Det här med löner och lönehantering kan kännas snårigt. Det är mycket du behöver hålla reda på – allt från viktiga datum varje månad till regler om hur mycket skatt och arbetsgivaravgifter du ska betala in. I den här guiden tar vi dig igenom allt från de viktigaste lagarna som påverkar lönehanteringen till praktiska tips för att säkerställa att dina anställda får rätt lön i rätt tid. Vi har samlat allt du behöver veta om lön och lönehantering, oavsett om du är ny på området eller bara vill fräscha upp dina kunskaper.

Lönehantering innebär inte bara att räkna ut belopp och göra månatliga utbetalningar. Du som hanterar löner behöver också ha goda kunskaper och hålla dig uppdaterad om alla de lagar som reglerar arbetsförhållandena i Sverige. Vi börjar med att titta närmare på några av de lagar som är viktigast att känna till.

LAS är en av de viktigaste lagarna på den svenska arbetsmarknaden. Den reglerar förhållandena mellan arbetsgivare och anställda och syftar till att skydda arbetstagares rättigheter vid uppsägning. Enligt LAS måste arbetsgivare följa vissa regler vad gäller uppsägningstider och ha så kallad saklig grund för uppsägning. För att du som jobbar med löner ska kunna beräkna slutlön, semesterersättning och eventuella avgångsvederlag korrekt måste du känna till hur LAS styr uppsägningstider och villkor.

Arbetstidslagen styr hur mycket dina anställda får jobba och när. Den säkerställer att arbetstiderna är humana och rimliga, och skyddar anställdas hälsa och välbefinnande. Lagen omfattar regler om ordinarie arbetstid, övertid, nattarbete och raster. Som löneadministratör behöver du ha ett system för att hålla koll på vilka tider de anställda har jobbat för att korrekt kunna beräkna löner, övertidsersättning och andra tillägg.

Arbetsmiljölagen handlar om att skapa en säker och hälsosam arbetsmiljö för alla anställda. Lagen säger bland annat att arbetsgivare aktivt ska verka för att förebygga ohälsa och olycksfall på arbetsplatsen. Arbetsmiljölagen omfattar både fysisk och psykosocial arbetsmiljö.

Semesterlagen reglerar arbetstagares rätt till semester och hur semesterlön ska beräknas och utbetalas. I Sverige har alla arbetstagare rätt till minst 25 dagars betald semester per år, oavsett anställningsform. Lagen behandlar också hur många semesterdagar varje anställd får spara och under hur lång tid. För dig som hanterar löner är det viktigt att noggrant följa dessa regler och se till att semesterersättningar beräknas och rapporteras korrekt.

När en anställd blir sjuk finns det tydliga regler för hur sjuklönen ska hanteras. Enligt dagens regler görs ett så kallat karensavdrag i början av sjukperioden. Det har ersatt den tidigare karensdagen och innebär att ett avdrag görs från sjuklönen – oftast motsvarande cirka en arbetsdag – oavsett hur länge man är sjuk.

Sjuklönen betalas från första sjukdagen av arbetsgivaren och gäller i upp till 14 kalenderdagar. Det betyder att den anställde får viss ersättning även från början av sjukperioden, trots karensavdraget.

Från och med den åttonde sjukdagen krävs ett läkarintyg för att arbetsgivaren ska fortsätta betala sjuklön. Det är därför viktigt att både arbetsgivare och anställd håller ordning på sjukfrånvaron, dokumenterar noggrant och har koll på hur löneavdrag och sjuklön beräknas. På så sätt säkerställs att både arbetsgivarens och arbetstagarens rättigheter tas tillvara enligt lagen.

Lagen om föräldraledighet ger anställda rätt att vara lediga från arbetet för att ta hand om sina barn. Föräldraledigheten i Sverige är flexibel och kan användas av samtliga vårdnadshavare – både mammor och pappor – upp till att barnet fyller tolv år eller till dess att barnet slutar årskurs 5 i grundskolan. Föräldrarna har rätt till föräldrapenning från Försäkringskassan under större delen av föräldraledigheten. Föräldrapenningen varierar i ersättningsnivå och bestäms utifrån den lediga förälderns inkomst.

Utöver de lagar vi redan har gått igenom påverkar även kollektivavtal och anställningsavtal hur anställning och lön hanteras i Sverige. Dessa avtal lägger grunden för många av de villkor som reglerar arbetslivet. Delar i lagen kan i vissa fall avtalas bort genom kollektiv- eller anställningsavtal.

Kollektivavtal är överenskommelser mellan arbetsgivarorganisationer och fackförbund som reglerar löner och andra arbetsvillkor för anställda inom en viss bransch eller ett företag. De här avtalen är mycket viktiga eftersom de ofta ger mer fördelaktiga villkor än de minimistandarder som anges i lag. Kollektivavtalen kan innehålla specifika regler om till exempel lönenivåer, arbetstider, övertidsersättning, semester, pensioner och försäkringar.

För arbetsgivare innebär detta att det är viktigt att vara medveten om och följa de kollektivavtal som är aktuella för verksamheten.

Varje anställning bör formaliseras genom ett anställningsavtal, vilket är ett juridiskt bindande dokument mellan en arbetsgivare och en anställd. Anställningsavtalet specificerar individuella villkor som inte alltid täcks av kollektivavtal, såsom:

• Jobbtitel och arbetsbeskrivning
• Startdatum och eventuellt slutdatum för anställningen
• Lön och andra ersättningar som bonusar och provisioner
• Arbetstider
• Uppsägningstid och andra villkor

Anställningsavtalet fungerar som en säkerhet för både arbetsgivaren och den anställda, och ger klarhet i vad som förväntas av båda parter. Det hjälper till att undvika missförstånd och ger en tydlig referenspunkt vid eventuella oenigheter eller förhandlingar.

För att kunna hantera löner både korrekt och effektivt behöver du som löneadministratör också ha koll på vilka anställnings- och löneformer som finns i Sverige, och vilka specifika regler som gäller för dem.

Tidsbegränsade eller tillfälliga anställningar är kontrakt där en anställning avslutas automatiskt vid en förutbestämd tidpunkt eller när ett specifikt arbete är slutfört. Det skiljer sig alltså från en tillsvidareanställning som löper på obestämd tid och ofta kräver formell uppsägning från arbetsgivaren eller arbetstagaren för att avslutas. Inom kategorin tidsbegränsade anställningar finns det flera underkategorier:

Allmän visstidsanställning är en flexibel form av tidsbegränsad anställning som inte kräver något särskilt skäl från arbetsgivaren. Den passar därför bra för tillfälliga personalbehov, som vid arbetstoppar eller kortare projekt. Om en person har varit anställd med allmän visstidsanställning i mer än 12 månader under en femårsperiod hos samma arbetsgivare, ska anställningen automatiskt omvandlas till en tillsvidareanställning (så kallad konvertering). Det är alltså viktigt för arbetsgivare att hålla koll på hur lång tid en visstidsanställd har arbetat, eftersom den tidigare gränsen på 24 månader inte längre gäller.

Säsongsanställning används för arbeten som är beroende av säsong, som jordbruksarbete under skördetid eller turistrelaterade jobb under högsäsong. Dessa anställningar är vanligtvis tidsbegränsade till den aktuella säsongen och upphör automatiskt när säsongen är över.

Vikariat är en anställningsform där en person anställs för att tillfälligt ersätta en annan anställd som till exempel är föräldraledig, sjukskriven eller av annan anledning tillfälligt frånvarande. Längden på ett vikariat varierar beroende på den ordinarie anställdas frånvaroperiod och kan vara allt från några veckor till flera år. Lönen för en vikarie ska generellt motsvara vad den ersatta personen hade fått, med beaktande av erfarenhet och arbetsuppgifter.

Att anställa ålderspensionärer är vanligt för att dra nytta av deras erfarenhet och för att täcka upp kortvariga kompetensbehov. Det är ofta en flexibel typ av anställning, och många pensionärer arbetar deltid eller extra när det passar dem. Lönesättningen kan variera och baseras ofta på de specifika uppgifterna och den erfarenhet den anställde bidrar med. Arbetsgivare betalar lägre arbetsgivaravgifter för anställda som har nått pensionsåldern.

Provanställning är en form av anställning som kan användas när arbetsgivare och arbetstagare vill utvärdera varandra inför en potentiell långsiktig anställning. En provanställning får pågå i maximalt sex månader och kan när som helst under denna period omvandlas till en tillsvidareanställning eller avslutas. Om ingen åtgärd vidtas övergår anställningen automatiskt till en tillsvidareanställning efter provperiodens slut.

Uppsägning av en anställning kan vara en känslig process som måste hanteras i enlighet med gällande lagar och avtal. Uppsägning från arbetsgivarens sida måste ha saklig grund, som arbetsbrist eller personliga skäl. Arbetsgivaren är skyldig att följa LAS, alla regler om uppsägningstider och, om möjligt, försöka omplacera den anställda. Anställda kan också säga upp sig själva. De måste då följa den uppsägningstid som anges i deras anställningsavtal.

Olika löneformer påverkar inte bara hur mycket en anställd får betalt utan också hur betalningen ska beräknas. Här är några av de vanligaste löneformerna som används i arbetslivet:

Månadslön är den mest traditionella och vanligaste formen av löneutbetalning, där en anställd får en fast summa pengar varje månad för ett på förhand bestämt antal arbetstimmar. Denna löneform är vanlig bland anställda som arbetar heltid och ger arbetstagaren en förutsägbar och stabil inkomst.

Timlön baseras på antalet arbetade timmar och är vanligt förekommande i branscher där arbetstiderna kan variera, till exempel inom detaljhandel eller vård. Denna löneform används ofta för deltids- eller säsongsanställda och innebär att lönen betalas ut per arbetad timme. Det är dock viktigt att skilja på löneform och anställningsform. Timlön i sig innebär inte att man automatiskt har möjlighet att påverka hur många pass man arbetar – det styrs istället av vilken typ av anställning man har, till exempel om det är en behovsanställning eller en fast schemalagd deltidsanställning. För arbetsgivaren innebär timlön ofta ökad flexibilitet i bemanningen, medan arbetstagare kan få viss möjlighet till påverkan beroende på hur anställningen är utformad.

Ackordslön är en prestationsbaserad löneform där betalningen baseras på mängden utfört arbete eller uppnådda resultat snarare än antal arbetade timmar. Denna löneform är vanlig i till exempel byggbranschen och inom tillverkningsindustrin, där den kan motivera högre produktivitet och belöna effektivitet.

Bonus eller premielön är ytterligare ersättning som ges utöver grundlönen baserat på den anställdas eller företagets prestationer. Bonusar kan vara knutna till specifika prestationsmål, såsom försäljningsmål eller nådda deadlines. Denna löneform används ofta för att motivera anställda och för att skapa incitament att uppnå högre prestationer.

Lönetillägg är extra betalningar utöver grundlönen för specifika situationer eller färdigheter. Några exempel på lönetillägg är övertidsersättning, obekvämlighetstillägg för arbete under helger eller nätter och skifttillägg. En anställd kan också få lönetillägg för speciella färdigheter eller certifieringar som krävs för jobbet.

Arbetsgivare i Sverige är skyldiga att betala både arbetsgivaravgifter och preliminärskatt på löner som betalas ut till anställda. Avgifterna är en viktig del av arbetsgivarens ansvar och bidrar till finansieringen av den allmänna välfärden.

Arbetsgivaravgiften är en avgift som alla arbetsgivare måste betala för sina anställda. Avgiften baseras på de anställdas löner och finansierar olika sociala förmåner som pensioner, sjukförsäkring och föräldrapenning. Full arbetsgivaravgift är 31,42% av den anställdes bruttolön, men avgiften kan variera beroende på den anställdes födelseår.

Preliminärskatt är den skatt som arbetsgivare måste dra av från de anställdas löner innan de betalas ut. Denna skatt överförs sedan till Skatteverket som en del av den anställdas årliga inkomstskatt. Beloppet av preliminärskatt beror på den anställdas totala inkomst och eventuella avdrag de kan ha rätt till. Det är arbetsgivarens ansvar att se till att rätt mängd skatt dras från varje löneutbetalning baserat på de skattetabeller och regler som Skatteverket tillhandahåller.

Arbetsgivardeklaration på individnivå, eller AGI, ska lämnas av arbetsgivare till Skatteverket varje månad. Du som arbetsgivare ska redovisa betalda ersättningar, gjorda skatteavdrag och arbetsgivaravgifter för varje anställd. Det här systemet infördes 2019 för att göra det lättare för både arbetsgivare och anställda att följa upp att rätt belopp rapporteras in till myndigheten. Arbetsgivardeklarationen består av en huvuduppgift och en individuppgift.

Huvuduppgiften i arbetsgivardeklarationen innebär att arbetsgivaren redovisar och betalar in de totala arbetsgivaravgifterna och avdragen skatt för alla anställda som helhet för en given månad. Denna del av deklarationen sammanfattar alltså de totala belopp som arbetsgivaren ska betala in till Skatteverket.

Individuppgiften är mer detaljerad och innefattar information för varje enskild anställd. Här specificerar arbetsgivaren hur mycket varje anställd har tjänat, hur mycket preliminärskatt som dragits och vilka arbetsgivaravgifter som betalas för just den individen. Denna information används av Skatteverket för att korrekt kunna beräkna den anställdas skatt och för att ge den anställda korrekta uppgifter på skattebeskedet.

Individuppgifterna är viktiga för att kunna säkerställa att rätt skatt dras för varje anställd och att informationen stämmer överens med andra officiella uppgifter, som till exempel inkomstdeklaration och förmånsbeskattning.

Löneutbetalningen är en av de viktigaste processerna inom lönehantering. Den ser till att anställda får sin lön på rätt sätt och i rätt tid. Med ett automatiserat system, likt det som ingår i  Finance-as-a-Service från Kleer, kan du säkerställa att löneutbetalningar sker korrekt och smidigt. Systemet hanterar allt från att generera lönespecifikationer till att rapportera arbetsgivaravgifter och skicka in kontrolluppgifter – allt med bara ett klick.

Löneperioden är den tidsperiod under vilken den anställdes arbetstid mäts för att beräkna lönen. I Sverige är det vanligt med månatliga löneperioder, vilket innebär att lönen betalas ut en gång per månad baserat på den anställdas arbete under föregående månad.

Avvikelseperioden refererar till den period under vilken eventuella skillnader mellan planerad och utförd arbetstid justeras. Det kan handla om övertid, semester, sjukfrånvaro eller andra avvikelser som påverkar den slutliga lönen.

Löneperioden och avvikelsen sammanfaller inte alltid. Till exempel kan en anställd få lön för hela den innevarande månaden, baserat på den planerade arbetstiden, innan alla avvikelser har registrerats. Om den anställda sedan blir sjuk någon dag efter löneutbetalningen justeras istället denna avvikelse i nästa månads lön.

En lönespecifikation är ett dokument som arbetsgivaren ger till sina anställda i samband med varje löneutbetalning. Det är en detaljerad redovisning av den lön som betalas ut, inklusive avdrag och tillägg. Lönespecifikationen hjälper både arbetsgivare och anställda att förstå hur den slutliga lönen har beräknats och vilka skatter och avgifter som har dragits.

Lönespecifikationer kan lämnas både i digital form och på papper. Många arbetsgivare använder idag digitala lönesystem eller appar där anställda kan få tillgång till sina lönespecifikationer snabbt och enkelt. I lönesystemet från Kleer genereras löneunderlag och specifikationer automatiskt varje månad och ansvarig chef behöver bara godkänna utbetalningen med ett klick.

Lönerevision är en process där en arbetsgivare ser över och eventuellt justerar de anställdas löner. Syftet är att se till att lönerna är konkurrenskraftiga, rättvisa och i linje med företagets lönepolicy, kollektivavtal och medarbetarnas prestationer. Justeringar kan baseras på till exempel individuell prestation, övergripande förändringar i arbetsmarknadens löneläge eller inflation. Lönerevision sker oftast en gång per år och kan initieras antingen av arbetsgivaren eller som ett resultat av kollektivavtalsförhandlingar. Lönerevisioner är viktiga för att behålla personal, motivera anställda och säkerställa att företaget kan attrahera och behålla den kompetens som behövs.

I Sverige är rätten till semester och semesterlön reglerad i semesterlagen, som säkerställer att alla anställda får möjlighet till vila och återhämtning. Här går vi igenom hur semesterår och intjänandeår fungerar, olika metoder för att beräkna semesterlön, samt hur arbetsgivare och anställda kan samarbeta kring semesterplanering.

I Sverige är rätten till semester och semesterlön reglerad i semesterlagen, som säkerställer att alla anställda får möjlighet till vila och återhämtning. Här går vi igenom hur semesterår och intjänandeår fungerar, olika metoder för att beräkna semesterlön, samt hur arbetsgivare och anställda kan samarbeta kring semesterplanering.

Semesteråret löper vanligtvis från den 1 april till den 31 mars följande år, medan intjänandeåret är de 12 månader som föregår semesteråret. Under intjänandeåret tjänar den anställde in sin rätt till betald semester som sedan kan tas ut under semesteråret.

Semesterrätten innebär att alla anställda har rätt till minst 25 betalda semesterdagar per år, oavsett anställningsform. För att fullt ut tjäna in dessa dagar ska en anställd ha varit anställd under hela intjänandeåret, men även de som börjar mitt i ett intjänandeår har rätt till semester. För nyanställda innebära  det att de har rätt till obetald semester om de ännu inte hunnit tjäna in betalda semesterdagar. Arbetsgivare och fackförbund kan också ha överenskommelser i kollektivavtal som ger fler semesterdagar eller på annat sätt avviker från semesterlagens huvudregler.

Semesterlön är den ersättning en anställd får under sin semester och ska motsvara den lön de annars skulle ha fått vid arbete. Hur semesterlönen beräknas beror på om arbetsgivaren använder sammalöneregeln eller procentregeln.

Sammalöneregeln används främst för anställda med en fast månadslön. Enligt denna regel får den anställde behålla sin vanliga månadslön under semestern, plus ett semestertillägg. Semestertillägget är vanligtvis 0,43 % av månadslönen per semesterdag, enligt semesterlagen. Det finns också möjligheter till högre semestertillägg, särskilt om ett kollektivavtal är etablerat.

Procentregeln är vanligare för anställda med rörlig lön, såsom timlön eller provisionsbaserad lön, eller för de vars arbetstider varierar från månad till månad. Enligt denna regel beräknas semesterlönen som 12 % av den lön som tjänats in under intjänandeåret. På så sätt får alla anställda en rättvis semesterersättning baserat på hur mycket de faktiskt har arbetat.

För att säkerställa en fungerande verksamhet och samtidigt ge anställda möjlighet till återhämtning är semesterplanering en viktig del av lönehanteringen. Arbetsgivaren har rätt att besluta om när semester kan tas ut, men enligt semesterlagen ska de också ta hänsyn till de anställdas önskemål i den mån det är möjligt. Enligt semesterlagen har anställda rätt till fyra veckors sammanhängande semester under perioden 1 juni till 31 augusti, om inte annat har avtalats. Arbetsgivaren kan dock, i dialog med medarbetaren, komma överens om andra lösningar som passar både verksamheten och den anställdes önskemål.

På många företag är det vanligt att semesteransökningar lämnas in och planeras i god tid, särskilt inför sommarperioden. Genom att använda digitala verktyg för semesterhantering kan arbetsgivaren få en bättre överblick och säkerställa att verksamheten kan fortsätta utan större störningar, samtidigt som de anställda får sina önskade ledigheter.

Att tydligt kommunicera och planera semestern i förväg minskar risken för konflikter och skapar en smidigare process för alla inblandade.

Föräldraledigheten i Sverige är en av de mest generösa i världen. Den ger föräldrar möjlighet att vara lediga med sina barn samtidigt som de får ekonomiskt stöd genom föräldraförsäkringen.

Föräldrar har rätt till totalt 480 dagar ledighet per barn, varav 90 dagar är öronmärkta för vardera föräldern. Föräldrapenningen från Försäkringskassan är inkomstbaserad och kan uppgå till maximalt 80 % av lönen. Arbetsgivaren har inte någon skyldighet att betala ut lön under föräldraledigheten, men vissa kollektivavtal ger rätt till kompletterande föräldralön där arbetsgivaren lägger på 10 % av lönen så att den anställde får ut totalt 90 % av sin vanliga lön. Många företag erbjuder också föräldralön som en förmån. Föräldraledighet kan tas ut fram till att barnet fyller tolv år eller till dess att barnet slutar årskurs 5 i grundskolan.

Utöver föräldraledighet kan anställda även behöva ta ledigt för vård av sjukt barn (VAB). Vid VAB betalar Försäkringskassan ut tillfällig föräldrapenning, som uppgår till strax under 80 % av den anställdas lön. VAB kan tas ut tills barnet fyller 12 år, och i vissa fall längre, beroende på barnets behov och sjukdomstillstånd.

När en anställd blir sjuk har arbetsgivaren skyldighet att betala ut sjuklön från och med den första sjukdagen. Sjuklönen motsvarar 80 % av den anställdes lön och betalas ut i upp till 14 dagar. I samband med sjukfrånvaron görs ett karensavdrag från sjuklönen, vilket innebär att den anställde får ett avdrag som motsvarar 20 % av den sjuklön som den anställde får under en genomsnittlig arbetsvecka. Karensavdraget infördes 2019 och ersatte det tidigare systemet med karensdag. Syftet med ändringen var att avdraget skulle bli mer rättvist och förutsägbart.

Efter de första 14 dagarna ska den anställde ansöka om sjukpenning från Försäkringskassan, som då tar över ansvaret för ersättning. För längre sjukskrivningar krävs ett läkarintyg, och arbetsgivaren bör följa upp den anställdes situation och arbetsförmåga regelbundet. Det kan även innebära att erbjuda rehabilitering eller anpassade arbetsuppgifter för att underlätta återgången till arbete.

Förmåner är en form av ersättning utöver den ordinarie lönen som arbetsgivaren erbjuder sina anställda. Vissa förmåner är skattepliktiga, medan andra är skattefria beroende på förmånens typ och omfattning. Vanliga skattepliktiga förmåner är till exempel bilförmån och kostförmån, medan skattefria förmåner kan vara friskvårdsbidrag eller arbetsrelaterade utbildningar. Traktamenten är en särskild ersättning som ges till anställda vid tjänsteresor för att täcka ökade levnadskostnader, exempelvis för boende och måltider.

En bilförmån innebär att en anställd får tillgång till en bil som de kan använda både i tjänsten och privat. Förmånen värderas enligt en schablon som fastställs av Skatteverket och beror på bilens pris, ålder och eventuell miljöklassning. Den anställde beskattas för förmånsvärdet, vilket läggs på som en skattepliktig inkomst. Arbetsgivaren är ansvarig för att rapportera bilförmånen i arbetsgivardeklarationen.

Drivmedelsförmån är en separat förmån som innebär att arbetsgivaren betalar drivmedlet för en anställds privata resor, oavsett om denne kör förmånsbil eller sin privata bil. För privatkörning med förmånsbil ska den anställde beskattas för drivmedelsförmånen, som värderas till marknadsvärdet multiplicerat med 1,2. Vid körning med privat bil är förmånsvärdet samma som marknadsvärdet. För att kunna visa hur förmånsbilen har använts är det bra om den anställde har en körjournal. Om den anställde inte kan visa hur bilen har använts ska hela beloppet för drivmedel beskattas.

Om arbetsgivaren bekostar en anställds måltider, exempelvis vid representation eller på arbetsplatsen, så är det en kostförmån. Denna förmån är skattepliktig och värderas enligt schablonbelopp som fastställs av Skatteverket. Förmånen omfattar vanligtvis lunch och middag, men kan även gälla frukost om den erbjuds.

Traktamenten är en form av ersättning för ökade levnadskostnader under tjänsteresor, som exempelvis kost och logi. Om resan innebär övernattning och är längre än 50 kilometer från bostaden eller arbetsplatsen kan traktamentet vara skattefritt upp till ett visst schablonbelopp. Om arbetsgivaren betalar mer än schablonbeloppet beskattas den överskjutande delen som lön. Traktamente kan också vara aktuellt vid längre tjänsteresor utomlands, där olika belopp gäller beroende på land och vistelsetid.

Läs mer om aktuella schablonbelopp för tjänsteresor hos Skatteverket.

Huvudregeln är att gåvor från arbetsgivaren är skattepliktiga, men de kan vara skattefria under vissa förutsättningar. Vanligtvis gäller detta för julgåvor, jubileumsgåvor och minnesgåvor. För att en gåva ska vara skattefri får dess värde inte överstiga ett visst belopp, som fastställs årligen av Skatteverket. Om värdet överstiger gränsen blir hela gåvan skattepliktig. Pengagåvor, såsom kontanter eller presentkort som kan bytas mot pengar, är alltid skattepliktiga, oavsett belopp.

Löneadministration innebär att se till att alla anställda får rätt lön vid rätt tidpunkt, samtidigt som lagar och regler efterlevs. För att undvika misstag och effektivt kunna hantera lönerna bör man ha en tydlig tidsplan för vilka uppgifter som ska göras löpande och vilka som är mer långsiktiga. Regelbundenhet och noggrannhet är avgörande för att upprätthålla förtroendet hos de anställda och säkerställa att företaget uppfyller sina skyldigheter gentemot myndigheter.

Varje månad måste löneadministratören säkerställa att löneutbetalningarna hanteras korrekt och i tid. Detta innebär bland annat att man behöver samla in och registrera uppgifter om arbetad tid och om avvikelser som övertid, sjukfrånvaro eller semester. Dessutom ska arbetsgivaren göra skatteavdrag och beräkna arbetsgivaravgifter. När lönen är beräknad och kontrollerad skickas den ut tillsammans med lönespecifikationer till de anställda. Månatligen ska också en arbetsgivardeklaration (AGI) lämnas till Skatteverket, där individuppgifter för varje anställd redovisas.

En gång per år behöver löneadministrationen genomföra några mer omfattande uppgifter. Även om uppgifter om lön, förmåner och skatt numera rapporteras månadsvis till Skatteverket via arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI), kan det fortfarande förekomma fall där kontrolluppgifter behöver lämnas, till exempel vid utdelning eller ränteutbetalningar till privatpersoner.

Löneadministrationen behöver också beräkna och betala ut sparad semesterlön samt hantera eventuell överföring av semesterdagar som inte tagits ut. Dessutom måste arbetsgivaren ta reda på vad de anställda ska betala i preliminärskatt för nästa år, utifrån ändrade skattetabeller eller beslut om jämkning.

För företag som omfattas av kollektivavtal eller har interna lönepolicyer är det vanligt att genomföra en lönerevision där löner ses över och justeras utifrån prestation, marknadsläge och avtal. Årsskiftet är också en bra tidpunkt att se över löneprocesser, uppdatera system och effektivisera inför det nya året. Ofta ska också statistik till exempelvis Statistiska centralbyrån (SCB) lämnas in.

Löneadministration kan ofta vara både tidskrävande och en administrativ börda, och det gäller att hålla tungan rätt i mun för att inte missa någon viktig uppgift. Med Kleers integrerade löneystem och lönebyrå  blir hela processen för lönehantering betydligt smidigare. Systemet sköter allt från att generera lönespecifikationer och hantera semesterskulder till att skicka in kontrolluppgifter och uppdatera rapporter – allt med bara ett klick. På så sätt minimerar du risken för fel och frigör värdefull tid som istället kan läggas på andra uppgifter.

I den här guiden har vi djupdykt i allt från lagar och regler till praktiska tips för effektiv lönehantering. Att hantera löner innebär mycket ansvar och administration, och handlar om bra mycket mer än att bara räkna och betala ut löner. Du som är löneadministratör behöver ha koll på hur lagar som LAS, lagen om sjuklön och semesterlagen påverkar de anställdas löner och se till att allt sköts och rapporteras på rätt sätt.

Vi har också gått igenom olika löne- och anställningsformer samt hur du kan dra nytta av digitala verktyg för att förenkla allt från semesterplanering till hantering av förmåner som bilförmån och traktamenten.

Oavsett om du är ny i rollen som löneadministratör eller vill förbättra ditt företags befintliga rutiner hoppas vi att denna guide har gett dig de kunskaper du behöver för att hantera lön och löneadministration på ett smidigt, rättvist och lagligt sätt.