Affärssystem

Affärssystem är ett program som organiserar ett företags information och verksamhetsprocesser som ekonomi, inköp, lager, försäljning och produktion. Det används främst för att förenkla arbetet, snabbare rapportering och bättre styrning av bolaget.

Det finns både lokalt installerade, molnbaserade, branschspecifika och standardiserade affärssystem beroende på verksamhet. Här är allt du behöver veta om olika typer, kostnader, fördelar och varför det används.

Ett affärssystem är ett integrerat programpaket som samlar och samordnar en organisations informationshantering och verksamhetsprocesser som ekonomi, inköp, lager, försäljning och produktion.

Affärssystem används för att minska stegen fram till information, automatisera rutiner och skapa spårbarhet i data och beslut. En central plattform för processer ger snabbare rapportering och bättre styrning när data delas mellan moduler i realtid.

Nej, ett ekonomisystem fokuserar på finansiella processer som bokföring, fakturering och rapportering. Ett affärssystem täcker dessa delar också, men omfattar även övriga kärnprocesser och integrerar dem i en gemensam plattform.

Skillnaden syns i bredden. Ekonomisystemet är en delmängd eller modul i affärssystemet medan affärssystemet orkestrerar hela verksamheten över flera funktioner.

Vad är skillnaden mellan ekonomisystem och affärssystem?

Ekonomisystem hanterar organisationens intäkter, kostnader, tillgångar och finansiell rapportering. Affärssystemet omfattar samma finansiella kapacitet men lägger till processer för exempelvis försörjningskedja, produktion, personal, projekt och försäljning i ett och samma system.

ERP är den internationella benämningen på affärssystem. Det är programvara som integrerar organisationens kärnprocesser såsom ekonomi, HR, tillverkning, inköp, försäljning och logistik . Det ger en samlad datamodell som stödjer planering och uppföljning.

Det finns 4 huvudtyper av affärssystem, dessa är lokalt installerade, molnbaserade, branschspecifika och standardiserade.

1. Lokalt installerade affärssystem
2. Molnbaserade affärssystem
3. Branschspecifika affärssystem
4. Standardiserade affärssystem

Alla dessa har därefter specifika affärssystem för delar av verksamheten.

1. Lokalt installerade

Lokalt installerade affärssystem körs på företagets egna servrar och kräver intern drift, patchning och uppgraderingar. Detta kan antingen vara ett inköpt affärssystem (såsom Visma PX) eller ett egenutvecklat.

Organisationen har maximal kontroll över data och konfiguration men tar också fullt ansvar för säkerhet, kapacitet och livscykelhantering.

2. Molnbaserat affärssystem

Molnbaserade affärssystem är det vanligaste idag. Det levereras som en tjänst där leverantören hanterar drift, säkerhet och uppgraderingar vilket gör implementering snabbare och kostar mindre till en början.

3. Branschspecifika affärssystem

Branschspecifika affärssystem bygger på förinstallerade processer, datamodeller och rapporter som matchar en viss bransch. Här är de vanligaste affärssystem för specifika branscher:

• Affärssystem för e handel
• Affärssystem för retail
• Affärssystem för byggbranschen
• Affärssystem för tjänsteföretag
• Affärssystem för lagerhantering
• Affärssystem för grossister
• Standardiserade affärssystem

Affärssystem för e handel

Affärssystem för e handel kopplar samman webbshoppen med ERP i realtid för orderhantering, betalning, lagerhantering, returflöden och kunddata vilket minskar manuell hantering och ger en enhetlig köpupplevelse.

Affärssystem för retail

Affärssystem för retail kombinerar kassa och försäljningsdata med lager, prissättning, kampanjer och inköp. Det gör det lättare att hålla koll på inventarier och ger kundinsikter.

Affärssystem för byggbranschen

Det finns specialutvecklade affärssystem för byggbranschen som gör att du kan göra projektkalkyler, följa upp kostnader, förändringsordrar, hantera underentreprenörer och rapportering. Det ger bättre kontroll på tid, kostnad och risk.

Affärssystem för tjänsteföretag

För tjänsteföretag kombinerar ERP och PSA funktioner för projekt, resursplanering, tid, utlägg, fakturering och intäktsredovisning vilket ger spårbar lönsamhet per uppdrag och snabbare fakturacykler.

Affärssystem för lagerhantering

Det finns affärssystem som används specifikt för lagerhantering. Det förenklar mottag av ordrar, lagring, plock, inventering och cross docking med realtidsvy.

Affärssystem för grossister

Affärssystem för grossister fokuserar på prislistor, rabatter, order till betalning, inköp, efterfrågeplanering och integrerad e-handel för både B2B och B2C.

4. Standardiserade affärssystem

Standardiserade affärssystem bygger på skalbara återkommande uppgifter för att snabba på arbetssättet. Det finns olika typer av standardiserade affärssystem, bland annat följande:

• CRM-system
• SCM-system
• HRM/HCM-system
• WMS/TMS-system
• PLM-system
• EPM/BI-system

Affärssystem måste väljas baserat på bolagets komplexitet, volym och krav om styrning. Stora organisationer prioriterar global standard och skalbarhet. Medelstora bolag vill ha breda funktioner och rimlig totalkostnad. Små bolag värderar enkelhet och snabb uppstart.

Affärssystem för stora bolag

De största affärssystemen är de bästa för stora företag. Funktionalitet inkluderar global masterdata, avancerad styrning, regelefterlevnad, hög säkerhet och skalbarhet.

Affärssystem för medelstora bolag

Medelstora bolag väljer ofta molnbaserade affärssystem med förinstallerade processer och nära integration till produktivitetsverktyg. Det ger lägre kostnad för själva systemet och går att integrera snabbt för att effektivisera arbetet.

Affärssystem för små bolag

Små bolag prioriterar enkel start, expansion och automatisering av ekonomi, försäljning och lager.

Ett komplett affärssystem innebär att alla funktioner finns i ett och samma system. Detta kan inkludera ekonomi, inköp, försörjningskedja, tillverkning, HR och försäljning. Dessa system är ofta dyra och poängen är att ha allt på ett ställe.

I praktiken omfattar ett komplett system både finansiella moduler och operativa moduler samt standardiserad rapportering och integrationer så att planering, genomförande och uppföljning sker på samma plattform.

Ett enkelt affärssystem fokuserar på grundläggande behov som bokföring, kund och leverantörshantering, fakturering samt enklare order- och lagerhållning. Enklare affärssystem kan i vissa fall vara utvecklade för specifika branscher.

Vilka fördelar finns det med avskalde affärssystem?

Avskalade och standardiserade affärssystem har snabbare uppstart, lägre totalkostnad och smidigare uppgraderingar. Det gör det enklare att fokusera på det viktiga och inte tappa fokus i de pyttesmå funktionerna som ditt bolag kanske inte behöver. Ofta är små, enklare affärssystem bättre för små företag som behöver ha tydligt fokus framåt.

Ett modernt affärssystem innehåller mängder av funktioner, olika för olika system. Här är alla funktioner som kan ingå i systemet:

• Ekonomi och redovisning. Allt från huvudbok, till reskontra, anläggningar, fakturering och rapportering.

• Inköp och leverantör. Rekvisition till betalning och avtalshantering läggs in i systemet.

• Order, lager och distribution. Order till leverans, inventarie och WMS.

• Tillverkning och planering. MPS-system, BOM-system och MRP-system för behovs och kapacitetsplanering.

• Projekt och tjänster. Resursplanering, tid och utlägg samt projektredovisning är vanliga funktioner även i enkla affärssystem.

• HR och personaladministration. Grundläggande HR och ofta lön samt tidrapportering.

• CRM och säljstöd. Kunddata, säljprocess och service kopplat till orderläggning och fakturering.

• Analys och rapportering. Standardrapporter, dashboards och beslutsstöd.

Kostnaden för affärssystem varierar enormt beroende på vilket du väljer, licensmodell, antal användare och moduler. Kostnaden landar nästan alltid på cirka 1000 kr per månad och användare, oavsett systemval.

Tänk på att implementeringskostnader också kan tillkomma. Även migrering, utbildning, löpande förvaltning och integrering kan kosta extra.

Ja, molnbaserade affärssystem prissätts ofta per användare och månad vilket kan bli riktigt billigt för små bolag.

För många verksamheter är nyttan av att ha all information i ett och samma affärssystem större än kostnaden. Ofta gör endast bråkdelar av systemet att det är värt pengarna. En enkel insikt i en av rapporterna kan rädda ROI.

Det viktigaste för att välja rätt affärssystem är att vara säker på ditt val. Gör din research på riktigt, och låt valet ta lite tid. Det är riktigt jobbigt att behöva migrera över när du väl valt ett system, så det är viktigt att det blir rätt från början. Här är 5 steg till att välja det bästa affärssystemet:

1. Sätt mål. Vad är egentligen målet med affärssystemet? Definiera det först så blir valet därefter lättare.

2. Mappa nulägets processer och datakällor. Här kommer du troligen hitta gap som kan lösas med systemet.

Definiera dina krav. Sätt upp en lista på krav som är viktiga.

3. Moln eller lokal drift. Välj om du ska ha ett molnbaserat affärssystem eller ett som körs lokalt. Om du ska utveckla ett system internt är det ofta billigare med ett lokalt system eftersom man då inte behöver bry sig lika mycket om säkerheten.

4. Utvärdera leverantörer. Titta ordentligt på demos och boka säljsamtal för att se om affärssystem faktiskt är en match innan du bestämmer dig. Viktigt är också att hålla öppet sinne längs vägen och inte låsa in dig på ett alternativ.

Det är nästan aldrig smidigt att byta affärssystem, men du kan förenkla övergångsprocessen. Detta gör du lättast genom gedigen planering, iterativa tester och att säkerställa förändringar innan total övergång.

Går det att lyfta över information från gamla affärssystemet till det nya?

Ja. Datamigrering är en etablerad del av affärssystem-byten. Det krävs dock ofta hjälp av någon IT-kunnig och kan kosta en peng. Det kräver planering, kvalitetsarbete och validering för att undvika fel och driftstörningar.

Kom ihåg att säkerställa att allt lyfts över efter du driftsätter det nya systemet.

Medan det inte finns några krav på att använda affärssystem förenklar det väldigt mycket. En integrerad plattform ger bättre styrning än fristående program och kalkylark.

Hur stort bör bolaget vara innan man skaffar affärssystem?

Triggers för att skaffa ett affärssystem är ökade orderflöden, lager, inköp, fler användare, eller behov av spårbarhet och rapportering. I de flesta fall krävs inget central system innan företaget har i alla fall 10 anställda.

Det finns mängder av fördelar med att använda affärssystem, främst att ha allt på ett och samma ställe. Här är några av de främsta fördelarna med affärssystem:

• Bättre beslutsunderlag genom en gemensam datamodell och en enda plats till information.
• Effektivare arbetsflöden när ekonomi, försörjningskedja och försäljning automatiseras och integreras.
• Högre datakvalitet och mer tillförlitlig rapportering och analys.
• Skalbarhet när verksamheten växer utan att behöva byta plattform.
• Förbättrad spårbarhet i transaktioner.

Affärssystem innebär investeringar, förändringsarbete och beroenden som måste vägas mot nyttan. Större program kan dra ut på tid och budget om styrning, data och utbildning brister. Här är några av de potentiella nackdelarna med att använda affärssystem:

• Kostnad för licenser, integrationer, migrering och löpande uppdateringar.
• Implementationsrisker som tidsförseningar, processtörningar och motstånd mot förändring internt.
• Krav på datamigrering och datastädning för att undvika problem i drift.
• Beroende av vald plattform och leverantörens utvecklingstakt.