När en medarbetare reser i tjänsten kan du som arbetsgivare betala ut traktamente för de ökade levnadskostnader som uppstår under resan. Om vissa villkor är uppfyllda kan traktamentet betalas ut skattefritt upp till de schablonbelopp som Skatteverket fastställer.
Men hur högt är traktamentet 2026? När gäller halvdagstraktamente? Och hur fungerar utlandstraktamente? Här går vi igenom vad du som arbetsgivare behöver veta om traktamente, reseräkningar och årets aktuella belopp.
Traktamente är en kostnadsersättning som en arbetsgivare kan betala till en medarbetare som reser i tjänsten. Ersättningen är tänkt att täcka de ökade levnadskostnader som kan uppstå under resan, till exempel högre kostnader för måltider och andra mindre utgifter.
För att traktamentet ska kunna betalas ut skattefritt behöver tjänsteresan innebära minst en övernattning. Resmålet måste dessutom ligga mer än 50 kilometer från både medarbetarens vanliga arbetsplats och bostad.
Om tjänsteresan inte uppfyller dessa krav räknas traktamentet normalt som lön och ska hanteras därefter när du redovisar skatt och arbetsgivaravgifter.
Skatteverket fastställer schablonbelopp för hur mycket du som arbetsgivare kan betala ut i skattefritt traktamente. För tjänsteresor inom Sverige gäller följande belopp under 2026:
Efter tre månader på samma ort sänks beloppet för en hel dag till 210 kronor. Efter två år är beloppet 150 kronor per hel dag.
Det här är de högsta beloppen som kan hanteras enligt reglerna för skattefritt traktamente. Om arbetsgivaren betalar ut mer än schablonbeloppet ska den överskjutande delen normalt hanteras som lön.
Hur stort skattefritt traktamente du kan betala ut på avrese- och hemkomstdagen beror på när tjänsteresan börjar och slutar.
Om medarbetaren påbörjar resan före klockan 12.00 räknas avresedagen som en hel dag. Börjar resan klockan 12.00 eller senare räknas den istället som en halv dag.
På hemkomstdagen gäller andra tidsgränser. Avslutas tjänsteresan efter klockan 19.00 räknas dagen som en hel dag. Avslutas den klockan 19.00 eller tidigare räknas den som en halv dag.
Mellanliggande dagar räknas som hela dagar.
Ett skattefritt halvdagstraktamente är 150 kronor under 2026 vid tjänsteresor inom Sverige.
Anta exempelvis att en medarbetare åker på tjänsteresa klockan 14.00 på måndagen, övernattar och kommer tillbaka klockan 21.00 på tisdagen. Måndagen räknas då som en halv dag och tisdagen som en hel dag.
Det högsta skattefria traktamentet blir:
150 + 300 = 450 kronor
Efter tre månaders tjänsteresa på samma ort kan skattefritt halvdagstraktamente inte längre betalas ut.
Eftersom traktamentet bland annat ska täcka ökade kostnader för mat behöver du normalt minska det skattefria beloppet om medarbetaren får måltider betalda under tjänsteresan.
För ett helt traktamente på 300 kronor under 2026 är minskningen:
Om medarbetaren exempelvis är på tjänsteresa en hel dag och får lunchen betald minskar det skattefria traktamentet från 300 till 195 kronor.
Tänk också på att en fri måltid kan innebära att du behöver redovisa en kostförmån för medarbetaren. Det finns dock undantag, exempelvis för vissa måltider som obligatoriskt ingår i priset på en färdbiljett.
När en medarbetare reser i tjänsten utanför Sverige kan du betala utlandstraktamente. Istället för ett gemensamt schablonbelopp använder Skatteverket ett särskilt normalbelopp för respektive land.
Normalbeloppen ska spegla kostnadsläget i olika länder och fastställs för varje år. Hur stort skattefritt utlandstraktamente du kan betala ut beror därför på vilket land medarbetaren besöker.
För en hel dag kan du betala ut upp till ett helt normalbelopp skattefritt och för en halv dag upp till ett halvt normalbelopp.
Om medarbetaren får fria måltider under utlandsresan ska normalbeloppet normalt minskas med:
Kontrollera alltid det aktuella normalbeloppet hos Skatteverket när du beräknar utlandstraktamente, eftersom beloppen varierar mellan olika länder och år.
För att kunna betala ut och hantera traktamentet korrekt behöver du som arbetsgivare ha ett underlag som visar uppgifterna om tjänsteresan. Det görs vanligtvis genom en reseräkning som medarbetaren fyller i efter resan.
Reseräkningen bör innehålla de uppgifter du behöver för att bedöma hur stort skattefritt traktamente som kan betalas ut, exempelvis:
Det är särskilt viktigt att avrese- och hemkomsttiderna dokumenteras eftersom de avgör om du kan betala ut helt eller halvt traktamente för de dagarna.
Att ha en färdig mall att utgå från för reseräkningen kan vara ett enkelt sätt att skapa en tydlig rutin, framför allt i mindre bolag där tjänsteresor sker mer sällan.
Problemet uppstår när verksamheten växer.
Plötsligt finns reseräkningar i Excel, kvitton i mejlen och information om resdagar någon annanstans. Medarbetaren fyller i sin reseräkning efter resan, chefen ska kontrollera den och den löneansvariga behöver sedan föra över informationen till lönesystemet.
Varje steg är ganska enkelt i sig. Tillsammans skapar de däremot en process med många manuella överlämningar där information lätt kan missas eller bli fel.
Traktamente är i grunden inte särskilt komplicerat, men det är många detaljer som behöver bli rätt.
Fel kan till exempel uppstå när en medarbetare rapporterar fel klockslag, glömmer att ange en fri måltid eller lämnar in reseräkningen för sent. Vid utlandsresor tillkommer dessutom olika normalbelopp beroende på vilket land resan går till.
För den som ansvarar för lönen innebär det ytterligare information som behöver kontrolleras manuellt innan lönen kan bli klar.
När traktamente hanteras som en separat process blir reseräkningen lätt ännu ett underlag som någon behöver samla in inför lönekörningen.
Med Kleer Payroll blir informationen istället en del av det löpande löneflödet. Medarbetare rapporterar sina uppgifter, chefer godkänner och informationen finns på plats där lönen hanteras.
Det minskar behovet av Excel-mallar, mejltrådar och manuella överföringar mellan olika system. Samtidigt blir det enklare att upptäcka saknade eller felaktiga uppgifter innan det är dags att betala ut lönen.
Och när reglerna blir mer komplexa finns våra lönespecialister där för att hjälpa till.
Färre reseräkningar att jaga, färre manuella korrigeringar och mindre stress inför lönekörningen.
Vill du förenkla hanteringen av traktamente, utlägg och andra ersättningar? Boka en demo av Kleer Payroll.