Digital bokföring och automatiserade processer, förändrar i grunden vad som är möjligt både för företagare som får ökad kontroll över sitt bolags ekonomiska situation och kan lägga resurser på sin kärnverksamhet, och för redovisningsbyråerna som helt måste ställa om sitt arbetssätt eller riskera att bli förlegade.

Digital bokföring förenklar och sparar tid för dig som tidigare hanterat mycket av redovisningen manuellt. Genom att ersätta traditionella pappersbaserade metoder med elektroniska lösningar minskar du både pappershanteringen och risken för misstag, vilket frigör värdefull tid som kan investeras i andra viktiga delar av din verksamhet.

Digital bokföring innebär att analogt material som papper, kvitton och fakturor omvandlas till digitala format, exempelvis genom skanning eller automatisk datainläsning. Detta gör att många manuella moment ersätts med automatiserade processer. När underlag är digitala kan de snabbt delas med en redovisningsbyrå eller integreras i ekonomisystem, vilket skapar ett betydligt snabbare och effektivare arbetsflöde jämfört med det traditionella analoga arbetssättet där dokumentation ofta samlas på hög.

Med en papperslös och digital bokföring blir geografiska avstånd mellan dig och din redovisningsbyrå irrelevanta, förutsatt att ni har internetuppkoppling. Detta ger större frihet och möjliggör hantering av administrativa uppgifter via mobil, surfplatta eller dator oavsett var du befinner dig.

Till skillnad från traditionell bokföring, där det ofta uppstår eftersläpning, får du med digital bokföring en uppdaterad bild av företagets ekonomi så snart du registrerat affärshändelserna. Systemet kan generera rapporter och prognoser direkt, vilket ger en bättre och mer aktuell överblick över den ekonomiska situationen.

De flesta moderna digitala ekonomisystem använder historiska data för att göra förutsägelser och ge förslag baserade på tidigare information genom maskininlärning och artificiell intelligens. Denna typ av automatisering leder till ett ännu smidigare och mer effektivt arbetsflöde än det traditionella analoga arbetssättet.

Genom att övergå till digital bokföring kan du alltså transformera ditt redovisningsarbete och skapa mer tid för verksamhetens kärnområden samtidigt som du får bättre kontroll över ekonomin.

Digital bokföring är något vi ofta får frågor om, särskilt om det verkligen fungerar och är okej att digitalisera och automatisera redovisningen. Många är vi som från någon typ av ekonomiutbildning har ett vagt minne av att man måste spara verifikationer på papper i pärmar. Gärna i typ tio år, eller hur det nu var. Det är nu dags att gå till botten med vad det är som faktiskt gäller och samtidigt slå hål på myten om att bokföringspärmen skulle vara redovisningskonsultens bäste vän.

Så, är det vi håller på med verkligen lagligt? Vad står det egentligen i lagen? Låt oss ta en titt i Bokföringslagens sjunde kapitel:

”Räkenskapsinformation skall bevaras i […] annan form som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas […] och som genom omedelbar utskrift kan tas fram i sådan form som avses i 1 [vanlig läsbar form].”

Så långt inga konstigheter, räkenskapsinformation i digital form kan både läsas och skrivas ut på papper.

Här följer en lite lurigare passage…

”Räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan skall bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget.”

Detta innebär att vi måste se till att våra kunder får sina bokföringsrelevanta dokument digitalt från början. Därför jobbar vi hårt för att se till att banker och andra aktörer skickar allt i digital form redan från början. Detta är inte bara lagligt, det är också mer effektivt än att hantera utskrivna papper.

Om det trots allt kommer räkenskapsinformation i pappersform så kan dessa överföras till digital form om det görs ”på ett betryggande sätt”, och det vill vi påstå att vi gör. Dessutom uppstår en ganska praktiskt bieffekt av att digitalisera bokföringsmaterial:

”Ett företag får förstöra sådant material [vanlig läsbar form] först från och med det fjärde året.”

Alltså: scannas papper in så behöver de endast sparas i tre år, i stället för sju. Vi själva sparar alla fakturor som kommer till vår scanningscentral i ett brandsäkert skåp i tre år. Våra kunder ansvarar själva för hanteringen av kvitton och vi har skapat ett strukturerat system med pärmar med numrerade kuvert som är synkroniserat med vårt system – så att de enkelt kan hitta kvittona om de någon gång skulle behövas.

Bokföringslagen säger också att…

”Räkenskapsinformation ska vara varaktiga.”

Ska man vara petig innebär detta att det faktiskt är ett lagkrav att fotografera eller scanna kvitton, för visst vet vi alla att dagens kvitton tappar läsbarhet med tiden.

Slutligen så ska räkenskapsinformationen…

”…förvaras i Sverige […eller] i ett annat land inom Europeiska unionen.”

Har man sina servrar på svensk mark, vilket vi har, så är det alltså inga konstigheter.

• Läsbar och möjlig att skrivas ut på papper.
• Sparat i samma format och skick som när företaget fick den.
• Digitaliserad på ett betryggande sätt för att säkerställa varaktighet.
• Förvarad i Sverige eller annat land inom EU.

För att besvara frågan om digital redovisning verkligen är lagligt, så vill jag hävda att det faktiskt, om det görs rätt, till och med är mer lagligt än traditionella redovisningsalternativ. Hör gärna av dig om du tycker annorlunda!

PS: Att digital bokföring är lagligt är inte det enda skälet till varför vi tycker att digital och automatiserad redovisning är det självklara alternativet.

Utvecklingen inom digital bokföring och automatisering går i rask takt och Kleer växer snabbt i och med att fler förstår vinsterna med att automatisera sin bokföring. Med en tillväxt på 672% mellan 2011 och 2015 blev vi 2016 Di Gaseller och ett av Sveriges 25 snabbast växande Gasellföretag. Nu ökar vi takten ytterligare tillsammans med Alfvén & Didrikson, dubblerar utvecklingsstyrkan och öppnar ett helt nytt kontor, den här gången i Göteborg.

Investeringsfirman Alfvén & Didrikson har varit delägare i Kleer sedan 2016 och utökar nu sin investering i bolaget med 23 miljoner kronor. Vid den nuvarande investeringen värderas Kleer till 100 mkr. Bland Alfvén & Didriksons investeringar finns flera andra snabbt växande bolag som Trustly, Quinyx, Acast och Airmee.

Det sker mycket innovation inom redovisningsbranschen just nu och många nya digitala redovisningsbyråer startas. Nästan alla vänder sig dock till de allra minsta företagen med en eller ett par anställda. Kleer är det enda bolag vi känner till som har en tillräckligt komplett lösning för att kunna hantera större företag och vi är övertygade om att det är där nyttan med digitaliserad bokföring i realtid är som störst. Vi är sedan ett år tillbaka kunder i Kleer själva och har numera kontroll i realtid över vår ekonomiska information, berättar Måns Alfvén, delägare i Alfvén & Didrikson och styrelseordförande i Kleer.

Nyligen gjorde Di Digital en intervju med Olle Rydqvist, medgrundare och VD på Kleer. Här hittar du artikeln i Di Digital.