Bokföring är processen att systematisk registrera, sammanfatta och rapportera alla finansiella transaktioner som ett företag genomför. Bokföringen inkluderar inkomster, utgifter, tillgångar och skulder. Syftet med bokföring är att ge en tydlig bild av företagets ekonomiska hälsa, vilket underlättar för företagets ledning att fatta informerade beslut, följa upp lönsamheten och uppfylla lagkrav som skatterapportering.  

Processen involverar att skapa och underhålla olika typer av finansiella dokument, såsom huvudböcker, balansräkningar och resultaträkningar. Dessa dokument hjälper också externa parter, som revisorer, banker och myndigheter att bedöma företagets finansiella status.  

Bokföring är kort sagt grundläggande för att driva ett företag på ett strukturerat och lagenligt sätt, samt för att ha kontroll över verksamhetens ekonomiska situation. I den här guiden berättar vi allt du kan tänkas veta om bokföring för företag.  

Eftersom bokföring är en så pass central del i ett företag, behöver man bedriva bokföring av flera viktiga skäl. Först och främst är bokföring ett lagkrav i Sverige, alla företag måste därför dokumentera sina affärshändelser på ett strukturerat och korrekt sätt, för att inte riskera böter eller andra juridiska påföljder. Bokföringen fungerar också som underlag för deklaration och skatt, vilket säkerställer att företag betalar rätt mängd skatt och uppfyller sina ekonomiska skyldigheter gentemot myndigheter.  

En regelbunden bokföring innebär även att företagare och ekonomiansvariga kan följa upp hur verksamheten utvecklas över tid, och snabbt identifiera eventuella problem eller positiva trender som kan påverka lönsamheten och likviditeten. Dessutom är korrekt bokföring nödvändig om företaget är föremål för revision, då revisorn måste kunna granska räkenskaperna för att ge en rättvisande bild av företagets ekonomiska hälsa. Vid ansökan om lån eller när företaget söker investerare är bokföringen avgörande för att visa upp en sund ekonomisk situation och förmåga att återbetala lån eller generera avkastning på investeringar.  

Slutligen är bokföring ett viktigt verktyg för att skydda företaget mot bedrägerier och andra oegentligheter, eftersom varje transaktion dokumenteras och kan spåras, vilket bidrar till en trygg och säker affärsverksamhet.

Bokföringsskyldighet innebär att företag och andra juridiska personer, som till exempel föreningar och stiftelser, enligt lag är skyldiga att löpande dokumentera alla sina ekonomiska händelser. Detta innebär att varje transaktion – vare sig det rör sig om inkomster, utgifter, investeringar, inköp, försäljningar eller andra finansiella aktiviteter – måste registreras på ett systematiskt och överskådligt sätt.  

Bokföringsskyldighet omfattar även skyldigheten att upprätta årsredovisningar eller årsbokslut, beroende på företagets storlek och verksamhetstyp, där resultat och ställning summeras och presenteras för det gånga räkenskapsåret. Dessa dokument är viktiga både för företaget självt, men också för externa intressenter som Skatteverket, långivare, investerare och andra myndigheter som kan behöva granska företagets ekonomiska uppgifter.  

Syftet med bokföringsskyldigheten är att skapa en tydlig och korrekt bild av företagets ekonomiska händelser ska bokföras så snart som möjligt och senast inom en viss tidsram efter att de inträffat, för att säkerställa att informationen är aktuell och relevant.  

Bokföring måste ske löpande och utan dröjsmål, vilket innebär att alla affärshändelser ska registreras så snart som möjligt efter att de inträffat. Enligt svensk lag ska de flesta företag bokföra affärshändelser löpande så snart som möjligt. 

Mindre företag som använder kontantmetoden kan vänta med att bokföra tills betalningen sker, men då måste all bokföring vara klar senast vid räkenskapsårets slut.  

Företag som använder fakturametoden, där bokföring sker både vid utfärdande av fakturan och vid betalningstillfället, måste se till att varje affärshändelse bokförs vid respektive tillfälle.  

Oavsett vilken metod som används, måste bokföringen vara fullständig och korrekt vid räkenskapsårets slut för att möjliggöra upprättandet av ett korrekt årsbokslut eller en årsredovisning.  

Skatteverket betonar att alla som bedriver näringsverksamhet är skyldiga att ha en löpande bokföring där alla affärshändelser registreras kronologiskt och korrekt. Varje transaktion ska styrkas med en verifikation, såsom kvitton eller fakturor, som måste sparas i minst sju år. Beroende på företagets storlek kan man behöva upprätta ett årsbokslut eller en årsredovisning. Mindre företag kan använda ett förenklat årsbokslut. Bokföring kan ske enligt kontantmetoden eller faktureringsmetoden, och digital bokföring är tillåten så länge den uppfyller säkerhetskraven. Arkivering av bokföringen är också obligatorisk i minst sju år.

Läs mer om vad Skatteverket säger om bokföring här.  

Först och främst behöver du ett bokföringssystem, vilket kan vara ett manuellt system med en bokföringsbok eller ett elektroniskt system, som ett bokföringsprogram. Många företag väljer digitala program eftersom dessa underlättar arbetet och minskar risken för fel. 

När en affärshändelse inträffar, till exempel en försäljning, ett inköp, eller en betalning, behöver du identifiera vad som hänt och vilken typ av händelse det är. Varje händelse ska ha en verifikation, till exempel en faktura eller ett kvitto, som visar att händelsen har ägt rum. Efter att händelsen är identifierad, ska den bokföras i rätt konto enligt företagets kontoplan. En kontoplan är en lista över alla konton som används för att klassificera företagets intäkter, kostnader, tillgångar och skulder. Till exempel bokförs en försäljning vanligtvis som en intäkt medan ett inköp bokförs som en kostnad. 

När du bokför, ska du också ange om det rör sig om en debet- eller kreditpost. Debet används för att öka tillgångar och kostnader, medan kredit används för att öka skulder och intäkter. Varje bokföringspost ska balanseras, vilket innebär att summan av debet ska vara lika med summan av kredit. När alla affärshändelser är bokförda, ska de sammanställas i ett bokslut, vilket ger en översikt av företagets ekonomiska ställning vid räkenskapsårets slut. Bokslutet innehåller bland annat en resultaträkning, som visar företagets resultat (vinst eller förlust), och en balansräkning, som visar företagets tillgångar och skulder. 

Det är också viktigt att spara alla verifikationer och bokföringsposter i minst sju år, eftersom Skatteverket kräver att dessa dokument kan visas upp vid en eventuell granskning. Bokföring handlar om att skapa en noggrann och transparent bild av företagets ekonomi, och det är avgörande för att kunna driva verksamheten på ett korrekt och effektivt sätt. 

Läs mer om vad Skatteverket säger om bokföring här.  

Fakturametoden är en av de två metoder som företag kan använda för att bokföra affärshändelser, den andra metoden är kontantmetoden. Vid användning av fakturametoden bokförs varje affärshändelse vid två tillfällen: när fakturan utfärdas och när betalningen sker. 

När en faktura skickas till en kund, bokförs försäljningen omedelbart som en intäkt och som en fordran i bokföringen. Detta innebär att du redovisar försäljningen även om du ännu inte har fått betalningen. På samma sätt, när du får en faktura från en leverantör, bokförs den omedelbart som en kostnad och som en skuld, oavsett om betalningen har gjorts eller inte. När betalningen sedan sker, bokförs den för att reglera den tidigare bokförda fordran eller skulden. Detta innebär att fakturametoden ger en mer kontinuerlig bild av företagets ekonomi eftersom intäkter och kostnader bokförs i samband med att fakturorna skapas, snarare än när pengarna faktiskt byter ägare. 

Fakturametoden är särskilt användbar för företag som har många affärstransaktioner och vill ha en tydlig överblick över sina kundfordringar och leverantörsskulder. Denna metod kräver dock mer administrativt arbete, eftersom varje faktura behöver följas upp både när den utfärdas och när betalningen mottas eller görs. 

Kontantmetoden, som också kallas bokslutsmetoden, är ett enklare sätt att bokföra affärshändelser, särskilt för mindre företag och enskilda firmor. Denna metod innebär att du endast bokför affärshändelser när betalningen faktiskt sker. Det innebär att intäkter och kostnader inte bokförs förrän du har fått betalningen från en kund eller gjort betalningen till en leverantör. 

När du får en betalning från en kund, bokför du det som en intäkt samtidigt som du bokför att din kassa eller ditt bankkonto ökar. På motsvarande sätt, när du betalar en leverantör, bokför du det som en kostnad och minskar din kassa eller ditt bankkonto. 

Eftersom affärshändelser bara bokförs vid betalningstidpunkten, blir bokföringen enklare och mindre arbetskrävande jämfört med fakturametoden. Du behöver inte följa upp kundfordringar eller leverantörsskulder på samma sätt, vilket kan vara en fördel för företag med mindre transaktionsvolymer. En särskild regel gäller dock vid räkenskapsårets slut. Om du använder kontantmetoden måste du bokföra alla obetalda fakturor vid bokslutstillfället, både de du har skickat och de du har fått. På så sätt säkerställs att alla intäkter och kostnader för året redovisas korrekt i bokslutet. 

Kontantmetoden passar bäst för mindre företag som har en relativt låg omsättning och som inte behöver en detaljerad uppföljning av kundfordringar och leverantörsskulder. Metoden är mindre komplex och kan därför vara lättare att hantera för företagare som vill ha en enklare bokföringsprocess.  

Inom bokföring är grundbok ett av två centrala begrepp som används för att registrera och sammanfatta affärstransaktioner. Grundboken är den första platsen där affärstransaktioner registreras. Det är en kronologisk ordning av alla affärshändelser (till exempel inköp, försäljning, betalningar osv.) Varje post i grundboken innehåller detaljer om transaktionen, inklusive datum, belopp, samt vilka konton som debiteras och krediteras. Grundboken används för att se till att alla transaktioner är dokumenterade och registrerade så snart de inträffar.  

Det andra centrala begreppet kring affärstransaktioner inom bokföring är huvudbok. Huvudboken är en sammanställning av all information från grundboken, organiserad per konto. Medan grundboken är kronologisk, är huvudboken systematisk och strukturerad efter olika konton. Varje konto i huvudboken, visar alla transaktioner som har påverkat det kontot under en viss period. Huvudboken används för att sammanfatta finansiella data och skapa finansiella rapporter som balansräkning och resultaträkning. 

De två böckerna arbetar tillsammans för att säkerställa att alla affärshändelser dokumenteras korrekt och att företaget kan ta fram noggranna finansiella rapporter.  

God redovisningssed innebär att bokföring och redovisning ska ske i enlighet med vedertagna principer, lagar och praxis som är allmänt accepterade i det svenska samhället. Det är en vägledning för hur företag ska hantera sin ekonomiska information och säkerställa att denna är korrekt, pålitlig och jämförbar över tid.  

God redovisningssed är delvis reglerad i lag, särskilt genom Bokföringslagen (BFL) och Årsredovisningslagen (ÅRL). Dessa lagar ger en ram för hur redovisning ska utföras, men lämnar också utrymme för tolkning och anpassning till olika situationer. Företag måste följa dessa lagar för att uppfylla kraven på god redovisningssed.  

Förutom lagarna baseras god redovisningssed också på praxis och rekommendationer från olika redovisningsorgan och branschorganisationer, såsom Bokföringsnämnden (BFN), Rådet för finansiell rapportering och FAR. Dessa organ ger allmänna råd, vägledning och rekommendationer som förtydligar hur lagarna ska tillämpas i praktiken.  

God redovisningssed innebär också att redovisningen ska anpassas till företagens storlek, verksamhetens art och komplexitet. Mindre företag kan ha enklare rutiner, medan större företag med mer komplexa affärsmodeller måste ha mer sofistikerade redovisningssystem.  

Ett bokslut är en sammanställning av ett företags ekonomiska ställning och resultat vid slutet av en räkenskapsperiod, oftast ett år. Det är en central del av företagets redovisning och tjänar som ett verktyg för att bedöma företagets finansiella hälsa, fatta ekonomiska beslut och uppfylla lagstadgade krav.  

I bokslutet ingår flera komponenter som tillsammans ger en omfattande bild av företagets ekonomi. Balansräkningen är en av dessa komponenter och visar företagets tillgångar, skulder och eget kapital vid en viss tidpunkt. Den ger en ögonblicksbild av hur företagets tillgångar har finansierats, antingen genom eget kapital eller skulder. Tillsammans med balansräkningen ingår också resultaträkningen, där företagets intäkter och kostnader under räkenskapsperioden redovisas. Detta leder till en beräkning av årets vinst eller förlust, vilket är avgörande för att förstå hur väl företaget har presterat ekonomiskt under perioden.  

För att ge ytterligare detaljer och förklaringar till posterna i balansräkningen och resultaträkningen inkluderas ofta noter i bokslutet. Dessa ger insikt i vilka redovisningsprinciper som har använts och kan lyfta fram specifika risker som företaget står inför. Detta kallas för förvaltningsberättelsen och är en obligatorisk del av årsredovisningen. Alla företag som upprättar en årsredovisning ska också ha en förvaltningsberättelse. Denna berättelse ger en övergripande beskrivning av företagets verksamhet under året, inklusive viktiga händelser och framtidsutsikter.  

För större företag kan bokslutet även omfatta en kassaflödesanalys, som visar hur företagets likviditet har förändrats under året. Denna analys är viktig för att förstå företagets förmåga att hantera sina betalningsförpliktelser och ger en klar bild av kassaflöden, det vill säga hur pengar har flödat in och ut ur företaget under perioden.  

Bokslutet spelar en avgörande roll av flera skäl. För det första är företag enligt lag skyldiga att upprätta ett bokslut. Det är ett formellt dokument som måste lämnas in till myndigheter och är en förutsättning för att företaget ska kunna fortsätta sin verksamhet. För det andra fungerar bokslutet som ett viktigt beslutsunderlag, både för företagets ledning och för externa intressenter som investerare och kreditgivare. Genom bokslutet får dessa aktörer en tydlig bild av företagets ekonomiska situation, vilket är avgörande för att kunna planera framtida verksamhet och investeringar.  

Slutligen är bokslutet ett värdefullt verktyg för uppföljning och analys. Genom att analysera bokslutet kan företaget utvärdera sin prestation under det gånga året och jämföra resultatet med tidigare år eller uppsatta mål. Detta hjälper företaget att identifiera styrkor och svagheter i sin verksamhet, vilket är viktigt för att kunna fatta välgrundade beslut och planera för framtiden. Sammanfattningsvis är bokslutet en oumbärlig del av företagets ekonomiska styrning. Det uppfyller inte bara juridiska krav utan ger också värdefulla insikter som är avgörande för företagets långsiktiga framgång.  

En budget är en plan för ett företags eller organisations ekonomiska framtid, där intäkter och kostnader prognostiseras för en kommande period, vanligtvis ett år. Syftet med en budget är att ge en tydlig bild av förväntade ekonomiska förhållanden, hjälpa till att styra verksamheten och säkerställa att resurser används effektivt för att nå uppsatta mål. Budgetens huvudsakliga funktion är att fungera som ett styrverktyg. Genom att jämföra faktiska utfall med budgeten kan företaget följa upp hur väl verksamheten går enligt plan och vid behov justera sin strategi. 

Budgeten består ofta av flera delar som tillsammans ger en övergripande bild av företagets ekonomiska planering, däribland finns: 

Intäktsbudgeten är en uppskattning av de inkomster företaget förväntas generera under budgetperioden. Intäkterna kan komma från försäljning av varor och tjänster, räntor på investeringar eller andra inkomstkällor. Intäktsbudgeten ger en grund för att bedöma vilka resurser som kommer att finnas tillgängliga för att driva verksamheten.  

Kostnadsbudgeten uppskattar de utgifter företaget förväntas ha under samma period. Kostnaderna kan inkludera allt från löner och materialinköp till hyra och marknadsföringskostnader. Kostnadsbudgeten är viktig för att säkerställa att företaget har tillräckliga resurser för att täcka alla sina utgifter och undvika ekonomiska problem. 

Budgeten hjälper också till att sätta tydliga ekonomiska mål och att fördela resurser på ett sätt som stödjer företagets övergripande strategi. Förutom att vara ett internt styrmedel kan budgeten även användas som ett kommunikationsverktyg. Den ger externa intressenter, såsom investerare och kreditgivare, en tydlig bild av företagets ekonomiska planer och förväntningar. Detta kan öka förtroendet för företagets förmåga att nå sina mål och hantera resurser på ett effektivt sätt.  

En resultatbudget är en plan för företagets intäkter och kostnader under en viss period vanligtvis ett år. Den visar företagets förväntade resultat (vinst eller förlust) och hjälper till att identifiera vilka intäkter som behövs för att täcka kostnader och uppnå önskad lönsamhet. Resultatbudgeten inkluderar olika poster som intäkter från försäljning och andra inkomster, rörliga kostnader som varierar med produktionen, fasta kostnader som hyra och löner, samt avskrivningar på tillgångar och räntekostnader för lån. Dessutom beräknas den skatt som företaget förväntas betala baserat på det förväntade resultatet. Genom att upprätta en resultatbudget får företaget förväntas betala baserat på det förväntade resultatet. Genom att upprätta en resultatbudget får företaget en tydlig bild av vilka intäkter som behövs för att täcka kostnaderna och uppnå önskad lönsamhet.

En likviditetsbudget är ett planeringsverktyg som företag använder för att följa och förutse sina in- och utbetalningar under en viss period, ofta uppdelad månadsvis. Den hjälper företaget att säkerställa att det har tillräckligt med likvida medel för att kunna betala sina utgifter när de förfaller. Likviditetsbudgeten innehåller uppgifter om förväntade inbetalningar, som försäljningsintäkter och eventuella lån, samt utbetalningar, såsom leverantörsfakturor, löner, skatter och räntor. Den visar också företagets likvida medel vid periodens början och slut. Genom att använda en likviditetsbudget kan företaget planera sin kassaflödeshantering och undvika betalningsproblem, vilket är avgörande för den dagliga verksamheten.  

Med inkomster talar vi här om de ekonomiska medel som ett företag erhåller genom sin verksamhet. Inkomster kan uppstå från olika källor, såsom försäljning av varor och tjänster, ränteintäkter, utdelningar, hyresintäkter eller andra former av ersättningar som företaget mottar. Från ett bokföringsperspektiv registreras inkomster när de intjänas, vilket betyder att de bokförs när företaget har levererat en vara eller tjänst, även om betalningen sker vid ett senare tillfälle.  

Vid bokföring delas inkomster ofta upp i olika kontogrupper beroende på deras källa. Huvudkategorin är oftast försäljningsintäkter, som avser inkomster från företagets huvudsakliga verksamhet. Dessa kan vidare delas upp i mer specifika underkategorier, beroende på vilken typ av varor eller tjänster som sålts.  

Inkomster påverkar företagets resultat, eftersom de bidrar till att öka vinsten. De redovisas i resultaträkningen och spelar en central roll i att fastställa företagets ekonomiska prestation under en viss period. Det är också viktigt att notera att inkomster skiljer sig från intäkter, där intäkter representerar den del av inkomsterna som hör till den aktuella perioden. Inkomster som inte hör till den aktuella perioden periodiseras och redovisas som förutbetalda eller upplupna intäkter, beroende på om betalningen har mottagits i förväg eller förväntas senare

Utgifter avser de ekonomiska resurser som ett företag använder för att driva sin verksamhet. Dessa resurser kan inkludera inköp av material, betalningar för tjänster, löner till anställda, hyreskostnader, räntor på lån och andra nödvändiga kostnader som företaget ådrar sig för att kunna bedriva sin verksamhet.  

Från ett bokföringsperspektiv registreras utgifter när företaget har åtagit sig en betalningsförpliktelse, även om betalningen sker vid ett senare tillfälle. Detta innebär att utgifterna bokförs när företaget mottar varor eller tjänster, snarare än när betalningen faktiskt genomförs. Det är viktigt att skilja mellan utgifter och kostnader, där kostnaden uppstår först när varorna säljs eller förbrukas.  

Utgifter påverkar företagets resultat negativt eftersom de minskar vinsten. De redovisas i resultaträkningen och är centrala för att fastställa företagets ekonomiska prestation under en viss period. Utgifter klassificeras ofta efter deras natur eller funktion, såsom lönekostnader, hyreskostnader eller materialkostnader, vilket för det möjligt att analysera företagets kostnadsstruktur och identifiera vilka områden som står för de största utgifterna.  

Likt inkomster kan utgifter periodiseras om de inte tillhör den aktuella perioden. Detta innebär att utgifterna som är avsedda för framtida perioder bokförs som förutbetalda kostnader eller upplupna kostnader beroende på om betalningen har skett i förskott eller om betalningen ska ske senare. Genom att periodisera utgifter kan företaget säkerställa att kostnaderna matchas korrekt mot intäkterna för att ge en rättvisande bild av företagets ekonomiska ställning.  

Till skillnad från inkomster, som bokförs när de intjänas, är intäkter de belopp som faktiskt avser den aktuella perioden och därmed är kopplade till företagets prestationer under denna tid. Intäkter bokförs när företagets prestation är fullbordad och en tillförlitlig mätning av de ekonomiska fördelarna kan göras. Detta kan ske när varor levereras, tjänster utförs eller när andra åtaganden som företaget har gjort mot kunderna är uppfyllda. Om betalningen för tjänsten eller varan sker i förskott eller i efterhand, justeras inkomsterna för att matcha intäkterna med den period då varan eller tjänsten levererades.  

Intäkter påverkar företagets resultat positivt eftersom de bidrar till att öka vinsten. De redovisas i resultaträkningen som en av de viktigaste posterna, då de direkt speglar hur framgångsrik företagets verksamhet har varit under perioden. Genom att jämföra intäkterna med kostnaderna kan företaget fastställa sitt resultat, det vill säga om verksamheten har gått med vinst eller förlust.  

En viktig aspekt inom bokföring är periodisering av intäkter, vilket innebär att intäkter fördelas till den period de faktiskt tillhör. Om ett företag exempelvis mottar en förskottsbetalning för en tjänst som ska utföras i framtiden, bokföras inte hela beloppet som intäkt direkt. I stället periodiseras intäkter och redovisas som en förutbetald intäkt fram till dess att tjänsten utförs. På samma sätt kan upplupna intäkter uppstå om företaget har utfört en tjänst men ännu inte har fakturerat kunden. Detta säkerställer att intäkterna matchas med de kostnader som har uppstått för att generera dem, vilket ger en rättvisande bild av företagets ekonomiska prestation under den aktuella perioden.  

En kostnad är ett ekonomiskt begrepp som representerar värdet av de resurser som förbrukas för att driva en verksamhet eller producera en vara eller tjänst. I redovisningssammanhang refererar kostnader till de utgifter som har uppstått under en viss period och som minskar företagets resultat. Det är alltså en form av avskrivning av företagets tillgångar där resurser omvandlas till utgifter i samband med affärsaktiviteter. I bokföring handlar hanteringen av kostnader om att noggrant klassificera, registrera och periodisera utgifter för att ge en korrekt bild av företagets finansiella situation.  

Kostnader kan delas in i olika kategorier, såsom direkta och indirekta kostnader, fasta och rörliga kostnader, samt periodiserade och icke-periodiserade kostnader. 

Direkta och indirekta kostnader: Direkta kostnader är utgifter som kan kopplas direkt till en specifik produkt eller tjänst, exempelvis materialkostnader och löner för de som arbetar direkt med produktionen. Indirekt kostnader, däremot, är utgifter som inte kan hänföras direkt till en viss produkt eller tjänst, såsom hyra för lokaler och administrativa kostnader. Dessa kostnader måste fördelas över företagets olika kostnadsställen.  

Fasta och rörliga kostnader: Fasta kostnader är kostnader som förblir oförändrade oavsett produktionsvolym, som leasingkostnader eller löner för fast personal. Rörliga kostnader varierar med produktionen, som materialinköp eller elförbrukning i tillverkningsprocessen. I bokföringen är det viktigt att korrekt klassificera dessa för att kunna göra korrekta kostnadsanalyser och kalkyler, som bidrar till beslutsfattande.  

Periodisering av kostnader: En annan central aspekt inom bokföring är periodisering av kostnader, vilket innebär att kostnader redovisas i den period de uppstår, snarare än när betalningen sker. Detta är särskilt viktigt för att ge en rättvisande bild av företagets ekonomiska ställning och resultat under en viss tidsperiod. Till exempel, om ett företag betalar för en årslicens på programvara, ska kostnaden fördelas över det år som licensen gäller för, snarare än att bokföras som en engångsutgift vid betalningstillfället. 

Avskrivningar: Inom bokföring hanteras också kostnader genom avskrivningar. Detta gäller för anskaffning av tillgångar som har en ekonomisk livslängd överstigande tre år och värdet är över ett halvt prisbasbelopp. exempelvis maskiner eller byggnader. Kostnaden för sådana tillgångar sprids ut över flera år genom avskrivningar, vilket innebär att en del av kostnaden bokförs varje år under tillgångens ekonomiska livslängd. Detta bidrar till att jämna ut påverkan av stora investeringar på företagets resultat.  

Inbetalningar avser de pengar som företaget mottar från olika källor, exempelvis betalningar från kunder, investeringar eller lån. Dessa inbetalningar bokförs som ökning av likvida medel eller bankkonton i företagets bokföringssystem. När en inbetalning registreras, debiteras det konto som pengarna tillförs, medan motsvarande kreditpost görs på det konto som representerar var inbetalningen kommer ifrån, exempelvis kundfordringar om det är en betalning från en kund. Inbetalningar kan också kategoriseras beroende på deras natur, som exempelvis försäljningsintäkter eller kapitaltillskott. Genom att noggrant registrera inbetalningar säkerställs korrekt bokföring, vilket i sin tur bidrar till en rättvisande bild av företagets finansiella ställning och likviditet.  

Utbetalningar avser de pengar som företaget betalar ut till olika mottagare, såsom leverantörer, anställda eller skattemyndigheter. När en utbetalning sker, minskar företagets likvida medel, vilket bokförs genom att kreditera det konto som pengarna tas från, exempelvis bankkontot, leverantörsskulder eller lönekostnader. Korrekt hantering av utbetalningar är avgörande för att upprätthålla en korrekt och balanserad bokföring samt för att säkerställa att företagets finansiella situation reflekteras på ett korrekt sätt. Detta hjälper också till att undvika problem med likviditet och säkerställer att alla betalningar sker i rätt tid.  

Dubbel bokföring bygger på att varje affärshändelse registreras på två ställen i bokföringen, en gång på debetsidan och en gång på kreditsidan, vilket säkerställer att företaget alltid har en balanserad redovisning. Systemet vilar på grundprincipen att alla ekonomiska transaktioner har två sidor: en källa varifrån resurserna kommer, och ett användningsområde var resurserna används.  

Till exempel, om ett företag säljer en produkt, påverkar det både företagets tillgångar och intäkter. Säg att produkten säljs på kredit: då debiteras kundfordringskontot (en tillgång) och krediteras intäktskontot för försäljningen. Om företaget istället betalar en leverantör för inköp av material, minskar företagets likvida medel samtidigt som leverantörsskulderna minskar, vilket speglas i debet- och kreditposterna.  

Systemet med dubbel bokföring ger en komplett bild av företagets ekonomiska transaktioner, eftersom det tydligt visar hur varje transaktion påverkar olika delar av verksamheten. Dessutom bidrar det till att förhindra felaktigheter och underlättar upptäckten av misstag i bokföringen, eftersom debet och kredit alltid måste balansera varandra. Detta gör det möjligt för företag att ha en korrekt och detaljerad redovisning som speglar deras ekonomiska ställning och resultat på ett tillförlitligt sätt.  

Dubbel bokföring bygger på att varje affärshändelse registreras på två ställen i bokföringen, en gång på debetsidan och en gång på kreditsidan, vilket säkerställer att företaget alltid har en balanserad redovisning. Systemet vilar på grundprincipen att alla ekonomiska transaktioner har två sidor: en källa varifrån resurserna kommer, och ett användningsområde var resurserna används.  

Till exempel, om ett företag säljer en produkt, påverkar det både företagets tillgångar och intäkter. Säg att produkten säljs på kredit: då debiteras kundfordringskontot (en tillgång) och krediteras intäktskontot för försäljningen. Om företaget istället betalar en leverantör för inköp av material, minskar företagets likvida medel samtidigt som leverantörsskulderna minskar, vilket speglas i debet- och kreditposterna.  

Systemet med dubbel bokföring ger en komplett bild av företagets ekonomiska transaktioner, eftersom det tydligt visar hur varje transaktion påverkar olika delar av verksamheten. Dessutom bidrar det till att förhindra felaktigheter och underlättar upptäckten av misstag i bokföringen, eftersom debet och kredit alltid måste balansera varandra. Detta gör det möjligt för företag att ha en korrekt och detaljerad redovisning som speglar deras ekonomiska ställning och resultat på ett tillförlitligt sätt.  

Debet är en term som används för att beskriva den vänstra sidan av ett bokföringskonto. När en affärshändelse bokförs debiteras ett konto för att öka tillgångar och kostnader, eller för att minska skulder och eget kapital. Debet och kredit används tillsammans i dubbel bokföring, som diskuterats ovan, för att säkerställa att varje transaktion balanseras korrekt. I praktiken innebär det att när du till exempel köper en tillgång till företaget, så debiteras tillgångskontot eftersom tillgångarna ökar.  

Kredit används för att beskriva den högra sidan av ett bokföringskonto. När ett konto krediteras minskar tillgångar eller kostnader, eller ökar skulder och eget kapital. I dubbel bokföring måste varje debetpost matchas av en motsvarande kreditpost för att hålla bokföringen i balans. Till exempel, när ett företag lånar pengar från en bank, krediteras banklånekontot eftersom skulderna ökar. Kreditposter minskar alltså företaget tillgångar eller ökar dess skulder och eget kapital.  

En kontoplan är en strukturerad lista över alla konton som används i ett företags bokföring för att registrera ekonomiska transaktioner. Varje konto i kontoplanen har ett unikt kontonummer och tillhör en specifik kategori, såsom tillgångar, skulder, intäkter eller kostnader. Kontoplanen är indelad i kontoklasser och kontogrupper för att ge en översikt och systematik i bokföringen. I Sverige är det vanligaste systemet BAS-kontoplanen, som används av många företag och föreningar för att säkerställa en enhetlig redovisning.  

BAS-kontoplanen är ett standardiserat system för kontoplaner som används av ett flertal företag och organisationer i Sverige. Den syftar till att underlätta bokföringen genom att erbjuda en enhetlig struktur för hur ekonomiska transaktioner ska registeraras och rapporteras. BAS-kontoplanen är uppdelad i olika kontoklasser: tillgångar, skulder, kostnader och intäkter. Vilket gör det enkelt att kategorisera och följa upp ekonomiska händelser. Varje konto i BAS-kontoplanen har ett unikt kontonummer, vilket möjliggör en systematik och spårbar bokföring.  

Kontoplanen är flexibel och kan anpassas efter företagens specifika behov. För mindre företag kan en förenklad version av BAS-kontoplanen användas, medan större företag ofta utnyttjar hela kontoplanens omfattning för att få en detaljerad och specifik bokföring. Den kontinuerliga uppdateringen av BAS-kontoplanen säkerställer att den är i linje med aktuella lagar och redovisningsprinciper.  

Den tidsperiod under vilken ett företags ekonomiska transaktioner registreras och sammanställs för att rapporteras i årsredovisningen kallas för räkenskapsår. I Sverige är ett räkenskapsår oftast tolv månader långt och kan sammanfalla med kalenderåret (1 januari – 31 december) eller vara ett brutet räkenskapsår som startar och slutar på andra datum. Valet av räkenskapsår kan bero på företagets verksamhetscykel, branschspecifika krav eller strategiska beslut. Vid slutet av räkenskapsåret görs bokslut för att fastställa företagets ekonomiska resultat och ställning.  

Ett brutet räkenskapsår är som nämnt ovan ett räkenskapsår som inte sammanfaller med kalenderåret, utan börjar och slutar vid andra tidpunkter på året (förslagsvis 1 juli – 30 juni). Ett företag kan välja ett brutet räkenskapsår för att bättre anpassa redovisningsperioden till verksamhetens cykel, exempelvis om ett företag har sin högsäsong under sommaren och vill avsluta sitt räkenskapsår efter periodens slut.  

Byte av räkenskapsår innebär att ett företag ändrar sin redovisningsperiod, vilket kan vara från ett kalenderår till ett brutet räkenskapsår eller vice versa. Skälen för att byta räkenskapsår kan vara att bättre anpassa bokföringsperioden till företagets verksamhetscykel, säsongsvariationer, eller andra strategiska överväganden. För att genomföra ett byta av räkenskapsår krävs vanligtvis ett godkännande från Skatteverket, och det kan påverka både redovisning och beskattning under övergångsperioden. Det är en förändring som kräver noggrann planering och hänsyn till juridiska och skattemässiga regler.

Ingående balans är den första registreringen i ett företags bokföring vid början av ett nytt räkenskapsår. Det representerar företagets ekonomiska ställning vid slutet av det föregående räkenskapsåret, och blir startpunkten för det nya årets bokföring. Ingående balans inkluderar företagets tillgångar, skulder och eget kapital. Den är viktig eftersom den säkerställer att alla tidigare affärshändelser är korrekt överförda och att årets bokföring börjar med en korrekt och balanserad redovisning. Om företagets bokslut inte balanserar korrekt kan det påverka ingående balans, vilket i sin tur kan leda till felaktigheter i den löpande bokföringen under det nya året.  

Utgående balans är den bokförda summan av ett företags tillgångar, skulder och eget kapital vid slutet av ett räkenskapsår. Denna balans utgör också grunden för den ingående balansen i nästa räkenskapsår. Utgående balans speglar företagets ekonomiska ställning vid årets slut och är resultatet av årets affärshändelser, justeringar och bokslut. En korrekt utgående balans är viktig för att säkerställa att företagets redovisning är korrekt och fullständig inför det kommande räkenskapsåret.  

En affärshändelse avser varje ekonomisk transaktion som påverkar företagets tillgångar, skulder och eget kapital. Det är dessa händelser som utgör innehållet i företagets redovisning och som genom sin dokumentation blir underlaget för bokföringen. Affärshändelser inkluderar allt från inköp och försäljning av varor och tjänster till utbetalning av löner och skatter. Varje affärshändelse måste registreras noggrant för att ge en rättvisande bild av företagets ekonomiska ställning. Affärshändelser sker både internt och extern, men det viktiga är att de alltid innebär en förändring av företagets ekonomiska ställning.  

Affärshändelser kan delas in i interna och externa händelser. Externa affärshändelser är sådana som involverar en utomstående part, till exempel försäljning till en kund eller inköp från en leverantör. Interna affärshändelser sker inom företaget och kan exempelvis handla om avskrivningar på tillgångar eller överföringar mellan olika konton inom företaget. Båda typerna är viktiga att registrera i bokföringen, även om externa affärshändelser ofta är enklare att verifiera genom externa dokument som fakturor och kvitton.  

Varje affärshändelse måste dokumenteras och stödjas av en verifikation, exempelvis en faktura, kvitto eller kontoutdrag. Dokumentationen är viktig eftersom affärshändelsen måste kunna bokföras korrekt. I bokföringen anges hur affärshändelsen påverkar företagets olika konton, till exempel kundfordringar, leverantörsskulder, försäljningsintäkter eller varulager. Utan korrekt dokumentation blir det omöjligt att följa upp eller kontrollera bokföringen, vilket kan leda till allvarliga problem vid revision eller myndighetskontroll.

En verifikation fungerar som ett bevis på att en affärshändelse verkligen har ägt rum. Det är den dokumentation som gör att en transaktion kan bokföras korrekt, och varje sådan verifikation måste vara spårbar och korrekt dokumenterad för att uppfylla de krav som ställs i bokföringslagen. Verifikationer är helt avgörande för att kunna upprätthålla en korrekt och tillförlitlig bokföring, vilket inte bara är viktigt för företagets interna kontroll, utan också för att uppfylla de krav som ställs av externa intressenter, såsom revisorer och Skatteverket.  

För att en verifikation ska anses giltig måste den uppfylla vissa grundläggande krav. För det första ska verifikationen alltid innehålla ett datum som anger när affärshändelsen inträffade och vilken typ av transaktion som skett. Belopp, samt uppgifter om motparten är ytterligare detaljer som tydligt måste framgå. Slutligen måste verifikationen ha ett unikt identifieringsnummer eller något annat sätt att kunna spåras, vilket underlättar vid granskning eller behov att följa upp transaktionen.  

En viktig aspekt av bokföring idag är skillnaden mellan manuell och digital hantering av verifikationer. Traditionellt sett har verifikationer ofta hanterats i pappersform, men allt fler företag har idag gått över till digitala lösningar, vilket inte bara effektiviserar bokföringsprocessen utan också gör det enklare att lagra och spåra verifikationer. Digitala verifikationer kan vara allt från PDF-filer och elektroniska fakturor, till foton av kvitton. Det viktiga är att de digitala verifikationerna sparas på ett sådant sätt att de är tillgängliga och kan granskas vid behov.  

Enligt bokföringslagen måste alla verifikationer sparas i minst sju år efter räkenskapsårets slut, vilket innebär att företag behöver ha robusta rutiner för arkivering, oavsett om verifikationerna hanteras i pappersform eller digitalt. Vidare måste varje verifikation kunna knytas till en eller flera bokföringsposter, vilket innebär att varje affärshändelse som registreras i bokföringen måste stödjas av en verifikation.  

Avstämningar innebär att man regelbundet kontrollerar att den bokförda informationen stämmer överens med verkliga ekonomiska händelser. Avstämningar innebär att jämföra olika ekonomiska uppgifter mot varandra för att identifiera och korrigera eventuella avvikelser, fel och oegentligheter. Detta görs vanligtvis vid slutet av en bokföringsperiod, men även löpande under året för att säkerställa att företagets bokföring är uppdaterad.  

Det vanligaste exemplet är bankavstämningar, där man kontrollerar att de transaktioner som finns registrerade på företagets bankkonto överensstämmer med de poster som har bokförts i företagets redovisningssystem. Detta görs genom att jämföra varje enskild transaktion och identifiera eventuella skillnader eller poster som saknas i bokföringen. 

Genom att regelbundet stämma av ekonomiska uppgifter kan företag tidigt upptäcka felaktigheter, såsom dubbla bokföringar, felaktiga belopp, eller saknade transaktioner. Att upptäcka dessa fel tidigt minskar risken för större problem senare, såsom felaktiga bokslut eller problem vid revisioner och skattegranskningar. 

Dessutom säkerställer avstämningar att företagets ekonomiska rapporter – exempelvis resultat- och balansräkningar – ger en rättvisande bild av företagets ekonomiska ställning. Utan regelbundna avstämningar riskerar företaget att fatta beslut baserade på felaktiga eller ofullständiga ekonomiska data.  

Processen för en avstämning kan variera beroende på vilken typ av avstämning som görs, men grundprinciperna är desamma. Här är en generell process för hur en avstämning kan gå till: 

Samla relevant information: Börja med att samla in alla nödvändiga dokument, såsom kontoutdrag, kund- och leverantörsfakturor, löneunderlag eller lagerlistor. Dessa dokument används för att jämföra med de bokförda uppgifterna. 

Jämför bokföring med underlag: Gå igenom varje post i bokföringen och jämför den med motsvarande transaktion i det externa underlaget. Detta kan göras manuellt eller automatiskt, beroende på vilket system som används. 

Identifiera avvikelser: Om det finns skillnader mellan bokföringen och underlaget måste dessa avvikelser identifieras. Det kan handla om saknade transaktioner, felaktiga belopp eller dubbla bokföringar. 

Korrigera fel: När avvikelser har identifierats måste dessa korrigeras i bokföringen. Detta kan innebära att man bokför saknade transaktioner eller justerar felaktiga poster. 

Fel i bokföringen kan ha allvarliga konsekvenser för företagets ekonomi, och därför är det viktigt att vara medveten om vanliga misstag och hur de kan undvikas. Ett vanligt fel är dubbelregistrering av transaktioner, där samma transaktion bokförs två gånger, vilket kan resultera i överdrivna intäkter eller kostnader. Detta sker ofta på grund av manuella misstag eller fel i bokföringssystemet. För att undvika detta bör man regelbundet kontrollera kontoutdrag och använda automatiserade system för att minska risken för fel. Om dubbelregistrering ändå inträffar kan man rätta till det genom att skapa en motsatt transaktion som korrigerar misstaget. 

De vanligaste felen i företagens bokföring kan ha stor påverkan på den ekonomiska rapporteringen och kan leda till både juridiska och finansiella konsekvenser. Ett av de vanligaste felen är dubbelregistrering av transaktioner. Detta uppstår ofta när en transaktion av misstag bokförs flera gånger, exempelvis när en betalning bokförs både manuellt och genom ett automatiserat system. Resultatet blir överdrivna kostnader eller intäkter, vilket leder till en missvisande bild av företagets ekonomi och kan påverka skatteberäkningar negativt. 

Ett annat vanligt fel är felaktig kontotilldelning. Detta sker när intäkter eller kostnader bokförs på fel konto, vilket påverkar företagets finansiella rapporter. Till exempel kan en investering felaktigt bokföras som en kostnad i stället för en tillgång, vilket leder till att företagets resultat framstår som sämre än det egentligen är. Detta kan också påverka skatteuppgifter, då felaktiga rapporter kan ge en missvisande bild av företagets vinst och därmed den skatt som ska betalas. 

En tredje vanlig felkälla är bristfällig dokumentation. Om ett företag inte sparar eller organiserar sina kvitton, fakturor och andra underlag på ett korrekt sätt kan det leda till att vissa transaktioner inte bokförs alls eller bokförs felaktigt. Det kan också bli svårt att spåra och verifiera tidigare transaktioner, vilket kan skapa problem vid en eventuell revision. 

Vidare är fel i momsredovisning ett område där många företag gör misstag. Detta kan bero på att momssatser appliceras felaktigt eller att momsen bokförs på ett felaktigt sätt. Felaktig momsredovisning kan få betydande ekonomiska konsekvenser, inklusive böter och krav på kompletterande inbetalningar till Skatteverket. 

En annan risk är att misslyckas med att stämma av konton löpande. Genom att inte stämma av konton, exempelvis bankkonton och leverantörsskulder, kan fel och differenser lätt bli osynliga, vilket gör att bokföringen inte stämmer överens med den verkliga ekonomiska situationen. Detta kan orsaka betydande problem när det är dags att upprätta årsredovisning eller deklaration, och det kan leda till att företaget fattar beslut på felaktiga grunder.  

Att deklarera moms är en viktig del av företagets bokföring och innebär att redovisa den moms som uppkommit vid försäljning och inköp under en viss period. Momsdeklarationen är ett sätt för företag att redogöra för den moms de tagit ut från kunder (utgående moms) och den moms de har betalat vid inköp av varor och tjänster (ingående moms). Skillnaden mellan dessa belopp avgör om företaget ska betala moms till staten eller få tillbaka moms. 

För att deklarera moms korrekt behöver företaget ha en tydlig och systematisk bokföring av alla affärshändelser. Vid varje försäljning registreras den utgående momsen i bokföringen. Detta görs genom att registrera beloppet som en skuld till staten, eftersom dessa pengar senare ska betalas in. På motsvarande sätt bokförs den ingående momsen vid varje inköp som företaget gör, vilket ger företaget rätt att dra av denna moms mot den utgående momsen. 

När momsdeklarationen ska lämnas in, vilket kan ske månadsvis, kvartalsvis eller årsvis beroende på företagets storlek och omsättning, görs en sammanställning av den totala utgående och ingående momsen under perioden. Om den utgående momsen är större än den ingående momsen, betalas mellanskillnaden in till Skatteverket. Om den ingående momsen är större än den utgående momsen, har företaget rätt att få tillbaka mellanskillnaden. 

Ingående moms är den moms som ett företag betalar vid inköp av varor och tjänster från andra företag. När företaget köper produkter eller tjänster från en leverantör är det oftast moms inkluderad på fakturan. Denna moms kallas ingående moms eftersom det är en kostnad som företaget kan dra av från den moms det själv samlat in från sina kunder, vilket kallas utgående moms. 

Ingående moms fungerar som en kostnad som företaget kan få tillbaka, eller kvitta mot den moms det ska betala till Skatteverket. Det innebär att när företaget gör sina momsdeklarationer kan det räkna av den ingående momsen från den utgående momsen. Om företaget under en period har betalat mer i ingående moms än det har fått in i utgående moms, kan företaget begära att få tillbaka mellanskillnaden från Skatteverket. 

I praktiken blir ingående moms därmed inte en kostnad för företaget, utan en tillfällig fordran på staten. Detta system säkerställer att företag inte behöver bära momskostnaden själva utan att den i slutändan betalas av slutkonsumenten. 

Utgående moms är den moms som ett företag lägger på priset när de säljer varor eller tjänster till sina kunder. När en försäljning sker, är företaget skyldigt att lägga på en momssats på varan eller tjänsten, vilket vanligen är 25 % i Sverige, men kan vara 12 % eller 6 % beroende på vilken typ av vara eller tjänst det handlar om. Denna moms måste sedan redovisas och betalas till Skatteverket. 

Utgående moms ses som en skuld för företaget, eftersom de samlar in moms från sina kunder som de inte själva får behålla utan måste betala vidare till staten. I företagets bokföring bokförs den utgående momsen som en skuld tills det är dags att deklarera och betala in momsen till Skatteverket.  

Periodisering är en metod inom bokföring som används för att fördela intäkter och kostnader till rätt period, det vill säga till den tid då de faktiskt uppstår, oavsett när betalningen sker. Syftet med periodisering är att ge en korrekt bild av företagets ekonomiska ställning under en viss period, exempelvis ett räkenskapsår eller ett kvartal. 

Genom periodisering säkerställs att intäkter och kostnader bokförs i den period de tillhör. Detta innebär att intäkter redovisas när de är ”intjänade”, och kostnader redovisas när de är ”förbrukade”, snarare än när betalningarna faktiskt genomförs. 

Här är två typer av periodiseringar: 

Periodisering av intäkter: Intäkter kan periodiseras om företaget får betalt i förskott för tjänster eller varor som levereras vid ett senare tillfälle. Intäkten ska då bokföras i den period när tjänsten eller varan faktiskt levereras, även om betalningen har skett tidigare. 

Periodisering av kostnader: Kostnader kan också periodiseras om företaget betalar i förskott för varor eller tjänster som används över en längre tid. Till exempel om ett företag betalar hyra för ett helt år i förskott, ska den totala kostnaden delas upp och fördelas över de månader som hyran avser. 

Periodisering är viktig för att företagets bokslut ska spegla en rättvis bild av verksamheten under en viss period, och det säkerställer att intäkter och kostnader matchas med varandra i samma tidsperiod.  

En periodiseringsfond är ett skattemässigt verktyg som används i Sverige för att företag och enskilda näringsidkare ska kunna jämna ut sin beskattning över flera år. Syftet med periodiseringsfonden är att företag ska kunna skjuta upp en del av beskattningen till ett senare år, vilket kan vara fördelaktigt om vinsten varierar mellan olika år. 

När en verksamhet gör en vinst kan den avsätta upp till 25 procent av denna vinst (30 procent för enskilda näringsidkare och handelsbolag) i en periodiseringsfond. De pengar som avsätts i fonden blir då inte beskattade under det aktuella året utan kan tas fram och beskattas under ett senare år. Fonden måste dock återföras till beskattning senast efter sex år, vilket innebär att ett företag inte kan skjuta upp beskattningen på obestämd tid. 

Genom att använda periodiseringsfonder kan företag alltså planera sin beskattning så att de får en jämnare skattekostnad över åren, vilket kan vara särskilt fördelaktigt i verksamheter med stora resultatvariationer. Det är dock viktigt att notera att periodiseringsfonden inte innebär att företaget slipper skatt, utan snarare att beskattningen skjuts upp till ett framtida tillfälle.  

Avskrivningar är en metod inom redovisning som används för att fördela kostnaden för en tillgång över dess ekonomiska livslängd. När ett företag köper en tillgång, som en maskin eller en fastighet, är det inte ekonomiskt rimligt att ta hela kostnaden för köpet som en utgift det år tillgången införskaffas. I stället sprids kostnaden ut över den period under vilken tillgången förväntas bidra till företagets intäkter eller anses vara användbar i verksamheten. Genom avskrivningar matchas tillgångens kostnad med de intäkter den genererar, vilket ger en mer rättvisande bild av företagets ekonomiska ställning över tid. 

Det finns flera olika metoder för avskrivningar, varav den vanligaste är linjär avskrivning. Vid linjär avskrivning skrivs samma belopp av varje år under tillgångens livslängd. Till exempel, om ett företag köper en maskin för 100 000 kronor och maskinens livslängd beräknas till 10 år, skrivs 10 000 kronor av per år. Detta ger en jämn fördelning av kostnaden och är enkel att tillämpa. 

En annan vanlig metod är degressiv avskrivning, där tillgången skrivs av med större belopp i början av sin livslängd och mindre belopp senare. Detta kan vara lämpligt för tillgångar som förlorar sitt värde snabbare i början, som exempelvis teknisk utrustning eller bilar.  

Det är viktigt att notera att avskrivningar inte innebär en faktisk kassaflödesutgift under åren de sker, utan endast en redovisningsmässig kostnad som speglar värdeminskningen av tillgången. Detta gör att företaget i sin bokföring kan hantera tillgångens värde över tid på ett sätt som överensstämmer med dess faktiska användning och nedslitning. 

Avskrivningar påverkar både företagets resultaträkning och balansräkning. På resultaträkningen minskar de företagets vinst eftersom de räknas som en kostnad, medan de på balansräkningen minskar tillgångens bokförda värde. Genom avskrivningar kan företag alltså sprida sina kostnader över tid, vilket kan bidra till en mer stabil resultatutveckling.

När företag betalar ut löner till anställda behöver de även bokföra arbetsgivaravgifter och semesterlön, eftersom dessa poster påverkar företagets kostnader och skulder. Bokföringen av arbetsgivaravgifter och semesterlön görs för att följa bokföringslagen och upprätthålla en korrekt redovisning av företagets ekonomiska åtaganden.  

Arbetsgivaravgifterna är en skatt som arbetsgivaren betalar för sina anställda och baseras på den anställdes bruttolön. Dessa avgifter inkluderar bland annat sociala avgifter som pension, sjukförsäkring och arbetslöshetsavgifter. När företaget bokför arbetsgivaravgifterna görs det vanligtvis i samband med löneutbetalningarna.  

Rapportering, som både inkluderar balansrapporten och balansräkningen, är en central del av företagets finansiella analys och används för att mäta stabilitet, tillväxtpotential och risker. Balansrapporten används mest för interna syften, medan balansräkningen är en viktig del av den formella rapporteringen mot externa intressenter. Ett företags balansomslutning visar på företagets omfattning, och en välbalanserad balansräkning signalerar god ekonomisk hälsa, vilket i sin tur kan attrahera investerare och säkerställa långsiktig hållbarhet.  

En balansrapport ger en snabb och strukturerad översikt över ett företags tillgångar, skulder och eget kapital vid en viss tidpunkt. Den utgör en viktig del av företagets bokföring och används ofta internt för att följa upp den ekonomiska situationen. Rapporten är ett verktyg för företagsledningen att säkerställa att företagets ekonomi är stabil och i balans. Det kan även användas för att upptäcka avvikelser eller trender i tillgångar eller skulder som kräver åtgärder.  

Balansrapporten bryts ofta ned i två huvudkategorier: 

Tillgångar – Vad företaget äger, som kan omfatta exempelvis likvida medel, inventarier, fastigheter och kundfordringar. 

Skulder och eget kapital – Detta inkluderar företagets skulder (som leverantörsskulder, lån, etc.) samt eget kapital, som representerar ägarnas intressen i företaget. 

Balansräkningen är ett formellt dokument och en del av årsredovisningen. Den har liknande innehåll som balansrapporten men används ofta i ett bredare och mer formellt sammanhang. Den visar, på ett detaljerat sätt, företagets tillgångar, skulder och eget kapital vid ett specifikt bokslutsdatum och är en del av den externa rapporteringen som lämnas till intressenter såsom aktieägare, kreditgivare och skattemyndigheter. 

Balansräkningen följer alltid principen att summan av tillgångarna ska vara lika stor som summan av skulder och eget kapital. Balansräkningen är således ett mått på företagets totala tillgångar eller totala finansiering och ger en bild av hur stort företaget är. Ju större balansräkningen, desto mer kapital och skulder har företaget att arbeta med. Detta mått används ofta för att jämföra storleken på företag och deras finansiella ställning. Dessutom så kan man använda sig av balansomslutningen för att få en bild av företagets tillgångar och skulder på balansdagen – alltså företagets ekonomiska ställning vid ett specifikt datum. 

Både resultatrapporten och resultaträkningen spelar en central roll i att övervaka och bedöma företagets lönsamhet. Resultatrapporten används främst internt för att fatta snabba beslut och anpassningar, medan resultaträkningen är mer formellt inriktad på extern rapportering och lagstadgad redovisning. En väl sammanställd resultaträkning ger en klar bild av hur framgångsrikt företaget varit under året och är viktig för att skapa förtroende hos externa parter. 

En resultatrapport är ett verktyg som ofta används internt inom företaget för att följa upp ekonomiska prestationer över kortare perioder, såsom månader eller kvartal. Den ger en översikt över företagets intäkter, kostnader och resultat (vinst eller förlust) under den aktuella perioden. Genom resultatrapporten kan företagsledningen övervaka lönsamheten och snabbt identifiera eventuella problemområden eller möjligheter. 

Resultatrapporten innehåller information om: 

Intäkter – Vad företaget tjänat under perioden genom sin försäljning eller tjänster. 

Kostnader – Alla utgifter kopplade till verksamheten, såsom löner, materialkostnader, hyra, marknadsföring med mera. 

Resultat – Skillnaden mellan intäkterna och kostnaderna, vilket visar om företaget går med vinst eller förlust. 

En resultaträkning är en mer formell del av ett företags årsredovisning och följer ofta specifika regler och standarder, såsom Bokföringslagen eller internationella redovisningsstandarder (IFRS). Den används för att visa företagets finansiella resultat över en längre period, vanligtvis ett räkenskapsår, och är avsedd för externa intressenter som aktieägare, banker och skattemyndigheter. 

Precis som resultatrapporten, består resultaträkningen av intäkter, kostnader och resultat. Den formella presentationen gör den dock mer detaljerad och inkluderar ofta uppdelning av olika typer av intäkter och kostnader, exempelvis rörelseresultat (som enbart relaterar till kärnverksamheten) och finansiella poster (som räntekostnader och vinster eller förluster från investeringar).  

Årsbokslutet är en sammanställning av ett företags ekonomiska ställning och resultat vid slutet av räkenskapsåret och används främst internt för att bedöma företagets finansiella hälsa. I årsbokslutet upprättas och analyseras både balansräkningen och resultaträkningen. Balansräkningen visar företagets tillgångar, skulder och eget kapital, medan resultaträkningen redovisar intäkter, kostnader och årets resultat (vinst eller förlust). Tillhörande dokumentation kontrolleras och kompletteras noggrant. Slutligen genomförs bokslutstransaktioner som bland annat utgörs av: 

• Periodisering av intäkter och kostnader. 

• Skattemässiga justeringar. 

• Avskrivningar över plan. 

• Avsättning till periodiseringsfonder. 

• Bokföring av årets skatt och resultat. 

Årsredovisningen är en mer omfattande och formell rapport än årsbokslutet och är obligatorisk för aktiebolag, större företag samt vissa andra organisationer. Medan årsbokslutet fokuserar på företagets ekonomiska siffror vid slutet av räkenskapsåret, är årsredovisningen en helhetsbedömning av företagets verksamhet under året. Den ger en fullständig översikt av företagets ekonomiska situation och prestation, och riktar sig främst till externa intressenter som aktieägare, investerare, långivare och myndigheter. 

Årsredovisningen innehåller flera delar: 

Balansräkning: En detaljerad sammanställning av företagets tillgångar, skulder och eget kapital vid räkenskapsårets slut. Den speglar företagets ekonomiska ställning och visar hur företaget har finansierat sina tillgångar, antingen genom eget kapital eller skulder. 

Resultaträkning: En rapport som visar företagets intäkter, kostnader och resultat (vinst eller förlust) under räkenskapsåret. Resultaträkningen ger en tydlig bild av hur väl företaget har presterat ekonomiskt under året. 

Kassaflödesanalys (för större företag): Visar hur pengar har flödat in och ut ur företaget under året, och ger en bild av företagets likviditet och förmåga att hantera sina betalningar. Denna analys är avgörande för att förstå företagets långsiktiga finansiella hållbarhet.  

Förvaltningsberättelse: En kvalitativ sammanfattning av företagets verksamhet, utveckling och framtidsutsikter. Här diskuteras viktiga händelser under året, såsom strategiska beslut, investeringar eller andra förändringar som påverkat verksamheten.

Revisionsberättelse: En redogörelse över vad företagets revisor eller revisorer delar sina iakttagelser och slutsatser efter att ha genomfört sin granskning av företagets årliga ekonomiska rapportering. Det är viktigt att notera att inte samtliga företagsformer har krav på sig att anlita revisor, vilket medför att vissa verksamheter därmed inte behöver upprätta denna typ av granskningsdokumentation. 

Noter: Dessa ger förtydligande upplysningar och detaljer om olika poster i balansräkningen och resultaträkningen, exempelvis principer för värdering av tillgångar eller skulder. Noterna är viktiga för att ge en fullständig bild av hur företaget har upprättat sina finansiella rapporter. Noterna ger förklaringar och fördjupad information om olika poster i balansräkningen och resultaträkningen. Årsbokslut kan också innehålla en förvaltningsberättelse, som är en kvalitativ redogörelse över företagets utveckling och framtidsplaner. Årsbokslut är lagstadgat och används av både företagsledningen, investerare, banker och myndigheter för att fatta informerade beslut om företagets framtid och för att fastställa beskattningsbar inkomst.

En viktig skillnad mellan årsbokslut och årsredovisning är att medan årsbokslutet i första hand används för internt bruk och uppfyller minimikrav för mindre företag, är årsredovisningen ett mer formellt dokument som är lagstadgat för större företag. Årsredovisningen måste också lämnas in till Bolagsverket och blir därmed tillgänglig för allmänheten. Detta gör den till ett centralt verktyg för att skapa förtroende hos investerare och kreditgivare, samt för att visa företagets ekonomiska stabilitet och framtidsutsikter.  

Att spara räkenskapsinformation är en viktig del av bokföringsprocessen, och det är avgörande för att säkerställa att företagets ekonomi kan granskas i efterhand. Enligt svensk lagstiftning, främst bokföringslagen, måste företag spara sin räkenskapsinformation i minst sju år efter räkenskapsårets slut. Detta gäller oavsett företagets storlek, och syftet är att säkerställa att det alltid finns ett tydligt spår av företagets ekonomiska transaktioner, vilket är viktigt vid till exempel skatterevisioner eller företagsvärderingar. Att inte spara räkenskapsinformationen korrekt kan leda till allvarliga konsekvenser, som böter eller andra juridiska åtgärder. 

Förutom att uppfylla lagkrav hjälper korrekt sparande av räkenskapsinformation även företagets interna kontroll och planering. Det ger möjlighet att gå tillbaka och analysera ekonomiska händelser över tid, vilket kan vara avgörande för att förstå företagets långsiktiga utveckling, göra prognoser eller identifiera trender. Informationen kan också användas som underlag vid beslut om investeringar eller strategiska förändringar. 

Räkenskapsinformation omfattar alla de dokument och data som företaget använder för att dokumentera och redovisa sina ekonomiska transaktioner. Det inkluderar alla underlag som behövs för att kunna visa att företagets bokföring och finansiella rapporter är korrekta och fullständiga. Exempel på räkenskapsinformation är fakturor, kvitton, bankkontoutdrag, löneunderlag, verifikationer, bokföringsböcker och huvudböcker. Det innefattar även elektroniska dokument, såsom digitala fakturor och kontoutdrag, vilket blir allt vanligare i dagens bokföring. 

För att räkenskapsinformationen ska vara giltig och användbar måste den vara tydlig och korrekt strukturerad. Varje affärshändelse ska kunna styrkas med en verifikation, och varje verifikation måste innehålla specifik information som datum, belopp, motpart samt en beskrivning av affärshändelsen. Detta säkerställer att bokföringen är spårbar och att transaktionerna kan kontrolleras i efterhand. 

Det finns tydliga regler för hur räkenskapsinformation ska sparas, och de regleras av bokföringslagen. Information kan sparas i både fysisk och digital form, men det är viktigt att den hålls tillgänglig, spårbar och skyddad under hela lagringstiden. Pappersdokument, som fakturor och kvitton, måste sparas i original, men företag får också digitalisera dessa dokument för att underlätta lagring och hantering.

De nya bestämmelserna som trädde i kraft den 1 juli 2024 och innebär att digitaliserade kvitton och fakturor inte längre behöver arkiveras fysiskt. Efter att ett papperskvitto har skannats in, kan det kasseras under förutsättning att det inte finns någon risk för att informationen på kvittot förändras eller går förlorad. Notera att bokföringsmaterialet fortfarande måste bevaras i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det är dock viktigt att den digitala kopian håller tillräcklig kvalitet och kan vara en god idé att originalen sparas i minst tre år efter räkenskapsårets slut.

För digital räkenskapsinformation gäller att den ska sparas på ett säkert sätt, vilket innebär att den ska skyddas från förlust, stöld eller manipulation. Detta kan kräva att företaget använder säkra IT-system med backup-lösningar för att undvika att viktig information går förlorad. Information som sparas digitalt måste vara lättillgänglig och kunna presenteras på begäran vid en eventuell granskning. Vid flytt eller förändring av IT-system är det också viktigt att säkerställa att räkenskapsinformationen fortsätter att vara åtkomlig och oförändrad. 

Alla företag är skyldiga att arkivera och spara sin bokföring under en viss tidsperiod för att säkerställa att finansiella transaktioner kan granskas i efterhand. Korrekt arkivering av bokföringen är inte bara viktigt för att uppfylla lagkrav, utan det ger också en trygghet för företaget att kunna visa upp korrekta underlag vid behov, exempelvis under en revision eller skattekontroll. 

Arkivering av bokföring handlar om att på ett säkert och ordnat sätt spara alla bokföringsdokument och underlag som krävs för att kunna redovisa företagets ekonomi korrekt. Detta innefattar allt från fakturor, kvitton och verifikationer till bokföringsböcker, huvudböcker och årsredovisningar. Även digitala dokument, såsom elektroniska fakturor och kontoutdrag, ingår i arkiveringen. 

Enligt bokföringslagen måste all bokföring, inklusive verifikationer och andra underlag, arkiveras i minst sju år efter räkenskapsårets slut. Bokföringsdokumenten måste arkiveras i Sverige, och det gäller även digitala dokument om de sparas på servrar utomlands. Företaget kan välja att arkivera sina dokument fysiskt i ett arkiv som bedöms säkert, eller digitalt, där de digitala dokumenten lagras i system som garanterar säkerhet och tillgänglighet.   

Digital bokföring är allt vanligare, och växer i popularitet då det sparar plats och förenklar åtkomsten till bokföringsmaterial. Men med digital arkivering ställs också höga krav på säkerheten. Företag måste säkerställa att dokument och uppgifter inte kan förändras, raderas eller manipuleras under arkiveringstiden. Backup-lösningar och skydd mot obehörig åtkomst är viktiga säkerhetsåtgärder för att bevara integriteten hos bokföringsdokumenten. 

Företag bör använda sig av bokföringsprogram som erbjuder certifierade säkerhetslösningar för att lagra informationen på ett korrekt och tillförlitligt sätt. Det är också viktigt att kunna återställa informationen vid eventuella tekniska problem eller dataförlust. 

Om ett företag misslyckas med att arkivera sin bokföring enligt lagens krav kan det leda till allvarliga konsekvenser. Vid revision eller skattekontroll måste företaget kunna visa upp relevanta dokument för att styrka sina affärshändelser. Om dokumentationen saknas eller inte går att tillgå, kan företaget drabbas av sanktioner, böter eller andra juridiska påföljder.

Tack för att du har tagit dig tid att läsa vår bokföringsguide! Förhoppningsvis har du nu en djupare förståelse för vad som krävs för att hålla din bokföring i ordning, från dagliga transaktioner till hur du hanterar bokslut och sparar dina underlag. Att få kontroll över ekonomin ger dig inte bara trygghet, utan också möjlighet att fatta bättre affärsbeslut och växa som företagare.  

Bokföring kan vara en utmaning i början, men ju mer du jobbar med det, desto mer naturligt kommer det att kännas. Och om du någon gång känner att bokföringen tar för mycket tid från det du egentligen vill fokusera på – din verksamhet – kan du alltid överväga en lösning som Kleer. Med Finance-as-a-Service från Kleer kan du automatisera stora delar av bokföringen och få stöd med det administrativa, så att du kan ägna mer tid åt att driva ditt företag framåt. 

Lycka till på din resa som företagare, och kom ihåg att du inte alltid behöver göra allt själv – Kleer finns här för dig.