Ekonomiavdelningens checklista inför sommaren

Men det är trots allt många saker som behöver vara på plats innan hösten drar igång. Det är dessutom många saker som måste fungera även under semestern.

Så, för att du på ekonomiavdelningen ska kunna checka ut med gott samvete och känna att du har 100% kontroll även när du är out-of-office, har vi tagit fram en checklista du kan använda dig av.

1. Lönen ska ut den 25 juli också. Säkerställ att ni har koll på sjukdagar, VAB, utlägg, traktamenten och semesterskulder även när alla på ekonomi har semester. Ni kan lösa det genom att ha bemanning hela sommaren, att hyra in lönekonsulter eller genom att ha en automatiserad lönekörning. Tänk på att arbetsgivardeklarationen (AGI) ska vara inlämnad till Skatteverket senast den 12:e varje månad – om den 12:e infaller på en helgdag flyttas sista inlämningsdagen till närmaste bankdag.

2. Semesterersättningen ska bli rätt. När det gäller utbetalning av semesterersättning på lönen behöver ni se över vilka olika löneformer ni har inom verksamheten. Semesterersättning ska enligt huvudregeln även betalas ut på den provisionsbaserade lönen i de fall medarbetare har sådan lön. Varje år missar många arbetsgivare detta och betalar därmed ut för lite semesterersättning till sina medarbetare.

3. Stäm av semesterdagar och semesterskulden. Säkerställ att alla anställda tagit ut minst 20 dagar semester under året. Se till att de sparade semesterdagarna inte blir orimligt många. Du som arbetsgivare behöver flagga om någon sparar på sig alldeles för många semesterdagar. Kom också ihåg att stämma av bolagets semesterskuld och ta höjd för de sparade semesterdagarna. Semesteråret 2026 löper från 1 april 2026 till 31 mars 2027 – sparade dagar från föregående semesterår bör ha stämts av redan i vår.

4. Kontrollera de nya arbetsgivaravgifterna för unga. Från och med 1 april 2026 gäller en tillfällig nedsättning av arbetsgivaravgiften för medarbetare som vid årets ingång fyllt 18 men inte 23 år (födda 2003–2007). Nedsättningen innebär att avgiften sänks från 31,42 procent till 20,81 procent på löner upp till 25 000 kronor per månad, och gäller till och med 30 september 2027. Har ni unga medarbetare i personalen är det viktigt att lönesystemet är korrekt inställt för att dra nytta av nedsättningen och att ni inte missar att tillämpa den under sommarmånaderna.

5. Hantera den sänkta matmomsen korrekt. Sedan 1 april 2026 gäller 6 procents moms på livsmedel (tidigare 12 procent), en tillfällig sänkning som gäller till 31 december 2027. Observera att restaurang- och cateringtjänster fortfarande beläggs med 12 procent. Det här påverkar ekonomiavdelningar som hanterar representation, lunchförmåner och inköp av mat. Kontrollera att fakturor bokförs med rätt momssats utifrån vad som faktiskt köpts, och säkerställ att systemen för lunchkuponger och representation är uppdaterade.

6. Gå igenom huvudboken. Använd tiden innan semestern till att gå igenom huvudboken och städa undan det som inte behövs. Ta exempelvis bort konton som inte används så att det enda som finns i huvudboken är det som är relevant för verksamheten.

7. Säkerställ att det finns underlag på samtliga transaktioner. Enligt bokföringslagen behöver ni ha korrekta underlag, så se till att det finns och begär i annat fall in där ni saknar. I en automatiserad ekonomilösning kommer du kunna se avsaknaden på underlag snabbare. I annat fall får ni gå igenom transaktionerna manuellt för att stämma av underlagen.

8. Förbered er inför det näst sista kvartalsbokslutet (Q3). Säkerställ att alla balansavstämningar och underlag finns på plats inför årsbokslutet för att se till att den processen blir så smidig som möjligt längre fram. Har ni en automatiserad ekonomilösning är detta betydligt enklare eftersom alla avstämningar sker med minimal handpåläggning. Tänk också på att säkerställa att all förvaltningsrevision är tillgänglig – under hösten kan revisorerna göra stickprovsgranskningar som en förberedelse inför vårens finansiella granskning.

9. Se till att alla utlägg är utbetalda. Det är lätt hänt att medarbetare glömt att skicka in utläggen eller att utläggen inte betalats ut i tid. Just inför semestern kan det vara en idé att säkerställa att alla utlägg faktiskt är utbetalda. I en automatiserad helhetslösning för ekonomin sköts detta i samband med attest. Det är extra viktigt att stämma av utläggen om ni har ett separat system för just kvittoredovisning.

Sommaren 2026 innebär ett par regelförändringar som är extra viktiga att hålla koll på:

• Arbetsgivaravgifter: Den totala arbetsgivaravgiften är oförändrad på 31,42 procent, men sammansättningen av delavgifterna har justerats. Den tillfälliga ungdomsrabatten (1 april 2026–30 september 2027) innebär sänkt avgift till 20,81 procent för anställda i åldern 18–22 år, på löner upp till 25 000 kronor per månad.
• Matmoms: Från 1 april 2026 gäller 6 procent moms på livsmedel (tidigare 12 procent). Restaurang- och cateringtjänster är fortfarande 12 procent. Det är viktigt att ha rätt momssats på alla fakturor och i alla system.
• Lönetransparensdirektivet: Senast den 7 juni 2026 ska Sverige ha infört reglerna i EU:s lönetransparensdirektiv, som syftar till att motverka lönediskriminering. Håll er uppdaterade om vad det innebär för er löneprocesser och rapportering.

Det är otroligt många saker som ligger på ekonomifunktionen. Lön, semestrar, utlägg, fakturering, skatt och arbetsgivaravgifter och så vidare.

Inför semestrar blir detta extra tydligt och 2026 tillkommer nya regelförändringar som gör det ännu viktigare att ha rätt systemstöd. Även du som ekonomichef eller controller vill kunna ta ledigt utan att stressa ihjäl dig innan eller under ledigheten. Här är en automatiserad ekonomilösning räddningen.

Du får oslagbar kontroll och insyn i allt som rör ekonomin. Du blir mindre beroende av andra, behöver inte jobba på semestern och kan följa upp verksamheten ner på verifikatnivå. Du kan fokusera mer på analys, strategi och utveckling än repetitiv administration av till exempel lön eller semesterdagar.

Vill du se hur en automatiserad ekonomilösning kan hjälpa dig att få både kontroll och en lugn semester? Kontakta oss så visar vi dig hur du kan vara igång på bara 30 dagar.