Att attestera faktura – vad betyder det?

Attattesteraen faktura innebäratt du somansvariggranskarochgodkännerfakturaninnan den gårvidare till betalning. Det ärettviktigtstegiföretagetsfakturahantering, där du kontrollerarattbeloppetstämmer, att varan ellertjänstenärlevereradochattköpetärmotiverat. Attesteringenfungerarsomenskyddsmekanism mot felaktigautbetalningarochbidrar till intern kontroll. I den härartikelngår vi igenomvad det innebärattattesteraen faktura, varför det ärviktigtochhur du kanförenklaprocessenivardagen.

Varför är det viktigt att attestera fakturor?

Attestering av fakturor är en grundläggande del av internkontrollen i ett företag. Det är genom att granska och godkänna varje faktura som du säkerställer att företagets pengar används på rätt sätt. Här är några anledningar till varför det är så viktigt att attestera fakturor:

• Fånga upp fel i tid – kanske har fakturan fel belopp, eller så har varorna inte levererats.

• Minska risken för dubbla betalningar – särskilt viktigt om flera personer hanterar fakturor.

• Förebygg bedrägerier – genom att kontrollera vem som skickat fakturan och vad den avser.

• Säkerställa budgetdisciplin – du kan enkelt se om utgiften är planerad och godkänd.

Tydliga rutiner för att attestera fakturor är av största vikt för både stora och små verksamheter för att hålla koll på ekonomin.

Hos vem ligger ansvaret?

Vem som får attestera fakturor beror i regel på företagets interna rutiner och attestordning. Ofta är det chefer, projektledare eller andra ansvariga personer som har rätt att attestera fakturor inom sitt kostnadsområde eller för specifika inköp. Det kan också finnas olika nivåer av attest, där till exempel mindre belopp får godkännas av en teamledare, medan större belopp kräver attest från ekonomiavdelningen eller vd.

Att ha en tydlig och dokumenterad attestordning är viktigt för att undvika oklarheter och misstag. Det säkerställer att rätt person tar ansvar för att granska och godkänna fakturorna, vilket minskar risken för obehöriga betalningar. I mindre företag kan det räcka med att en person godkänner fakturorna, medan större organisationer ofta har flera steg i attestflödet.

Att tydligt kommunicera vem som har rätt att attestera vad – och under vilka omständigheter – gör fakturahanteringen både säkrare och mer effektiv.

Hur går det till att attestera en faktura?

Processen att attestera en faktura ser lite olika ut beroende på om du arbetar digitalt eller med pappersfakturor. I grunden består den av tre steg:

1. Granska innehållet – Kontrollera att uppgifterna stämmer. Är beloppet rätt? Gäller det något företaget faktiskt har beställt? Har tjänsten/varan levererats?
2. Godkänna fakturan – När allt är i sin ordning, godkänner du fakturan genom att signera den – digitalt eller fysiskt.
3. Skicka vidare till bokföring/betalning – Fakturan skickas till ekonomiavdelningen eller registreras i ett ekonomisystem för betalning.

I digitala system kan hela attesteringen göras direkt i datorn eller mobilen, vilket gör processen både snabbare och säkrare.

Digital attestering – en smart lösning

Många företag väljer idag att använda ett digitalt system för att attestera fakturor. Det har flera fördelar:

• Du får en tydlig överblick över vilka fakturor som väntar på godkännande.

• Du kan enkelt se vem som har attesterat vad, och när.

• Du minskar risken för manuella fel, borttappade papper och försenade betalningar.

Med Kleer får du tillgång till ett smart och automatiserat elektroniskt system för fakturahantering, där attesteringen är en naturlig del av processen. Det gör det enkelt att hålla koll på allt – oavsett om du är ensamföretagare eller jobbar i ett större team.

När måste man attestera en faktura?

Det finnsingen lag somsägerexaktnären faktura måsteattesteras, men ipraktikenbör det alltidskeinnan den bokförsellerbetalas. Det ärvanligtattföretagsätteren intern tidsgräns – exempelvisattfakturor ska varaattesteradeinom 5–10 arbetsdagareftermottagande. Det ärocksåettkravfrångodredovisningssedattallautgifter ska varakorrektverifieradeochgodkända.

Vad är god redovisningsed?

God redovisningssedinnebärattföretag ska följavedertagnaprinciper, normeroch praxis när de sköter sin bokföringoch redovisning. Det handlaralltså om attföljabådelagar (sombokföringslagen) ochrekommendationerfrånexempelvisBokföringsnämndenellerbranschpraxis – såattredovisningenblirkorrekt, jämförbarochtillförlitlig.

Kleer hjälper dig att attestera fakturor och hantera fakturaflödet

Vill du slippakrångel med manuellarutiner? Med Kleerfår du ettkomplett system för fakturahantering, löneroch ekonomi – därattestering av fakturorärenkelt, tydligtochsäkert. Driver du egetföretagellerarbetar du somekonomiansvarigiettstörrebolag? DåkansmartadigitalalösningarfrånKleergöra din vardagbådesmidigareochmereffektiv.

FAQ – Vanliga frågor om att attestera fakturor

1. Vad betyder attestera faktura?

Det innebäratt du godkänneren faktura för betalning, efteratt ha granskatattalltstämmer.

2. Måste man attestera alla fakturor?

Det ärintelagkrav, men det ärstarktrekommenderatsom del av företagets interna kontroll.

3. Vem får attestera fakturor?

Det bestäms av företagets interna rutiner – oftaär det chefer, projektledareellerekonomiavdelningen.

4. Kan man attestera fakturor digitalt?

Ja, mångaanvänderdigitala system därattesteringenskerdirekt online, vilketärbådesäkrareochsnabbare.