När den första T-Forden rullade av bandet var det skrämmande. Många ifrågasatte det och misstrodde att kvaliteten kunde vara bra nog. I stället för det lilla och extremt kompetenta team som tidigare byggt bilen från start till slut hade Henry Ford brutit ner processen i små delar. En idé som skulle göra företaget till ett av världens största.

Det geniala var att varje individuellt delmoment i sig inte var svårare än att en vanlig person kunde utföra den, och med lite vana utföra den snabbt och felfritt. Det tog inte lång tid innan det var en självklarhet för att kunna konkurrera.

Det gäller i allra högsta grad även bokföring där de många små mellanstegen gör det till en komplex sak att överblicka. Det krävdes sannolikt ett minst lika extremt kompetent team på deras ekonomiavdelning som det krävdes i bilfabrikerna innan de började automatisera tillverkningen. Att hantera deras kundfakturor, leverantörsfakturor och lön på den tiden måste ha varit ett enormt jobb.

Idag finns det som tur var digitala bokföringssystem som har revolutionerat hur man jobbar med ekonomin. Men trots det lever de flesta kvar i en värld där två eller flera system krävs för att hantera bokföring, löner, fakturor – för att inte tala om hur mycket arbetstid som konsulter lägger på att rapportera tid.

Här finns det utrymme för förbättring och mycket av problemen går att lösa med automatisering. Kort beskrivet så innebär det inom bilindustri såväl som bokföring att systemet sköter så mycket som möjligt per automatik och samtidigt minimerar risken för fel. Det är snabbt, enkelt och digitalt. Utan att tumma på resultatet.

När är en bra tid att byta sätt att sköta ekonomin? Antagligen aldrig, ett systembyte är inte något som genomförs för skojs skull. Men om företaget växer kommer behovet växa fram i samma takt. Är ni i det skedet nu? Kanske kommer ni hamna där om mängden fakturor fortsätter att växa?

I vår omfattande guide Roadmap: automatisering av ekonomiprocesser delar vi med oss av de fyra viktigaste steg för att förbereda din organisation för mer effektiva ekonomiprocesser. Denna guide är full med bra tips, workshops och mallar som du enkelt kan använda internt.

Genom att ladda ner vår Roadmap kan du fördjupa dig i:

• Behovsanalys av nuläget och vad som borde gå att göra effektivare
• Era mål ni vill uppnå med hjälp av automatiserade ekonomiprocesser
• Upphandling av olika tjänster och system
• Implementering av nya tjänster och system.

Vad är då poängen med automatiserad bokföring? Varför ska du bry dig? Vi kan börja med att konstatera att det inte bara handlar om digitala kvitton eller att du kan sköta ekonomiadministrationen smidigt i ett molnbaserat system. Det är absolut delar av en automatiserad bokföringsprocess, men det är just delar. Det är lätt att förenkla enskilda affärshändelser, men för att få ut det fulla värdet av en digital redovisningsprocess måste du se till hela ekonomiprocessen och era interna arbetssätt.

Hur svårt kan det vara då? Vill du ha en ”quick-fix” kan du vara igång ganska snabbt och det behöver inte alls vara särskilt svårt, lite beroende på er storlek och verksamhet. Det finns många system och appar som exempelvis stöttar digitala kvitton, fakturor med mera. Men vill du kunna skala upp din verksamhet och digitalisera redovisningen fullt ut så måste du göra hemläxan, annars blir det sällan så enkelt som du hade tänkt dig. Inte heller så billigt…

Kort beskrivet så innebär automatisering att system sköter så mycket som möjligt per automatik och samtidigt minimera risken för fel. Det är snabbt, enkelt och digitalt. I praktiken så innebär det att alla händelser, inkomster, utgifter, utlägg, löner, rapporter med mera hanteras av systemets uppsatta regelverk så effektivt som möjligt. Dessutom skapas alla digitala bokföringsunderlag per automatik i systemet. Denna process fungerar på olika sätt beroende på systemleverantör. Det ena är inte mer rätt än det andra, utan det handlar snarare om vilka behov just din verksamhet har av struktur och kontroll.

Om det är viktigt för er att behålla full kontroll över ekonomin och använda siffror som beslutsunderlag så ska ni välja ett system som ger er möjlighet till attesträtt, behörighetsstyrning samt realtidsuppdatering av era siffror. Vill du ligga i absolut framkant ska du välja en partner som dessutom stöttar er med redovisningsspecialister som känner till ert företag, bransch och de regelverk som påverkar er verksamhet. Det ger er bättre koll på läget samtidigt som ni får tid över till något roligare. Som att utveckla er verksamhet till exempel.

Det låter enkelt och i den perfekta världen så funkar allt så här friktionsfritt. Men det förutsätter förstås att du gjort förarbetet noggrant, så att det blir rätt från början.

För att kunna maximera affärsnyttan med digital och automatiserad redovisning så är det bra att förstå hur mycket tid och resurser ni faktiskt ägnar åt administration idag, vilka möjligheter ni har att göra det effektivare och vad ni kan göra med den tid som frigörs och de rapporter ni får fram. Var befinner ni er idag och vad är slutmålet – ert drömscenario? Vad kan du automatisera och vad krävs för att göra det möjligt? Vad vill du ha för information från systemet och med vilka intervaller?

Frågebatteriet kan göras långt, väldigt långt. Men här får du 5 snabba tips som tar er en bra bit på vägen och skapar bästa förutsättningarna för att lyckas digitalisera er ekonomifunktion.

Samla om möjligt allt i ETT system, och ja det innebär även löner.

Ha integration med banken, du måste kunna ha koll på transaktioner och betalningar utan att behöva logga in på flera ställen.

Om ni ändå behöver fler system, var beredda på att investera i integrationer mellan dem. Små manuella mellansteg kan snabbt bli tidsödande och irriterande moment på sikt.

Välj ett system som skapar underlag per automatik och gör vardagen lite enklare för kollegorna på ekonomi. Kom ihåg, tid är pengar!

Gör hemläxan, investera tid för implementering, ta hjälp vid själva införandet och se till att få bra löpande stöd från någon som har koll på ert företag. Det förebygger risker på sikt. Det räcker sällan med att bara importera en fil från den tidigare bokföringsbyrån och sedan hoppas på det bästa. Gör rätt från början!

Att minimera handpåläggning vid fakturor, utlägg och bokföring är inte framtid, det är nutid. Vi kan redan nu skapa underlag per automatik och i realtid – med minimal insats från oss människor. Det är fantastiskt. Men det är när vi kombinerar människa och maskin på bästa sätt som det blir magiskt.

Maskiner blir ”smartare” för varje dag, men än så länge gör de oftast det vi människor säger att de ska göra. Det är vi som sätter reglerna för det mesta. Därför ska vi inte underskatta expertisen som vi människor besitter i den automatiserade miljön vi numera lever i, särskilt inte när det gäller analys, ekonomi och redovisning. Hjältarna på ekonomi är de som vet vad siffrorna faktiskt betyder och hur de ska användas för att öka affärsvärdet. Experterna är de som håller koll på regelverket och övervakar systemet så att det inte bara blir rätt från början, utan rätt hela tiden.

Att automatisera är grymt – vi ska automatisera mera. Men vi ska också ta hjälp av data-experterna som ser till att vi sedan kan skapa de rapporter vi behöver, göra de analyser och dra de slutsatser som behövs för att lyfta verksamheten till nästa nivå. Så affärsvärdet och magin skapas först när människa och maskin hittar den där perfekta synken.

Nyfiken på hur ditt företag  kan lägga mindre tid på manuell administration och mer på värdeskapande aktiviteter som bygger tillväxt?

Börja med att ladda ner vår guide: Vinsten med digital redovisning och revision. I denna guide presenterar vi några stora vinster med kombinationen digital revision och automatiserad redovisning.

Med inspiration från våra befintliga kunder och våra medarbetares erfarenheter har vi skrivit en guide som beskriver de främsta vinsterna av att arbeta med digital och automatiserad redovisning.

Läs guiden ”Tio anledningar att digitalisera och automatisera redovisningen” för att få koll på några av de viktigaste skälen till att genomföra en förändring nu och inte vänta en dag till.

Att automatisera bokföringen innebär stora förändringar för både den interna ekonomifunktionen och för samarbetet med externa parter som redovisningsbyråer och revisorer. Genom att implementera automatiserad bokföring kan företag effektivisera sina ekonomiprocesser, minska arbetsbelastningen och förbättra samarbetet med externa aktörer.

I denna del av artikeln kommer vi att utforska hur automatiserad bokföring inte bara förenklar den dagliga ekonomihanteringen utan också skapar bättre förutsättningar för en smidigare och mer effektiv revision. Vi kommer att belysa de utmaningar som ekonomiavdelningar ofta står inför och visa hur rätt verktyg och processer kan göra det möjligt att hantera en växande verksamhet med minimal manuell insats.

En ekonomiavdelning har många administrativa uppgifter (som hade kunnat automatiseras), särskilt när bolaget växer. Tiden räcker sällan till att faktiskt lyfta blicken och analysera siffrorna för att sätta en plan framåt. Istället hamnar fokus på själva bokföringen, administrationen och att knacka siffror. Detta är en stor utmaning, speciellt eftersom en överbelastad ekonomifunktion kan leda till att medarbetarna inte mår eller presterar optimalt. Dina siffror ska vara verktyg för bättre beslutsunderlag och för att lyckas med det behöver ni kunna göra annat än ”bara ren bokföring”. 

En annan utmaning är att ekonomifunktioner har vissa tidsperioder där arbetet kräver extra insatser. Till exempel vid bokslut varje månad, halvår och årsskifte. Har du inte automatiserat processerna i förväg så är det extremt tungt att genomföra dessa moment parallellt med allt annat som måste fungera kring ekonomin i bolaget. I vissa fall kan tidsbrist leda till att du skippar att göra månadsbokslut vilket senare leder till en ännu större arbetsbörda vis årsbokslutet.  

Hade det funnit automatiserade processer på plats så hade månadsboksluten blivit gjorda på ett enkelt sätt och hela bokslutsprocessen hade därmed blivit lättare att hantera, gått snabbare och lett till mer träffsäkra resultat. Dessutom kan det löpande arbetet och stödet till verksamheten fortgå även under perioder som är tunga för ekonomifunktionen. 

De flesta bolag växer och det innebär ofta att man anställer mer personal. Det betyder att det behövs fler kollegor till ekonomiavdelningen, särskilt om de hanterar lön också, vilket många ekonomifunktioner gör. Det är fler lönespecar, mer utläggshantering, mer semester, friskvårdsbidrag, och allt förväntas hanteras av ekonomifunktionen. Därför är det vanligt att administrationen och arbetsbördan ökar i takt med att bolaget rekryterar fler kollegor.  

Men, om du har en automatiserad lösning så spelar det ingen roll om du är en eller 20 anställda. Tidsinvesteringen för ekonomipersonen blir densamma när du har automatiserade och skalbara processer.  

Hade det funnit automatiserade processer på plats så hade månadsboksluten blivit gjorda på ett enkelt sätt och hela bokslutsprocessen hade därmed blivit lättare att hantera, gått snabbare och lett till mer träffsäkra resultat. Dessutom kan det löpande arbetet och stödet till verksamheten fortgå även under perioder som är tunga för ekonomifunktionen. 

Utläggshantering är en konstant diskussion. Det är en uppgift som ingen direkt vill hålla på med, och alla kämpar med att effektivisera detta. Hur bra det går hänger på att de anställda hanterar sina utlägg korrekt så att ekonomifunktionen kan göra sitt jobb. Annars behöver de jaga in kvitton, hitta underlagen, och se till att de anställda är konsekventa i sina utläggsprocesser. 

På PE Accounting tror vi på att automatisera detta så mycket det bara går. Därför ska du se till att inköpen hamnar rakt ini din bokföring så automatiserat som möjligt. Det ska vara lätt att göra rätt gällande kvitton. Då blir det gjort på en gång. Det här gör livet mycket lättare för den som jobbar på ekonomiavdelningen, som bara behöver attestera och betala ut utlägget till den anställda som redan gjort jobbet.

I slutändan handlar det om att prioritera rätt saker om du vill spara tid och pengar, och få en mer välmående ekonomifunktion. Tillväxt kostar pengar. Men hur du spenderar dem är ofta skillnaden mellan röda och gröna siffror. 

Många lägger en stor del av budgeten på att anställa fler personer till ekonomiavdelningen. Men att anställa fler för att hantera rena administrativa uppgifter är inte nödvändigt. Vi skulle kunna gå så långt och säga att det är bortkastade pengar. 

När du automatiserar så mycket du kan så märker du snabbt att du inte behöver ett större team på ekonomi. Det team du redan har kan arbeta mer effektivt och producera bättre beslutsunderlag med hjälp av rätt verktyg. 

Men vad händer med min nuvarande ekonomiavdelning, kanske du undrar? Om du redan har en stor ekonomiavdelning så kan de anställda få fokusera på att analysera och ta fram insikter från datan. De kan exempelvis analysera lönsamheten i projekten istället för att knacka bokföring hela dagarna. De kommer endast att tacka dig för det, eftersom de får mer stimulerande arbetsuppgifter än tidigare, och kan bidra till era övergripande mål på ett nytt sätt. Och som sagt, vi har hittills inte träffat en ekonomifunktion som har för lite att göra. Det handlar om att låta dem göra rätt saker framåt. 

När du gör skiftet från att anställa fler och fler till ekonomiavdelningen, till att automatisera och prioritera om, så kommer det leda till ett mer välmående företag. När dina anställda får fokusera på viktigare och mer stimulerande uppgifter, kommer de känna att de gör en större skillnad, vilket leder till högre välmående och starkare prestationer. Det här är det moderna, smarta sättet att växa ditt bolag. 

Alla aktiebolag kan ha revisor och grundregeln är som sagt att revision ska finnas i alla bolag. Däremot kan vissa aktiebolag välja att inte ha revisor. Den valmöjligheten har de aktiebolag som uppfyller följande krav för båda de två senaste räkenskapsåren:

• färre än 3 anställda (i medeltal)
• mindre än 1,5 miljoner kronor i balansomslutning
• mindre än 3 miljoner kronor i nettoomsättning.

Det är alltså främst mindre bolag som kan välja bort revisor. Kravet på revisor på grund av aktiebolagets storlek gäller alltså först från och med det tredje räkenskapsåret.

En revisor granskar verksamhetens redovisning och förvaltning. De ser över hur styrelsen förvaltar verksamheten som de företräder och säkerställer att bokföringen och redovisningen följer regelverket.

Revisorn har även till uppgift att granska om den finansiella informationen som finns ger en rättvisande bild av företagets resultat och ställning.

När revisionen är genomförd kommer revisorn att ge bolaget råd baserat på sina iakttagelser. Råden ska leda till förbättrade rutiner och processer gällande ekonomi, bokföring, redovisning och förvaltning av bolaget.

Det är dock viktigt att revisorns roll som opartisk och självständig inte äventyras genom rådgivningen. En revision ska alltid vara fristående och opartisk för att fylla sitt syfte, vilket är att hjälpa dig med följande:

• Granskning av årsredovisning
• Granskning av styrelsens arbete
• Granskning av hållbarhetsredovisning
• Granskning av specifika åtgärder i verksamheten

För att en revisor ska kunna genomföra sin granskning på ett effektivt sätt så kommer det krävas att du som företagare beskriver era ekonomiprocesser.

För de flesta är detta en extremt tidskrävande del i revisionen eftersom det inte finns standardprocesser på plats. Processerna som finns på plats är dessutom sällan dokumenterade. Men för de som implementerat automatiserad bokföring är detta en relativt enkel del i revisionen.

Att införa automatiserad bokföring handlar nämligen till stor del om att förändra sättet du är van att arbeta på. Det börjar i dina ekonomiprocesser och att standardisera så mycket som möjligt. Automatisering bygger i grunden på processer och struktur.

De som har implementerat automatiserad bokföring på rätt sätt har därmed redan infört standardiserade processer som leder till ordning och reda.

Många revisorer erbjuder idag olika typer av gränssnitt för att hantera er data och de flesta kan arbeta mer eller mindre digitalt. Detta underlättar er kommunikation under revisionen och gör att underlagen är enklare att dela mellan dig och revisorn.

Kom dock ihåg, hur digital revisorn än är så är det era egna underlag. Är era underlag på papper så kommer det trots allt kunna ställa till problem. Därför kan digital och automatiserad bokföring vara nyckeln till en effektiv och smidig revision där revisorn enkelt kan komma åt underlagen själv och göra sitt jobb utan att det tar allt för mycket tid från dig.

Automatiserad bokföring underlättar för revisorn och dig genom att:

1. Revisorn kan få egen behörighet och login för att komma åt siffror och rapporter själv i systemet.

2. Siffrorna är uppdaterade mer eller mindre i realtid vilket gör att det inte krävs lika mycket manuellt arbete vid revisionen.

3. Alla underlag finns digitalt och är tillgängliga för revisorns granskning direkt i ert system.

4. Ni har satt standardiserade processer för ekonomin (en förutsättning för att automatiserad bokföring ska fungera). Det leder rimligen till mer ordning och reda.

Nyfiken på hur ditt team kan lägga mindre tid på manuell administration och mer på uppföljning och analys? Vi har tagit fram en guide som hjälper förstå just detta.

Vår guide Roadmap: Automatisering av ekonomiprocesser – Del 1: Behovsanalys fokuserar på att ge er en bättre bild av vad ni har i dagsläget, hjälpa er identifiera tidstjuvar och kostnader som ni kanske annars inte reflekterat över.Gör då del 1 i vår Roadmap, där vi fokuserar på behovsanalysen. I den går vi igenom enkla metoder och knep för hur du kan:

• Inventera befintliga system
• Visualisera informationsflöden för att förstå vad som sköts manuellt
• Uppskatta tid och kostnader för ekonomiadministration
• Göra en enkel riskanalys.

De flesta människor tvekar vid förändringar, det är lite jobbigt. Vi människor söker oftast inte en förändring för sakens skull, men vi söker förbättringar i det vi gör. Vi vill göra saker mer effektivt och produktivt. Vi vill ha bättre koll på siffrorna eller undvika personberoenden och så vidare. Startskottet för implementeringen är just ditt varför. Vad är det ni som organisation vill uppnå med automatiseringen? Vilken förbättring strävar ni efter? Vad vill ni ska fungera bättre imorgon?

För de allra flesta organisationer som jag stött på så är drivkraften att få ökad kontroll över siffrorna. De vill kunna se det faktiska resultatet här och nu, inte om tre månader. För att nå full insyn och kontroll krävs en genomtänkt implementering. Affärsvärdet ligger nämligen inte i systemet eller tekniken, utan det ligger i att vi säkerställer att ni når önskat resultat. Att det som skulle förbättras faktiskt förbättras. Därför är implementering helt avgörande för att få ut det fulla värdet från ett nytt och modernt system.

Automatiserad bokföring innebär i de allra flesta fall att en eller flera förändringar behöver ske. Det kan gälla lönehantering, bonusar, fakturering etc. Det behöver inte vara särskilt stora saker, men för kunden känns dessa förändringar ofta svåra. Det innebär trots allt att de behöver lämna en trygg bana som de känner till. Och det är svårt för de flesta.

En lyckad implementering handlar därför till stor del om att leda människor i förändring. Det handlar om att hjälpa kunden att släppa gamla vanor för att åstadkomma den förbättring de strävar efter. En stor del av arbetet är därför den mänskliga aspekten, det vill säga att stötta och leda denna förändringsresa tillsammans med kundens interna projektledare. Förankringen börjar långt innan implementeringen och det är just den interna projektledaren och förakringen som lägger grunden för en smidig eller skakig implementering senare.

Nästa del handlar om att minimera fel, det vill säga att bygga för att det blir rätt från början. Samma dag som systemet går live ska du kunna få fram realtidsdata och den ska stämma. Det är hela syftet med implementeringen. Och det är därför jag är så noggrann med standardisering och processer. Att ha undantag kan kännas lockande, men tumma aldrig på processerna! För varje undantag du tillåter så bygger du in en eftersläpning och en risk för fel.

Så kortfattat går en implementering ut på att inventera era processer och se till att de anpassas till systemet ni implementerar. Det behöver inte vara stora förändrigar som krävs, men det blir lönsamma förändringar på sikt. Och visst händer det att vi stöter på processer som är svårare att standardisera än andra. Men lösningen ligger inte i att tillåta manuella steg, lösningen ligger i att ta hjälp av oss experter som gjort detta många gånger förr. Vi kan komma med förslag och best practice som hjälper er vidare utan att släppa på villkoret att ha processer för allt.

Det bästa med denna inventering och standardisering är att eventuella felaktigheter som ligger och skvalpar som surdegar i det gamla systemet kommer upp till ytan. Då har du en chans att göra om och göra rätt så att du faktisk får ut maximalt affärsvärde från systemet dag ett.

För att kunna maximera affärsnyttan med digital och automatiserad redovisning så behöver du göra följande tre saker i din impelmentering:

Vår guide Roadmap: automatisering av ekonomiprocesserna – Del 4: Implementering  handlar just om implementering.

Här ger vi dig 4 viktiga saker att tänka på om du väljer en extern leverantör för implementeringen av din nya ekonomitjänst. Ladda ner den här och planera för en smidig implementering redan idag!

Genom att nyttja möjligheterna gällande koncernbidrag så kan du alltså välja i vilket bolag inom koncernen som du vill att beskattningen ska hamna. Att nyttja denna möjlighet är extra viktigt i år då det finns möjlighet att få skattereduktion för inventarieköp genomförda under 2021 i flera bolag. För att få denna skattereduktion är det viktigt att det finns skatt i respektive bolag att räkna av skattereduktionen mot.

Du kan läsa mer om skattereduktion för inventarieinköp på Skatteverkets hemsida

Koncernbidrag innebär alltså överföring av pengar mellan bolagen i en koncern för att jämna ut resultatskillnader mellan bolagen. Det är aktuellt exempelvis när du vill minska på skattekostnaderna i ett bolag som går väldigt bra och justera resultatet mot ett annat bolag i koncernen där det går sämre.

Sverige har förmånliga skatteregler när det gäller att utjämna vinsten mot förlusten inom en koncern genom just koncernbidrag. ­Regleringen av koncernbidrag sker uteslutande i skattelagstiftningen. Dock finns koncernbidraget även i bokföringen som en bokslutsdisposition i resultaträkningen.

Enligt skattelagstiftningen i Sverige är varje enskilt bolag ett skattesubjekt och inte koncernen som helhet. Reglerna kring koncernbidrag syftar därför till att justera så att den totala skattebelastningen för koncernen inte ska bli varken större eller mindre än om koncernen bedrivits i ett enda bolag, istället för separata bolag i en koncern.

Det givande bolaget i koncernen gör en överföring till mottagande bolag, det givande bolaget får dra av kostnaden och mottagande bolag tar upp det som en skattepliktig intäkt. Det är alltså enbart en skattemässig justering och avser inte någon form av ersättning för varor eller tjänster.

Det är viktigt att du känner till reglerna kring koncernbidrag så att nödvändiga kriterier är uppfyllda.  Annars underkänns koncernbidraget och förlustutjämningen. Det innebär att bidraget inte är avdragsgillt för det givande bolaget i koncernen.

Det finns ingen begränsning i hur stort ett koncernbidrag får vara. Det kan till och med vara så stort att det givande bolaget därmed får ett negativt resultat. Ett och samma bolag inom koncernen får både ge och ta emot koncernbidrag under ett och samma år dessutom.

Det som däremot begränsas är själva möjligheten till koncernbidrag. Bara för att det uppstår ett koncernförhållande mellan två bolag så innebär det inte automatiskt rätt till att göra koncernbidrag. Bolagen måste som sagt uppfylla nödvändiga kriterier.

För det första så måste bolagen i fråga vara svenska, svenskt aktiebolag eller en svensk ekonomisk förening.

Dessutom måste koncernen vara helägd för att reglerna om koncernbidrag ska kunna tillämpas. Det innebär att moderbolaget måste äga minst 90% av andelarna i dotterföretaget. Andelarna måste också ha funnits i moderbolagets ägande under hela räkenskapsåret.

Den fysiska värdeöverföringen måste ha skett senast den dag som givaren av bidraget ska lämna in sin inkomstdeklaration. Det är alltså inte något som endast går att ta upp i bokföringen.  Den faktiska värdeöverföringen måste också ske för att uppfylla regelverket.

Mer information om de generella reglerna kring koncernbidrag finns hos Skatteverket här.

Om du inte är kund till PE Accounting idag och vill veta mer om framtidens ekonomilösning – boka en kostnadsfri konsultation med en av våra experter så berättar vi hur du kan släppa bokföringen tryggt och säkert till oss och istället få fokusera på det du brinner för.

I årsredovisningen presenteras mycket siffror och information som är lagstadgade.  Det finns ett par poster som går att påverka, exempelvis skattemässiga justeringar som eventuellt är möjliga att göra. Men det är många som missar möjligheten att beskriva bolaget mer i förvaltningsberättelsen. Här kan du i text lyfta fram viktiga aspekter som inte framgår av siffrorna.

Genom förvaltningsberättelsen har du all möjlighet att förklara för läsaren vad bolaget gjort under året som gått. Du kan beskriva hur ni ser på framtiden och era möjligheter. Att nyttja denna del i årsredovisningen är ett fantastiskt sätt att skapa ett större intresse kring företaget. När omvärlden skakar och det kan vara svårare att hitta investerare så kan en intressant förvaltningsberättelse och en genomarbetad årsredovisning bli ännu viktigare för företag.

Årsredovisningen är en offentlig handling och finns tillgänglig för alla olika intressenter till bolaget. Därför är det viktigt att du ser över förvaltningsberättelsen och den bild av bolaget som denna förmedlar.

Siffrorna i årsredovisningen utgör självklart en viktig del, men det finns mycket mer som händer i ett företag under året. Allt detta kan inte presenteras i siffror. Därför behöver du komplettera med mer beskrivande information så att läsaren ska få en korrekt helhetsbild av bolaget.

Fundera också på VEM som kommer att läsa er årsredovisning? Att ägare och styrelsen läser årsredovisningen är en självklarhet, men även anställda och kanske till och med kandidater, externa finansiärer, banker med mera kan vara intressenter som läser årsredovisningen. Det är bra att ha med sig när ni tar fram årsredovisningen.

Det finns grundläggande krav genom årsredovisningslagen (ÅRL) och regelverken (K2/K3) om vad förvaltningsberättelsen måste innehålla. Det finns dock även stort utrymme att skriva fritt och berätta mer om bolaget. Denna möjlighet nyttjas sällan, vilket är synd.

Idag ser vi att allt för många noterar den fåordiga bolagsordningen som förvaltningsberättelse. Det är inget vi rekommenderar då den inte alls säger något om vad bolaget har gjort under det gångna räkenskapsåret eller vilka möjligheter man ser framåt.

Enligt årsredovisningslagen måste sådana förhållanden som är viktiga för att kunna bedöma utvecklingen av företagets verksamhet, ställning och resultat framgå och det måste som sagt inte bara vara genom siffror. Det kan vara viktiga förhållanden som måste beskrivas i ord. Säkerställ att ni beskriver vad som faktiskt har hänt under året i bolaget.

I lagen finns även krav på att väsentliga händelser som skett under året och som är av betydelse måste framgå i förvaltningsberättelsen. I K2- och K3-regelverkan har det här preciserats för att förtydliga vad som faktiskt kan anses vara en väsentlig händelse:

• Viktiga förändringar i bolaget som det tagits beslut om. Det kan t.ex. handla om köp/försäljning av dotterbolag, etablering av nya rörelsegrenar, större avtal bolaget har ingått, beslut om större investeringar med mera. Händelser som bara är planerat och ännu inte beslutat finns det inget krav på att beskriva, men självklart får ni skriva även detta om ni tycker att det är viktigt för att förmedla en rättvis bild av bolaget.
• Företaget agerar på en marknad där det finns en massa olika externa faktorer som kan påverka bolagets ställning och resultat. Det kan exempelvis vara sådant vi har sett i fotspåren av corona och kriget – brist på råvaror som har en avgörande betydelse i bolagets produktion, utveckling av räntor och valutakurser som också kan ha fått en stor effekt på bolaget och deras resultat. Detta är självklart också viktigt att förklara för att kunna leverera en korrekt helhetsbild av bolaget. Att som läsare bara se på dessa siffror gör kanske att förändringen misstolkas och man förstår inte orsaken till siffrorna och förändringen.
• Om det finns omständigheter som gör att förtaget inte längre kan bedriva sin verksamhet så måste även detta tas upp här.

Ju större ditt bolag är desto mer krav tillkommer gällande förvaltningsberättelsen. För större bolag måste även information om förväntad framtida utveckling, väsentliga risker och andra osäkerhetsfaktorer framgå.

Bedriver bolaget filialer i utlandet måste upplysningar finnas om dessa, verksamhet inom forskning och utveckling ska även informeras om bland annat.

Detta gör att förvaltningsberättelser kan se lite olika ut, framförallt så kan de innehålla lite olika delar, dels beroende på hur stort bolaget är, men också beroende på vilket regelverk bolaget följer.

Om du tillämpar K2-regelverket är det väldigt tydligt preciserat exakt vilka delar som ska finnas med, vilka nyckeltal som ska redogöras för i flerårs-översikten och så vidare.

Går ni däremot över till K3 så är det bra att känna till att kraven på innehållet i förvaltningsberättelsen ökar. K3 är inte lika preciserat utan det viktiga är att bolaget förmedlar en korrekt och rättvisande bild av bolaget. Vilka nyckeltal som redovisas kan bestämmas utav varje enskilt bolag för att bäst kunna visa upp bolagets utveckling. Detta resulterar i att en förvaltningsberättelse upprättad enligt K3-regelverket ofta blir mer omfattande än en förvaltningsberättelse upprättad enligt K2.

Vill du veta vad just DIN förvaltningsberättelse ska innehålla och hur den bäst speglar verksamheten i bolaget och vad som faktiskt har hänt under året? Kontakta din konsult så får du bästa rådgivningen. 

Om du inte är kund till PE Accounting idag och vill veta mer om framtidens ekonomilösning – boka en kostnadsfri konsultation med en av våra experter så berättar vi hur du kan släppa årsbokslutet och förvaltningsberättelsen tryggt och säkert till oss och istället få fokusera på det du brinner för.

För att ett bolag ska klassificeras som ett större bolag måste två av följande gränsvärden vara uppfyllda två år i rad:

• Nettoomsättning 80 mkr
• Balansomslutning 40 mkr
• Medelantalet anställda 50

Ett bolag som inte lever upp till dessa gränsvärden är alltså mindre och har därmed två regelverk att välja mellan, K2 och K3.

Viktigt att tänka på är att så kallade noterade bolag (de som registrerat sig för handel hos en börs) är alltid ett större företag enligt årsredovisningslagen. Så för noterade bolag gäller alltid K3.

På samma sätt måste mindre privata moderföretag i en stor koncern tillämpa K3. Så om koncernen klassificeras som stor enligt ovan är även den mindre moderbolaget att anses som stort och behöver förhålla sig till K3-regelverket. Samma gränsvärden som gäller för företag gäller även för koncerner vid klassificering av storlek.

Det kan vara svårt att på egen hand välja mellan dessa regelverk. Det är inte alltid enkelt att se skillnader eller de långsiktiga konsekvenser av valet. Därför är det alltid klokt att diskutera med den som ansvarar för din redovisning. På så sätt kan du få en samlad bild och fatta ett välgrundat beslut.

Det kan låta lockande att välja ett förenklings-regelverk som K2, men i och med alla förenklingar som finns i regelverket kan det också skapa en orättvis bild av ditt företag. Allt kommer inte att synas helt enkelt och det kan upplevas som begränsande i vissa fall.

K3 är principbaserat medan K2 är regelbaserat. Det innebär att K3 innehåller ett kapitel där begrepp så som Tillgång, Skuld, m.m. definieras. I K2 finns inget sådant kapitel utan detta är skrivet mer som regler.

När en tolkningsfråga avseende redovisning ska avgöras besvaras detta utifrån de principer och definitioner som finns i kapitel 2 gällande K3-regelverket. Det ger upphov till mer tolkningsfrågor och resonemang än i K2. Därmed är K3 inte lika begränsande utan det finns utrymme för alla bolag att hitta den bästa och mest representativa tillämpningen av regelverket.

• Du driver ett litet bolag med enkel verksam
• Du inte planerar att växa nämnvärt
• Du inte kommer att behöva ta lån eller involvera externa finansiärer

• Du vet att du kommer att växa under kommande år.
• Du har eller planerar att ta in externa finansiärer som då kommer att vilja se en mer djupgående redovisning. De kommer inte att nöja sig med K2.
• Du har egen kompetens inom regelverket eller har möjlighet att via externa experter få hjälp. Det är ett mindre begränsande regelverk, men det kräver expertkompetens.

Vill du ha råd kring bästa valet för just din verksamhet? Vi berättar gärna mer ingående om skillnaderna mellan K2 och K3-regelverken samt vad det kan innebära för redovisningen i ditt företag. Boka en kostnadsfri konsultation med en av våra experter.

De flesta organisationer överskattar tiden och kompetensen som krävs för att ta steget in i en automatiserad konsolidering av koncernredovisningen. Många tror att en övergång från de nuvarande processerna, exempelvis ett externt konsolideringsverktyg eller Exceldokument, till moderna automatiserade processer, innebär krångel. De tror dessutom att det kommer ta tid innan de lärt sig att förstå hela processen och systemet. Därför fortsätter många koncerner så “som de alltid har gjort”.

Problemet är att manuella processer ofta är personberoende, administrativt krävande och det kan vara svårt att sammanställa siffrorna från de olika systemen i dotterbolagen. Även om den nuvarande processen känns trygg, så riskerar du att hamna i tidspress, få lägre kvalitet i resultaten och basera beslut på inaktuella siffror. En övergång till automatiserade processer löser dessa utmaningar och skapar en långsiktig trygghet för dig.

Att automatisera din koncernkonsolidering är inte så svårt som du tror. Vi på PE Accounting har hjälpt många företag att göra övergången från traditionella processer till automatiserade. Den vanligaste reaktionen är att det var enklare än de trodde. Våra experter hjälper dig med hela övergången från era nuvarande processer till automatiserade. När implementeringen är klar kommer du uppleva att er koncernkonsolideringsprocess är mycket enklare att arbeta med än tidigare. Så du får realtidsuppdaterade siffror som kräver mindre tid från dig.

1. Det blir lättare att följa regelverket

Det är tidskrävande att ha koll på alla omfattande krav och hålla sig uppdaterad kring regelverken. Men om du automatiserar hela processen via PE:s konsolideringsmodul så får du tillgång till experter som arbetar med dessa frågor dagligen. På så sätt slipper du hålla koll på uppdateringar internt. Istället fokuserar du på att utveckla verksamheten och får expertstöd kring regelverket.

2. Det blir lättare att ta fram insikter

Många företag använder Excel eller andra bokföringssystem, som de sedan på olika sätt ska översätta till visuella presentationer eller diagram för att visa koncernens siffror tillsammans. Detta blir grunden till att kunna få fram insikter och fatta beslut. Men det är inte alltid så lätt att få denna överblick och insikt, och ofta är det endast ett fåtal personer som har den kompetensen.

Med en automatiserad konsolideringsmodul får du fram relevanta insikter automatiskt och kan fokusera på att arbeta med analysen och besluten istället för att spendera timmar på att gräva bland siffror och säkerställa att det blir rätt.

3. Det blir lättare att ta datadrivna beslut dagligen

Bokföringsprocesserna kan ta olika lång tid i alla organisationer. Det innebär att du inte alltid kan använda dig av koncernsiffrorna direkt i början av månaden för dina viktiga beslut. Men när du automatiserar denna konsolideringsprocess kan du med hjälp av avancerad AI ligga i framkant och alltid ha uppdaterade siffror att använda som beslutsunderlag, direkt i början på månaden. Använder du en automatiserad konsolideringslösning (och har samtliga bolag i samma lösning) så kan månadsbokslutet för hela koncernen vara klart i början av månaden Det ökar din möjlighet att fatta datadrivna beslut i alla lägen.

Så här går det till – Steg för steg

Om du redan har redovisningen i en lösning som PE Accounting och vill automatisera din koncernkonsolidering via PE Accountings koncernmodul så behöver du bara följa ett par enkla steg.

1. Boka en individuell konsultation med en av våra experter
2. Lägg till modulen “koncernkonsolidering” i din nuvarande ekonomilösning
3. Dina konsulter hjälper dig att lägga upp en plan som är anpassad efter just din koncern – det är enklare än du tror och våra experter finns med dig hela vägen.
4. Efter några dagar har du kommit in i systemet och kan se realtidsuppdaterade siffror på koncernnivå.

Vi tror på smidiga och enkla processer. Vi tror på att automatisera det som går. Koncernkonsolidering ska inte vara tungt, tidskrävande eller svårt att följa upp på. Därför har vi på PE Accounting tagit fram en modul för automatiserad koncernkonsolidering. Det är ett starkt tillägg till vår helhetslösning där vi kombinerar en automatiserad ekonomilösning med riktigt vassa experter som kan din verksamhet och regelverket.

Med den här modulen sker konsolideringen automatiskt hela tiden istället för endast i samband med koncernredovisningen, och du kan ha din löpande bokföring och konsolidering i samma system. Systemet ger dig en kontinuerligt uppdaterad bild av hur det går för koncernen, underlättar koncernredovisningen och är en trygghet för alla koncernens bolag.

Här kan du läsa mer om hur modulen fungerar. 

Vi intervjuade Per Netzell på Medhelp Care för att se hur han har upplevt processen med att automatisera sin koncernkonsolidering i PE Accounting.

Vad hade du för utmaningar med koncernredovisning innan du tittade på denna lösning?

– Vi upplevde att det var tidskrävande att sammanställa resultat från koncernbolag som använder olika redovisningssystem och det var svårt att hitta och applicera rätt valutakurs på utländska dotterbolag. Vi är ett noterat bolag och har därför omfattande regulatoriska krav på vår kvalitet och behöver möta strikta deadlines för publicering. De här utmaningarna resulterade i att vi kunde hamna i tidspress och riskerade sämre kvalitet, berättar Per.

– Vi gjorde sammanställningar av koncernbolag från olika redovisningssystem, konsolidering, valutahantering och koncernjusteringar i en egenutvecklad Excelmodell, men insåg att det inte var en optimal lösning i längden, fortsätter han.

Vad ville du få ut från lösningen och har den motsvarat dina förväntningar?

– Vi ville ta bort tidsödande konsolideringsmoment, hantera valutakonvertering och kursdifferenser med automatik och skapa en ökad trygghet i att koncernredovisningen uppfyller alla redovisningskrav, säger Per.

Efter att ha använt koncernmodulen en längre tid har vi sett att vi sparar dyrbar tid och kan känna en större trygghet i att koncernredovisningen är korrekt och uppfyller alla krav, så vi är mycket nöjda menar Per.

– Om man idag använder PE Accounting för att automatisera sin redovisning och bokföring samt har behov av koncernkonsolidering så är det ett självklart beslut att koppla på koncernmodulen. Det kommer att spara värdefull tid och skapa trygghet, avslutar Per.

Pers bästa tips till de som är i behov av koncernkonsolidering:

1. Om man idag använder PE Accounting för sin redovisning och har behov av koncernkonsolidering så är det ett självklart beslut att koppla på modulen. Gör det eftersom du kommer att spara tid.
2. Konsultera experterna på PE och se till att få ordning på konteringen av koncernmellanhavanden i respektive huvudbok, samt se över resultat- och balanskonton innan du slår på konsolideringen.
3. Om möjligt, konsolidera i testmiljö innan ni går skarpt – det finns alltid något man inte tänkt på när det gäller koncernredovisning. Så minimera riskerna genom att använda en testmiljö.

Inför 2024 införs lagkrav för företag som omsätter mer än 350 MSEK att rapportera hållbarhet och lagkravet kommer troligtvis också innebära att detta påverkar underleverantörer. För små- och medelstora företag innebär detta en resurskrävande uppgift om man inte har ett bra systemstöd. I tillägg har det varit otydligt vad som företag faktiskt ska rapportera på. Nu har branschförbunden i Norden tagit fram en nordisk standard, NSRS (Nordic Sustainability Reporting Standard) som tros ge avtryck även i EU.

Vi har en stark tro att företag i framtiden behöver ha två sorters redovisningar: en ekonomisk- och en hållbarhetsredovisning. PE Accounting har automatiserat och förändrat sättet vi gör bokföring på i över 10 år – nu är det dags att kliva in i nästa generations redovisning: hållbarhet,  säger Olle Rydqvist, medgrundare av PE Accounting och Wellfish.

Företag som är kunder till PE Accounting blir automatiskt erbjudna tjänsten. Om man inte är kund, erbjuder Wellfish rapportering i ett eget, oberoende system. Wellfish kommer att drivas av Olle Rydqvist, medgrundare på PE Accounting, tillsammans med Mattias Weerasooriya (COO) och Daniel Jansson (Lead Developer).

För mer information:

Olle Rydqvist, medgrundare på PE Accounting och Wellfish
Olle.rydqvist@accounting.pe
0705- 48 89 77

Mattias Weerasooriya, COO och medgrundare på Wellfish
mattias.weerasooriya@wellfish.se
0791- 022180

Läs mer på www.wellfish.se eller på vår hållbarhetssida.

För konsultbolag som vill höja lönsamheten finns det starka skäl att använda digital och automatiserad redovisning. Konsultbolagens vinst är mycket beroende av en effektiv verksamhet. Säljer man konsulttjänster för cirka 700 – 1500 kr i timmen får inte mycket gå fel för att lönsamheten ska bli rejält lidande. Här listar vi tio skäl till förbättrad lönsamhet med hjälp av en digitalt och automatiserad redovisningstjänst.

1. Bokföring i realtid ger ständigt rätt beslutsunderlag. Genom att digitalisera och automatisera ekonomiprocesserna går det att i realtid få svar på bland annat:
Resultatet – hur går det för företaget just nu?
Nyckeltalen – hur når vi våra mål?
Spårbarhet – kan vi följa upp affärshändelser och beslut och varför ser siffrorna ut som de gör?

2. Bättre kontroll på verksamheten. I ett digitalt bokföringsverktyg är varje transaktion spårbar. Den så kallade drill down-funktionen gör att varje enskild händelse kan följas ned till minsta detalj.

3. Redovisningen blir korrektare – färre mänskliga fel. En dator med artificiell intelligens ersätter assistentarbetet och ekonomerna kan fokusera på affärsutvecklande tjänster istället.

4. Automatiserade processer sänker kostnader. Obehagliga överraskningar elimineras när notan kommer för att det tog längre tid än tänkt att till exempel hantera firmakort eller att hitta saknade underlag.

5. Automatiserade flöden förbättrar kärnaffären. Genom rätt processtyrning kan mycket automatiseras och det är möjligt först när allt hänger ihop. Digitalisering i alla led möjliggör automatisering på riktigt. Genom en komplett tjänst för allt ifrån kund- och leverantörsfakturor, till utlägg, tidrapportering, lön, rapporter och redovisningskonsultation så frigörs tid och organisationen kan fokusera på sin kärnverksamhet.

6. Redovisning on-demand – ger dig maximal fysisk frihet. Din del av bokföringen kan du sköta var som helst och närsomhelst. Du är inte beroende av pärmar på kontoret.

7. Digital lagring ökar säkerheten. Maximal säkerhet genom en trygg fysisk förvaring och en digital bokföring i molnet, som hanteras med högsta säkerhet.

8. Minska beroendet av enskilda personer. Digital redovisning innebär ett bättre processtänk, vilket ökar flexibiliteten och därmed minskar behovet av enskilda personer. Ekonomichefen kan faktiskt få en mänskligare arbetssituation.

9. Digitala bokslut ökar effektiviteten. Det går snabbt att göra bokslutet eftersom alla underlag är prydligt samlade i digital form.

10. Pappersfri redovisning – en minskad miljöbelastning. Varje svensk konsumerar i snitt 238 Kg/år. Sverige har över en miljon företag – så här finns en stor miljövinst att göra.

Du  kanske redan idag är nyfiken på vad ni kan göra för att effektivisera era ekonomiprocesser? Vi hjälper er gärna, hör av dig för en konsultation eller läs mer om vad vi gör via knappen här under.