Kvittohantering och utlägg är inte det hetaste ämnet, vi vet. Det är ofta något som många ser som krångligt, tidskrävande och onödigt administrativt.

En studie från KTH visar att effektivitetsvinsterna kring utläggshantering är enorma. De mest effektiva företagen hanterar sina anställdas utlägg på i snitt 8 minuter. För de minst effektiva tar det 10 gånger så lång tid att administrera utlägg, alltså hela 80 minuter. Genomsnittstiden för företagen i undersökningen var 24 minuter för att hantera utlägg, det vill säga tiden från start tills dess att utlägget är processat och utbetalt. Skillnaden mellan 8 och 80 minuter är enorm, särskilt på årsbasis. Därför är det hög tid att automatisera det som går i utläggshanteringen och minska tidssvinnet.

Vi vet att utläggsredovisning är förknippat med huvudvärk för det flesta, men tänk om det inte var så. Tänk om du kunde ut och luncha idag och redovisa utlägget med ett klick direkt efter lunchen. Skulle det spara tid och frustration för dig som anställd? Ja. Skulle det spara tid för ekonomiavdelningen? Massor.

Våga utmana traditionell kvittohantering och gör bjudlunchen smidig och enkel att redovisa! Det som behövs är att automatisera så mycket som möjligt från själva kortköpet till bokföring och utbetalning av utlägget.

Det finns givetvis många olika sätt att automatisera denna process. För att de anställda och ekonomiavdelningen ska få en smidig och sömlös hantering med så lite manuella mellansteg som möjligt så behöver ni ha företagskort som är kopplade till ert affärssystem. Ni behöver en process där bokföring, redovisning och utbetalning hanteras så automatiserat som möjligt.

Processen blir då:

1. Du bjuder din kund på lunch och betalar med företagskortet.
2. Köpet dyker upp direkt i affärssystemet och bokförs direkt
3. Du får en notis om kortköpet och en påminnelse om att hantera utlägget direkt. Du behöver endast fylla i vem du bjöd på lunch exempelvis samt fota kvittot.
4. Därefter sker det mesta automatiskt, det vill säga bokföring och utbetalning av utlägget skapas så snart du klickat skicka in.
5. Den ansvariga attesterar med ett klick och du får ditt utlägg utbetalt.

Du frigör tid och missar aldrig mer ett utlägg! Du slipper dessutom ligga ute med pengar som anställd.

När du är ute på lunch kan det vara skönt med flexibel kvittohantering direkt i mobilen. Fota och ladda upp ditt utlägg direkt i en app på vägen tillbaka till kontoret eller ha integrerat företagskort som sköter det mesta och du behöver bara godkänna med ett klick.

Medarbetare och användare kan administrera och godkänna sina egna utlägg smidigt, samtidigt som ledning eller interna administratör har tydlig översikt i systemet. Du får koll på ekonomin och slipper otrevliga överraskningar.

Ett underliggande regelverk styr hur bokföringen ska se ut, och i samband med slutattest bokförs utläggen automatiskt. Det enda användaren behöver tänka på är att fylla i typ av utlägg, land, summa och moms. I många fall kan systemen dessutom fylla i i förväg för dig.

Eftersom varje användare har tillgång till historisk information kan de tydligt följa och hitta sina egna utlägg. Ekonomiansvariga, chefer och revisorer kan enkelt följa varje utlägg ner i minsta detalj hela vägen från viktiga rapporter.

Är ni ett Saas-eller tjänstebolag med minst 5 anställda som vill förenkla utläggshantering och lägga tiden på mer värdeskapande arbete? Då bjuder vi gärna dig på en lunch där vi visar vi hur ett integrerat företagskort kan hjälpa dig att spara tid och huvudvärk!

Det finns en rad kriterier som definierar vilka företag som blir Di Gaseller. Det viktiga är helhetsbedömningen där en rad parametrar vägs in som visar på en sund verksamhet. Vi är förstås stolta över att ännu ett år lyckas med att uppfylla de hårda Gasellbolagskriterierna. Här kan du läsa mer exakt om kriterierna och hur vi uppfyller dessa.

Workamo har sedan våren testat sin beta version med utvalda kunder och resultatet är, enligt Workamo själva, över förväntan. Bland annat har giggare helt utan digital kunskap lyckats fakturera sina kunder inom ett par minuter. Plattformen är enligt grundarna byggd utifrån två perspektiv företagen som anlitar giggare och giggarna själva. Syftet är att sticka ut från branschen i övrigt där man oftast valt att helt utgå från giggaren.

– Det här är helt rätt i tiden. De senaste månadernas stora konjunktursvängningar har fått både arbetsgivare och arbetssökande att leta efter nya modeller. Tekniken har dessutom kommit så långt att mycket kan skötas per automatik tillsammans med PE Accountings lösning och EPTI’s teknik. Eftersom Workamo står på denna digitala grund behöver vi inte anställa mycket personal för att göra det vi gör, vilket i sin tur leder till att vi kan hålla nere både kostnader och administration för frilansare och företag, berättar Olof Norlander, VD på Workamo.

– För oss på PE Accounting är det här ett första steg för att kunna erbjuda fler aktörer möjligheten att skapa nya tjänster och plattformar med hjälp av vår teknik. Vi säkerställer helt enkelt att allt kan skötas så automatiskt som möjligt och är både pålitligt och säkert. Min förhoppning är att många fler än Workamo ser möjligheterna med att skapa nya spännande tjänster där vi kan underlätta administrationen. Den så kallade ”gig-ekonomin” är bara ett område där vi nu och på sikt kan göra stor skillnad, förklarar Olle Rydqvist, medgrundare och CEO på PE Accounting.

– Med en plattform som Workamo blir det helt enkelt mer kostnadseffektivt att vara frilansare eller för den delen ta in rätt kompetens vid rätt tillfälle som företag. Det är något vi på EPTI själva kan se behövs när vi satsar tillsammans med våra olika startups och partners. Alla vill kunna fokusera på det de är bäst på. Du ska inte behöva vara ekonom för att kunna erbjuda dina tjänster till andra eller vara rädd för extra administration om du vill köpa dem”, säger Måns Pontén Söderlind, Vice VD & Partner på EPTI.

Workamo gör det möjligt för både frilansare och företag inom gigekonomin att enkelt ta och få betalt till ett lågt pris. Allt är försäkrat med schyssta villkor och det mesta sker helt på automatik bland annat genom ekonomisystemet PE Accountings välbeprövade system och processer för redovisning.

PE Accounting är en kombination av redovisningsbyrå och ekonomisystem med fokus på att automatisera den traditionella manuella redovisningen med sitt egenutvecklade system, hålla hög servicenivå och leverera så realtidsuppdaterade beslutsunderlag som möjligt.

Tjänsten är helt skalbar och fungerar lika bra för företag med 5 som 500 anställda. Kunderna består till större delen av tjänsteföretag som säljer timmar, fasta arvoden eller digitala tjänster. PE Accounting används av fler än 750 bolag och 20.000 användare (Sept 2020).

Sedan början av 2019 är SEB delägare och PE Accounting har blivit Di Gaseller senaste fyra åren med en tillväxt om 50% årligen mot föregående år.

Läs mer om PE Accounting – redovisningsbyrå och ekonomisystem.

EPTI är en venture builder som grundades i Stockholm 2017 och finns på åtta platser i Europa. Med en kombination av mjukvaruutvecklare, entreprenörer, designers och investerare så arbetar vi efter devisen ”we empower innovation”.

Genom att använda distribuerade team för att bygga, investera i och transformera idéer globalt har EPTI en bred bas av kompetenser och erfarenheter både inom varierande industrier och platser runt om i världen.

Presskontakt EPTI:
press@epti.com
Läs mer om EPTI

Under de senaste åren har PE Accounting hjälpt hundratals tjänsteföretag att ställa om sina ekonomiprocesser, allt från små företag med ett tiotal anställda till konsultjättar med flera hundra. Målet för samtliga har varit att ha kontroll över siffrorna hela tiden och kunna sköta allt på distans. Det häftiga är att vi har lyckats bra och kommit långt med både teknik och processer.

Förhoppningsvis kan denna erfarenhet inspirera företag till att bli lite proaktiv och lyfta behovet av plats- och personoberoende redovisning redan till nästa lednings- eller styrelsemöte.

PE Accounting vill även passa på och tipsa om vår guide ”Roadmap för automatiserade ekonomiprocesser” som du kan läsa för att få lite extra stöd i den interna dialogen.

Det kan låta lite som en utopi men faktum är att tekniken har kommit så långt att det är fullt möjligt att arbeta mer eller mindre helt person- och platsoberoende med företagets ekonomi, även utan stora komplexa ERP-system och årslånga omställningar med en massa dubbelarbete. Det har bland annat blivit möjligt tack vare att fler systemleverantörer och banker öppnat upp för bättre integrationer, att allt kan ske i ”molnet” och att hybridbyråer som kombinerar både redovisningskunskap, hög servicenivå och egna system utmanar traditionella aktörer.

Smartare system har dessutom underlättat processerna med alltifrån inläsning och tolkning till transaktionsflöden och rapporter. Utvecklingen går helt enkelt snabbt framåt och ni har möjligheten att ställa om i tid. Teknikens hävstångseffekt i form av effektivisering kommer bara öka och då är det lika bra att ni har allt på plats för att hänga med.

PE Accounting har arbetat länge med både revison och implementering.  De flesta företag vi träffar har väntat med att göra en förändring tills det uppstått en allvarligare situation. Detta på grund av att de upplevt det som ett stort och riskfyllt beslut att byta ekonomisystem eller redovisningsbyrå. Då är tyvärr skadan ofta redan skedd.

De är onödigt att vänta. Det borde ligga i allas intresse att kunna arbeta smartare, att siffrorna stämmer och att alla kan arbeta varifrån de vill utan att det påverkar företagets redovisning och kontroll över ekonomin. I slutändan kan det vara en faktor som skiljer er från konkurrenter genom att ni har den effektivaste organisationen och dessutom har realtidsuppdaterade beslutsunderlag för att attackera en marknad under ständig förändring.

Det kanske är svårt att veta var ni ska börja, så vi vill tipsa om vår roadmap som är full med workshops, mallar, listor, jämförelsetabeller och annat matnyttigt som underlättar er resa mot en plats- och personoberoende ekonomifunktion. Oavsett var ni befinner er så finns det konkreta tips som hjälper er vidare. Du kan förstås fråga mig eller mina kollegor också om du vill veta vad som fungerar för er bransch. Vi är specialister på tjänsteföretag, så där kan vi ge konkreta tydliga svar.

Nedanför finner ni några korta beskrivningar av innehållet och vad ni kan få ut av de olika delarna.

I den här delen får ni övningar och mallar för att kunna prata om hur ni arbetar idag, vad det egentligen kostar och vilka risker som finns. Läs för att få lite tankeställare eller djupdyk om ni har tid med en mer komplex intern analys.

• Inventera befintliga system
• Visualisera informationsflöden
• Uppskatta tid- och kostnader för ekonomiadministration
• Gör en enkel riskanalys

Här berättar vi mer om vad som är möjligt att automatisera och ger lite tankeställare kring hur ett förändringsarbete kring redovisningen skulle påverka er. Ni får dessutom lite tips för hur ni kan tänka kring uppföljning när siffrorna blir realtidsuppdaterade.

• Vad går att automatisera?
• Vad är möjligheten med automatisering?
• Hur påverkar automatisering era beslut?

En viktigt del för att verkligen ställa om till något nytt är att kunna jämföra tjänster och system eller hybridleverantörer. Det är förstås inte så lätt. Här får ni både förklaringar till vad som är digital- och automatiserad redovisning, vilka krav ni kan ställa på leverantörer och hur ni jämför dem.

• Manuell, digital- eller automatiserad redovisning?
• Ställ rätt krav på redovisningsleverantörer
• Krav vid implementering
• Skapa frågebatteri för att jämföra leverantörer

Automatisering av redovisning innebär att det i princip behöver bli 100% rätt, 100% av tiden. Det ställer höga krav på att ni får hjälp från början för att inte det ska bli fel som sedan upprepas i all oändlighet.

• Förberedelser
• Uppsättning
• Live
• Avstämning & överlämning

Ladda ner Roadmap del 4: Implementering.

I vår kunskapsbank hittar du samtliga delar av ”Roadmap för automatiserade ekonomiprocesser” inklusive mallar för jämförelser med mera.

Hör gärna av dig direkt till oss om du behöver hjälp längs vägen. Vi kan både ses helt platsoberoende eller på plats på något av våra kontor i Stockholm, Göteborg eller Malmö.

Vi är specialister på tjänsteföretag med 5-500 anställda och har många nöjda kunder.

Under de senaste månaderna när skolor stängts och det har varit svårt att träffas har barnen i många fall farit ännu mer illa. Nu när samhället börjar öppna upp igen är behovet av stöd enormt och både privatpersoner, politiker och företag kan göra stor skillnad. Vi intervjuar Elin Hågeby Caceido som är Generalsekreterare på Maskrosbarn.

”Stängningen av skolor för de lite äldre barnen och social distansering var verkligen en stor utmaning. Det gjorde det betydligt svårare för oss att nå fram med vårt stöd. När ingen styr upp rutiner och barnen inte har någon tillflyktsort ökar deras utsatthet med mer hot och våld i hemmet som resultat. Att ha hemmet som bas för egen skolgång och dessutom ha det som platsen du ska ta emot stöd fungerar väldigt dåligt för barnet när det finns en överhängande hotbild i form av föräldrar som mår dåligt. Både vårt stödarbete och påverkansarbete påverkades på olika sätt och krävde att vi tänkte om,” berättar Elin.

För att hantera situationen har Maskrosbarn anpassat sitt stödarbete:

• Direktkontakt med behövande.
• Ökad tillgänglighet i chatten.
• Skapandet av en digital ungdomsgård på Snapchat.
• Stödsamtal via Facetime och Zoom.
• Träffar i mindre grupper utomhus.

Tack vare hårt arbete och kreativitet har organisationen fortsatt att stötta barnen trots utmaningarna.

Samhället öppnar nu upp igen och behovet av hjälp är enormt. Tillsammans med stöd från privatpersoner, politiker, samhällsfunktioner och företag kan Maskrosbarn göra stor skillnad men det kräver också mer resurser och engagemang. Det är något de jobbar hårt med – att både öka medvetenheten i samhället och få fler att bidra till en positiv utveckling.

”Nu när vi som individer, företag och samhälle måste jobba oss upp från en för många tuff situation är det verkligen värdefullt att visa att vi bryr oss. Det är läge att engagera sig nu när det verkligen behövs”, förklarar Elin.

Så engagerar du dig eller ditt företag i Maskrosbarn

Barnkonventionen blev lag den 1 januari i år och i artikel 19, som handlar om våldsutsatthet, är det tydligt att alla former av våld strider mot barns rättigheter. Trots detta finns det idag ett otroligt begränsat skydd för barn som utsätts för våld.

”Vi försöker hela tiden påverka politiker och beslutsfattare för att få till ett bättre skydd för våldsutsatta barn, bland annat genom barns egna berättelser. I år släppte vi rapporten ’Jag tyckte jag bodde i helvetet’, där ungdomar berättar om hur det känns att bli utsatt för våld av den som står dem allra närmast,” säger Elin.

”81 procent av ungdomarna i rapporten har blivit utsatta för psykiskt våld och 54 procent för materiellt våld. De berättar om sådant man kanske inte tänker på, till exempel hur svårt det är att beskriva det psykiska våldet och att det gör precis lika ont som det fysiska våldet, fast på insidan,” fortsätter hon.

Barnen måste få hjälp direkt och samhället måste få upp ögonen för hur utsatta och i många fall maktlösa barnen faktiskt. Maskrosbarn erbjuder olika typer av stöd och påverkansarbete för att hjälpa utsatta barn och öka medvetenheten i samhället. Dessa inkluderar följande:

• Kurator online
• Ungdomsgårdsverksamhet
• Coachprogram
• Stödsamtal
• Coach Online
• Chatt
• Helgläger
• Lovläger
• Barnombud
• Föreläsningar
• Rapporter
• Julklappsevent
• Maskrosbarnpodden

”Vi behöver ännu mer stöd från företag som precis som PE Accounting ställer upp med sponsring och engagemang. De företag som stöttar oss tycker samarbetet med Maskrosbarn är ett bra sätt att visa utåt att man som företag är med och påverkar sin närmiljö och på samma gång väcka ett stort internt engagemang. Det finns ofta anställda med erfarenheter från sin egen uppväxt som kan relatera till vår målgrupp,” förklarar Elin.

”Vi utformar samarbeten med företagen vi jobbar med så att de passar alla. Vi kan utbilda medarbetare i vår fråga så alla får en grund att stå på och sedan ta det vidare utifrån vad alla vill med samarbetet. Den som har rätt förutsättningar kan vara coach till en ungdom eller volontär i vår chat. Det finns de som har skapat t.ex. egna insamlingar, turneringar och auktioner eller kommit till oss och hjälpt till,” berättar Elin.

”Varje år slår vi in julklappar till Maskrosbarns barn och ungdomar tillsammans. Där träffas företag och ambassadörer och kan nätverka och slå in paket tillsammans”, fortsätter Elin.

Det går även bra att som privatperson helt enkelt ge en engångsgåva eller stödja oss varje månad.

”Till skillnad mot ett företag som har något att sälja så ökar inte våra inkomster när efterfrågan av vråt stöd ökar. Varje krona är verkligen viktig och gör skillnad, särskilt nu”, förklarar Elin.

Som organisation måste Maskrosbarn till varje pris hålla nere både kostnader i tid och pengar för övergripande administration. PE Accounting har till en stor del möjliggjort detta.

”Generellt passar PE Accounting mig och Maskrosbarn extremt bra. Vi har omkring 150 timanställda och 25 som jobbar heltid utan att det kräver någon direkt administration från oss, det bara flyter på och fungerar som det ska,” berättar Elin.

”Vi vet precis vad det kommer att kosta, då PE Accounting har ett fast månadsarvode där allt ingår. Det mesta sköts dessutom på automatik. Perfekt för oss som måste vara petiga in i minsta lilla detalj och samtidigt ägna all tid och resurser vi kan för att hjälpa de som är mest utsatta i samhället,” förklarar Elin.

”Det är väl lika bra att vara ärlig. Det tog en stund innan allt var mer eller mindre automatiskt. Vi har väldigt specifika krav och regelverk som påverkar just vår typ av verksamhet. För att det skulle fungera och vara så automatiserat som möjligt samarbetade vi med PE Accountings implementeringsteam och konsulter. Vi identifierade de viktiga processer som behövde fungera löpande och anpassade allt för att redovisningen i slutändan skulle bli rätt. När allt var på plats däremot så var det helt optimerat och en otroligt värdefull investering för oss. Inte bara nu, utan även på sikt,” avslutar Elin.

• Extremt smidig tidrapportering och lönehantering kopplat till all annan redovisning.

• Enkelt för mig att ha kontroll över kostnader med fast månadsarvode.

• Allt är väldigt transparent och jag kan alltid följa varje siffra ner i minsta detalj.

• Hög personlig service och extra engagemang när det verkligen behövs.

• Minimalt med administration för mig och hela organisationen gör att vi kan fokusera på rätt saker.

• Kunnigt implementeringsteam som verkligen kan hjälpa till under själva omställningen från tidigare system och arbetssätt.

Så engagerar du dig eller ditt företag i Maskrosbarn

– Det gick väldigt fort. En av våra stora kundgrupper, restauranger, var bland de som snabbt drabbades hårdast av krisen. När de flesta stannade hemma och inte gick på restaurang uteblev restaurangernas beställningar från oss. Vi förlorade närmare 50% av vår omsättning och det krävdes att vi tänkte om för att överleva, berättar Lill Grebing.

– Vi fick ställa om vår logistik, ta fram helt nya typer av erbjudanden och förbättra vår webshop för att nå ut direkt till privatpersoner. Vi satsade även på en något annorlunda örtprovning. Vi erbjöd redan innan krisen örtprovningar på plats i Sickla med visningar av vår odling. Vi hade även en dialog med Atrium Ljungberg som ville erbjuda framtida boende i deras nya stadsdel Nobelberget en örtprovning där deltagarna också skulle ges möjlighet att få lära känna sina nya grannar. När det blev svårt att träffas fysiskt arbetade vi tillsammans fram en digital örtprovning istället. Resultatet blev att vi levererade ett kit med en rad ovanliga örter direkt hem till dem som skulle delta och sände örtprovningen live. Det blev väldigt lyckat, och även om de kanske inte lärde känna varandra lika mycket fick de en annorlunda och smakrik upplevelse, fortsätter Lill.

– Örtprovningen finns nu inspelad och på så sätt kan vi nu erbjuda vem som helst som vill prova nya smaker att göra det när de vill. De behöver bara beställa hem ett kit via vår hemsida och sedan aktivera den digitala örtprovningen. Det är enkelt att ta del av och vi har fått väldigt positiv feedback av de som testat hittills, förklarar Lill.

– Vi odlar vertikalt med hjälp av ett recirkulerande vattensystem, så kallad hydroponi, i en ombyggd fraktcontainer. På så sätt kan vi odla med 90% mindre vatten än vid vanlig odling och helt utan jord. Tack vare att vi kan styra klimatet in i minsta detalj så kan vi säkerställa att det blir så smakrikt och näringsrikt som möjligt, året om. Med hjälp av vertikal odlingsteknik och möjligheten att odla året runt, kan vi skörda 3-4 ton grönsaker per år, på en yta lika stor som två parkeringsplatser, berättar Lill.

– Vi vill bidra till en riktig förändring. Vi tror att många har tappat anknytningen till maten vi äter. Dagens livsmedelsproduktion sker oftast storskaligt och långt bort vilket gör att vi har svårt relatera till hur den har producerats. Hos oss odlas allt lokalt och det går det till och med att följa vad som sker i odlingen genom ett fönster och beställa hem dagens skörd. Det ger en svårslagbar närhet och bättre förståelse för vad vi äter, fortsätter Lill.

– Något som betytt otroligt mycket för oss har varit det personliga stöd vi har fått genom hela implementeringen. Där har vi kunnat prata om hur själva processerna ska se ut för att det ska vara möjligt att arbeta effektivt och kunna fokusera på vår odling, fortsätter Lill.

– Det personliga bemötandet, tålamodet och erfarenheten vi har fått ta del av har bidragit enormt mycket till oss och gjort det möjligt att driva vår typ av verksamhet så effektivt det bara är möjligt. Jag ser mycket positivt på framtiden, både för lokalt odlade grödor och automatiserad redovisning. Nu återstår bara att fortsätta kämpa för att nå ut och bidra till en förändring som består, avslutar Lill.

– Vi är på många sätt en annorlunda typ av verksamhet än vad PE eller för den delen kanske någon annan redovisningsbyrå och ekonomisystem är vana vid att hantera. Det gjorde att vi behövde mycket hjälp i början för att komma igång och hitta ett sätt att sköta redovisningen så effektivt som möjligt, säger Lill.

– Något som betytt otroligt mycket för oss har varit det personliga stöd vi har fått genom hela implementeringen. Där har vi kunnat prata om hur själva processerna ska se ut för att det ska vara möjligt att arbeta effektivt och kunna fokusera på vår odling, fortsätter Lill.

– Det personliga bemötandet, tålamodet och erfarenheten vi har fått ta del av har bidragit enormt mycket till oss och gjort det möjligt att driva vår typ av verksamhet så effektivt det bara är möjligt. Jag ser mycket positivt på framtiden, både för lokalt odlade grödor och automatiserad redovisning, avslutar Lill.

Beställ örtprovning och grönsaker i Cubegreens webshop.

Vi skriver löpande artiklar om hur våra kunder hanterar de utmaningar som började med coronakrisen. På så vis hoppas vi kunna bidra med inspiration till andra som befinner sig i en liknande situation och samtidigt visa hur redovisning med PE Accounting på olika sätt kan vara ett stöd när det sker stora förändringar i vår omvärld.

Artikeln är en del av vår artikelserie om våra kunders utveckling under coronakrisen där vi pratar om hur de mött nya utmaningar på olika sätt.

– Många eventbolag tvingas helt ställa om och några tyvärr läggas ner. Alla överlever helt enkelt inte månad efter månad utan uppdrag. De som klarar sig är de som har en god ekonomi i grunden eller som har en stark nisch. Vi har varit väldigt framgångsrika och haft kontroll över vår ekonomi vilket gör att vi inte går under av att behöva vara i viloläge några månader. Vi har dessutom under krisen kunnat accelerera en omställning till helt hållbara events vilket ger oss en unik position där vi kan göra skillnad på sikt, trots en osäker omvärld, berättar Anna.

– Mail efter mail och samtal efter samtal fullkomligt rasade in från kunder som ville boka om eller helt avboka sina events. Det resulterade i en nästan tom kalender fram till oktober, berättar Anna.

– Vi hade tappat 97% av vår omsättning relativt samma period förra året trots att vi har många riktigt nöjda kunder och ett enormt starkt nätverk. Det var ett nytt läge vi på kort tid helt enkelt blev tvungna att bara acceptera, säger Anna.

– Vi behövde inte säga upp några kollegor då vi i stor utsträckning arbetar med konsulter men fick lov att permittera alla fast anställda. Det tog ett par veckor att ställa om. Det blev en stor sorg och saknad av att inte få jobba med det vi brinner för. Inte bara för mig själv och Hermes Group utan även för den långa lista av underleverantörer som vi jobbar med och som också drabbats. Från bonden som levererar råvaror till restauranger och cateringfirmor till eventlokaler, teknikbolag, dekorföretag, föreläsare och artister, avslutar Anna.

– Har vi inte fysiska möten så finns vi inte. Forskningen säger dessutom att närheten och samhörigheten med varandra är avgörande för att vi människor ska må bra och känna engagemang på vår arbetsplats. För företag är det dessutom avgörande för att bygga en positiv företagskultur och nå fram med sina budskap och påverka gemenskapen på riktigt. Vi kommer aldrig att släppa de fysiska mötena men vi har tvingats att ställa om och hitta nya sätt att möta den rådande situationen, berättar Anna.

– Vi kombinerar nu digitala lösningar med fysiska. Vi har tex skapat upplägg för friluftsdagar i vår härliga natur med uppdelning i små grupper och virtuella stationer för att “möta hela teamet, picknick på olika platser men med uppkoppling till varandra och after works med peppande festpaket till dörren, säger Anna.

– Den stora utmaningen har inte varit att komma på innovativa och nya sätt att ses på, vi är ju vana vid att ta fram kreativa koncept. Företagen har däremot haft svårt att ta beslut med åtstramade budgetar och stor osäkerhet kring framtiden, beskriver Anna.

Här kan ni läsa mer om Hermes Group och ta ett hållbart beslut om nästa event, vare sig det gäller digitala, fysiska eller kombinerade event.

– Vi har sedan två år tillbaka börjat jobba strategiskt med att föra in hållbarhet i eventbranschen. Med krisen blir det ännu mer tydligare för oss hur viktigt hållbarhet är för både oss som individer, för företagen och för vår värld. Förutom att göra våra kunder nöjda finns behovet av att driva något stort och samtidigt påverka och inspirera våra kunder att tänka i samma banor. Behovet av att göra skillnad och känslan av att göra rätt är positiv både för oss, våra kunder och för de leverantörer, gäster samt eventteam som tillsammans bidrar och deltar på våra events. Det här satsar vi stenhårt på, säger Anna.

– Krisen har dessutom inneburit att eldsjälarna i Hermes Group har fått tid att arbeta ideellt med klimat- och hållbarhetsfrågor som i sin tur har gjort Hermes Group starkare. Tillsammans med mina kollegor Rebecca Pettersson och Vianei Hermes har vi startat den ideella organisationen Climate First som ett helt separat projekt. Climate First gör det möjligt att arbeta ideellt och på allvar utveckla ett starkt hållbarhetsarbete och hjälpa företag och privatpersoner att göra skillnad, berättar Anna.

– Tillsammans med våra tidigare erfarenheter och vårt starkare hållbarhetsfokus ökar vi vår kompetens, tar vår plats i viktiga diskussionsforum och bygger ett starkare nätverk av viktiga aktörer. Detta hoppas jag ger oss ökad trovärdighet och ett högre förtroende till oss som hållbart eventföretag. Jag är en optimist i själen och försöker alltid vända det som är negativt till det positiva. Trots allt elände som denna pandemi medför så är detta ändå en positiv effekt, fortsätter Anna.

– Vi ser till att det finns en grön hållbar tråd genom hela eventet och resan. Våra projekt genomgår alltid en seriös hållbarhetsanalys där vi identifierar CO2 utsläppen. Målet är att klimatreducera istället för att klimatkompensera och i bästa fall uppnå klimatpositiva event, berättar Anna.

– Vi kommer att jobba ännu mer med destinationer som är nära och som gärna har en koppling till naturen. Det känns helt underbart att kunna paketera upplägg på platser som är närmre oss. Det finns så mycket att uppleva i Sverige och i Norden som jag tror att många glömmer bort. Det gör det också möjligt att resa fossilfritt, äta lokalproducerat, fokusera mer på hälsa, välmående och engagemang,” förklarar Anna.

– Under krisen ställde PE om extremt snabbt, både genom nya stödåtgärdsfunktioner i systemet och med direkt konsultation för att hjälpa oss, helt utan att ta extra betalt. Det gjorde att det gick väldigt smidigt med hela omställningen för bland annat korttidspermiteringarna.

– Vi har även fått direkt stöd med att anpassa vårt samarbete utifrån våra nuvarande förutsättningar, det var aldrig något prat om att vänta ut kontraktsperioder eller liknande. Information kring alltifrån stödåtgärder och risker till hur vi kan hantera en situation som på många sätt är väldigt oklar har dessutom varit väldigt bra och ständigt uppdaterad, berättar Anna.

– Det var flera år sedan vi blev kunder och det har alltid varit extremt enkelt att använda PE Accountings tjänst och system. Innan PE hade vi väldigt ineffektiva rutiner och inte alls samma insyn. Utan PE hade vi helt enkelt aldrig haft en så effektiv ekonomirutin. Vi har verkligen kunnat växa med både systemet och tjänsten som en framgångsfaktor, berättar Anna.

– När vi väl satt rätt rutiner med stöd från PE Accountings implementeringsteam har vi kunnat köra på utan att det blir problem. Vi använder det mesta som finns i systemet och har blivit extremt bra på att jobba med periodiseringar och ekonomi i varje projekt och har full kontroll över arbetade timmar in i minsta lilla detalj. Med den nya likviditetsrapporten är det dessutom enklare än tidigare att veta precis hur det går just nu och även planera för framtiden, fortsätter Anna.

– 2019 blev vi Di Gaseller och vi har delvis verkligen lyckats för att vi har kontroll. Det kommer en tid framöver när det vänder och då finns vi där för att driva hållbarhet och starka event med total kontroll över precis allt och fokus på att göra riktig skillnad. Det ser jag fram emot, avslutar Anna

Jenny Alfvén, Produktchef på PE Accounting, berättar om företagets nya innovation:

– Det blir alltid väldigt mycket administrativt arbete inför varje koncernredovisning och underlaget går inte att använda för att fatta beslut på daglig basis. Konsekvensen blir att du inte får den snabbrörlighet som krävs i en alltmer global och digital värld. Det blir ett hinder som får konsekvenser för bolags insyn i utvecklingen på koncernnivå och därmed deras förmåga att fatta datadrivna beslut. Det här är något många företag bett oss utveckla under en lång tid, så det känns bra att vi äntligen kan berätta om denna nyhet. Till en början gäller det tjänsteföretag som är verksamma i Sverige. Vi har några företag som redan kör detta live, men kan börja ansluta fler senare i höst, troligtvis från november, förklarar Jenny Alfvén.

Olle Rydqvist, medgrundare och CEO:

– Vår vision har sedan starten varit att kunna automatisera redovisningen så att det blir ett uppdaterat beslutsunderlag istället för myndighetsrapportering. Det gör att mer resurser kan ägnas åt värdeskapande aktiviteter istället för manuell administration. Denna nyhet driver utvecklingen ett steg närmare det målet. Vi har ju lyckats med den löpande redovisningen på bolagsnivå så nu ökar vi takten och tar ett grepp om koncernredovisningen också. Jag tror det är extremt viktigt att den här förändringen kommer nu när så många företag inser hur snabbt saker kan vända. Det blir helt enkelt nödvändigt att ha kontroll i realtid även på koncernnivå, förklarar Olle Rydqvist.

Det här är den första versionen av koncernredovisningen i PE Accountings ekonomisystem och redovisningstjänst. Fler uppdateringar kommer löpande då de ser koncernredovisning som en prioriterad nyckel till att förenkla livet för medelstora tjänsteföretag.

– I den första versionen av modulen går det att på koncernnivå följa en resultat- och balansrapport som bägge innehåller drill down möjligheter och går att gruppera på konto- och bolagsnivå. Resultatrapporten kan även grupperas per kategori/dimension. Utöver detta finns en hjälpfunktion för koncernavstämning samt stöd för månadsvisa avskrivningar av goodwill i samband med förvärv, berättar Jenny Alfvén.

– Det stora värdet är att allt uppdateras live utifrån siffrorna från samtliga bolag du har i PE Accounting och allt går att följa ner till minsta lilla detalj. Du får en helt unik möjlighet att följa din koncern och se allt som sker precis idag och inte vänta upp till ett år till nästa koncernredovisningstillfälle. Det här blir extra kraftfullt för dig som är Controller, VD och Ekonomichef som kan ägna mer tid åt analys och beslut istället för utredningar och rapporter förklarar Jenny Alfvén.

Redovisningsbranschen förändras snabbt nu enligt PE Accounting och behovet av redovisning är större än någonsin när många bolag behöver hjälp med stödåtgärder till följd av de ekonomiska sviterna av att omvärlden förändrats av Covid-19.

– Utvecklingen i branschen går just nu rasande fort. Den kris många går igenom på grund av Covid-19 gör automatisering och möjligheten att jobba mindre plats- och personberoende till prioriterade frågor på ledningsnivå. En effekt blir att det är möjligt att i fler bolag lyfta frågan om automatisering av redovisningen till ledningsnivå och där även prata om vad som går att göra med just koncernredovisningen för att den ska bli mer effektiv, berättar Olle Rydqvist.

– För att möta efterfrågan har vi ökat takten på utvecklingen av bland annat koncernredovisning. Vi har även påskyndat utvecklingsarbete som stödjer våra kunders företag under krisen, exempelvis en likviditetsrapport, automatiska processer för stödåtgärder samt en ökad användning av maskininlärning för utlägg. Då vår affärsmodell bygger på fastpris istället för fakturerade timmar har vi även kunnat erbjuda all hjälp med stödåtgärder kostnadsfritt till våra kunder, något som jag tror är närmast unikt, förklarar Olle Rydqvist.

Då vår affärsmodell bygger på fastpris istället för fakturerade timmar har vi även kunnat erbjuda all hjälp med stödåtgärder kostnadsfritt till våra kunder, något som jag tror är närmast unikt,

– Koncernredovisningen hade varit bra att ha på plats redan innan krisen, men jag hoppas att den kan bli ett stöd som gör det lättare för fler företag att få ännu mer kontroll nästa år och i framtiden. Efter att ha varit igenom en så stor kris som den pågående så kommer kraven på leverantörerna av ekonomitjänster att öka och där är vi med som en drivkraft kring både automatisering och fullständig kontroll över ekonomin, avslutar Olle Rydqvist.

Den nya automatiserade koncernmodulen är från och med senare i höst möjlig att köpa som ett tillägg för PE Accountings egenutvecklade kombination av ekonomisystem och redovisningstjänst. Den fungerar till en början för Svenska bolag men en rad förbättringar ligger i utvecklingsplanen såsom möjligheten att ta in utländska bolag och stöd för internfakturering. PE Accounting fokuserar helt på tjänsteföretag i storleksordningen 5-500 anställda.

Hör av dig till din konsult och berätta att du är intresserad, så får du sedan mer information i takt med att den nya modulen kan demonstreras och implementeras för fler bolag.

Hör av dig till oss för att boka ett separat möte för demonstration så att du får en bild av vad som är möjligt för just din verksamhet med PE Accountings kombination av redovisningsbyrå och ekonomisystem.

My Dream Nows grundare Jonas Bygdeson berättar:

– Vårt mål är att inspirera ungdomar i prioriterade områden till att våga drömma om sin framtid och se ljust på den. Vi gör det genom att skapa inspirerande möten med yrkesverksamma på olika företag och i branscher ungdomarna annars inte skulle komma i kontakt med. När krisen kom tänkte vi att det nog skulle hålla på ett par veckor och började flytta fram de möten som låg närmast i kalendern. Sedan insåg vi att det skulle bli långvarigt och vidtog en rad olika åtgärder.

– Vi ordnade bland annat så att vi alla kan arbetar färre timmar och på samma gång fortsätta med våra aktiviteter, om än i ny form. Vi började planera för helt digitala event och prioriterade att bli färdiga med vår nya app som ska knyta ihop yrkesverksamma och ungdomar över hela landet, förklarar Jonas.

– Coronakrisen har drabbat många av områdena de här barnen bor i extra hårt, framförallt barnens föräldrar som förlorat jobb eller blivit sjuka. Vi kan helt enkelt inte stanna upp och vänta ut situationen när vi behövs mer än någonsin, fortsätter Jonas.

Leila Benjari, marknadsansvarig på My Dream Now berättar:

– Vi har valt att satsa mer på vår egen app. Den släpptes i sin andra version rätt nyligen. I appen kan elever söka upp de som har ett visst yrke och ställa frågor direkt till dem. Förhoppningen är att det kan leda till att elever sedan får besöka fler arbetsplatser och kan få inspiration kring olika yrkesval.

– Vi har många intresserade men saknar fortfarande en hel del yrken. Så det vore kul om så många som möjligt som läser det här skapar en profil i vår app och är med och inspirerar fler. Det kan betyda så otroligt mycket mer än vad man ofta tror. För en elev som har begränsad kunskap om sin omvärld har också svårt att se hur de ska ha möjlighet att bli något annat än det de ser omkring sig. Du behöver inte vara anställd på ett partnerföretag för att finnas med i vår app och göra skillnad, alla är välkomna, avslutar Leila.

Här laddar du ner appen och skapar din egen profil.

Petra Ramsten,  programkoordinator på My Dream Now, förklarar:

– De möten som i vanliga fall sker på arbetsplatser och skolor ersatte vi med digitala studiebesök och klasscoachträffar. Studiebesöken har vi lagt upp i tre steg för att få dem att fungera bra:

1. Företaget gör en film och skickar till klassen.
2. Barnen får titta och fundera.
3. Sedan möts alla digitalt och barnen får ställa frågor live.

Det har fungerat förvånansvärt bra. Grundskoleelever har haft webcam i klassrummet och deltagit tillsammans som grupp medan gymnasieelever har varit uppkopplade hemifrån, förklarar Petra.

– Vi har även arrangerat träffar för våra partners så att de får prata med varandra och planera tillsammans helt digitalt samt erbjudit utbildning i distansmötesteknik. De digitala träffarna öppnar upp för mer samarbeten över hela landet och kommer vara en del av vår verksamhet även efter krisen, avslutar Petra.

Jonas Bygdeson, grundare av My Dream Now berättar:

– Nu när det krisat har det varit väldigt värdefullt att ha våra redovisningskonsulter på PE Accounting som snabbt har satt sig in i situationen och kunnat vara rådgivande i det som sker. Flera av dem har dessutom varit med som klasscoacher och varit med på digitala studiebesök.

– PE Accounting har även utvecklat stöd i ekonomisystemet som är anpassade efter de nya stödåtgärder som kommit. Det har varit väldigt bra för oss och ett enormt stöd när allt förändras snabbt. Så vitt jag vet är PE Accounting det enda system som snabbt skapade automatiskt stöd för detta. De skapade dessutom en likviditetsrapport som vi fick tillgång till när krisen drog igång. Det upplevde vi som en väldigt seriös och positiv respons från deras sida på det som sker i omvärlden, säger Jonas.

– Generellt så är det en stor fördel för oss att använda PE Accounting som både ekonomisystem och redovisningstjänst. Vi har hela tiden väldigt god insyn i allt som sker i vår verksamhet och kan fokusera helhjärtat på skolor, elever och partnerföretag. Den tid vi annars skulle ägnat åt bokslut, utredningsarbete och bokföring blir helt enkelt effektivare och sköts mer på automatik, förklarar Jonas.

– Vi kan dessutom växa som organisation i princip hur långt som helst med en och samma tjänst, det är väldigt praktiskt när vi har höga målsättningar och vill hjälpa fler ungdomar och företag att lyckas nå sina mål, avslutar Jonas.

Vi skriver löpande artiklar om hur våra kunder hanterar de utmaningar som började med coronakrisen. På så vis hoppas vi kunna bidra med inspiration till andra som befinner sig i en liknande situation och samtidigt visa hur redovisning med PE Accounting på olika sätt kan vara ett stöd när det sker stora förändringar i vår omvärld.