Från sju system till ett – Voyados väg till tre dagars månadsbokslut

Flera system – och ingen helhetsbild

Innan Kleer hade Voyado ett system för redovisning, ett för lön, ett för kvittoredovisning, ett för tidrapportering – och därtill ytterligare ett par till. Totalt sju system, vart och ett med sin egen logik, sin egen inloggning och sina egna rutiner.

För medarbetarna var det förvirrande. Vilket system skulle man använda för vad? Och för ekonomiteamet gick det inte att få en samlad bild av hur bolaget egentligen mådde finansiellt. Varje gång ett nytt system adderades löstes ett delproblem – men helheten blev svårare att överblicka.

CFO Erica Sandelin Ekelund såg mönstret tydligt. I takt med att Voyado växte rekryterades allt fler personer bara för att hålla ihop ekonomiadministrationen. Det var inte hållbart – och det var inte så hon ville bygga en finansfunktion.

Förvärvet som satte allt på sin spets

När Voyado förvärvade Aptus – ett bolag som utvecklat teknik för att göra e-handelssajter mer relevanta för slutkunden – förändrades situationen på allvar. Plötsligt behövde Erica ha full koll på likviditeten för två bolag, förstå vilka kunder som inte betalat i tid och kunna planera och rapportera för båda verksamheterna samlat.

Med sju system i ryggen var det nära nog omöjligt.

Samtidigt hade styrelse och ägare länge tryckt på att korta ner månadsbokslutet. Det tog 15 arbetsdagar att stänga böckerna – och kravet var att komma ner till fyra dagar, vilket i praktiken innebar att böckerna behövde stängas på tre.

Något behövde förändras. Inte bara fixas – förändras på riktigt.

Jakten på en helhetslösning

Erica och hennes team började leta efter en leverantör som kunde erbjuda något mer än bara ett system. De ville ha ett partnerskap – en aktör som kombinerade ett modernt ekonomisystem med redovisningstjänster, och som förstod SaaS-bolagens verklighet.

När de pratade med olika leverantörer fick de höra att en implementation skulle ta ett halvår. Halvår. För ett bolag som växer 50 % om året är sex månader en evighet.

Kleer lovade en annan tidsram. En månad. Det lät nästan för bra för att vara sant – och några av Ericas kollegor, med egna erfarenheter av den typen av projekt, var öppet skeptiska. Implementationsprojekt av den här typen går inte på en månad. Det vet alla.

En implementation som bröt alla farhågor

De hade fel.

Trots att bytet genomfördes precis inför årsskiftet – en av de mest känsliga perioderna i ekonomikalendern – var Voyado uppe och körde på en månad. Allt på plats, alla processer satta, systemet live.

Jag har aldrig hört talas om ett implementationsprojekt av det här slaget som gått så fort.

Resultatet: tre dagar, två bolag, en bild

I dag stänger Voyado månaden på tre arbetsdagar. Istället för femton.

Kravet från styrelsen är uppfyllt – och lite till. Men det som kanske betyder mest är något annat: Erica har nu en samlad bild av både Voyado och Aptus i ett och samma system. Hon kan följa likviditeten i realtid, se vilka kunder som inte betalat i tid och planera framåt med ett underlag hon faktiskt litar på.

Behovet av att anställa fler för att hålla ihop administrationen är borta. Ekonomifunktionen har i stället kunnat fokusera på det som skapar värde – analys, beslutsunderlag och stöd till en verksamhet som fortsätter att växa.