Ekonomin är en grundsten i alla bolag. Oavsett om du, precis som vi, älskar automatiserad redovisning eller inte tycker vi att det är viktigt att den sköts på rätt sätt och stämmer. Inte minst när förutsättningarna förändras snabbt. Ekonomi är helt enkelt ett område som inte får fallera.
Idag finns förutsättningarna för att ha kontroll i realtid och därmed fatta välgrundade och snabba beslut. Att behöva lägga massa manuell tid på pappersarbete, att stämma av med banken, eller följa upp fakturor etc. kostar mer än det smakar, och ärligt talat så är det ganska onödigt och omodernt. Den moderna ekonomifunktionen bygger istället på de fördelar som automatisk redovisning medför.
För 7–8 år sedan var digitalisering hett och nytt. De mest framåtlutade bolagen gick då över till en mer digital redovisning där pappersarbete minimerades och underlagen digitaliserades i hög utsträckning. Men vi vågar påstå att den tiden är förbi. Det innebär inte att alla ekonomiavdelningar är digitala idag, långt ifrån, men det innebär att möjligheten har funnits ganska länge. Att ha digitala underlag och minimera eller till och med slippa pappersarbete är inget nytt eller revolutionerande.
Dagens mer heta område är snarare automatisering. Vi vågar säga att ”Automatiserad redovisning är det nya svarta” och de som lyckas nyttja automatiseringen fullt ut är de som kommer att vara vinnare på en stenhård marknad. För oss har automatisering varit en grundläggande förutsättning redan från start. Vi vet att kostnadseffektivitet inte enbart hänger på att digitalisera, det ligger snarare i standardisering och automatisering.
Under de senaste åren har vi onekligen sett en markant förändring i hur företag hanterar sin redovisning. Automatiseringen av redovisning erbjuder en kostnadseffektiv lösning och en högre grad av precision och kontroll över företagets ekonomi.
I följande avsnitt kommer vi att visa hur en automatiserad lösning kan förbättra hanteringen av ett företags ekonomiprocesser och därmed bidra till företagets framgång. Vi tar en kundfaktura som exempel och beskriver vad som händer längs vägen:
I följande avsnitt kommer vi att visa hur en automatiserad lösning kan förbättra hanteringen av exempelvis kundfakturor och därmed bidra till företagets framgång. Vi tar en kundfaktura som exempel och beskriver vad som händer längs vägen:
En automatiserad lösning kan avsevärt förbättra hanteringen av kundfakturor. Du kan givetvis välja att skapa en kundfaktura manuellt, men om du har en automatiserad lösning så kan din faktura skapas automatiskt baserad på tidsredovisningen från dina medarbetare till exempel. Minimalt jobb för dig och maximal förutsättning för att det blir rätt. De allra flesta fel beror på människor som klipper och klistrar mellan olika system.
När det gäller att skicka fakturan, är det idag ganska onödigt att använda traditionell post när digitala alternativ finns. Oavsett hur du väljer att skicka den; vid attest så bokförs och periodiseras kundfakturan direkt i det fall då du har en automatiserad lösning. Om du kör mer traditionellt måste du själv (eller via redovisningsbyrån) bokföra och periodisera.
I en automatiserad lösning bör ditt system vara integrerat med banken så att du kan stämma av fakturor mot betalningar automatiskt. Både du som fakturaställare och kunden ska dessutom få påminnelser när det behövs. Du behöver alltså inte hålla koll på om pengarna kommit in eller inte, det sköter systemet åt dig.
Att ha koll på likviditet och kassaflöde är alltid viktigt, ibland helt avgörande. Därför vill du att allt stäms av direkt i systemet, via en bankintegration, så att du kan få reskontra och resultatrapporter i realtid. Det ger dig full kontroll över fakturering och intäkter.
Slutligen ska fakturan du skickar även skapa underlag för din momsdeklaration. Har du en traditionell lösning så kan du välja att göra detta själv eller via en redovisningsbyrå. Men väljer du en helt automatiserad lösning så skapas även underlaget för din momsdeklaration direkt när du skickar fakturan. Återigen för att minimera jobbet och endast göra det en gång och på ett ställe.
Traditionella metoder för att sköta ekonomin är inte längre kostnadseffektiva. Förmågan att lägga merparten av bolagets resurser på affärsnytta och kunna ställa om efter behov är allt viktigare för företagets framgång.
Redovisningsbranschen står inför en era av förändring driven av automatisering och digitalisering. Visst kan detta innebära att vissa manuella uppgifter automatiseras, men det skapar också nya, spännande möjligheter. Vi vill belysa fördelarna med automatisering av redovisning, som ökad effektivitet och färre fel, och argumenterar för att den frigör tid för redovisningsekonomer att fokusera på mer avancerade och värdeskapande aktiviteter. Istället för att se automatisering som ett hot, ser vi det som en katalysator för positiv förändring inom branschen.
När Stiftelsen för strategisk forskning för några år sedan publicerade en rapport om den framtida automatiseringen av den svenska arbetsmarknaden var det många som höjde på ögonbrynen. Oron var särskilt stor inom redovisningsbranschen – sannolikheten att 50 000 bokförings- och redovisningsassistenter skulle kunna ersättas av datorer under de kommande 20 åren bedömdes vara 97% — det var endast yrkesgruppen fotomodeller som bedömdes löpa en ännu större risk (98%).
Egentligen är det inte alls konstigt, då en dator egentligen gör allt som inte kräver ”mänsklig” logik bättre än vad en människa kan göra. En människa kan glömma saker eller göra fel, men vad en dator gör bygger på regelverk, den gör det man säger åt den att göra. Så länge regelverket håller så kommer datorn att leverera.
När det kommer till redovisningsbranschen så finns det en rad fördelar med att låta en dator göra jobbet:
Allt detta kan ju låta dystopiskt för en redovisningsekonom. Men så tycker inte vi att man ska se det. The Economist tog nyligen ett bredare grepp kring synen på automatisering och konstaterade där att det finns två generella grupperingar – pessimisterna och optimisterna. Vi hör till den senare gruppen.
I en rapport från OECD från 2016 ges en mer positiv bild för framtidens arbetsmarknad. Forskarna har i sin bedömning av hur många jobb som kan komma att ersättas av datorer också vägt in det faktum att människor har varierade arbetsuppgifter – med andra ord är dessa jobb svåra att automatisera till hundra procent. Forskarna fann då mycket riktigt att andelen jobb i riskzonen var betydligt färre än tidigare studier påstått.
Värt att tillägga är också att i en studie från 2013 bedömdes risken för automatisering av redovisningsassistenter vara 98%, men samtidigt att bara 24% av dessa hade ett arbete helt utan personlig kontakt eller arbete i grupp. Det är alltså väldigt svårt att helt och hållet ersätta en människas yrkesroll, det tål att tänkas på.
Digitalisering och automatisering är något naturligt och en fortsatt effektivisering av ekonomin. Visst, branschen kommer förändras, men vi tycker att förändringen är till det bättre. Nu kan vi lägga mindre tid på manuellt stansande och i stället fokusera på de mer avancerade delarna av redovisningen. En människa är i dagsläget bättre än en dator på analys och bedömning och även om vi kan bygga regelverk även för hur en dator kan analysera ett visst resultat så har den fortfarande svårt att bedöma vad som är rimligt och inte. Där är människan överlägsen.
Så är då digital redovisning slutet för redovisningskonsulten? Knappast! På samma sätt som Spinning Jenny vände upp och ner på arbetsmarknaden under industrialiseringen så tror vi att den digitala redovisningen kommer att förändra redovisningsbranschen. Det kommer att skapa möjligheter för människan att arbeta med det den faktiskt är bäst på – analys, konsekvenstänk, rimlighetsbedömningar och det personliga bemötandet.
Vi har länge sett digitaliseringsvågen rejält förbättra förutsättningarna för företag som säljer timmar, abonnemangstjänster eller helt digitala produkter. De som vill ligga i framkant automatiserar så mycket som möjligt för att minska personberoende och öka kontrollen.
Dagens turbulenta omvärld sätter fingret på vikten av struktur, processer och en hög grad av automatisering. Det visar på hur sårbar en organisation är om man inte har kontroll över siffrorna i realtid. Det kan gå otroligt fort och för att kunna fatta snabba och välgrundade beslut måste du ha 100% koll, 100% av tiden.
Många bolag vi träffar, bland annat inom konsultbranschen, har höga krav på att ständigt öka sina marginaler. Det kräver i sin tur även intern effektivitet och minskad administration. Det är svårt att öka marginalerna i en tuff bransch om manuella mellansteg gör att ekonomiavdelningen lägger värdefull tid på administration och pappersarbete.
Idag har vi kommit väldigt långt i den digitala utvecklingen. Vi kan frigöra mycket av vår dyrbara tid tack vare automatiserade processer och lösningar. Detta har vi gjort sedan starten med visionen att ge ekonomichefer och företagsledare tillbaka kontrollen över sina egna siffror. Vi tror att denna kontroll ger bättre beslutsunderlag och i slutändan mer framgångsrika och lönsamma bolag. Vi tycker det är dags att fler företag tar kontroll över sina siffror – det kan avgöra er framtid!
100% kontroll, 100% av tiden kräver dock även att du tar kontroll över kostnaderna för din bokföring. Du ska veta hur mycket bokföringen faktiskt kostar och hur mycket tid dina kollegor på ekonomi kan frigöra. Tid som de kan lägga på arbetsuppgifter som genererar intäkter till bolaget eller utvecklar affärsmodellen. Du behöver ha kostnadskontroll helt enkelt.
Är du intresserad av att läsa mer om fördelarna med digital redovisning? Missa inte någon av våra guider fulla med tips, konkreta workshops och tydliga exempel.
Nyfiken på hur ditt företag kan lägga mindre tid på manuell administration och mer på värdeskapande aktiviteter som bygger tillväxt?
Börja med att ladda ner vår guide: Vinsten med digital redovisning och revision. I denna guide presenterar vi några stora vinster med kombinationen digital revision och automatiserad redovisning.
Med inspiration från våra befintliga kunder och våra medarbetares erfarenheter har vi skrivit en guide som beskriver de främsta vinsterna av att arbeta med digital och automatiserad redovisning.
Läs guiden "Tio anledningar att digitalisera och automatisera redovisningen" för att få koll på några av de viktigaste skälen till att genomföra en förändring nu och inte vänta en dag till.
Vi tror på total kontroll och trygghet. Vi vet att ekonomin är en viktig ryggrad som bara måste fungera. Och vi vet att regelverket kan vara krångligt bland. Därför tror vi på en kombination av människa och maskin. Vi har ett komplett ekonomisystem där dina ekonomiprocesser automatiseras så långt det går för att öka lönsamhet och skalbarhet. Till det kopplar vi vassa redovisningsexperter som finns där för att säkerställa att du får det stöd du behöver, när du behöver.
Vi är bäst för tjänstebolag med omkring 5-500 anställda och har många nöjda kunder. Boka gärna en personlig konsultation med oss för att snabbt få en tydligare bild av hur er verksamhet skulle påverkas av automatiserad redovisning med PE Accounting. Om du vill få tips och läsa mer generellt om automatiserade ekonomiprocesser kan du hitta guider i vår kunskapsbank.
Automatiserad redovisning innebär användning av teknik och mjukvara för att automatisera ekonomiska processer, vilket minimerar manuellt arbete och ökar noggrannheten och effektiviteten.
Digitaliserad redovisning handlar om att konvertera pappersbaserade processer till digitala format, medan automatiserad redovisning tar det ett steg längre genom att automatisera dessa processer helt.
Fördelarna inkluderar ökad produktivitet, minskade fel, snabbare bearbetningstider, förbättrad kontroll och översikt, samt frigjord tid för ekonomipersonal att fokusera på strategiska uppgifter.
Ekonomiska fördelar inkluderar minskade lönekostnader, förbättrad kassaflödeshantering, snabbare betalningscykler och bättre ekonomisk insikt som kan leda till mer informerade beslut.
Det finns flera system och verktyg som används för automatiserad redovisning, inklusive molnbaserade lösningar som Kleer, som erbjuder integrerade funktioner för bokföring, fakturering, och bankavstämning.
Ja, även om initiala kostnader för implementering kan vara höga, resulterar automatiserad redovisning i långsiktiga besparingar genom ökad effektivitet, minskade fel och frigjord tid för ekonomipersonal.