Därför är utläggsrapportering viktigare än du tror

När vi jobbar med alla olika typer av företag, stora som små, ser vi ofta data som  har en tendens att släpa efter och resultera i felaktiga rapporter för bolaget. Eftersläpande kvittorapportering kan bland annat leda till missvisande resultat och felaktigt fördelade kostnader. För realtidsuppdaterade rapporter krävs en kvittton rapporteras så fort som möjligt.

Vem som är betalningsansvarig kan påverka rapporteringen

Att lämna in kvitton och redovisa sina privata utlägg, det är de flesta anställda och företagare noggranna med, rapporteringen sker ofta i samband med köpet och kostnaden som kommer in i bolaget kan redovisas i rätt period. Men när de anställda har ett företagskort där bolaget sitter på betalningsansvaret, händer att många missar, glömmer och ibland kanske inte ens vet att de har ett ansvar att rapportera in kvitton för de köp som har gjorts i bolagets namn.

Det är faktiskt så, att oavsett om köpet har gjorts med privata medel eller med ett företagskort så ska ett korrekt kvitto redovisas för köpet för att bolaget ska kunna stå för kostnaden. Men även för att bolaget ska få rätt att dra av eventuell ingående moms, pengar som bolaget kan räkna av mot all sin utgående moms och därmed få tillbaka från Skatteverket.

Så löser du utläggs-problematiken

Vi rekommenderar därför att företagskort ställs ut med privat betalningsansvar, även om det är bolaget som står för kreditrisken på kortet. På så sätt så får de anställda incitament att rapportera in kvitton så fort som möjligt för att kunna få ut pengar på lönen att sen betala kreditkortsfakturan med.

När inte kvitton redovisas så saknas det kostnader i resultaträkningen och eventuellt ingående moms i balansräkningen och momsdeklarationen. Resultatet du ser i resultatrapporten blir därmed missvisande. Detta är alltså anledningen till varför det är så viktigt att du som kund redovisar alla kvitton och i tid. Vi på PE vill ändra sättet du utläggsrapporterar på, från en gång i slutet av varje månad till varje gång du gör ett utlägg. Därför har vi byggt en så bra app, så att du enkelt och smärtfritt ska kunna utläggsrapportera på plats varje gång du gör ett utlägg. Du slipper lägga timmar i slutet av månaden på att sitta och matcha kvitto och utlägg.

Snabb fakta om utlägg och kvitton

• Kvitton utgör viktig räkenskapsinformation och sådant måste sparas i 7 år.
• Även om ett fysiskt papperskvitto har scannats eller fotograferas så måste papperskvittot sparas i fysisk form. I och med att det fysiska kvittot har förts över i elektronisk form får papperskvittot förstöras från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
• För att underlätta arkiveringen av kvitton rekommenderar vi att ni använder kvittopärm och kvittokuvert som är möjliga att försluta så att kvitton inte försvinner eller förstörs av misstag. Dessa kan du köpa själv i närmaste butik eller så kontaktar du din PE-konsult.
• Vill du få den allra smidigaste utläggshanteringen? Kika på något av våra partnerkort med Mynt eller Eurocard. Dom är fullt integrerade med bokföringen i PE.
• Oavsett företagskort eller privat köp, använd PE-appen för att underlätta utläggsrapporteringen. På så sätt är du alltid redo att fota ett kvitto och det sparas direkt i appen, rapporteringen kan du göra vid senare tillfälle. Detta i kombination med ett dedikerat kvittokuvert i datorväskan där du kan samla upp de fysiska kvittona så har du alla förutsättningar för en smidig och effektiv utläggsrapportering.