Lön har sedan starten 2011 varit ett av de svårare redovisningsområdena att automatisera men också det där vi har kommit längst. Vi beskriver det antagligen enklast genom att förklara kort hur det fungerar för en kund hos oss idag.
Från och med att en anställd registrerar tid, utlägg och frånvaro så genereras löneunderlag på automatik och kan ses direkt av både anställd och administratör. Som anställd kan du upptäcka fel innan lönen betalas ut och företagen får kontroll över kostnader och likviditet. Med ett enkelt musklick attesteras lönen, den bokförs och periodiseras, semesterskulden regleras, lönespecifikation mailas ut till anställda eller dyker upp i Kivra, betalningsunderlag skickas till banken och underlag till skatteverket i form av kontrolluppgifter genereras. Allt är möjligt tack vare att rätt regelverk sätts upp i tid och att lön hänger ihop på automatik med all annan ekonomisk redovisning.
Det är verkligen ingen testpilot utan används av fler än 700 företag och 20.000 användare. Med rätt uppsättning regler från början, rätt lönekompetens och effektiva integrationer mot bankerna blir lönehantering rejält mycket effektivare och på samma gång mer säkert.
Automatisering av lön är förstås fantastiskt bra för företagsägare men kan istället låta skrämmande för en löneadministratör som idag gör en hel del arbete manuellt. Det vi ser hos oss och våra kunder är att värdet av specialistkunskaper inom lön och processtänk ökar i takt med att mer och mer kan skötas av system. Antalet personer som krävs för att hantera administrationen minskar medan behoven av rätt specialistkompetens ökar, internt eller via konsulter.
Vi har en fördel som sköter lön i samma system som all annan redovisning och fokuserar helt på tjänsteföretag. Det minskar antalet hinder. Automatisering ställer däremot alltid höga krav på att vi som är specialister gör rätt från början. Bristen på standarder, innovativa lönemodeller eller olika kollektivavtal i samma företag komplicerar vårt arbete. Vi måste både förstå de regler som finns, våra kunders önskemål och hur vi sätter upp rätt processer för automatisering. Det är en förutsättning för att vi ska lyckas hjälpa våra kunder.
Automatisering av redovisning innebär stora förändringar, men också större möjligheter för den som vill. Tillsammans med smarta utvecklare är det vi specialister som tar oss in i framtiden. Det blir inte bara roligare och mer värdefullt att vara specialist på lön och redovisning, det gör det även enklare att driva företag med många anställda och få kontroll över alltifrån cashflow till resultat.
Automatisering av lön är förstås fantastiskt bra för företagsägare men kan istället låta skrämmande för en löneadministratör som idag gör en hel del arbete manuellt. Det vi ser hos oss och våra kunder är att värdet av specialistkunskaper inom lön och processtänk ökar i takt med att mer och mer kan skötas av system. Antalet personer som krävs för att hantera administrationen minskar medan behoven av rätt specialistkompetens ökar, internt eller via konsulter.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Ingen kan förutspå de slutliga effekterna av den pågående coronakrisen. Men en sak är säker – svenska företagare måste börja anpassa sig för ett utmanande 2020. Här är några saker som kan hjälpa ditt företag i osäkra tider.
Många jobbiga frågor, men inga tydliga svar. Så kan man sammanfatta det pågående läget med coronaviruset. Samtidigt som högsta prioritet är att allmänheten ser till att hindra smittspridning – och på så sätt minska belastningen på sjukvården och hälsoriskerna för riskgrupper – kommer tusentals företagare under de kommande månaderna att behöva klura ut sina egna svar.
För ekonomin befinner sig just nu i ett undantagsläge. Än så länge har rese- och turistnäringen samt exportindustrier tagit den hårdaste smällen. Men de trista effekterna kommer förmodligen att sprida sig som ringar på vattnet. Från restauranger till byggentreprenörer och IT-konsulter, de allra flesta av oss får räkna med svårare kvartal framöver.
För de små- och medelstora företagen – som ofta kämpar med tunna marginaler, och sämre möjligheter att säkra prisvärd finansiering jämfört med storbolagen – blir effekterna av en ekonomisk chock snabbt påtagliga. Om efterfrågan sinar, eller leveranserna från Kina plötsligt uteblir, ändras kalkylerna över en natt. Vardagen är inte sig lik.
Då kan det vara svårt att tänka långsiktigt. Men det enda botemedlet mot osäkerhet är förberedelse. Här är några saker som kan hjälpa dig att gardera verksamheten genom en plötslig förändring.
Ett intäktstapp kan snabbt få hål på en stabil balansräkning. Om du inte har säkrat en buffert av rörelsekapital, då hindras ditt företag från att agera långsiktigt – och tvingas istället till förhastade åtgärder. Det i sin tur kan skada verksamheten på sikt. För att säkra ditt kassaflöde krävs ett helhetsgrepp på verksamheten.
Planering är a och o.
Oavsett hur mycket eller lite krut ditt bolag lägger på ekonomiplanering, är det viktigt att göra någon form av scenarioplanering. Det hjälper dig förstå hur ett förändrat läge påverkar ditt kassaflöde. Försök att identifiera de mest kritiska posterna som påverkar din likviditet, och håll extra koll på dem. Då är du bättre rustad att ta rätt åtgärder i tid – och justera verksamheten allt eftersom läget utvecklas.
Säkra en flexibel kredit.
En kreditlina kan visa sig livsviktigt för att täcka kostnaderna och finansiera tillväxten under tuffare tider (mer om detta nedan). Då är det viktigt att ha en flexibel kredit redo, som ger dig mer utrymme att manövrera och låter dig fokusera på din verksamhet.
När försäljningen svalnar av, är det läge att skära ner särskilt på fasta kostnader. En av de tråkigare åtgärderna kan innebära att dra ner på rekryteringen, eller i värsta fall behöva skära ner på personalstyrkan. Men försök att undvika det genom att utreda alternativa lösningar som t.ex. minskade arbetstider.
Vänd på alla stenar.
Är det läge att skjuta på planerade investeringar? Ta till alla medel som hjälper dig att stabilisera kassaflödet. Det kan även innebära saker som att tidsoptimera inbetalning och utbetalning av krediter och räkningar (givetvis utan att betala sent!).
Den globala flödeskedjan har blivit en så självklar del av näringslivet att många företagare har knappast insett att deras varor består av komponenter från flera olika världsdelar. Tills det kommer störningar, vill säga, och inget plötsligt fungerar som det ska.
Nu är det läge att göra en grundlig kartläggning av ens egna flödeskedja och logistikbehov. Utred möjligheterna att hitta alternativa sätt att säkra leveranser av material och produkter.
Ingen kris utan nya möjligheter.
Kanske kan det till och med vara tillfälle att göra en större strategisk justering eller diversifiering av leverantörskedjan; genom att hitta nya leverantörer från de delar av världen som inte är lika hårt drabbade av effekterna av coronaviruset.
Källa: McKinsey
En tråkig följd av sämre ekonomiska utsikter är att bankerna blir mer försiktiga med utlåningen. “Vi kan inte ta på oss någon risk nu när konjunkturkurvan pekar nedåt”, går deras tänk, ungefär.
Det gör också att de mest tillväxtvilliga och sammantaget mest jobbskapande svenska bolagen – de små- och medelstora – får det extra svårt att få företagslån när de som mest behöver det (nobben får de ofta även under bättre konjunkturförhållanden, tyvärr).
Som tur finns idag fler alternativ för prisvärd företagsfinansiering än för bara några år sedan. När du vill säkra kassaflödet kan du vända dig till olika nätbaserade fintech-bolag – vars affärsmodell går ut på att erbjuda snabbare och mer företagarvänliga finansieringsalternativ jämfört med banken eller med ett lån från din närmaste krets.
Som tur finns idag fler alternativ för prisvärd företagsfinansiering än för bara några år sedan. Ifall du behöver ett tillskott i kassan, kan det löna sig att sälja eller belåna dina fakturor mot en liten avgift. Oavsett vilken finansiering som passar dina behov bäst, är det viktigt att du inte binder dig till oschyssta villkor. Tänk på att hitta ett flexibelt erbjudande, utan dolda avgifter eller bindningstider – och att ditt företag inte betalar för belopp som inte används.
Även om försäljningen har fått sig en törn – förlora inte hoppet, utan se till att vara proaktiv gentemot din målgrupp. En krögare som tillfälligt förlorat sina stammisar kan stärka försäljningen genom att satsa på hemleveranser. IT-konsulten som blivit av med lukrativa uppdraget har tid över till att hitta nya lovande kundsegment. Det finns alltid nåt man kan göra.
Håll igång kommunikationen med dina intressenter. När en oväntad kris slår till, kan det ofta bli snabba avbrott i olika led. Om du har svårigheter med att betala av räkningar och lån på utsatta villkor – se då till att kommunicera de underliggande orsakerna till dina motparter.
Oro, förvirran och rädsla är naturliga reaktioner under dessa veckor, när vardagen tillfälligt har vänts upp-och-ner och börskurserna blinkar rött. Då är det jätteviktigt att bemöta de anställdas frågor och funderingar – tydligt, konsekvent, och utan att sockra till saker för mycket.
Kanske är det läge för företaget att övergå till att jobba hemifrån. Då är det viktigt att uppehålla kommunikationen via andra kanaler; och att hänvisa till allmänna hälso- och säkerhetsåtgärder i linje med myndigheternas riktlinjer. Att uppmana anställda som nyligen varit sjuka att jobba hemifrån under flera dagar efter att de blivit symtomfria är ett exempel.
Om du driver en större verksamhet kan det vara bra att delegera en del av ansvaret kring krishantering till t.ex. HR-personalen. När “business as usual” inte längre gäller, är det särskilt viktigt att tänka några drag framåt. En verksamhetsplan som utgår från de olika faktorerna som påverkar ditt bolag (flera veckors distansjobb mm.) är en bra utgångspunkt. Det gör att ditt bolag lättare kan fortsätta hålla sina löften mot kunder och anställda – trots att utgångsläget just nu är lite annorlunda.
Under veckan har statsapparaten gått in med en rad olika stödmekanismer – några av dem riktade mot små- och medelstora företagare. Se till att du håller dig uppdaterad och känner till de som påverkar dig. PE Accounting har gjort en bra sammanfattning som du hittar här i bloggen.
Capcito grundades 2015, och föddes ur serieentreprenören och investeraren Michael Hansens frustration över hur krångligt och tidskrävande det var att fixa tillväxtfinansiering till sina bolag. Tillsammans med Mattias Axlind skapade han den första versionen av Capcitos finansieringsprodukt, med tidig förstärkning av Henrik Dyberg och Niklas Möller.
Capcito erbjuder 3 former av företagsfinansiering: sälja fakturor, belåna fakturor och företagslån. Det unika med Capcito är den automatiserade kreditbedömningen. Delägare är bl.a. SEB, Schibsted, Collector, Ventech och Galjaden.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Arbetet bakom löneutbetalningen ska inte underskattas. Även för den flitigaste av ekonomer gäller det att vara uppmärksam då det är mycket som ska administreras. Sjukdagar, VAB och kvittoutlägg är ofta återkommande inslag som inte kräver alltför mycket tid, men däremot kan avstämning av semesterskulder, utlandstraktamenten och deklarationsrättelser av individuppgifter vara desto knivigare. Som tur är finns det alltid en ekonom som försöker hålla sig aktuell med alla regler som gäller och som alltid ser till att lönen går iväg i tid. Om inte denna person fanns där, hur skulle det då se ut?
Under mina år som lönespecialist har jag sett att alldeles för mycket ansvar för löneadministrationen kan ligga på en eller några få personer inom företagen. Beroende på verksamhetens storlek kan det se lite olika ut – på ett lite mindre (och kanske till och med nystartat företag), kan ägaren själv vara den som har hand om ekonomin och lönerna, medan det på mer etablerade företag finns en ekonomiavdelning där fler personer är delaktiga. Vanligt är dock att det sällan finns fler än någon enstaka person som har kunskapen som krävs för att få till en korrekt löneutbetalning, eller ens förstår hur löneprogrammet fungerar. Detta gör denne till något av en nyckelperson och i och med det kommer även sårbarheten. För vad gör man om löneadministrationen strular och personen är sjuk, ledig eller helt enkelt avslutar sin tjänst? Tyvärr finns det sällan rutiner kring hur man då ska hantera situationen.
På min tidigare arbetsplats var jag den så kallade nyckelpersonen. Jag var den enda som besatt kunskapen kring att administrera löneutbetalningarna och det i sin tur gjorde att jag aldrig kunde ta flera veckors sammanhängande semester, just för att det blev sårbart för verksamheten. Tyvärr är jag inte ensam om att ha varit i den situationen och jag har sett många fler fall där samma förutsättningar råder.
Ett annat exempel innefattar bolag där ägaren, förutom att ha ansvar för försäljning, verksamhetsutveckling och inköp, även har hand om hela ekonomin samt lönerna. Då ingen av uppgifterna ges helhjärtad uppmärksamhet blir hela verksamheten lidande. Framför allt hämmas entreprenörens högt prioriterade tillväxtmål av denna administrativa börda.
Trots att ovan är mer regel än undantag ute bland företagen, finns det risker med att förlita sig på en eller ett fåtal personers kunskaper och erfarenheter av tidigare lönekörningar.
Vilka är då alternativen till att förlita sig på den enskilde ekonomen?
Traditionell byrå – Möjligheten att jobba med en traditionell extern bokföringsbyrå finns alltid. Vanligt är dock att ett sådant samarbete är personberoende på liknande sätt som när man förlitar sig helt på den interna förmågan. Ofta är det en person på byrån som har ansvaret för företagets löner. När personen inte finns på plats kan det uppstå kvalitetsmässiga problem på den levererade produkten, då speciellt vid de komplicerade lönekörningarna.
Digital byrå – Ett alternativ är att digitalisera och automatisera både redovisning och lönekörningar. Överskådligheten ökar markant, och alla som behöver kan ges möjlighet att se uppdaterade siffror i realtid kring företagets ekonomi. Med en digital och automatiserad lönekörning reduceras fel relaterade till den mänskliga faktorn och kanske viktigast av allt; sårbarheten i verksamheten minskar eftersom beroendet av en eller ett par personers expertis kring företagets rutiner försvinner. Istället för att lägga administrativ tid på att få till en korrekt löneutbetalning kan företagets ekonomer ägna sig åt mer strategiska uppgifter av controller-karaktär. Det arbetet är vad som kommer ligga till grund för att fatta rätt ekonomiska beslut inför företagets framtid. Digital automatiserad lönekörning är här för att stanna!
Se vårt inspelade webinar tillsammans med PE:s medgrundare Olle Rydqvist och vår implementeringschef Simon Model, där de diskuterar de olika lösningarna och hur du kan minska huvudvärken över den växande administrationen, i takt med att bolaget växer.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Idag erbjuder en rad revisorer olika typer av gränssnitt för att hantera er data och de flesta säger sig kunna arbeta mer eller mindre digitalt. Ta reda på vilka förutsättningar som finns för att samarbeta digitalt i så stor utsträcknings som möjligt. Det kan handla både om vilka rutiner de har för att ta emot underlag eller vilka förutsättningar ni har för att erbjuda revisorn tillgång till era system.
Hur digital revisorn än är så är det era egna underlag och tillgången till dessa som kommer att vara avgörande. Är de ursprungliga underlagen på papper kommer det trots allt kunna ställa till problem. Utvärdera dessa tre punkter för att få en tydligare bild av vad som är möjligt.
Genom att skapa rätt förutsättningar hos er själva underlättar ni både belastningen på er egen organisation och kvaliteten i revisorns arbete.
Känns det rätt? Förmågan att lyssna och förstå era utmaningar är en viktig del av ert kommande samarbete. Du ska kunna vara avslappnad och trygg med din revisor och känna ett stort förtroende. Du kommer behöva lita på att revisorn du väljer gör rätt och kommer med bra råd som passar för dig och ditt företag. Det är därför viktigt att ni får en god kontakt med varandra.
Förväntar ni er något mer från er revisor än en revisionsberättelse på postlådan? Var tydliga med vad ni behöver nu och framöver. En kunnig revisor kan komma med nya idéer och förslag på hur ni kan effektivisera och driva företaget framåt. Prata om vad som är möjligt första gången och se om ni kommer överens och revisorn har en förståelse för era behov. Det kan här också vara bra att fråga om de har tid att lägga på er som ny kund eller om de är för hårt belastade. Om revisorn redan nu drunknar i arbete finns en risk att ni inte får det fokus som ni önskar.
När ni väljer revisor behöver ni inte välja en specifik person, det går även bra att välja en revisionsbyrå. Det innebär att formalia blir enklare om ni måste byta revisor, tex om din revisor går i pension eller byter revisionsbyrå. Det ger även trovärdighet i kontakt med banker och samarbetspartners. Ni har fortfarande möjlighet att välja en huvudansvarig revisor på revisionsbyrån.
Varje bransch har sina utmaningar och ställer olika krav på revisorns kunskap och erfarenheter. Det är viktigt att din revisor förstår vad din verksamhet handlar om för att kunna ge så bra rådgivning som möjligt och genomföra en ordentlig revision. Be om referenser på andra bolag i samma bransch.
Det finns revisionsbyråer som är registrerade hos Revisorsinspektionen. Det är en myndighet som tillser kvalité på revisorer och revisionsbolag. Registrerade revisionsbolag är skyldiga att följa en internationell standard för revision (ISA). Detta gör branschen till en av de mest reglerade branscher. Om du väljer en registrerad revisionsbyrå kan du räkna med att du får en revision av kvalitet. Det är ett bra sätt att minska riskerna för er som företag.
Kostnaderna för revision kan variera rejält mellan olika revisorer. Ofta är det svårt att få en tydlig bild av vad det kommer att kosta i slutändan. Det handlar både om att revisorn och ni kan ha svårt att i förväg bedöma mängden arbete som kommer att krävas men också hur transparent prissättningen är. Det är ofta dyrare att använda större revisionsbyråer men där kan det finnas lång erfarenhet och större bredd av kompetenta revisorer. Det viktiga i slutändan är att du känner att du får en kvalitetsstämpel som är trovärdig mot andra intressenter, men till en rimlig kostnad.
Det är idag tekniskt möjligt att samarbeta med er revison varifrån som helst, men ofta är det personliga mötet bra för att förstå varandra bättre. Något som kan vara värt att tänka på är närheten till revisorn, om det går att boka in ett möte på kontoret och prata strategier över en kopp kaffe. Ni får själva bedöma hur värdefullt det är för er.
Det är svårt att snabbt bedöma en revisor eller revisionsbyrås kompetens. Be alltid om referenser från byrån och fråga även ditt nätverk eller vänner om deras erfarenheter.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Skillnaden mellan framgång och misslyckande kan vara hårfin. Många kunder till Kleer lyckas bättre än sina konkurrenter med hjälp av smartare uppföljning och ny teknik. I den här artikeln går vår vi kort igenom sex tydliga knep för bättre tillväxtuppföljning.
Med rätt strukturer och en egen resultaträkning per affärsområde blir det lättare att förstå var i bolaget värden skapas och identifiera förbättringspotential. Affärsområden kan användas som övergripande resultatenheter och underkategorier kan till exempel vara det som direkt påverkar tillväxten. Avgörande är även att strukturen går att implementera digitalt i det system ni använder.
Lägg upp en budget i samma system som resultaträkningen. På så vis kan ni enkelt följa upp om det går enligt plan och vad som skiljer sig mot den ursprungliga budgeten. Det går sedan snabbt att agera i tid istället för att reagera när det är för sent.
Sätt upp en projektstruktur som gör det möjligt att följa varje projekt som en egen resultatenhet. Det gör att det lättare att snabbt bedöma hur olika projekt påverkar affärsområdets resultat och se mönster i lönsamhet och tillväxt.
Koppla kostnader och intäkter på individnivå om ni har anställda. Det gör det lättare att se hur olika insatser påverkar affärsområdets resultat. Många av våra kunders anställda upplever det som motiverande att bättre förstå sin egen del och inte bara rapportera tid för att det förväntas.
Rätt implementerad automatisering minimerar risken för fel och låter er fokusera på analysen istället för manuellt rapportarbete. En del system kan integreras direkt med varandra via så kallade API anrop istället för att en person ska sköta överföringen. Överväg att ta hjälp med att bygga själva integrationen, det är en investering som ofta går snabbt att räkna hem både i kostnader och riskminimering.
Välj ut era viktigaste KPI:er och skapa standardiserade dashboards som uppdateras frekvent. Det sparar massor med tid och gör det lättare att ta faktabaserade beslut genom hela organisationen. Idag finns en rad olika system och tjänster som löser det på olika sätt. Oavsett hur fina era rapporter är så kommer de aldrig vara mer aktuella än siffrorna som läses in.
En förutsättning för att kunna implementera en smart uppföljningsstruktur och se effekten av det är att ha rätt systemstöd för att kunna digitalisera och automatisera så mycket som möjligt. Ett tips är att läsa vår guide ”10 skäl att digitalisera redovisningen” för att få en känsla kring vad som är möjligt. Ett annat är att läsa ”4 krav för att kunna automatisera ekonomin”.
Om du vill träffa en rådgivare, prata mer om hur ni arbetar idag och hur ni skulle kunna bli mer effektiva framöver, hör gärna av dig direkt till oss så hittar vi en gemensam tid. Vår tjänst är optimerad för tjänsteföretag med 5 till 500 anställda och majoriteten av våra kunder bedriver någon form av konsultverksamhet eller SaaS-bolag.
Boka en demo
Över 2000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Kleer är stolt bronssponsor för Entreprenörsgalan 2018, arrangerad av Founders Alliance den 20:e september. Vi ser detta som en perfekt möjlighet att fira entreprenörskap och innovation, värderingar som ligger oss varmt om hjärtat.
Entreprenörsgalan 2018 drivs av Founders Alliance går av stapeln 20:e september, och Kleer är med som bronssponsor. Det är extra roligt då en rad av de första kunderna till Kleer var och är medlemmar i Founders Alliance.
Sedan starten har visionen på Kleer varit att ge entreprenörer, företagsledare och ekonomichefer en möjlighet till kontroll i ekonomin, effektiva och förenklade processer och uppdaterade beslutsunderlag. Övertygelsen var då som nu att i slutändan bygga mer framgångsrika och lönsamma bolag. Tack vare modiga företagsgrundare från Founders Alliance som vågade prova en helt ny typ av ekonomitjänst, digitalisera sin bokföring och välja en redovisningsbyrå som också utvecklar ett eget ekonomisystem började Kleer att växa.
Andreas Granstedt berättar om hur han först kom i kontakt med Founders Alliance och hur det har hjälpt honom och Kleer.
– Jag blev medbjuden till ett Founders Alliance event av en kontakt. Jag hamnade av misstag vid samma bord som en rad av mina förebilder. Personer som samtliga grundat stora framgångsrika Svenska företag. Det var för mig en otroligt inspirerande och viktig upplevelse. Jag valde sedan att gå med i Founders Alliance och har haft stor nytta av det nätverk jag byggt upp i samband med Founders Alliance träffar, berättar Andreas.
– Samtliga Founders Alliance medlemmar har grundat ett bolag som omsätter minst 5 mkr och alla har gått igenom liknande processer i sitt entreprenörskap. Jag har helt prestigelöst kunnat bolla frågor kring alltifrån företagskultur, ledarskap, säljorganisation, expansion med mera. Det har alltid funnits flera som redan gjort det jag vill göra och jag har kunnat hitta min egen väg med deras erfarenheter som stöd, fortsätter Andreas.
– En positiv effekt för mig har också varit att många tipsat varandra om att de ska prata med mig om de har frågor kring redovisning, bokföring och system. Det har i många fall varit avgörande för att Founders Alliance medlemmar ska våga prova en helt ny typ av ekonomitjänst som Kleer, avslutar Andreas.
Boka en demo
Över 2000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Veckans Affärer presenterar en exklusiv intervju med Kleers grundare Andreas Granstedt, intervjuad av Karl-Johan Byttnér.
Andreas Granstedt tänker göra traditionella redovisningsbyråer överflödiga. Affärsidén fick han på Himalaya efter att blivit utbränd av sitt tidigare bolag där han hatade att pricka av kontoutdrag och sätta papper i pärmar.
Uppskattningsvis 50 000 människor jobbar med redovisning i Sverige.
Serieentreprenören Andreas Granstedt tycker att det är resursslöseri att så många har ett manuellt yrke som krasst handlar om att registrera debet och kredit.
Han startade den digitala redovisningsbyrån Kleer (tidigare PE Accounting) 2011 och har utvecklat ett löne- och ekonomisystem som automatiserar och styr ekonomihanteringen med data i realtid. Systemet använder AI för att enklare känna igen fakturor och processa dem allt snabbare.
36-årige Andreas Granstedt började programmera som 10-åring. Då var det spel som gällde med målet att andra skulle få roligt. Sedan blev han dataingenjör vid Linköpings universitet.
Fröet till Kleer såddes efter att han dragit igång säljstödsbolaget Upsales med Daniel Wikberg 2002.
”Jag märkte hur man fick sitta och pricka av bankkontoutdrag och sätta papper i pärmar. Det är verklighetsfrämmande för en programmerare som jag.”
Han räknade kallt med att någon skulle komma med ett webbaserat redovisningsstöd och underlätta livet för entreprenörer.
Inget hände.
Han brände ut sig på Upsales och blev så illa däran att han på väg till möten glömde vart han skulle.
Då startade han utbildningsbolaget Lifegroup Nordic. Bolaget höll bootcamp kring praktiska metoder för inte bränna ut sig och hade ledarskapshandboken ”Seven habits of highly effective people” som ledstjärna.
Under ett miniretreat där han skulle besegra Himalayas Island Peak på 6300 m över havet fick han affärsidén till sin digitala redovisningsbyrå.
”Jag låg i en sovsäck i minusgrader vid baslägret. Det var bara på med pannlampa, och skissa på en affärsplan.”
Bolaget beräknas omsätta 30 miljoner kronor i år och 50 miljoner kronor 2017. Han uppskattar att den svenska marknaden för redovisning, inklusive kostnader för medarbetare, uppgår till 60 miljarder kronor per år.
Bolaget startades tillsammans med kollegan Matthias Hjalmarsson och de plockade in Olle Rydqvist från Grant Thornton som VD och delägare. Just ekonomer och utvecklare som pratar ihop är en viktig förklaring till framgångarna, menar Andreas Granstedt.
I dag äger han drygt 50 procent av bolaget. Riskkapitalbolaget Alfvén & Didrikson investerade 15 miljoner kronor i februari i år.
Han sticker inte under stol med att det kan bli en smärtsam process för redovisningskonsulter som riskerar att förlora sitt jobb, men menar att precis som när lantbruksmaskinerna ersatte lantarbetarna är sådana processer alltid smärtsamma. Vissa kan ta steget att bli rådgivare – där räcker inte AI till i dag, enligt Andreas Granstedt.
Han understryker också att entreprenörer som får mer utrymme att lägga fokus på affärsidén ger fler jobb.
Bland kunderna finns IT-konsulten Kvadrat med en omsättning på cirka 400 miljoner kronor, Webstep på strax under 100 miljoner kronor och Adtraction på cirka 125 miljoner.
Systemet är både skal- och exporterbar och Kleer hjälper redan svenska fintechbolaget Trustly med deras internationella verksamhet. Planen är att expandera till övriga Norden eller något annat europeiskt land senast 2018 – vilket det blir styrs av hur mycket landets redovisningssystem liknar Sveriges.
Hur ser du på Sveriges ställning som IT-nation?
”Sverige skulle må bra av att bli mer entreprenöriellt. Här tror jag att vårt system kan bidra till att skapa ett starkare entreprenöriellt mindset.”
Boston Consulting Group menar att svenska bolag måste satsa på mobile first – håller du med?
”Det är viktigt för konsumentmarknaden, men inte lika viktigt för B2B. Men redan nu kan vi faktiskt låta chefen styra räkenskaperna för sitt bolag via mobilen.”
Boka en demo
Över 2000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Digital bokföring och automatiserade processer, förändrar i grunden vad som är möjligt både för företagare som får ökad kontroll över sitt bolags ekonomiska situation och kan lägga resurser på sin kärnverksamhet, och för redovisningsbyråerna som helt måste ställa om sitt arbetssätt eller riskera att bli förlegade.
Digital bokföring förenklar och sparar tid för dig som tidigare hanterat mycket av redovisningen manuellt. Genom att ersätta traditionella pappersbaserade metoder med elektroniska lösningar minskar du både pappershanteringen och risken för misstag, vilket frigör värdefull tid som kan investeras i andra viktiga delar av din verksamhet.
Digital bokföring innebär att analogt material som papper, kvitton och fakturor omvandlas till digitala format, exempelvis genom skanning eller automatisk datainläsning. Detta gör att många manuella moment ersätts med automatiserade processer. När underlag är digitala kan de snabbt delas med en redovisningsbyrå eller integreras i ekonomisystem, vilket skapar ett betydligt snabbare och effektivare arbetsflöde jämfört med det traditionella analoga arbetssättet där dokumentation ofta samlas på hög.
Med en papperslös och digital bokföring blir geografiska avstånd mellan dig och din redovisningsbyrå irrelevanta, förutsatt att ni har internetuppkoppling. Detta ger större frihet och möjliggör hantering av administrativa uppgifter via mobil, surfplatta eller dator oavsett var du befinner dig.
Till skillnad från traditionell bokföring, där det ofta uppstår eftersläpning, får du med digital bokföring en uppdaterad bild av företagets ekonomi så snart du registrerat affärshändelserna. Systemet kan generera rapporter och prognoser direkt, vilket ger en bättre och mer aktuell överblick över den ekonomiska situationen.
De flesta moderna digitala ekonomisystem använder historiska data för att göra förutsägelser och ge förslag baserade på tidigare information genom maskininlärning och artificiell intelligens. Denna typ av automatisering leder till ett ännu smidigare och mer effektivt arbetsflöde än det traditionella analoga arbetssättet.
Genom att övergå till digital bokföring kan du alltså transformera ditt redovisningsarbete och skapa mer tid för verksamhetens kärnområden samtidigt som du får bättre kontroll över ekonomin.
Digital bokföring är något vi ofta får frågor om, särskilt om det verkligen fungerar och är okej att digitalisera och automatisera redovisningen. Många är vi som från någon typ av ekonomiutbildning har ett vagt minne av att man måste spara verifikationer på papper i pärmar. Gärna i typ tio år, eller hur det nu var. Det är nu dags att gå till botten med vad det är som faktiskt gäller och samtidigt slå hål på myten om att bokföringspärmen skulle vara redovisningskonsultens bäste vän.
Så, är det vi håller på med verkligen lagligt? Vad står det egentligen i lagen? Låt oss ta en titt i Bokföringslagens sjunde kapitel:
”Räkenskapsinformation skall bevaras i […] annan form som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas […] och som genom omedelbar utskrift kan tas fram i sådan form som avses i 1 [vanlig läsbar form].”
Så långt inga konstigheter, räkenskapsinformation i digital form kan både läsas och skrivas ut på papper.
Här följer en lite lurigare passage…
”Räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan skall bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget.”
Detta innebär att vi måste se till att våra kunder får sina bokföringsrelevanta dokument digitalt från början. Därför jobbar vi hårt för att se till att banker och andra aktörer skickar allt i digital form redan från början. Detta är inte bara lagligt, det är också mer effektivt än att hantera utskrivna papper.
Om det trots allt kommer räkenskapsinformation i pappersform så kan dessa överföras till digital form om det görs ”på ett betryggande sätt”, och det vill vi påstå att vi gör. Dessutom uppstår en ganska praktiskt bieffekt av att digitalisera bokföringsmaterial:
”Ett företag får förstöra sådant material [vanlig läsbar form] först från och med det fjärde året.”
Alltså: scannas papper in så behöver de endast sparas i tre år, i stället för sju. Vi själva sparar alla fakturor som kommer till vår scanningscentral i ett brandsäkert skåp i tre år. Våra kunder ansvarar själva för hanteringen av kvitton och vi har skapat ett strukturerat system med pärmar med numrerade kuvert som är synkroniserat med vårt system – så att de enkelt kan hitta kvittona om de någon gång skulle behövas.
Bokföringslagen säger också att…
”Räkenskapsinformation ska vara varaktiga.”
Ska man vara petig innebär detta att det faktiskt är ett lagkrav att fotografera eller scanna kvitton, för visst vet vi alla att dagens kvitton tappar läsbarhet med tiden.
Slutligen så ska räkenskapsinformationen…
”…förvaras i Sverige […eller] i ett annat land inom Europeiska unionen.”
Har man sina servrar på svensk mark, vilket vi har, så är det alltså inga konstigheter.
För att besvara frågan om digital redovisning verkligen är lagligt, så vill jag hävda att det faktiskt, om det görs rätt, till och med är mer lagligt än traditionella redovisningsalternativ. Hör gärna av dig om du tycker annorlunda!
PS: Att digital bokföring är lagligt är inte det enda skälet till varför vi tycker att digital och automatiserad redovisning är det självklara alternativet.
Utvecklingen inom digital bokföring och automatisering går i rask takt och Kleer växer snabbt i och med att fler förstår vinsterna med att automatisera sin bokföring. Med en tillväxt på 672% mellan 2011 och 2015 blev vi 2016 Di Gaseller och ett av Sveriges 25 snabbast växande Gasellföretag. Nu ökar vi takten ytterligare tillsammans med Alfvén & Didrikson, dubblerar utvecklingsstyrkan och öppnar ett helt nytt kontor, den här gången i Göteborg.
Investeringsfirman Alfvén & Didrikson har varit delägare i Kleer sedan 2016 och utökar nu sin investering i bolaget med 23 miljoner kronor. Vid den nuvarande investeringen värderas Kleer till 100 mkr. Bland Alfvén & Didriksons investeringar finns flera andra snabbt växande bolag som Trustly, Quinyx, Acast och Airmee.
Det sker mycket innovation inom redovisningsbranschen just nu och många nya digitala redovisningsbyråer startas. Nästan alla vänder sig dock till de allra minsta företagen med en eller ett par anställda. Kleer är det enda bolag vi känner till som har en tillräckligt komplett lösning för att kunna hantera större företag och vi är övertygade om att det är där nyttan med digitaliserad bokföring i realtid är som störst. Vi är sedan ett år tillbaka kunder i Kleer själva och har numera kontroll i realtid över vår ekonomiska information, berättar Måns Alfvén, delägare i Alfvén & Didrikson och styrelseordförande i Kleer.
Nyligen gjorde Di Digital en intervju med Olle Rydqvist, medgrundare och VD på Kleer. Här hittar du artikeln i Di Digital.
Boka en demo
Över 1000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
Sedan starten 2011 har Finance-as-a-Service företaget Kleer (tidigare PE Accounting) gått från 0 till dagens 160 kunder och en omsättning på 19 miljoner kronor. Alfvén & Didrikson investerar därför drygt 15 miljoner kronor i bolaget. Pengarna kommer primärt att finansiera en planerad expansion. Vidare kommer ytterligare investeringar att göras i produktutveckling, bland annat för att kunna stödja nya marknader.
Vi i styrelsen konstaterade för något år sedan att vi efter de första årens bolagsbyggande nu behövde hjälp att sätta ut riktning och strategi för framtiden. Då vi alla tre älskar vårt jobb och vill fortsätta att arbeta operativt, var det nödvändigt att ta hjälp av en strategiexpert för att ta Kleer till nästa nivå. Genom flera gemensamma beröringspunkter kom vi i kontakt med Alfvén & Didrikson och det blev en perfect match, säger Olle Rydqvist, tidigare VD och medgrundare av Kleer.
Alfvén & Didrikson gör investeringar i små och medelstora onoterade nordeuropeiska företag med potential för skalbar, internationell tillväxt. Bolaget har få restriktioner för sina investeringar och har möjlighet att gå in med ett livslångt investeringsperspektiv.
Vi tror att redovisningsbranschen de närmsta åren kommer att genomgå en stor förändring mot ökad digitalisering och automatisering. I Kleer har vi hittat den aktör i Sverige som är bäst positionerad för att leda denna förändring genom sin helt unika kombination av egenutvecklad mjukvara och optimerade tjänsteprocesser. Vi ser fram emot att, tillsammans med Kleers fantastiska team, få vara med och avskaffa pappersbokföringen och hjälpa alla tjänstebolag att bli effektivare och få ökad kontroll på sin verksamhet, säger Måns Alfvén, grundare av Alfvén & Didrikson.
I samband med affären blir Alfvén & Didriksons Ken Liebkind och Måns Alfvén del av Kleers styrelse. Alfvén går även in som ordförande. De tre grundarna Andreas Granstedt, Matthias Hjalmarsson och Olle Rydqvist sitter fortsatt kvar i styrelsen och den tidigare ordföranden Granstedt förblir den största aktieägaren även efter transaktionen.
Kleer erbjuder en molnbaserad lösning för en helt outsourcad ekonomifunktion. Bolaget tillhandahåller såväl personlig service, samt ett egen utvecklat löne- och ekonomisystem och är specialiserat på tjänsteföretag — främst SaaS- och konsultbolag såsom Kvadrat, Webstep och Upsales. Kleer är grundat av Andreas Granstedt, Matthias Hjalmarsson och Olle Rydqvist.
Alfvén & Didrikson är ett bolag som investerar i tillväxtföretag. A&D grundades av Hjalmar Didrikson, med bakgrund från bl.a. UBS och EQT, och Måns Alfvén, tidigare Boston Consulting Group, Business Sweden och CMA Medical AB. VD är Maria Åhr som har en lång bakgrund från Goldman Sachs.
Boka en demo
Över 2000 bolag har redan hoppat på framtidens sätt att driva företag. Är det din tur nu?
