egna flödeskedja och logistikbehov. Utred möjligheterna att hitta alternativa sätt att säkra leveranser av material och produkter.
Ingen kris utan nya möjligheter.
Kanske kan det till och med vara tillfälle att göra en större strategisk justering eller diversifiering av leverantörskedjan; genom att hitta nya leverantörer från de delar av världen som inte är lika hårt drabbade av effekterna av coronaviruset.
Källa: McKinsey
En tråkig följd av sämre ekonomiska utsikter är att bankerna blir mer försiktiga med utlåningen. “Vi kan inte ta på oss någon risk nu när konjunkturkurvan pekar nedåt”, går deras tänk, ungefär.
Det gör också att de mest tillväxtvilliga och sammantaget mest jobbskapande svenska bolagen – de små- och medelstora – får det extra svårt att få företagslån när de som mest behöver det (nobben får de ofta även under bättre konjunkturförhållanden, tyvärr).
Som tur finns idag fler alternativ för prisvärd företagsfinansiering än för bara några år sedan. När du vill säkra kassaflödet kan du vända dig till olika nätbaserade fintech-bolag – vars affärsmodell går ut på att erbjuda snabbare och mer företagarvänliga finansieringsalternativ jämfört med banken eller med ett lån från din närmaste krets.
Som tur finns idag fler alternativ för prisvärd företagsfinansiering än för bara några år sedan. Ifall du behöver ett tillskott i kassan, kan det löna sig att sälja eller belåna dina fakturor mot en liten avgift. Oavsett vilken finansiering som passar dina behov bäst, är det viktigt att du inte binder dig till oschyssta villkor. Tänk på att hitta ett flexibelt erbjudande, utan dolda avgifter eller bindningstider – och att ditt företag inte betalar för belopp som inte används.
Även om försäljningen har fått sig en törn – förlora inte hoppet, utan se till att vara proaktiv gentemot din målgrupp. En krögare som tillfälligt förlorat sina stammisar kan stärka försäljningen genom att satsa på hemleveranser. IT-konsulten som blivit av med lukrativa uppdraget har tid över till att hitta nya lovande kundsegment. Det finns alltid nåt man kan göra.
Håll igång kommunikationen med dina intressenter. När en oväntad kris slår till, kan det ofta bli snabba avbrott i olika led. Om du har svårigheter med att betala av räkningar och lån på utsatta villkor – se då till att kommunicera de underliggande orsakerna till dina motparter.
Oro, förvirran och rädsla är naturliga reaktioner under dessa veckor, när vardagen tillfälligt har vänts upp-och-ner och börskurserna blinkar rött. Då är det jätteviktigt att bemöta de anställdas frågor och funderingar – tydligt, konsekvent, och utan att sockra till saker för mycket.
Kanske är det läge för företaget att övergå till att jobba hemifrån. Då är det viktigt att uppehålla kommunikationen via andra kanaler; och att hänvisa till allmänna hälso- och säkerhetsåtgärder i linje med myndigheternas riktlinjer. Att uppmana anställda som nyligen varit sjuka att jobba hemifrån under flera dagar efter att de blivit symtomfria är ett exempel.
Om du driver en större verksamhet kan det vara bra att delegera en del av ansvaret kring krishantering till t.ex. HR-personalen. När “business as usual” inte längre gäller, är det särskilt viktigt att tänka några drag framåt. En verksamhetsplan som utgår från de olika faktorerna som påverkar ditt bolag (flera veckors distansjobb mm.) är en bra utgångspunkt. Det gör att ditt bolag lättare kan fortsätta hålla sina löften mot kunder och anställda – trots att utgångsläget just nu är lite annorlunda.
Under veckan har statsapparaten gått in med en rad olika stödmekanismer – några av dem riktade mot små- och medelstora företagare. Se till att du håller dig uppdaterad och känner till de som påverkar dig. PE Accounting har gjort en bra sammanfattning som du hittar här i bloggen.
Capcito grundades 2015, och föddes ur serieentreprenören och investeraren Michael Hansens frustration över hur krångligt och tidskrävande det var att fixa tillväxtfinansiering till sina bolag. Tillsammans med Mattias Axlind skapade han den första versionen av Capcitos finansieringsprodukt, med tidig förstärkning av Henrik Dyberg och Niklas Möller.
Capcito erbjuder 3 former av företagsfinansiering: sälja fakturor, belåna fakturor och företagslån. Det unika med Capcito är den automatiserade kreditbedömningen. Delägare är bl.a. SEB, Schibsted, Collector, Ventech och Galjaden.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
