Att välja affärssystem är ett av de viktigaste besluten ett företag kan fatta. Samtidigt är det lätt att fastna i långa listor med funktioner, tekniska specifikationer och säljpresentationer.
Många företag börjar sin affärssystem jämförelse med att fråga vilka funktioner som finns. Men ofta är det fel utgångspunkt. Det viktigaste är inte vilka funktioner systemet har på pappret, utan hur väl det stödjer verksamhetens processer i praktiken.
I den här artikeln går vi igenom vad du bör tänka på när du jämför affärssystem och hur du hittar en lösning som fungerar både idag och i framtiden.
Ett affärssystem är den plattform som hjälper företag att hantera och sammanföra viktiga delar av verksamheten.
Beroende på lösning kan det exempelvis omfatta:
Målet är att samla information på ett ställe så att verksamheten får bättre kontroll och mindre administration.
Ett affärssystem påverkar betydligt mer än ekonomifunktionen.
När information registreras i flera olika system uppstår ofta manuellt arbete, dubbelregistreringar och onödiga fel. Medarbetare lägger tid på att flytta information istället för att fokusera på sitt egentliga arbete.
Ett väl anpassat affärssystem kan däremot skapa bättre flöden mellan olika delar av verksamheten och ge ledningen bättre beslutsunderlag.
Därför handlar valet inte bara om teknik. Det handlar om hur företaget arbetar varje dag.
När du gör en affärssystem jämförelse är det lätt att fokusera på enskilda funktioner. Men ofta är det minst lika viktigt att förstå hur systemet fungerar som helhet.
Börja med att kartlägga hur verksamheten arbetar idag. Hur skapas fakturor? Hur registreras tid? Hur hanteras projekt, utlägg och löner?
Om ett affärssystem kräver att ni anpassar hela verksamheten efter systemet kan det skapa nya problem istället för att lösa de befintliga.
Ett bra affärssystem ska stödja verksamheten, inte tvärtom.
Många företag väljer nytt system för att effektivisera administrationen. Fundera därför på hur många moment som fortfarande kräver manuella insatser.
Om information behöver exporteras, importeras eller registreras flera gånger riskerar administrationen att fortsätta vara tidskrävande även efter ett systembyte.
Ju fler processer som automatiseras, desto större blir ofta vinsten.
I de flesta verksamheter används flera olika verktyg. Därför är det viktigt att förstå hur affärssystemet kommunicerar med andra system.
Även om integrationer kan lösa många problem innebär de ofta ytterligare komplexitet. Ju fler system som behöver kopplas ihop, desto större blir risken för informationsluckor och manuella arbetsmoment.
I många fall kan det vara mer effektivt att samla fler processer i samma plattform från början.
Det som fungerar idag kanske inte fungerar om två eller fem år. Ett vanligt misstag är att välja ett system som är perfekt för nuläget men som snabbt blir begränsande när verksamheten växer.
Fundera därför på frågor som:
Ett affärssystem är ofta en långsiktig investering och bör kunna stödja verksamheten även i nästa tillväxtfas.
Många företag lägger stor vikt vid priset eller antalet funktioner. Det är förståeligt, men det är sällan det som avgör hur nöjda användarna blir på sikt.
Vanliga misstag är att:
Resultatet blir ofta att företaget löser ett problem men skapar flera nya.
När företag utvärderar olika lösningar handlar diskussionen ofta om funktioner, integrationer och licenskostnader.
Men i praktiken är det sällan tekniken som avgör om investeringen blir lyckad.
Den verkliga frågan är hur mycket tid verksamheten lägger på administration, hur enkelt information kan delas mellan olika funktioner och hur snabbt ledningen kan få en korrekt bild av verksamheten.
Det är därför de mest framgångsrika affärssystemen inte bara samlar data. De hjälper företag att arbeta smartare.
Många företag upptäcker att deras största utmaning inte är bristen på funktioner, utan att informationen finns utspridd i flera olika system.
Kleer ekonomisystem är byggt för att samla ekonomi, projekt, tidrapportering, fakturering och lönehantering i ett gemensamt flöde. Istället för att flytta information mellan olika plattformar uppdateras verksamheten löpande i samma system.
Det minskar administrationen, skapar bättre kontroll och ger ledningen tillgång till mer tillförlitliga beslutsunderlag.
Samtidigt finns ett dedikerat ekonomiteam i bakgrunden som hjälper er att förstå siffrorna och utveckla verksamhetens ekonomistyrning över tid.
Det är det vi menar med Finance as a Service – ekonomi som hjälper verksamheten framåt, inte bara rapporterar vad som redan hänt.
Boka en demo och upptäck hur Kleer kan förenkla både ekonomin och den dagliga verksamheten.