Du har skickat fakturan och förfallodatumet har passerat. Men någon betalning syns fortfarande inte till.
Försenade kundbetalningar innebär inte bara ett administrativt irritationsmoment. När flera fakturor blir liggande påverkar det också bolagets kassaflöde och hur mycket pengar som faktiskt finns tillgängliga för löner, leverantörer och andra kostnader.
Som företag kan du i många fall ta ut dröjsmålsränta när en faktura inte betalas i tid. Men när börjar räntan räknas, hur hög får den vara och behöver du skicka en betalningspåminnelse först?
Här går vi igenom allt om hur dröjsmålsränta fungerar och vad som händer från att en faktura förfaller tills den eventuellt går vidare till inkasso.
Dröjsmålsränta är den ränta som en fordringsägare kan ha rätt att ta ut när en skuld inte betalas i tid. Reglerna finns i räntelagen och gäller bland annat för obetalda fakturor. Räntan fungerar som en kompensation för att betalningen är försenad och kan fortsätta att räknas fram till dess att skulden är betald.
Hur hög dröjsmålsräntan är och från vilken dag den får tas ut beror bland annat på vad parterna har avtalat om. Om ett avtal anger både förfallodag och vilken dröjsmålsränta som gäller är det normalt dessa villkor som ligger till grund för beräkningen. Om någon särskild räntesats inte har avtalats kan dröjsmålsräntan istället beräknas enligt räntelagen.
Dröjsmålsräntan ska alltså inte blandas ihop med en påminnelseavgift. Räntan beräknas utifrån skulden och hur länge betalningen är försenad, medan påminnelseavgiften är en separat avgift som under vissa förutsättningar kan tas ut när en betalningspåminnelse skickas.
Enligt räntelagen motsvarar dröjsmålsräntan referensräntan plus åtta procentenheter, om inget annat har avtalats.
Referensräntan fastställs av Riksbanken två gånger om året, den 1 januari och den 1 juli. Det innebär att den ränta som används för att beräkna dröjsmålsränta kan förändras över tid.
Om referensräntan exempelvis är 2 % blir dröjsmålsräntan enligt räntelagen:
2 % + 8 procentenheter = 10 %
Det är alltså viktigt att kontrollera vilken referensränta som gäller för den aktuella perioden innan dröjsmålsräntan beräknas.
När dröjsmålsränta får börja tas ut beror på om betalningstidpunkten har bestämts i förväg.
Om fakturan har en bestämd förfallodag och villkoren för ränta är uppfyllda kan dröjsmålsränta börja löpa från förfallodagen. Om någon bestämd förfallodag inte har avtalats gäller andra regler. Då har du normalt rätt att ta ut dröjsmålsränta 30 dagar efter att ett krav på betalning har skickats, under förutsättning att du har informerat kunden om att ränta kommer att tas ut vid sen betalning. Det är därför bra att vara tydlig med betalningsvillkoren redan från början och ange villkoren för dröjsmålsränta både i avtal och på fakturan.
Dröjsmålsräntan beräknas på det obetalda beloppet och utifrån hur många dagar betalningen är försenad.
En förenklad formel är:
Skuldbelopp × dröjsmålsränta × antal försenade dagar / 365
Säg att en kund har en obetald faktura på 50 000 kronor och att dröjsmålsräntan är 10 procent per år. Om fakturan är 30 dagar försenad kan du då räkna:
50 000 × 0,10 × 30 / 365 = cirka 411 kronor
Dröjsmålsräntan blir alltså ungefär 411 kronor för de 30 dagarna.
Ju längre fakturan förblir obetald, desto mer ränta hinner uppstå.
En betalningspåminnelse är precis vad det låter som: en påminnelse till kunden om att fakturan har förfallit och fortfarande är obetald.
Det finns inte något generellt krav på att ett företag måste skicka en betalningspåminnelse innan ett obetalt krav går vidare till inkasso. Många företag väljer ändå att göra det för att ge kunden ytterligare en möjlighet att betala. En missad faktura behöver inte betyda att kunden inte tänker betala. Fakturan kan ha hamnat fel, fastnat i ett attestflöde eller helt enkelt glömts bort. En vänlig men tydlig påminnelse kan därför lösa problemet innan det behöver gå vidare.
I en betalningspåminnelse brukar man ange vilken faktura som är obetald, det utestående beloppet och när betalningen senast ska vara gjord. I vissa fall kan även en påminnelseavgift tas ut.
En påminnelseavgift är en avgift som kan tas ut i samband med att en betalningspåminnelse skickas. För att ett företag ska ha rätt att ta ut avgiften behöver det normalt ha avtalats om det senast när skulden uppstod. Påminnelseavgiften får enligt gällande regler vara högst 60 kronor.
Dröjsmålsränta och påminnelseavgift är alltså två olika saker. Dröjsmålsräntan beräknas utifrån skuldens storlek och hur länge betalningen är försenad, medan påminnelseavgiften är en fast avgift för betalningspåminnelsen.
Beroende på situation kan båda bli aktuella för samma obetalda faktura.
Om fakturan förblir obetald efter påminnelsen kan nästa steg vara ett inkassokrav.
För ett inkassokrav kan en inkassoavgift på högst 180 kronor per fordran tas ut. Om skulden fortfarande inte betalas kan fordran i nästa steg gå vidare till exempelvis betalningsföreläggande hos Kronofogden.
Mellan företag finns dessutom särskilda regler om förseningsersättning. Ett företag som har ett krav mot ett annat företag kan under vissa förutsättningar begära 450 kronor i förseningsersättning per faktura. Normalt får man däremot inte ersättning för både inkassokostnader och förseningsersättning för samma fordran.
Exakt hur kravhanteringen ser ut varierar mellan olika företag, men ett vanligt flöde är:
1. Fakturan förfaller: Kunden har inte betalat senast på förfallodatumet och dröjsmålsränta kan börja löpa om förutsättningarna är uppfyllda.
2. En betalningspåminnelse skickas: Kunden får ytterligare information om den obetalda fakturan. En påminnelseavgift kan tillkomma om det finns rätt att ta ut den.
3. Fakturan går vidare till inkasso: Om kunden fortfarande inte betalar kan ett inkassokrav skickas och en inkassoavgift tillkomma.
4. Fordran kan drivas vidare: Om betalning fortfarande uteblir kan företaget exempelvis ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogden.
En enstaka faktura som betalas några dagar sent behöver inte göra särskilt stor skillnad för ditt företags ekonomi. Men när bolaget växer och antalet fakturor blir fler förändras bilden snabbt.
Om kundfordringar inte följs upp löpande kan stora belopp ligga obetalda utan att någon reagerar. Resultatet kan fortfarande se bra ut, samtidigt som pengarna på kontot sinar.
Då blir sena fakturor inte längre bara en fråga om administration. De blir en likviditetsfråga.
Det är också därför fakturering, kundfordringar, bokföring och ekonomisk uppföljning behöver hänga ihop. Ju tidigare ni upptäcker att en betalning är försenad, desto tidigare kan ni agera.
Med Kleer hänger fakturering, bokföring och ekonomisk uppföljning ihop i ett samlat flöde. Det ger er bättre insyn i vilka fakturor som har betalats, vilka kundfordringar som fortfarande är öppna och hur det påverkar ekonomin.
Istället för att upptäcka problemet först vid månadens slut får ni en mer aktuell bild av verksamheten och kan agera tidigare när betalningarna dröjer.
Färre manuella kontroller. Bättre koll på kundfordringarna. Mer kontroll över kassaflödet.
Vill du få bättre kontroll över er fakturering och ekonomi? Boka en demo med Kleer.