I ett konsultbolag börjar affären i timmarna. Men det är först när timmarna blir fakturerade, betalda och uppföljda som affären blir verklig. I många bolag är den processen stökig. Tid rapporteras i ett system, projekt följs upp i ett annat och ekonomin hanteras i ett tredje. Resultatet blir att ekonomin hamnar vid sidan av verksamheten istället för mitt i den.

Ekonomifunktionen förväntas samtidigt fakturera rätt, betala löner, följa upp projekten och ge ledningen underlag för beslut. Men när systemen inte hänger ihop blir det svårt att få den kontroll som krävs för att styra verksamheten i takt med att den växer.

Här är fyra vanliga signaler på att ett konsultbolag har vuxit ur sin ekonomilösning.

Tidrapportering är en självklar del av vardagen i konsultbolag. Men i många organisationer slutar automatiseringen där.

När tidrapportering, fakturering och lön inte hänger ihop blir nästa steg manuellt: underlag ska kontrolleras, siffror flyttas mellan system och fakturor skapas i efterhand. Det tar tid. Och det gör det svårare för konsultchefer att ha koll på beläggning och intäkter medan projekten pågår.

När flödet från rapporterad timme till faktura fungerar automatiskt frigörs tid – och ekonomin blir något som kan följas i realtid, inte i efterhand.

Många konsultbolag följer upp projekten i separata system eller kalkyler. Det gör att ekonomin ofta kommer in sent i bilden. Lönsamheten analyseras efter att projektet är avslutat, istället för under tiden det pågår. För konsultchefer och controllers innebär det att viktiga signaler kommer för sent. Projekt som börjar gå snett upptäcks först när marginalen redan är borta.

När projekten är en del av ekonomin blir det möjligt att se hur de utvecklas medan arbetet pågår. Då går det också att agera i tid.

Det är vanligt att konsultbolag använder flera olika system:

• ett för bokföring

• ett för fakturering

• ett för lön

• ett för tidrapportering

• ett för utlägg

Varje system fungerar ofta bra var för sig. Problemet är att affären inte gör det.

När information måste flyttas mellan system skapas manuellt arbete, dubbelkontroller och onödig administration som dessutom kan bli fel. Det kostar både tid och pengar och gör ekonomin svårare att använda i vardagen.

För många bolag handlar nästa steg inte om fler integrationer. Det handlar om att samla flödet i en lösning där verksamhet och ekonomi hänger ihop från början.

När systemen inte hänger ihop hamnar mycket ansvar hos ekonomiavdelningen. Ekonomi ska samla in underlag, rätta fel, skapa fakturor och ta fram rapporter till verksamheten. Samtidigt behöver konsultchefer och projektledare snabbare svar för att kunna styra sina team. Det gör ekonomifunktionen till en flaskhals – trots att ambitionen ofta är den motsatta.

När fler i organisationen får tillgång till samma ekonomiska verklighet kan ansvar och uppföljning flyttas närmare verksamheten. Ekonomifunktionen kan då lägga mer tid på analys och styrning, istället för administration.

Innan vi började med Kleer hade vi en mer traditionell lösning. Vi gick från det gamla med papper och mycket personer involverade. Vi brottades framförallt med att det så ofta blev fel. Jag kan inte riktigt förstå att så många trots allt ligger kvar i det gamla. – Hugo Leichsenring, VD på Ants

Många konsultbolag börjar se över sin ekonomilösning när administrationen blir för tung. Men den verkliga vinsten handlar sällan bara om effektivitet. Den handlar om kontroll.

När ekonomin är en del av verksamheten går det att följa projekten medan de pågår, fatta beslut tidigare och ge fler i organisationen ansvar för resultatet.

Vill du veta hur det skulle kunna fungera i ert bolag? Hör av dig till Kleer så berättar vi mer.