GDPR

Personuppgiftsbiträdesavtal

På Kleer ser vi det som en självklarhet att värna om våra kunders data och vi välkomnar den trygghet och kontroll som dataskyddsförordningen (GDPR) medför.

För att leva upp till de krav som ställs har vi bland annat inventerat:

för vilka kategorier av registrerade vi behandlar personuppgifter
i vilka sammanhang vi behandlar personuppgifter och delat in dem i olika kategorier, beskrivit syfte och hur länge vi behandlar de olika informationskategorierna.
med vilka underleverantörer vi delar personuppgifter och upprättat personuppgiftsbiträdesavtal. Samtidigt ser vi över vilka leverantörer vi delar personuppgifter med och konsoliderar

Ovanstående har vi sammanställt i ett personuppgiftsbiträdesavtal som vi ingår med alla våra kunder. Detta finner du i våra allmänna villkor. Se nedan.

Se personuppgiftsbiträdesavtal

Vi har rutiner på plats för att säkerställa att alla personuppgifter vi hanterar endast används för det syftet och inom den tidsramen som står i personuppgiftsbiträdesavtalet. Vi utbildar oss löpande så att vi hela tiden endast behandlar de personuppgifter som krävs för att vi ska kunna leverera vår tjänst.

Tekniskt har vi skyddat personuppgifter genom kryptering i datatrafik samt pseudoanonymisering av persondata genom att vi har anonymiserat huvuddatabasen och lagt alla direkta personuppgifter i en separat databas med mycket begränsad access.

Underbiträden

Kleer anlitar, och har skrivit underbiträdesavtal med, följande underbiträden för leveransen av vår tjänst. Vissa leverantörer har vi, av affärsmässiga skäl, valt att inte namnge här. Kontakta oss om ni önskar veta vilket företag som är underbiträden.

Kundhanteringssystem

Syfte: Används för hantering av kundsupport

Personuppgifter som delas: Namn och epost på den som upprättat ärendet samt ev. personuppgifter i själva ärendet.

Google

Syfte: Används för att ta emot mail som skickas till systemet samt för optisk tolkning av inskickade bokföringsunderlag. Tillhandahåller tekniska ramverket för vår mobilapp.se bokföringsunderlag. Tillhandahåller tekniska ramverket för vår mobilapp.

Personuppgifter som delas: Användande mailadress samt ev. personuppgifter som finns i mailet eller underlaget som skickas till systemet samt ev. personuppgifter på bokföringsunderlaget.

Elektronisk brevlåda

Syfte: Används för att skicka ut lönespecifikationer och andra dokument till våra användare.

Personuppgifter som delas: Personnummer för identifiering av mottagare samt ev. personuppgifter i försändelsen.

E-posttjänst

Syfte: Används av Kleer-systemet för utskick av e-postmeddelanden till användare

Personuppgifter som delas: Namn och e-postadress (själva innehållet i mailet får ej innehålla personuppgifter).

Fakturahantering

Syfte: Används för bearbetning av leverantörsfakturor samt utskick av post och EDI försändelser.

Personuppgifter som delas: Adressuppgifter till mottagare samt ev. personuppgifter som finns i inskickade underlag eller utgående EDI/ postförsändelser.

IT Drift

Syfte: Tillhandahåller den IT infrastruktur som vi använder på kontoret, dvs arbetsstationer, filserver, skrivare m.m.

Personuppgifter som delas: De personuppgifter som finns lagrade i Kleer systemet.

Kravhantering

Syfte: Används för kravhantering av kundfakturor.

Personuppgifter som delas: Personuppgifter till kravansvarig samt, ev personuppgifter på kundfakturan.

Projektplanering

Syfte: Används för projektplanering vid implementering.

Personuppgifter som delas: Dokument innehållande information om tidigare bokföring, kunder, anställda m.m.

SMS

Syfte: Används för att skicka SMS till våra användare.

Personuppgifter som delas: Mobiltelefonnummer för att skicka SMS

Microsoft

Syfte: Tillhandahåller anställdas epost och dokumenthantering och intranät. Tolkning av underlag som tex kvitton som användare mailar in, laddar upp i web eller fotar med appen samt fakturor. Tjänsten körs på Microsofts datacenter i Sverige och underlag sparas inte efter dataprocessning.

Personuppgifter som delas: E-postadress till mottagare samt ev. personuppgifter i epostmeddelanden. Samt hantering av bokföringsdata och underlag som delas under korta tidsperioder.

Amazon Web Services

Syfte: Amazon Web Services (AWS) används för att tillhandahålla infrastruktur och systemtjänster som möjliggör drift, lagring och säkerhetsfunktioner för vår plattform. Detta inkluderar drift av applikationer, databaser och nätverkstjänster med hög tillgänglighet och skalbarhet. Tjänsten körs på AWS datacenter i Sverige.

Personuppgifter som delas: Lagring av kunddata som kan innehålla personuppgifter (t.ex. namn, kontaktuppgifter, användar-ID, transaktionsdata), bokföringsdata, lönedata och underlag kopplat till detta. Tekniska loggar som indirekt kan innehålla personuppgifter (IP-adresser, tidsstämplar).

Partner för systemutveckling

Syfte: Utför mjukvaruutveckling och felrättning för Kleers räkning.

Personuppgifter som delas: Ges vid behov tillgång till personuppgifter för felsökning och rättning.

Artificiell Intelligens

Syfte: Används i olika tillämpningar för att effektivisera och automatisera leveransen av tjänsten.

Personuppgifter som delas: Bokföringsdata och underlag delas under korta tidsperioder för specifika syften.

SEB

Syfte: Används för att kunna leverera tjänsteerbjudande till Stiftelsekunderna.

Personuppgifter som delas: Samtliga personuppgifter för vardera Stiftelsekund